Что такое Z-отчет по кассе и как его сделать

До вступления в силу закона 54-ФЗ «О применении ККТ», который с 2017 года обязывает предпринимателей переходить на онлайн-кассы, повсеместно предприниматели использовали аппараты старого образца. В завершении рабочего дня с их помощью создавали Z-отчеты, которые закрывают смену, а данные переносили в ф. КМ-6 и ф. КМ-4. С введением онлайн-ККТ правила изменились. В отличие от своего предшественника, новый Z-отчет по кассе не обнуляет данные, а «подводит итоги» по смене.

Что такое Z-отчете по кассе

В современной интерпретации термин «Z-отчет» не существует. В ФЗ № 54 вместо него используется понятие «отчет о закрытии смены» (с гашением). Его снимают с ККТ в конце рабочего дня. Документ содержит сведения по всем операциям, которые выполнены за смену. Кассир обязан сформировать его не позже чем через 24 часа с момента проведения первого расчета. В противном случае ФН заблокируется и возобновит работу только после снятия отчета.

Все данные, которые отражены в документе, касса передает в ФНС. В памяти устройства они хранятся не более 30 суток. А при сбоях доступа в интернет информация передается автоматически, когда восстановится связь. Если налоговая служба не получает данные в течение месяца, ФН блокируется.

В письме Минфина № 03-01-15/3482 от 25.01.2017 есть пояснение: первичные формы документов для контроля за торговыми операциями утратили силу и теперь необязательны к исполнению. В связи с применением онлайн-ККТ, вести журнал кассира не нужно. Приходный и расходный ордеры остаются, как и кассовая книга (в соответствии с Постановлением Госкомстата РФ № 88 от 18.09.1998, по ф. КО-4, скачать бланк можно здесь).

Реквизиты отчета о закрытии смены

Рассмотрим перечень реквизитов, который содержится в отчете о закрытии смены. Данные утверждены приказом ФНС России от 14.09.2020 № ЕД-7-20/662@. Обратите внимание, что набор реквизитов немного отличается при работе с ФФД 1.05, 1.1 и 1.2. Содержание отчета при работе с ФФД 1.05:

• наименование документа;
• код формы ФД;
• номер версии ФФД;
• наименование пользователя;
• ИНН пользователя;
• кассир;
• ИНН кассира;
• адрес и место расчетов;
• дата, время формирования документа;
• номер смены;
• регистрационный номер ККТ;
• количество кассовых чеков за смену;
• общее количество фискальных документов за смену;
• количество документов, не переданных в ФНС, дата первого;
• признаки превышения времени ожидания ответа ОФД, необходимости срочной замены ФН, переполнения памяти ФН, исчерпания ресурса ФН (указываются только при наступлении соответствующих событий);
• ресурс ключей фискального признака (остаток срока действия ФН);
• номер документа;
• номер фискального накопителя;
• фискальный признак документа;
• фискальный признак сообщения.

При использовании ФФД 1.1, помимо вышеперечисленных реквизитов, в отчете о закрытии смены нужно указать счетчики итогов смены и фискального накопителя, сообщение оператора. В документ, сформированный ФФД 1.2, дополнительно внести данные о количестве непереданных уведомлений.

Рекомендуем!

Автоматизация магазина под ключ

22 600 ₽

Быстрый просмотр

Чек коррекции в отчете о закрытии смены

Чек коррекции делают, если допущены ошибки в расчетах на кассовом аппарате. Вероятные причины:

• ошибка кассира − при выполнении операции он неверно указал сумма;
• осуществление расчетов без использования ККТ;
• поломка или сбой кассового аппарата в момент совершения расчета.

Если ошибка обнаружена в течение рабочего дня, чек коррекции нужно пробить до закрытия этой же смены. Если позже, сформировать его можно в другой день. Рассмотрим, как это сделать, на примере смарт-терминала Эвотор:

1. Зайти в «Настройки».
2. Перейти в раздел кассового обслуживания, затем — «Дополнительные операции».
3. Выбрать операцию выполнения чека коррекции.
4. Указать тип оплаты.
5. Ввести сумму.
6. Выбрать тип коррекции: самостоятельно или по предписанию ФНС.
7. Указать причину коррекции. Нажать ОК.

Далее кассир составляет акт либо служебную записку для налоговой службы. В документе указывает причину ошибочной операции.

Реквизит «количество кассовых чеков» в отчете о закрытии смены включает данные о числе документов коррекции с признаком расчета «Приход» и «Расход». Отдельной строкой не выводится. Чек коррекции может не отразиться в отчете о закрытии смены, если при его формировании произошел сбой в работе ККМ.

Как снять Z-отчет по кассе

Перед тем как снять Z-отчет по кассе, нужно ознакомиться с инструкцией к устройству. Формирование документа зависит от модели ККТ. Отчета о закрытии смены нужен, чтобы:

• отобразить все операции за смену;
• подвести итоги по обороту наличных за рабочий день;
• систематизировать данные для сохранения в памяти ККТ.

Если не снять отчет в течение 24 часов от момента открытия смены, ККТ блокируется. Нарушение обязательно заметит налоговая — ее об этом уведомит ОФД.

Как снять отчет о закрытии смены на ККТ Эвотор

Смарт-терминал Эвотор — устройство для проведения расчетов согласно требованиям 54-ФЗ. Кассовый аппарат обеспечивает учет финансовых потоков, отличается простотой установки, дает возможность работать в системе ЕГАИС, формирует разные формы отчетностей. Как снять отчет о закрытии смены на кассовом аппарате Эвотор:

1. В меню выбрать раздел «Отчеты» → «Кассовый отчет».
2. На экране отобразятся продажи, возвраты, изъятия и внесения средств, количество денег на начало дня. Нажать на кнопку «Закрыть смену».
3. В следующем окне нажать «Распечатать отчет».

Откроется окно с нулевым счетом.

Подключение к ОФД

1 800 ₽

Быстрый просмотр

Оказываем удаленно

Регистрация кассы в ФНС

2 400 ₽

Быстрый просмотр

Как сделать отчет о закрытии смены на разных кассах

В зависимости от модели кассового аппарата, для формирования документа предназначены разные комбинации кнопок. Расскажем, как сделать отчет о закрытии смены на разных ККМ.

«Меркурий 185Ф»:

1. Нажать несколько раз на кнопку «РЕЖ». На индикаторе должна появиться надпись «Отчеты ФН».
2. Выбрать «ИТ», затем войти с правами администратора, ввести пароль. По умолчанию секретный код — 22.
3. После появления надписи «Закрыть смену» нажать на кнопку «ИТ».

«Меркурий 180Ф»:

1. Несколько раз нажать «АН/РЕ». На индикаторе отобразится надпись «Отчеты ФН».
2. Выбрать «ИТ», ввести 22 (пароль администратора).
3. Выбрать «Закрыть смену», а потом на кнопку «ИТ».

«Орион 110Ф»:

1. Несколько раз нажать на кнопку «Режим».
2. На экране появится надпись «Выбор 3».
3. Два раза нажать на кнопку «Итог».

«Пионер 114Ф»:

1. Выбрать в окне режимов «Отчеты ККТ».
2. Нажать «Ввод».
3. Выбрать «Закрытие смены».
4. Дважды нажать «Ввод».

Если у вас другая касса, используйте инструкцию от производителя (идет в комплекте).

Z-отчет по кассе: образец

По внешнему виду отчеты о закрытии смены, сформированные на разных ККМ, мало чем отличаются — содержат обязательные реквизиты. Но небольшие отличия все-таки существуют. Образцы Z-отчетов по кассе с ФФД 1.05 и ФФД 1.1 представлены ниже.

А это — образец отчета по счетчикам итогов смены (реализован в ФФД 1.1). В нем печатаются ненулевые счетчики за смену: текущую (если она открыта) или последнюю закрытую (если закрыта).

Далее — образец отчета по счетчикам итогов смены (только для ФФД 1.1), информация о которых сохранена в ФН, за весь период после регистрации ККТ в ФНС:

Подытожим: что такое Z-отчет по кассе? Это документ, формируемый ежедневно в конце рабочей смены. В нем содержатся данные о проведенных операциях за день. После печати отчета кассир закрывает смену и гасит денежные регистры.