Электронная цифровая подпись (ЭЦП) – лучшая гарантия подлинности документации, оформленной онлайн. Необходимость ее применения обусловлена современными условиями удаленного ведения бизнеса. ЭЦП незаменима при заключении договоров и осуществлении любых правомерных действий. Расскажем, для чего предназначены разные виды ЭП и как сделать электронную подпись.
Электронная цифровая подпись: что это и для чего она нужна
ЭП – это реквизит онлайн-документа, формирующийся посредством шифрования данных. Она дает возможность определить авторство, выявить, были ли в документ внесены поправки после согласования и подписания.
Процесс подписания можно назвать шифрованием по конкретному алгоритму на конкретном ключе. В результате комбинация данных и ключа позволяет сгенерировать уникальную подпись, которую нельзя скопировать или подделать. Ее подлинность определяется ключом проверки, который подтверждается специальным сертификатом.
Сферы применения ЭЦП многочисленны: используется при обращении за госуслугами, подписании документации, заверке бумаг в суде, ведении отчетности. В основном электронная цифровая подпись изготавливается для юрлиц и ИП, однако она может выдаваться и физлицам для осуществления разных операций. Применение ЦП регламентируется Законом от 6.04.2011 № 63-ФЗ, который в ст. 2 содержит основные понятия о ней:
- ЭЦП – информация в цифровом виде, сопряженная с данными в онлайн-документе, которая обеспечивает его защиту и позволяет идентифицировать лицо, ставящее подпись. Законом она признана аналогом собственноручной, которая ставится на бумаге.
- Удостоверяющий центр (УЦ) – организация, разрабатывающая и осуществляющая выдачу ЦП. Важно проверить, что она включена в список аккредитованных Минкомсвязи РФ центров.
- Ключ подписи (закрытый) – уникальная комбинация символов для генерации ЭП, используемая с целью визирования. Она не повторяется и соответствует только конкретному ключу. Владелец (либо доверенное лицо) должен держать его в тайне. В обратном случае необходимо как можно раньше уведомить УЦ, чтобы он включил сертификат в список отозванных.
- Ключ проверки (открытый) – комбинация символов для проверки подлинности ЭП, которая связана с закрытым ключом, но не является секретной. Этот ключ может распространяться свободно.
- Сертификат ключа проверки – документ, удостоверяющий права владельца на ключ.
ЭП в удостоверяющем центре выдают в виде маленькой флешки – так называемого USB-токена (в РФ это Е-токен или Рутокен). Такое устройство оснащено картой памяти с паролем. На ней хранятся данные для генерации ЦП. Если токен утерян, он подлежит восстановлению в любом аккредитованном центре.
Процедура проверки ЭП представляет ее повторное вычисление и сравнение с имеющимся вариантом. То есть, если подпись неверная, это будет означать, что либо ключ, либо документ не тот. В первом случае авторство можно установить, только если ключ точно принадлежит исключительно лицу, поставившему подпись.
При распечатке на бумаге ЭП не видна, а в электронном виде она может выглядеть по-разному: как последовательность букв и цифр либо графическое изображение, похожее на стандартный штамп. Максимально защищены документы с невидимой ЦП. Она чаще всего используется для заверения документов, созданных в Microsoft Office. При этом в нижней части экрана можно увидеть специальный значок, который свидетельствует о ее присутствии.
Простая электронная подпись и другие виды ЭЦП
ЭЦП может быть 2 типов: простая и усиленная. При генерации первой используются коды и пароли, тогда как вторая формируется средствами криптографической защиты информации (СКЗИ).
Простая электронная подпись не выступает аналогом подписи, ставящейся от руки на бумаге. Одновременно стороны договора могут принять согласованное решение, что признают ее равнозначной собственноручно поставленной. Тогда подписанная документация получает юридическую силу. Допустим, если вы подключаете карту к онлайн-банку, вас идентифицируют и вы заключаете договор, а впоследствии примените простую ЭП, то она будет иметь ту же юридическую значимость, что и вариант подписи, поставленной от руки.
В остальных случаях простая ЦП отличается от других видов именно тем, что лишь идентифицирует лицо, подписавшее документ, то есть подтверждает факт его создания конкретным лицом. При этом она не дает возможности определить неизменность подписанта. В связи с этим, рассматриваемая ЭП выступает наименее защищенной, поэтому ее лучше использовать, когда между партнерами установлены доверительные отношения.
Применение простой ЦП не допускается для визирования некоторых категорий документов, включая относящиеся к государственной тайне. Но при этом ее можно ставить при подтверждении различных данных на документах, адресованных как государственным, так и местным органам власти или конкретным должностным лицам. Чаще всего она служит как способ визирования внутрикорпоративной документации.
Чтобы заказать простую ЦП, кроме заявления, в УЦ нужно представить:
- Паспорт.
- СНИЛС.
Потребуется также сообщить свой e-mail.
Простая электронная подпись для юридических лиц предполагает предоставление дополнительного списка. При получении или приостановлении действия ЭП (к примеру, вследствие утери носителя) необходимо посещать центр лично.
Более широкий спектр возможностей предоставляет усиленная подпись, имеющая дополнительную защиту и создающаяся с использованием СКЗИ, которые сертифицированы ФСБ РФ. Она, в свою очередь, бывает неквалифицированной (НЭП) и квалифицированной (КЭП).
НЭП генерируется посредством криптографического преобразования данных, дает возможность установить авторство и определить изменения, сделанные в документе после подписания. Ее можно получить в центрах без аттестации и использовать в различных инстанциях, однако она не признается в судах.
Квалифицированная ЭП сегодня считается самым надежным и безопасным видом подписи. Она обладает всеми свойствами НЭП, но дополняется сертификатом с ключом проверки. Такая разновидность может применяться во всех инстанциях, включая всевозможные государственные учреждения и суды. При этом сертификат содержит следующую основную информацию:
- личные данные владельца или информацию об ООО;
- страховой номер или ИНН;
- сведения о центре, выдавшем ЦП;
- ключ проверки;
- номер сертификата и ограничения по его использованию (при необходимости).
Для получения такого вида следует представить:
- общегражданский паспорт;
- СНИЛС;
- ИНН;
- номер записи ЕГРИП о регистрации (если нужна электронная подпись для ИП).
Для подтверждения полномочий юрлица (если необходима соответствующая ЭП) может потребоваться дополнительная документация.
Как получить электронную подпись для физического лица
Сегодня ЭП заказывают не только компании и организации, но и физические лица. Любой гражданин РФ может использовать ее, например, при трудоустройстве в интернете: при удаленной работе есть возможность заключать договоры без личного контакта и подкреплять их ЦП. Кроме того, она может понадобиться в следующих ситуациях:
- Получение патента на изобретение. ЭЦП понадобится при подаче заявки на него.
- Поступление в вуз. Если раньше при поступлении в иногородний вуз было необходимо лично посетить его для подачи заявления, то теперь есть возможность сделать это онлайн.
- Удаленный доступ к госуслугам. Можно заполнять анкеты для получения паспортов, подавать декларации, получать иные услуги в сети на порталах и официальных сайтах.
- Регистрация в ФНС. С помощью ЭП физлицо может зарегистрироваться как ИП или юрлицо.
Расскажем, как получить электронную подпись для физического лица. Кроме заявления, вы должны предъявить в УЦ:
- общегражданский паспорт;
- ИНН;
- СНИЛС;
- доверенность на получение (если необходимо) и удостоверение личности доверенного лица.
ЭЦП обычно выдают за один день. Иногда центр имеет право запрашивать дополнительные сведения. Узнать о них подробно можно на сайте УЦ и из письма, поступившего на e-mail заявителя.
Электронная подпись для ИП
ЭП для ИП почти не отличается от подписи для физлиц, только в ней также содержатся данные о регистрационном номере – ОГРН. Если у ИП в штате есть наемный персонал, на каждого из сотрудников выпускается подпись для физлиц. Индивидуальный предприниматель может решать много задач с применением ЦП:
- подпись документации онлайн;
- взаимодействие с различными госорганами;
- подготовка документации для ЕГАИС;
- передача отчетности через интернет;
- участие в государственных закупках;
- участие в аукционах и торгах.
С 1 июля 2019 года использование онлайн-касс станет обязательным условием для ведения практически всех видов бизнеса, а перед эксплуатацией ККТ необходимо пройти регистрацию, для чего потребуется заключать договоры с применением ЭЦП. Разберемся, как получить электронную подпись для ИП.
Как получить электронную подпись для ИП
Для получения такой ЦП нужно подобрать удостоверяющий центр и написать заявление. Вместе с ним обязательно потребуется представить паспорт и ИНН. Принимаются также копии указанных документов, заверенные нотариально. ИП должен сообщить номер СНИЛС и ОГРН.
Когда ЦП выдается представителю (доверенному лицу предпринимателя), следует прикрепить также нотариально заверенную доверенность и его паспорт. Если у предпринимателя имеется печать, он вправе сам сформировать такую доверенность.
Электронная подпись для юридических лиц
Юрлицам ЦП позволяет расширить географию бизнеса и существенно сэкономить время на проведение различных операций. Также она дает гарантию того, что стороны сделки несут юридическую ответственность за соблюдение условий соглашения, и обеспечивает защиту и повышает секретность информационного обмена.
Перед заказом ЭЦП нужно сначала определиться с ее типом – для осуществления конкретных действий может понадобиться определенный вариант.
Электронная цифровая подпись для юридических лиц: сферы применения
Юрлицами она может применяться:
- для обмена сведениями с учреждениями и организациями муниципального, регионального или государственного уровня. С ее помощью можно наладить обмен информацией и получить пакет услуг удаленно. Через интернет юрлица сегодня могут получать и направлять различные данные, включая сведения в налоговые органы;
- для корпоративного документооборота. Это касается как внутреннего персонала, так и внешних партнеров, что значительно экономит время и ресурсы компании и позволяет управлять бизнес-процессами из любого удобного места;
- для электронных торгов. Юрлицо может как организовывать их, так и само принимать участие. ЭП выступает гарантией безопасности процесса.
Немаловажным является и то, что ЦП служит для защиты документооборота. Во-первых, она наделяет бумаги юридической силой, что исключает неисполнение обязательств сторонами. Во-вторых, пересылка документации может проходить по зашифрованному каналу, что обеспечивает полную конфиденциальность. В-третьих, ЭП нельзя подделать, в отличие от рукописного варианта, так что подлинность удостоверенной ею документации не вызывает сомнений.
Вам будет интересно: Электронная подпись для ЕГАИС: характеристики и особенности использования
Как получить электронную подпись для юридического лица
Порядок выдачи ЭЦП юрлицу почти не отличается от общей схемы, только потребуется еще ряд документов. Рассмотрим, как получить электронную подпись для юридического лица:
- Определиться с видом ЦП.
- Подобрать УЦ.
- Подать заполненную заявку.
- Представить центру требуемые документы.
- Оплатить услугу.
- Получить ЭЦП.
Список нужных документов:
- паспорт;
- СНИЛС;
- свидетельство о госрегистрации;
- выписка из ЕГРЮЛ.
Если от имени юрлица выступает представитель, потребуются его паспорт и доверенность (с указанием полномочий).
ЭЦП с момента изготовления действует на протяжении года. Для продления необходим перевыпуск. Он может понадобиться также при утере сертифицированного носителя и изменении реквизитов владельца. Процедура перевыпуска ничем не отличается от алгоритма действий при первом получении ЭП.
Как проверить изготовителя электронной подписи на надёжность? Просто наслышан, что куча фирм-мошенников, потом эту подпись используют просто в своих целях. Как предостеречь себя от них? Может есть какие-то опознаватели этих лжефирм?
Где можно ознакомиться с информацией о том, какие электронные площадки поддерживаются тем или иным производителем подписи? Узнавать у каждого производителя не хочется, а информация такую не все размещают. И если подпись нужна только для торгов, отличается ли она принципиально от ЭЦП многофункциональной?
Иван, такая информация не является конфиденциальной и производители, как правило, размещают ее. Еще вариант — зайти на электронные площадки и посмотреть информацию там. До оформления электронной подписи необходимо решить в каких закупках планируется участие и на каких торговых площадках. Необходимо также учитывать, что площадки по 223-ФЗ принимают сертификаты ключей только тех удостоверяющих центров, которые прошли регистрацию в качестве спецорганизаций. Для участия в электронных торгах нужна «Электронная подпись 3.0». Этот сертификат в дальнейшем можно использовать для подписания и иных документов/запросов.
Подскажите пожалуйста, что мне делать. На меня для работы фирма открыла подпись, для участия в торгах. А у меня через месяц свадьба, и фамилию буду менять. Это, получается, заново процедуру регистрации проходить? Или можно будет потом отправить скан свидетельства регистрации брака? Там по идее указывают инфу о смене.
Олеся, смена фамилии относится к внеплановым основаниям смены сертификата. Пошагово:
— нужно отозвать старый сертификат и написать заявление на выпуск нового;
— получить новый сертификат после официального изменения вашей фамилии в документах.
В УЦ вы должны предоставить заявление, копию документа, подтверждающего вносимые в сертификат данные.
В вашем случае — это свидетельство о регистрации брака и новый паспорт с измененной фамилией.
А для физ лица на сколько вообще нужна электронная подпись? Если нет и не планирую открывать свое ИП. Просто подпись действительна всего год, а ее регистрация стоит денег+время. На сколько я знаю, все процедуры на гос услгах можно оформить и без нее. Тем более в обычной жизни и гос услугами не каждый день же пользуемся. Есть смысл тогда вообще регистрировать?
Ярослав, оформлять или нет электронную подпись вам, как физическому лицу, — решить нужно самостоятельно. Законодательно нет такой обязанности. Но электронная подпись позволяет физлицу более оперативно взаимодействовать с госорганами, организациями, коммерческими компаниями. Например:
— проверка и оплата штрафов;
— предоставление налоговых деклараций;
— отправление документов для поступления в ВУЗы;
— подписание трудовых договоров, актов приемки и сдачи работ и т.п.
Ярослав, для физ. лица в ближайшие года 3 ЭП не настолько нужна. Думаю, в будущем все еще больше перенесут в интернет и вот тогда ею будут пользоваться все. Как по мне, это очень удобно. Я постоянно штрафы оплачиваю с ее помощью, документы через своего нотариуса провожу с ее помощью. Деньги в год не такие большие. Может быть, в будущем срок ее действия увеличат за счет большей защищенности, не знаю.
А кто пользовался услугами выездного офиса получения эцп? Только что вбил в поисковике центры регистрации Контур. В химках мне выдает аж 4 штуки. Один из них – ООО «ЗНАЛАН» – как раз указан как выездной. Это мне, получается, к ним вообще ехать не надо, сами приедут за доками, а потом готовый токен предоставят? Или речь только о доставке уже готового носителя?
Zahar, ООО «Зналан» — это партнер центра регистрации Контур. Сервис, в данном случае, все равно представляет Контур, гарантии такие же. Взаимодействовать вы будете непосредственно с Контуром, техподдержка также будет оказывать в Контуре, электронная подпись у вас будет оформлена им же.
Данная компания не выпускает свой продукт — это посредник, их функционал — привлечь клиента. Поэтому о перечне их услуг лучше поинтересоваться у них. Возможно, они заберут у вас документы и позднее предоставят токен. Возможно, документы вы им направите по электронной почте, а приехав к вам, они удостоверят вашу личность и сразу предоставят токен. Но будьте готовы к тому, что они могут взять определенную сумму за посреднические услуги.
Увидела в тексте такой момент : «Владелец (либо доверенное лицо) должен держать его в тайне. В обратном случае необходимо как можно раньше уведомить УЦ, чтобы он включил…» Я так понимаю, речь идет о потере носителя подписи. Хочу уточнить для себя на всякий случай, как процедурно нужно информировать УЦ? Для этого есть какие-то спец блаки? Или нужно просто звонить на горячую линию?
Алевтина, при утере ключа, его краже или иной компрометации ЭП аннулируется. Пользователем должна быть обязательно подана заявка на уничтожение сертификата ключа подписи. Без нее прекращение действия электронной подписи невозможно. Заявка подается в удостоверяющий центр, который выдал электронно-цифровую подпись. Заявка на то, чтобы прекратить действие сертификата электронной криптографической подписи, подписывается лицом-пользователем сертификата от руки. Форма заявления устанавливается удостоверяющим центром, который выдал ключ.
Добрый день! Как я поняла из статьи есть несколько видов подписи для юр лиц. Все они зависят от областей применения. Вопрос такой: если я вначале открываю нэп, могу ли потом внести какие-то изменения в данные и переделать ее в квалифицированную подпись? Сейчас нет уверенности, что будем участвовать в тендерах. НО на будущее такую вероятность закладываем. Или есть смысл сразу регистрировать квалифицированную подпись, пусть будет?
Milla, неквалифицированная электронная подпись дает возможность установить подписанта и определить изменения, сделанные в документе после подписания. Ее можно получить в центрах без аттестации и использовать в различных инстанциях, однако она не признается в судах. Кроме того, она не дает возможности участвовать в торгах и закупках. Переделать неквалифицированную подпись в квалифицированную невозможно — неквалифицированная и квалифицированная подписи имеют разные средства защиты, в том числе криптографической. Изменить НЭП на КЭП нельзя. В любом случае, область применения КЭП гораздо шире, поэтому логичнее сразу получать именно ее.
Всем добрый день! Наткнулся на статью случайно, вопрос больше из любопытства. Раньше работал контрактником, сейчас уже не имею никого отношения к этой сфере, к счастью) Так мы все документы на конкурс возили стопками в печатном виде. И подписывалось все от руки. Сейчас такой практики уже нет, как я понимаю? Или подача доков он-лайн осуществляется по желаю участника?
Oleg, в настоящее время ЭЦП для участия в электронных торгах обязательна. Без подписи действия на площадке в ходе процедур невозможны. ЭЦП для торгов можно использовать и в системах электронного взаимодействия («Госуслуги», сайт ПФР и другие) и в электронном документообороте. Торговые площадки бывают разными: федеральными и коммерческими. Первые могут проводить и государственные, и коммерческие торги. Вторые – только коммерческие. Но ЭЦП для участия в электронных торгах нужна всегда, какая бы площадка не использовалась.
А как правильно подобрать ЭЦП для конкретно моего бизнеса? Какие критерии нужно учитывать? Можно где-то запросить помощь при выборе?
Анна, это все будет зависеть от того, какой у вас бизнес. Любые юридически значимые действия в интернете делаются только с электронной подписью. Квалифицированная электронная подпись нужна, чтобы:
поставить кассу на учет в налоговой;
подписать договор с ОФД;
снять кассу с учета или перерегистрировать ее;
расторгнуть контракт с ОФД.
для участия в торгах,
для получение справок и выписок через портал Госуслуг.
Самый регламентированный государством вид подписи — это квалифицированная подпись. Обязательно имеет квалифицированный сертификат в бумажном или электронном виде, Программное обеспечение для работы сертифицировано , выдавать квалифицированную электронную подпись может только удостоверяющий центр, который аккредитован Минкомсвязи России.
Квалицифицированная электронная подпись — это подпись, которая придает документам юридическую силу без дополнительных условий.
Помню, в бытность моей работы в банке, распространяли мы эти эцп)) прям как орифлейм))) И ведь как ворчали все, что вот дескать нам такую гадость зачем, разбираться с ней теперь. А теперь-то уже и не отберешь, наверное))) И кто-то спрашивал по поводу безопасности эцп — безопасного на 100% нет в мире, сами понимаете
А насколько электронную подпись можно считать безопасной? Написано, что она может проходить по зашифрованному каналу, но какие гарантии? У нас в нашем мире благополучно каждый день взламываются почты, контакты, доступ к облачным дискам. Не спасают ни антивирусы, ни аккуратное использование инета, ни подтверждающие пароли. Насколько я могу быть уверен, что мои данные будут в безопасности? Электронные подписи только начинают практиковаться в сети, поэтому вопросов возникает множество.
Евгений, для генерации электронной подписи используют средства криптографической защиты с хеш-функциями. Заявитель получает на руки закрытый ключ, который должен оберегать от посторонних, как и пароль доступа к нему.
Взломать электронную подпись и ключ к ней невозможно: механизм усиленной криптозащиты многоуровневый и слишком сложный. Единственная угроза, которая подстерегает вас, — физическая потеря секретного ключа или пароля к нему. Необходимо обеспечить надежное место для хранения ключа, и это не должен быть жесткий диск компьютера или обычный флэш-накопитель. Для этой цели оптимально подходят специализированные программно-аппаратные хранилища, например e-Token и Rutoken, доступ к ним возможен только по пин-коду. После трехкратного неверного введения брелок или карта блокируются. Все операции проводятся в памяти накопителя, что полностью исключает перехват.
Я правильно поняла, что идентификацию сначала придется пройти все равно лично, а только потом можно будет воспользоваться простой подписью? А для покупки ценных бумаг через брокерские агентства можно использовать электронную подпись?
Ольга, электронный документооборот с использованием ЭП организован в соответствии c Законом об электронной подписи № 63-ФЗ от 06.04.2011 и
Положением о требованиях к осуществлению деятельности участников финансовых рынков при использовании электронных документов (в ред. Приказ ФСФР России от 08.12.2005 N 05-77/пз-н от 24.04.2012.
Для обмена документами, подачи торговых поручений (заявок), неторговых поручений и других электронных документов вам будет нужна ЭП.
Здесь важно понимать, что простая электронная подпись не может расцениваться как аналог подписи от руки, но по договору с брокерским агентством она может признаваться таковой. Идентификацию нужно пройти лично, иначе невозможно подтвердить факт его принадлежности конкретному лицу.
Ольга, как я понял из своей практики, личное присутствие в любом случае обязательно. На меня как на глав буха регестрировали цифровую подпись месяца три назад. И несмотря на то, что инициатива по сути исходила от фирмы в лице ген дира, без моего присутствия не обошлось.