Оперативный учет отражает показатели деятельности компании за короткий период. Он нужен для быстрого решения текущих задач. Помогает вовремя заметить узкие места в бизнесе и избежать банкротства.
При неправильном ведении оперативного учета снижаются объемы выпуска, возникают сбои с закупками, сокращаются продажи и выручка. И это далеко не все проблемы, с которыми вы можете столкнуться. Чтобы их избежать, рекомендуем внедрить специальный софт и автоматизировать оперативный учет. Расскажем подробнее, как это сделать.
Узнайте какая 1С вам подходит и получите бесплатную установку на версии 1С ПРОФ
Что такое оперативный учет, кому и зачем он нужен
Оперативный учет — это непрерывное отражение информации о текущих делах компании: закупках материалов и товаров, производстве и отгрузках, продажах, движении денежных средств и т. д. Данные собираются ежедневно. Они нужны для принятия быстрых решений здесь и сейчас.
Чтобы научиться в совершенстве владеть этим инструментом, важно понять, какое место оперативный учет занимает в общей системе управления компанией.
Хозяйственный учет: что это такое и из чего он состоит
Для успешного развития на предприятии нужно вести управленческий и хозяйственный учет. Первый — нерегламентированный. Подробнее о нем мы рассказали в статье «Как увеличить прибыль с помощью автоматизации управленческого учета». Если вкратце, то этот инструмент используется собственниками бизнеса для принятия управленческих решений. Отвечает на вопросы: в каком состоянии находится компания, куда уходят деньги, сколько средств можно потратить, как заработать больше и др.
Хозяйственный учет — это сбор и анализ информации о работе каждого подразделения компании. Его цель — количественное отражение и качественная характеристика всех сторон ее деятельности. Он включает в себя оперативный, статистический, налоговый и бухгалтерский учет. Все четыре представляют собой единую систему, хотя и выполняют разные задачи. В этой статье мы подробнее остановимся на оперативном учете. Он отражает информацию:
- о складских остатках;
- выпущенной продукции;
- количестве проданных товаров;
- сумме денежных средств на счетах и в кассе;
- объеме отгруженной продукции;
- размере выручки.
Эти данные должны отражаться в оперативном учете ежедневно, в режиме реального времени, чтобы руководители подразделений сразу видели текущие проблемы на своем участке, например:
- дефицит (или излишек) товаров на складе;
- сбои с поставками;
- невыполнение производственного плана;
- задержка оплаты от покупателей;
- снижение объема продаж и пр.
Автоматизация оперативного учета требует комплексного подхода, чтобы все участки были под контролем. Во избежание ошибок и ненужных расходов рекомендуем доверить эту работу профессионалам. Мы внедряем решения для автоматизации учета более 7 лет и точно знаем, какие продукты вам подойдут. Оставьте заявку на сайте и получите бесплатную консультацию прямо сейчас!
Чем бухгалтерский и налоговый учет отличается от оперативного
Бухгалтерский, как и налоговый, — это регламентированный учет. Ведется для внешних пользователей, в том числе для госорганов (налоговой инспекции и различных фондов) и инвесторов.
Оперативный учет не имеет строгих требований и правил ведения. Он нужен для сотрудников компании, преимущественно для менеджеров среднего и низшего звена, которые отвечают за определенные бизнес-процессы в компании.
Оперативный учет опирается на входящую первичную документацию: накладные, счета-фактуры, договоры, акты и т. д. На выходе формируются отчеты по остаткам, объемам произведенной и проданной продукции, движению сырья, наличию денежных средств. Причем информацию можно собирать в произвольном виде.
Кто должен вести оперативный учет
В отличие от бухгалтерского и налогового учета, оперативный можно вести по своему желанию. Его отсутствие не приведет к штрафам, но существенно навредит самой компании. Оперативные отчеты показывают актуальные проблемы бизнеса, которые нужно решать прямо сейчас. Без этой информации вы не сможете:
- своевременно отреагировать на изменения показателей продаж, выручки и рентабельности;
- предпринять необходимые меры, направленные на увеличение прибыли и уменьшение затрат;
- правильно распланировать дальнейшие мероприятия для развития компании.
Оперативный учет нужно вести ежедневно по каждому участку. Чтобы упростить эту задачу и не допустить путаницы, мы рекомендуем внедрить специальную программу, которая поможет автоматизировать сбор информации и создание аналитических отчетов.
Ниже подробнее расскажем, какое решение выбрать для разных бизнес-процессов в компании.
Автоматизация оперативного учета: что для этого нужно
Прежде чем выбрать программу для автоматизации учета, определитесь, какие процессы вам необходимо контролировать и по каким участкам нужна ежедневная аналитика.
Для небольших предприятий, которые занимаются производством и реализацией собственных товаров, подойдут продукты «1С:Управление нашей фирмой» («1С:УНФ») и «1С:Комплексная автоматизация». Оптовым и розничным компаниям с большим ассортиментом и собственным складом рекомендуем программу «1С:Управление торговлей» («1С:УТ»). Для мелких торговых точек — «1С:Розница».
Рассмотрим на конкретных примерах, как использовать программы 1С для автоматизации учета в разных подразделениях предприятия.
Программа для учета товара
Складской учет товаров относится к оперативному, так как его результаты нужны для решения текущих задач:
- менеджерам по продажам;
- кладовщикам;
- сотрудникам отдела закупок.
Функции учета складских запасов реализованы во всех популярных конфигурациях 1С. Программа автоматически обновляет количество остатков при оформлении приемки, реализации и списания.
В «1С:УТ» предусмотрен отчет «Остатки и доступность товаров». Он показывает общее количество продукции, за вычетом отгруженной и зарезервированной. В столбце «Ожидается приход» можно посмотреть объем товаров, ожидаемых к поступлению на склад. Эта колонка заполняется на основании оформленных заказов поставщикам.
Отчет «Остатки и доступность товаров»
Отчет помогает понять, хватит ли запасов для обеспечения текущих потребностей и когда нужно отправлять очередную заявку поставщику.
Чтобы избежать затоваривания и дефицита ходовых товаров, настройте автоматическое формирование заказов. Программа самостоятельно создаст заявку, когда количество остатков приблизится к критическому значению (заданному в настройках) или самостоятельно определит оптимальный запас на основании текущего и статистики продаж.
Параметры поддержания запаса
Программа для учета продаж
В программе 1С можно в пару кликов получить информацию о выручке магазина с помощью отчета о продажах. Например, в «1С:Розница» есть сводка «Розничная выручка». Это универсальный инструмент для анализа работы магазина, который позволит определить, какие из торговых точек работают наиболее эффективно, и оценить пропускную способность кассиров. В отчете отображается количество проданных товаров, общая доходность за выбранный период, суммы наличных и безналичных платежей.
Отчет о продажах в «1С:Розница»
Программа для учета финансов
В рамках оперативного учета финансов необходимо контролировать:
- поступление денежных средств от покупателей;
- остатки и движение финансов;
- возникновение просроченной кредиторской и дебиторской задолженности;
- кассовые разрывы (когда на счетах не хватает денег для решения текущих задач).
Для оперативного учета финансов подойдет программа «1С:УНФ». Отчет «Деньги» позволяет контролировать движение финансов. Он показывает обороты наличных и безналичных денежных средств, а также документы, которыми было оформлено расходование или поступление.
Отчет «Деньги» в «1С:УНФ»
Чтобы не допускать кассовых разрывов, нужно постоянно следить за дебиторской задолженностью. Это замороженные деньги компании, которые вы заработали, но пока не получили на свой счет. Наличие «дебиторки» — это нормально для любого предприятия. Главное — держать ее на том уровне, чтобы компания могла исполнять свои обязательства и решать оперативные задачи. Просроченную «дебиторку» удобно контролировать с помощью отчета «Задолженность покупателей по срокам».
Отчет «Задолженность покупателей»
Чтобы вам было проще вести оперативный учет по каждому участку, мы подберем подходящую программу 1С, настроим отчетность под ваши задачи и обучим сотрудников работе с новым ПО.
Услуга комплексной автоматизации поможет взять под контроль все бизнес-процессы на предприятии без больших затрат времени и денег. В единой системе учета вы сможете решать все текущие задачи:
- планировать производственные процессы и следить за выполнением заказов в режиме реального времени;
- контролировать взаиморасчеты с контрагентами и сокращать дебиторскую задолженность;
- мониторить остатки и вовремя пополнять складские запасы;
- формировать планы продаж и следить за их выполнением;
- анализировать расходы и искать пути их сокращения.
Позвоните по номеру 8 (800) 500-25-91, и мы подготовим для вас выгодное предложение!
