1С: Документооборот

Обзор «1C:Документооборот 8»

«1С:Документооборот 8» — система электронного документооборота (СЭД) на платформе «1С:Предприятие 8». Используется для автоматизации делопроизводства.

Сферы применения: внутри- и межкорпоративный документооборот.

«1С:Документооборот 8» — что это такое и зачем он нужен

«1С:Документооборот 8» — ECM-система контроля над документами, деловыми процессами, проектами, задачами и групповой работой. Позволяет регламентировать деятельность компании.

ECM (enterprise content management) — управление корпоративным контентом. 

СЭД обеспечивает полный цикл обработки документов. У решения нет отраслевой принадлежности — все зависит только от масштабов деятельности компании.

Возможности «1С:Документооборот 8»

Разработчик предусмотрел 7 функциональных блоков групповой работы, запуска и прослеживания бизнес-процессов.

Договорная и проектная работы

• Создавайте контракты и сопутствующие документы — по шаблонам и связям с другими файлами.
• Прослеживайте договорные процессы.
• Контролируйте выполнение обязательств и наличие сопроводительной документации.

• Настраивайте автопродление с учетом сроков действия условий отдельных пунктов контракта, этапов выполнения связанных задач.
• Подключайте автопрослеживание отправки договора на подпись контрагенту.

Система поддерживает полный цикл обработки контракта — от подготовки до выполнения обязательств (по нему) или расторжения.

Планирование и реализация проектов

• Включайте в проектные планы иерархические списки задач. Для каждой из них можно назначить срок исполнения.
• Используйте автонастройку расчета календарного плана. В основе — сведения о проекте, включая даты рабочих событий и ограничения, которые вносит составитель.
• Работайте с планами проектов, загруженных из MS Project.
• Корректируйте задачи на любых этапах исполнения — от планирования до анализа трудозатрат.
• Выбирайте удобные способы просмотра сведений, связанных с задачей. Данные могут быть иллюстрированы с помощью диаграммы Ганта или отформатированы в нескольких колонках (в перечне).

Подготовка договора по шаблону

• Используйте карточки — вносите в них сведения о документе.
• Работайте со стандартным набором — по 75 реквизитам.
• Создавайте новые атрибуты — собственные.

В карточке есть доступ ко всем файлам, связанным с контрактом.

Автозаполнение договора 

• Формируйте документ на основе сведений из реквизитов карточки.
• Загружайте файлы MS Word и Open Office. Предусмотрено автозаполнение полей документа данными из реквизитов карточки.

Для создания правил автозаполнения договора есть удобный конструктор.

Согласование договора

• Параллельное — проводится несколькими сотрудниками одновременно.
• Последовательное — выполняется работниками по очереди.
• Смешанное — сочетает оба типа.
• По условию — если проверил один сотрудник (например, секретарь), то может и другой (бухгалтер).

По результатам печатайте «Лист согласования». 

Многосторонние договоры

• Ведите списки лиц, с которыми заключили один и тот же договор.
•  Включите соглашение в шаблоны, если оно переподписывается через время (продлевается).
• Находите нужные контракты, в том числе и многосторонние, по корреспонденту — клиенту, контрагенту или партнеру.

Контроль возврата и передачи договора контрагенту на подпись

• Указывайте ожидаемые даты возврата. Состояние документа прослеживается в системе автоматически. Ответственный работник получает уведомление, если договор не подписан и не возвращен контрагентом в срок.
• Контролируйте наличие скан-копий оригиналов документов, связанных с контрактом. Сотрудники, которые обязаны их представить, получают уведомления.

Автопродление договора:

• с учетом периода действия;
• прослеживанием правил пролонгации;
• отправкой уведомлений ответственным работникам об окончании срока его действия.

При необходимости изменяйте срок действия контракта вручную.

Анализ договорной работы

• Списки контрактов за заданный промежуток времени.
• Перечни договоров, истекающих в ближайщие даты, с контактами контрагентов и/или партнеров.
• Отчеты с показателями сезонности и прочих особенностей бизнеса.

Управление документами

• Составляйте их согласно регламенту компании.
• Пользуйтесь образцами с реквизитами.
• Прослеживайте изменения версий каждого документа.
• Улучшайте качество подготовки.
• Узнавайте, где хранятся бумажные экземпляры.
• Сканируйте нужную документацию.

Учет корреспонденции 

• Просматривайте входящие/исходящие документы, загружая их не по одному, а списками.
• Сортируйте и объединяйте ее по заданным критериям: по отправителю или типу.
• Пользуйтесь поиском из списка.
• Отправляйте документы на исполнение.
• Распечатывайте их.
• Отсылайте по электронной почте.

Контроль исполнения

• Указывайте статусы — от согласования до исполнения — вручную или настройте их присвоение документу автоматически.
• Запрещайте остальным сотрудникам менять статусы (если нужно).

Доступные поля (для заполнения) и команды (для выполнения) настраиваются по состоянию документа.

• Работайте с обращениями клиентов и следите за подготовкой ответов на них уполномоченными работниками.
• Контролируйте своевременный возврат документа, который находится у контрагента, отправителю — сотруднику компании, ответственному за ЭДО.

Отчеты формируются автоматически и направляются руководителю, например, к началу планерки.

Электронная подпись

• Подписывайте ЭП любые файлы.
• СЭД поддерживает КриптоПРО и ViPNet. Используйте их в одной базе — конфликтовать не будут.

Система «понимает» все виды ЭП: простую, усиленную неквалифицированную (УНЭП) и квалифицированную (УКЭП).

Сканирование и штрихкодирование

• Сканируйте документы вручную или через сетевой считыватель и заносите их в систему. Изображения маркируются как скан-копии.
• Находите нужные «картинки», используя опции полнотекстового поиска.
• Собирайте считанные страницы в файл формата .TIFF или .PDF в 1 клик.

В системе есть автосохранение настроек сканирования. 

• Печатайте штрихкоды на заполненных документах, этикетках, чистых листах.
• Находите документы по штрихкодам.
• Добавляйте идентификаторы в файлы формата .DOC или .DOCX.

СЭД распознает любые коды, добавленные в документ.

Архивное хранение и поиск

• Закрывайте дела и отправляйте их в архив. СЭД проверяет сроки хранения документов.
• Используйте встроенный в систему шаблон печати «Опись дел» с областью для подписи уполномоченного сотрудника.

Документация не удаляется из архива — ее можно найти, проанализировать, собрать статистику.

Находите данные 3 методами:

• простым — по одному параметру;
• точным — по реквизитам (конкретного файла);
• полнотекстовым — по реквизитам и содержимому, включая скан-копии.

Управление процессами

• Настраивайте работу с документами, применяя типовые или уникальные процессы. Их запуск привязывается к бизнес-задачам.
• Маршрутизируйте нужные файлы. Объединяйте их в цепочки, чтобы выстроить последовательность работ и проследить иерархию процессов.
• Пользуйтесь автозапуском процессов — по шаблону.

Почтовый клиент

• Работайте с несколькими электронными ящиками — переходить в другие программы или браузер не нужно.
• Настраивайте правила для автообработки почты.

Учет и планирование рабочего времени

• Используйте личные и общие календари. 
• Вносите в «Мой календарь» заметки как вручную, так и из писем, документов, задач, мероприятий, проектов и прочих файлов.
• Делайте повторяющиеся записи, например, каждый вторник с 11:00 до 11:30.
• Получайте автонапоминания обо всех заметках и событиях.
• Настраивайте интервалы времени для общения с коллегами.
• Работайте с календарями сотрудников.

Учет отсутствия работников

• Отмечайте сотрудников, которых нет на рабочем месте, — с учетом периода отсутствия и причины (больничный, командировка, отпуск).
• Ведите перечни заместителей — с замечаниями, которые помогают коллегам планировать работу.
• Подключайте автоуведомления персонала.
• Настраивайте правила, и система переадресует входящие письма на другой email.
• Ведите статистику отсутствий сотрудников — по календарю с отбором по дате; подразделению; за период.

Заметки в ежедневные отчеты могут добавляться как вручную, так и автоматически — достаточно включить хронометраж по документу или задаче.

Автоучет трудозатрат

• Указывайте реальные временные затраты на выполнение процесса/задачи, и система внесет их в ежедневный отчет. Есть автопривязка к проекту и виду деятельности.
• Используя отчеты, прописывайте меры по снижению трудозатрат.
• Анализируйте трудозатраты по типам работ, проектам, отделам в ежедневных отчетах сотрудников. Красным цветом выделяется суммарный период, не совпадающий со временем начала и окончания смены.

СЭД запрашивает данные о трудозатратах при выполнении задачи.

Проектный учет и контроль исполнения

• Учитывайте данные в разрезе проекта. 
• Вносите сроки и исполнителей. «Исполнение» (как процесс) создается на базе проекта. При его запуске проводится автомаркировка связанной задачи как начатой, по завершении — как выполненной.
• Указывайте проект, к которому относятся мероприятия, процессы или файлы: документы, письма и прочие. В карточке есть переход к связанным объектам.

По всем запущенным процессам также можно прослеживать трудозатраты. Они отображаются в карточках проекта и связанных с ним задач.

Инструменты совместной работы

• Готовьте мероприятия: внутренние, внешние, протокольные.
• Назначайте место и время, составляйте программу, формируйте состав участников.
• Автоматизируйте полный цикл мероприятия — от подготовки до анализа результатов его проведения и выполнения принятых решений.

Организаторы высылают сотрудникам приглашения на форумы и совещания. Для протокольного мероприятия назначается куратор.

Бронирование помещений

• Ведите справочник территорий — этажей, комнат, складов.
• Подключите автоуведомления для всех предполагаемых участников.
• Резервируйте подходящие помещения. СЭД не дает назначить мероприятие дважды в одно и то же время.

Используйте регулярное бронирование по правилу. Например, для планерки: с 9:00 до 9:30. Система выполняет автоподбор помещения по заданным параметрам.

Проведение мероприятия

• Отмечайте участников и отсутствующих сотрудников.
• Указывайте планируемое время и фиксируйте реальное, в том числе потраченное на обсуждение каждого пункта программы или плана.
• Подводите итоги.
• Собирайте отзывы участников.

Форум

• Открывайте новые темы — берите их из карточки документа, события, мероприятия.
• Участвуйте в обсуждениях.
• Используйте полнотекстовый поиск.
• Назначайте права: только просмотра; доступа к чтению и комментированию тем в определенных разделах или ко всему форуму.
• Используйте опции для управления сообщениями: цитаты; приложения, файлы, схемы, фото; голосования.

• Подключите автоуведомления на email о новых темах и ответах на сообщения.

Берите в работу результаты обсуждений. Формируйте письма из форумных тем — для оповещения коллег об участии в голосовании (программа пришлет автоуведомление о новых ответах).

Доступ с различных устройств и системные требования

«1С:Документооборот 8» устанавливается на ПК. Системные требования:

• Windows XP/Vista/7/8;
• Intel Pentium IV или Celeron 2 800 и выше;
• оперативная память от 1 ГБ, рекомендуется от 2 ГБ;
• от 120 свободных МБ на жестком диске или SSD;
• USB-порт;
• SVGA-совместимый монитор.

Работать в конфигурации можно через браузер на смартфоне или планшете. Бесплатный клиент подключается за 5 минут. Мобильный «1С:Документооборот 8» загружается из магазинов Google Play, App Store.

Стоимость «1С:Документооборот 8» и итоги

Стоимость решения:

• «1С:Документооборот 8 ПРОФ» — 36 000 рублей;
• «1С:Документооборот государственного учреждения 8» — 117 600 рублей.

Собрались автоматизировать работу с документами? Выбирайте «1С:Документооборот 8». Это российский продукт — он не подпадает под санкции. Разработчик постоянно обновляет, активно развивает и дополняет решение. С «1С:Документооборот 8» вы будете уверены в сохранности документов, сможете сократить трудозатраты и время исполнения проектов и задач.