Онлайн касса для ООО в Вологде

Обзор онлайн-кассы для ООО

Онлайн-касса для ООО — аппарат или комплексное решение для осуществления торговых операций с последующей передачей данных ОФД в режиме реального времени. Требования Закона 54-ФЗ (далее по тексту — Закон) кардинально изменили порядок работы с ККТ и затронули практически все сферы бизнеса (за исключением деятельности, перечисленной в ст. 2 ФЗ от 6 июня 2019 г. № 129-ФЗ). Ежегодно вносимые изменения вводят дополнительные стандарты по применению онлайн-касс, направленные на максимальную прозрачность проводимых расчетных операций и исключение реализации фальсифицированной продукции или контрабанды. Особое внимание уделяется реализации маркированных товаров, перечень которых с каждым годом расширяется. В 2020 году вступают в силу новые изменения, которые коснутся как индивидуальных предпринимателей, так и юридических лиц.

Функциональные возможности онлайн-кассы для ООО

Основная задача ККТ – передача сведений о реализации товаров или услуг Федеральной налоговой службе онлайн. Данные отправляются через оператора фискальных данных (ОФД), который расшифровывает информацию о проведенной транзакции, формирует фискальный признак документа (номер кассового чека) и высылает продавцу подтверждение об успешном завершении расчетов. Одновременно в ФНС передаются сведения о проведенной транзакции. ОФД отвечает исключительно за технический процесс и не осуществляет контрольных или надзорных функций.

В рамках реализации требований Закона, онлайн-касса для ООО должна обладать функциональными возможностями, которые условно можно сгруппировать по следующим характеристикам:

1. Технические. Установлены обязательные требования к отдельным внешним и внутренним элементам ККТ. Например, на корпус должна быть нанесена маркировка с заводским номером устройства. Кроме того, в п. 1 ст. 4 Закона прописаны возможные технические решения по комплектации (размещение принтера, ФН, часы реального времени).
2. Обеспечительные. Функциональные возможности кассового аппарата должны обеспечивать шифрование информации, печать отчетных документов, поиск фискального документа, находящегося в архиве, и др.
3. Технологические. Обязательные требования — прием подтверждений от ОФД (в том числе в зашифрованном виде) и передача ФД в фискальный накопитель. Кроме того, обмен информацией необходимо осуществлять в соответствии с разработанными протоколами обмена данными.
4. Информационные. Предполагают выполнение задач по информированию пользователя о неполадках в работе ККТ, отсутствии подтверждения от ОФД и др.

Бизнесменам нужно помнить, что в отдельных случаях (например, при отсутствии интернета) данные о проведенных расчетах можно в течение 30 дней хранить в памяти без передачи в налоговую инспекцию. После этого устройство блокируется, и дальнейшая работа на нем невозможна.

Виды онлайн-касс для ООО

Сегодня на рынке представлен широкий диапазон моделей контрольно-кассовой техники, различающейся по своим техническим характеристикам. Виды кассовых аппаратов и их функциональные особенности представлены в таблице ниже.

Отдельно нужно выделить облачные онлайн-кассы, используемые, в основном, для интернет-магазинов.  Принцип работы заключается в том, что предпринимателю нет необходимости приобретать оборудование — оно арендуется у хостинговой компании и устанавливается в стойки серверов датацентров. Владелец бизнеса интегрирует платежный модуль магазина с кассой через личный кабинет. Все данные о платежах передаются в облачную кассу и в дальнейшем отправляются в налоговую службу через ОФД.

К плюсам использования облачного сервиса следует отнести исключение затрат на приобретение кассового оборудования, техническое обслуживание и оплату электроэнергии.

Базовая комплектация

Ст. 4 Закона определяет, что должно находиться в базовой комплектации онлайн-кассы ООО, индивидуального предпринимателя и компаний других организационно-правовых форм. В обязательном порядке в опломбированном корпусе аппарата должен находиться ФН и счетчик реального времени. Требования к расположению принтера чеков не такие жесткие — он может располагаться как внутри устройства, так и вне его.

Однако при выборе ККТ предприниматель должен отталкиваться от собственной номенклатуры товаров. Так, при реализации алкоголя или табачных изделий ему потребуется сканер штрихкодов. При большом обороте наличной денежной массы целесообразно иметь ящик для денег, а торговля весовым товаром предполагает наличие электронных весов.

Возможности подключения

Практически все онлайн кассы для ООО оснащены различными разъемами для подсоединения периферийного оборудования. В зависимости от комплектации, они могут быть оборудованы портами USB и RS232. Также предусматривается возможность подключения денежного ящика, разъемы для установки антенны и блока электропитания. Проводное интернет-соединение осуществляется через LAN-порт с использованием протокола Ethernet.

Программное обеспечение

Функциональные возможности ККТ напрямую зависят от установленного ПО. Все аппараты уже имеют предустановленное программное обеспечение, поэтому при покупке онлайн-кассы для ООО нужно отталкиваться от того, в какой сфере бизнеса она будет использоваться и какие задачи выполнять.

Условно ПО можно разделить на три основные группы.

1. Низкоуровневое. Отвечает за выполнение базовых функций кассы: вкл/выкл ККТ, перезагрузка, запись фискальных данных в ФР и последующая их выгрузка.
2. Высокоуровневое системное. Предполагает применение ККТ с расширенным спектром задач (передача данных ОФД и покупателю, фискализация торговых операций и т. д.). Как правило, такое программное обеспечение базируется на операционной системе терминала (Linux, Windows, Android или iOS). Однако есть и ПО от производителя.
3. Высокоуровневое прикладное. Предназначено для выполнения конкретных задач, таких как ведение бухгалтерского, складского или кассового учета, формирование базы данных, проведение и анализ платежей и др. Яркие представители прикладного ПО — программные продукты от компании «1С».

Сегодня в сфере микробизнеса все большую популярность набирают смешанные решения, сочетающие программу для автоматизации рабочего места кассира и товароучетную систему.

Как выбрать онлайн-кассу для ООО

Каждый бизнес имеет свою специфику, поэтому при выборе ККТ необходимо обращать внимание на следующие параметры:

• покупательский трафик — при большом потоке покупателей целесообразно приобретать оборудование с быстрой скоростью печати и автоотрезом чековой ленты. Нужно учитывать, что если для небольшой торговой точки достаточно модели со скоростью 45 мм/с (например, Элвес-МФ), то среднему и крупному бизнесу целесообразнее более «скоростные» устройства (Эвотор 7.2, АТОЛ20Ф и аналогичные);
• ширина чековой ленты — при наличии большого количества длинных названий товаров желательно подобрать ККТ с широкой лентой (АТОЛ FPrint-22ПТК и аналоги). Это позволит снизить расходы на чековую бумагу;
• мобильность и автономность — при выполнении работ на выезде или доставке немаловажный критерий — вес устройства, его габариты и продолжительность работы в автономном режиме. Здесь можно рассмотреть модели: Эвотор 5, Меркурий 180Ф, ШТРИХ-НАНО-Ф, Атол 91Ф;
• способ ввода информации — все зависит от предпочтений пользователя: сенсорные кнопки на дисплее или клавиатура;
• ассортимент товара и способы его загрузки — немаловажная характеристика при выборе. Определяется исходя из количества товарных позиций, а также того, как они вносятся в базу (вручную, из файла Excel или другим способом);
• работа с маркированными товарами — для продажи отдельных категорий товаров, подлежащих обязательной маркировке, потребуется дополнительное оборудование. Поэтому перед покупкой следует обратить внимание на возможность подключения периферии. Перечень маркируемых товаров можно уточнить на сайте ЦРПТ;
• подключение к интернету — зависит от планируемого местонахождения ККТ (стационарное, мобильное, в точках с нестабильным Internet-соединением и т. д.). На рынке представлены модели, позволяющие коммутацию посредством Wi-Fi, Ethernet или GSM;
• интеграция с товароучетным ПО — необходима при наличии складских мощностей.

Многие предприниматели предпочитают арендовать кассовое оборудование. Такой вариант актуален для начинающего бизнеса, так как не предполагает значительных первоначальных вложений. Кроме того, арендодатель самостоятельно осуществляет сервисное обслуживание оборудования, предлагает подменную ККТ в случае выхода из строя арендованной, помогает при оформлении в ФНС и заключении договора с ОФД. Также бизнесмену нет необходимости разбираться в настройках, так как кассовое оборудование уже интегрировано со многими популярными платежными сервисами.

Итоги

Применение онлайн-кассы для ООО имеет свои преимущества. Ее использование обеспечивает прозрачность проводимых операций для ФНС, а владельцу бизнеса позволяет автоматизировать бизнес-процессы. Кроме этого, сокращается количество выездных налоговых проверок, предоставляется возможность получения полной аналитики основных финансовых показателей (количество, сумма закупок, предпочтительные способы оплаты и др.). Также упрощена процедура регистрации ККТ в налоговой службе. Теперь ее можно выполнить в личном кабинете налогоплательщика. Госпошлина при этом не взимается.

С 1 июля 2020 года применение онлайн-касс обязательно в сфере оказания жилищно-коммунальных услуг и в общественном транспорте. Штрафные санкции по отношению к ним пока не применяются. Для остальных категорий бизнеса за нарушение норм Закона 54-ФЗ предусмотрены административные штрафы, размер которых зависит от степени тяжести нарушения. Кроме того, в отдельных случаях возможно приостановление деятельности компании на срок до 90 суток или дисквалификация руководителя сроком до 2-х лет (ст. 14.5 КоАП РФ).