Внедрили корпоративный портал в инжиниринговой компании на базе 1С-Битрикс24

Автоматизация процессов управления проектами и коммуникаций на базе 1С-Битрикс24

Отрасль: Профессиональные услуги
Продукт: 1С-Битрикс24. Корпоративный портал
Количество АРМ: 30 мест

Ситуация до внедрения

Клиент — инжиниринговая организация, работающая с 2008 года в сфере проектирования, поставки, монтажа и обслуживания систем вентиляции, отопления, кондиционирования и пылеудаления. География заказчиков охватывает весь Северо-Кавказский федеральный округ и другие регионы РФ. Компания работает с крупными заказчиками: от производственных предприятий до торговых центров и частных домов.

Предпосылки к проекту:

Расширяющееся количество заказов требовало от компании более четкого контроля за этапами проектов. Ручное управление задачами, отсутствие сквозной системы CRM и единого центра коммуникаций складывали риски срывов сроков, забытых заявок и неполного контроля исполнительской дисциплины.

Цели и задача проекта

Нужно было:

Усилить контроль за сроками выполнения этапов проектов;
Сократить ручную работу и исключить человеческий фактор;
Централизовать коммуникации и упростить вовлеченность сотрудников в цепочки задач.

Руководству требовался инструмент, который позволил бы централизованно управлять задачами, отслеживать исполнение на всех этапах и обеспечивать контроль качества обслуживания клиентов.

Реализация проекта и технологии

Для решения этой задачи представители клиента обратились к нам. Специалисты предложили внедрить корпоративный портал на базе Битрикс24, адаптированный под текущие бизнес-процессы компании.

Цифровизация процессов

Было решено перенести ключевые бизнес-функции в цифровую среду. Платформа объединила все взаимодействия между отделами и сотрудниками. Уже после запуска портала появилась возможность выявлять «узкие места» — задержки на конкретных этапах, — и оперативно устранять их путем перераспределения задач или расширения команды.

Для визуализации взаимодействия между подразделениями была создана блок-схема, отражающая весь жизненный цикл проекта: от первого контакта с клиентом до финальной сдачи работ.

Единая точка входа для заявок

Портал объединил в себе все каналы поступления заявок: корпоративную почту, соцсети, мессенджеры, формы обратной связи на сайте и онлайн-чаты. Теперь все лиды попадают в единую CRM, сохраняя историю коммуникаций. Даже при смене менеджера, взаимодействие с клиентом не прерывается.

Кроме того, была реализована интеграция с телефонией: теперь все звонки фиксируются, а записи хранятся в карточке сделки — это особенно важно при технически сложных заказах, где важны нюансы.

Автоматизация задач и контроль сроков

При получении новой заявки в портале автоматически запускается цепочка задач. Инженер-проектировщик разрабатывает концепцию, согласует ее с руководителем проектного отдела и передает менеджеру для подготовки коммерческого предложения. Все этапы сопровождаются стандартными сроками исполнения и контролем со стороны руководства.

Переход проекта на производственную фазу также сопровождается автоматической постановкой задач для:

сервисного отдела;
отдела логистики;
отдела контроля качества;
монтажной бригады;
технического и финансового директоров.

Все действия синхронизированы с утвержденными бизнес-процессами.

Обучение сотрудников

В рамках внедрения было организовано поэтапное обучение для трех категорий пользователей:

Пользователи портала: обзор инструментов (диск, календарь, задачи, проекты, бизнес-чат, группы), постановка и исполнение задач, работа с CRM.
Руководители: контроль задач, оценка занятости сотрудников, построение воронок продаж и аналитических отчетов.
Администраторы: настройка прав доступа, создание шаблонов задач, подключение сайтов и открытых линий, управление доступами и пользователями.

Решение: внедрение портала на базе Битрикс24

Вместе с командой был разработан и внедрен корпоративный портал на платформе 1С-Битрикс24. Портал отразил все основные бизнес-процессы и схемы взаимодействия отделов.

Подключены все каналы приема заявок: сайт, почта, чаты, соцсети, телефония.
CRM система объединила клиентскую базу, воронки продаж и задачи.
Созданы шаблоны стандартных задач для проектного и производственного циклов.

Каждый этап проекта отражен в портале: продажа, проектирование, согласование, логистика, монтаж, качество, финансы.

Результаты проекта

Снижение рисков простоев и срывов по проектам благодаря контролю сроков в разрезе этапов.
Полная транспарентность заявок, коммерческих предложений, задач.
Отказ от устных договоренностей — все зафиксировано в CRM.
Улучшен контроль исполнения и нагрузки на сотрудников.
Обучены пользователи.

Что мы можем предложить вашему бизнесу

Мы помогаем компаниям и госструктурам превратить разрозненные процессы в слаженную систему — быстро, гибко и под конкретные задачи. От цифровизации коммуникаций и задач до интеграции документооборота, CRM и управления процессами. Все — на базе проверенных решений и с поддержкой от лидеров отрасли.