«Диадок» — система электронного документооборота (ЭДО), разработанная компанией «СКБ Контур». Позволяет формировать любые типы документов, которые по юридической значимости равносильны бумажным, подписанным собственноручно. Пользователь создает их в своей учетной системе, заверяет электронной подписью и отправляет адресату, который подключен к любой системе ЭДО. Тот получает документы мгновенно.
Расскажем простыми словами, что такое «Диадок» и как работает эта система.
«Контур.Диадок»: описание системы ЭДО
Через оператора ЭДО «Диадок» можно отправлять акты, накладные, счета-фактуры, УПД — в электронном виде, без дублирования на бумаге. Они гарантированно доходят адресатам.
Все входящие документы бесплатны. Исходящие оплачиваются согласно подключенному тарифу. Через «Диадок» можно отправлять документы контрагентам, в контролирующие органы, суд.
Так выглядит главная страница сервиса.
Способы работы с «Контур.Диадок»:
- через веб-версию — без установки дополнительных программ;
- путем интеграции с товароучетной системой — для «1С» разработан готовый модуль; в остальные учетные программы «Диадок» встраивается с помощью API, коннектора или комплекса «Контур.ERP» для SAP;
- в мобильном приложении — со смартфона или планшета на базе iOS или Android.
Документы в «Диадоке» находятся в полной безопасности. Они размещены в нескольких экземплярах на разных серверах, благодаря чему информация никогда не теряется. Документы доступны даже по завершении оплаченного периода.
Пользователи с правами администратора могут дополнительно активировать двухфакторную аутентификацию: кроме логина и пароля, при входе в систему нужно вводить код из SMS. Есть круглосуточная техподдержка.
Оператор ЭДО «Диадок»: возможности
В таблице представим описание возможностей «Контур.Диадок».
| Работа с документами | Получение и распределение. Можно настроить автоматическую сортировку входящих документов по подразделениям и ответственным сотрудникам |
| Создание и отправка. Встроенный редактор позволяет готовить акты, счета-фактуры, накладные и УПД. Также документ можно загрузить с компьютера | |
| Согласование. Можно отправлять документы на согласование ответственным сотрудникам «вручную» или автоматизировать процесс с помощью настройки маршрутов | |
| Подписание. Для заверки актов, накладных, счетов-фактур, УПД используется усиленная квалифицированная электронная подпись (УКЭП) | |
| Поиск документов. Если ввести слово в поисковую строку, система отыщет нужный документ. С помощью фильтров легко отсеять ненужные варианты | |
| Представление документов в контролирующие органы и суды. Их можно выгружать из «Диадока» и отправлять в ФНС, госучреждения, судебные инстанции | |
| Работа с контрагентами | Поиск и приглашение. Чтобы узнать, кто из контрагентов работает в «Диадоке», достаточно ввести название компании в поисковую строку или загрузить файл со списком ИНН. После этого можно отправить приглашение найденному пользователю. Его реквизиты появятся в списке контрагентов в «Диадоке» после одобрения запроса |
| Сверка взаиморасчетов. Сопоставление данных происходит автоматически. Готовые акты сверки и протоколы расхождений можно получить за несколько минут | |
| Международный ЭДО. Российские компании могут обмениваться электронными документами с иностранными партнерами через «Диадок» | |
| Настройка прав для сотрудников | Предоставление сотрудникам прав и доступа к системе ЭДО. В «Диадоке» может работать неограниченное количество пользователей. Вход в систему доступен по сертификату УКЭП или паролю. На странице добавления сотрудника можно отметить галочками функции, которые он вправе выполнять |
| Создание подразделений. Можно выстроить иерархическую структуру подразделений и распределить по ним сотрудников. В зависимости от прав доступа, им будут видны документы одного или нескольких отделов компании. |
Для обмена электронными «бумагами» с контрагентами, работающими в другой системе ЭДО, нужно настроить роуминг. Это можно сделать через отправку приглашения.
В «Диадоке» доступен роуминг со всеми крупными операторами ЭДО.
Интеграция «1С» с системой «Диадок»
Для интеграции товароучетной программы «1С» с «Диадок» разработан готовый модуль, который можно скачать на официальном сайте оператора ЭДО и установить себе на компьютер (поддерживается устройствами на базе ОС Windows). Он позволяет отправлять любые внешние и внутренние документы контрагентам и удаленным подразделениям прямо из учетной системы. Главное окно выглядит следующим образом:
На фото представлены конфигурации «1С», с которыми совместим модуль «Диадок».
Работа модуля не поддеживается в режиме веб-клиента, он не совместим с «1С:Фреш».
Как работает электронный документооборот через «Диадок»
Перед отправкой документов система проверяет их на предмет ошибок. При необходимости можно вывести на печать.
Посмотрим, как работает электронный документооборот через «Диадок». Чтобы создать и отправить документ, нужно:
- Перейти в раздел «Новый документ».
- Сформировать новый документ в системе с помощью встроенного редактора или загрузить готовый с ПК (перейти по ссылке «Загрузите с компьютера»).
- Выбрать тип документа. Заполнить обязательные поля. Подписать УКЭП и отправить получателю.
Отправленные документы хранятся в разделе «Исходящие». Принятые — на вкладке «Входящие». Чтобы выполнять с ними разные действия (подписывать, согласовывать, скачивать, удалять, аннулировать или перемещать в другое подразделение), нужно открыть требуемый документ или отметить галочками сразу несколько. Затем выбрать нужную операцию.
Система ЭДО позволяет настроить маршрутизацию входящих документов. Они могут приходить в подразделение компании:
- указанное отправителем;
- выбранное получателем для отправлений от конкретного контрагента;
- в зависимости от КПП или грузополучателя (перенаправляются автоматически).
При использовании модуля для «1С» работа с входящими документами происходит в товароучетной системе.
В «Диадоке» можно отправлять входящие и исходящие документы на согласование или подпись сотрудникам. Такая функция доступна в веб-версии и модуле для «1С» .
Документы, отправленные на согласование или подписание, переносятся в раздел «Требующие обработки».
Процесс передачи документов на обработку ответственным лицам можно автоматизировать: настроить маршруты согласования. Это отдельная функция, которая подключается по заявке пользователя. Документы будут автоматически перемещаться по указанному маршруту, конкретным специалистам или отделам придет запрос на согласование.
Настройка маршрутов согласования требуется, если:
- обрабатывается большое количество документов;
- в согласовании участвует более трех специалистов;
- ответственные лица работают в разных офисах или филиалах либо часто отсутствуют на рабочем месте (пример — генеральный директор).
В зависимости от тарифа можно подключить модуль для настройки неограниченного количества маршрутов.
Тарифы ЭДО через «Контур.Диадок»
Стоимость «Контур.Диадок» зависит от тарифа: пользователь оплачивает 250, 600, 1 200 или 3 000 исходящих документов. Базовые бесплатные возможности:
- получение, согласование и подписание документов;
- бессрочное хранение данных на серверах «СКБ Контур»;
- подключение неограниченного количества пользователей;
- обмен текстовыми сообщениями в чате;
- круглосуточная техподдержка от экспертов ЭДО;
- мобильное приложение для iOS и Android.
Модуль для настройки маршрутов согласования документов оплачивается отдельно.
Для подключения к системе ЭДО через «Контур.Диадок» выберите подходящий тариф на нашем сайте и укажите номер телефона. Специалисты свяжутся с вами в течение 10 минут.
Скажите, на какой период действует тариф? Или срок не важен, а главное количество документов?
Добрый день! Приобретенный пакет действует в течение года с момента его покупки.