Чтобы автоматизировать расчеты с покупателями в соответствии с ФЗ № 54 (далее — Закон), необходимо установить онлайн-кассу. Но это еще не все. Устройство должно отправлять электронные чеки в ФНС в режиме онлайн. Делается это не напрямую, а через оператора фискальных данных. Если говорить простыми словами, что такое ОФД, то это промежуточное звено между пользователем кассы и налоговой инспекцией, которое играет роль посредника. Разбираемся, в чем специфика его деятельности и для чего он нужен.
ОФД: что это такое и кто с ним должен работать
ОФД — это организация, которая имеет официальное разрешение на обработку фискальных данных в соответствии с Законом, выданное налоговой службой. Главные задачи оператора — получать от ККТ фискальные чеки, БСО и отчеты в цифровом виде, обрабатывать их, перенаправлять в ФНС и хранить в течение 5 лет.
Функции ОФД
Обязанности операторов фискальных данных регламентированы п. 2 ст. 4.5 Закона. Рассмотрим подробнее, что такое ОФД и какие функции он выполняет:
- получает данные от ККТ в режиме онлайн и обрабатывает их;
- ежедневно отправляет данные, принятые от кассы, в ФНС;
- предоставляет налоговой службе доступ к фискальным данным (ФД) в любое время по запросу;
- защищает ФД, исключая утечку и потерю информации;
- предотвращает доступ третьих лиц к ФД;
- исключает вероятность изменения, блокирования и уничтожения фискальных данных;
- осуществляет резервное копирование информации;
- сообщает в ФНС о факте заключения и расторжения договоров с владельцами кассовых аппаратов;
- отправляет электронные копии чеков клиентам на email или по номеру телефона (при наличии соответствующего соглашения с владельцем ККМ).
Для оказания услуг ОФД должен использовать собственный веб-сайт с указанием контактной информации, серверное оборудование и другие технические средства для обработки, защиты и хранения данных.
Кто должен взаимодействовать с ОФД
Согласно Закону (ст. 1.2), онлайн-кассы для регистрации расчетов с покупателями должны использовать частные предприниматели и организации в сферах:
- розничных продаж;
- обслуживания;
- общественного питания;
- онлайн-торговли;
- вендинга.
Они должны заключить договор обслуживания с ОФД, чтобы отправлять данные в ФНС в режиме онлайн. Иначе не смогут работать с кассами в соответствии с законодательством. Эти требования распространяются почти на весь бизнес, а также на бюджетные учреждения, оказывающие платные услуги.
Кто не обязан сотрудничать с ОФД
Работать без заключения договора с ОФД могут все хозяйствующие субъекты, которых Закон освобождает от использования ККТ. В этот список попали следующие виды деятельности:
- продажа бумажных газет и журналов;
- торговля ценными бумагами;
- обеспечение питанием учащихся и сотрудников образовательных учреждений;
- разносная торговля с рук, ручных тележек, корзин;
- торговля на открытых рынках, ярмарках и в выставочных комплексах;
- ремонт и покраска обуви;
- изготовление галантереи;
- услуги по уходу за инвалидами, пожилыми и детьми;
- услуги носильщиков на вокзалах;
- продажа изделий народного художественного промысла;
- реализация бахил и др.
Все сферы бизнеса, в которых можно не использовать ККМ, перечислены в ст. 2 Закона. Обязанность использования ККМ не зависит от налогового режима и формы собственности. В конце июня 2021 года закончилась последняя отсрочка по установке касс для отдельных «частников», работающих без наемного персонала. С этого момента все ИП на ПСН, ЕСХН, УСН и ОСНО обязаны проводить расчеты с клиентами только через кассу, даже если работают в одиночку, оказывают услуги и продают товары собственного производства. Сегодня работать без ККМ могут только физлица и ИП, зарегистрированные в качестве самозанятых на спецрежиме НПД (налог на профессиональный доход). Так как кассу использовать не надо, соответственно, и услуги ОФД тоже не понадобятся.
Бизнес в отдаленных и труднодоступных местностях
Если предприниматель осуществляет торговлю или оказывает услуги в труднодоступных населенных пунктах, применение ККМ не требуется (п. 3 ст. 2 Закона). Список таких местностей определяет региональная власть.
Если деятельность ведется в в селах и деревнях, где нет интернета, ККМ используется в автономном режиме, то есть без подключения к сети. Продавец обязан пробить чек за каждую продажу и отдать его клиенту, при этом можно не отправлять ФД в налоговую службу в режиме онлайн. Договор с ОФД в данном случае тоже не нужен.
ОФД: актуальный список фирм на сайте ФНС
Актуальный список фирм ОФД приведен на интернет-ресурсе ФНС. В него входят юрлица, получившие соответствующее разрешение. По состоянию на IV квартал 2021 года список операторов включает 18 организаций.
Сведения об ОФД, зарегистрированных в налоговой, представлены в табличном виде, где помимо названий организаций, указаны ИНН и даты выдачи разрешений на обработку ФД. Каждая компания предлагает клиентам несколько тарифных планов с разными сроками обслуживания. Также можно оформить готовое предложение с дополнительными услугами, в том числе:
- передача чеков в систему «Честный ЗНАК»;
- отправка электронных ФД на email или абонентский номер.
Например, в «Платформа ОФД» доступно 7 тарифов:
- на 1 день (сервисный);
- на месяц;
- на квартал;
- на полгода;
- на год;
- на 15 месяцев;
- на 3 года.
Чем больше срок договора, тем ниже получается стоимость за месяц. Тариф на короткий период (день, месяц или квартал) подойдет для сезонного бизнеса.
Файл с перечнем ОФД и контактной информацией доступен для скачивания на сайте ФНС.
Регистрация в личном кабинете ОФД
Подключение к ОФД осуществляется удаленно без посещения офиса и без бумажной волокиты. Для этого потребуется усиленная квалифицированная электронная подпись (УКЭП). Если на предприятии нет УКЭП, ее можно приобрести в любом удостоверяющем центре, аккредитованном Минцифры по новым правилам. С 2022 года юрлицам и ИП нужно будет обращаться за УКЭП в УЦ ФНС или в УЦ Банка России, бюджетным организациям — в Федеральное казначейство.
Для использования электронной подписи в «Платформе ОФД» необходимо установить на рабочий стол программное обеспечение КриптоПро CSP или использовать USB-токен с единым клиентом JaCarta.
Процесс регистрации в личном кабинете разных ОФД предполагает примерно одинаковый порядок шагов. Рассмотрим, что нужно делать, на примере «Платформы ОФД»:
- Перейти на сайт организации, нажать кнопку «Войти в ЛК» и выбрать «Зарегистрироваться». Откроется форма «Создание учетной записи».
- Указать следующие данные: Ф. И. О., логин (номер телефона), email для подтверждения.
- Придумать пароль и кликнуть по кнопке «Зарегистрироваться». На указанный телефон придет SMS с кодом подтверждения, а на email — письмо со ссылкой для завершения регистрации.
- Перейти по ссылке. Появится окно.
- Подтвердить учетную запись, используя сертификат ЭП.
- Заполнить данные профиля. После подтверждения ЛК с помощью электронной подписи информация о компании выгружается автоматически.
- Завершить регистрацию нажатием соответствующей кнопки.
В результате пользователь получает доступ к следующим разделам:
| Бизнес | Содержит аналитическую информацию по выручке, позволяет контролировать кассовые аппараты, проводить сравнительный анализ оборота между несколькими ККТ |
| Магазины | Здесь владелец кассовых аппаратов может просматривать структуру организации в разрезе зарегистрированных ККТ в подразделениях |
| Кассы | Пользователи добавляют ККТ в личный кабинет, контролируют состояние кассовых аппаратов (открытие и закрытие смены, ресурс ФН и другое). Можно поставить кассу на учет в ФНС |
| Чеки | Можно осуществлять поиск и просмотр конкретного кассового чека или нескольких по известным параметрам, получать информацию по суммам продаж, формировать выгрузку различных отчетов |
| Учет марок | Предназначен для работы с маркированными товарами |
| Аналитика | Позволяет формировать отчеты по параметрам: кассы, чеки, продажи |
| Профиль | Можно изменить реквизиты предприятия, установить новый пароль и создать дополнительные аккаунты, привязанные к одному номеру телефона |
| Документы | Здесь отображаются все соглашения, заключенные между клиентом и ОФД |
| Сотрудники | Предназначен для добавления новых сотрудников и управления доступом |
| Лицевой счет | Можно посмотреть состояние баланса, создать счет на оплату, проверить статус зачисления после нее, приобрести и активировать подписку для ККТ |
| Сервис и услуги | Пользователи могут подключить дополнительные услуги, оформить кассу в аренду и заказать ФН |
Все инструменты ЛК будут доступны пользователю после оплаты подписки.
Оплата услуг оператора фискальных данных
Как правило, ОФД используют предоплатную систему платежей. После выбора тарифа необходимо внести средства и активировать подписку. Стоимость услуг у всех организаций примерно одинаковая, отличается только количество пакетов и дополнительных сервисов. Способы оплаты услуг оператора фискальных данных:
- за счет денежных средств с баланса ЛК (его можно пополнить переводом с расчетного счета или карты);
- банковской картой (моментальная оплата);
- по уникальному коду активации.
Для пополнения баланса счета необходимо сформировать соответствующий документ в ЛК. Например, в «Платформе ОФД» эта операция осуществляется в разделе «Лицевой счет» («Баланс» → «Пополнить баланс» → «Счет на оплату»). В открывшемся окне нужно указать сумму платежа и нажать кнопку «Скачать». Сформируется счет на оплату в формате .docx. После внесения средства поступят на баланс в течение 3 дней.
Пополнение посредством карты предполагает такой же порядок действий, но в выпадающем меню нужно выбрать пункт «Банковская карта». Система перенаправить пользователя на страницу сервиса по приему онлайн-платежей. В форме необходимо указать реквизиты карты и нажать «Оплатить». Денежные средства будут моментально зачислены на баланс личного кабинета.
Далее подробно рассмотрим оплату по коду активации ОФД: что это такое и где его взять.
Код активации ОФД: что это
Код (ключ) активации — уникальный набор символов, который позволяет моментально «включить» услуги ОФД на определенный период. Его можно получить двумя способами (выбор зависит от конкретного оператора):
- оплатить любую услугу на сайте ОФД;
- купить скретч-карту.
Для покупки подписки по ключу активации в «Платформе ОФД» необходимо выполнить следующие действия:
- Перейти в раздел «Лицевой счет» → «Оплата ККТ».
- Из списка с помощью фильтров выбрать онлайн-кассу, на которую нужно приобрести подписку, и отметить ее флажком.
- В поле с ККТ кликнуть «Ключ активации».
- В открывшемся окне ввести код и выбрать команду «Активировать».
В результате пользователь получает доступ ко всем функциям ОФД.
Как происходит передача данных через ОФД
Онлайн-касса формирует чеки, отчеты о регистрации, открытии и закрытии смены. Для настройки автоматической передачи данных ОФД кассовый терминал подключают к интернету по кабелю Ethernet или беспроводным каналам (Wi-Fi, 2G/3G/4G). Алгоритм обмена данными в режиме онлайн выглядит так:
- Покупатель вносит оплату, кассовая программа формирует транзакцию и отправляет данные в фискальный накопитель (ФН).
- ФН записывает чек в памяти, формирует для него фискальный признак и отправляет обратно в кассовую программу.
- Сведения о платежной операции передаются на сервер ОФД.
- ОФД отправляет подтверждение о получении ФД на кассу.
- ККМ печатает бумажный чек покупателю.
Вся цепочка занимает несколько секунд. Документ, поступивший оператору, хранится в базе в течение 5 лет.
Перерегистрация кассы с заменой ФН через ОФД
В личном кабинете ОФД пользователь может не только поставить кассу на учет, но и перерегистрировать ее (с заменой ФН или без нее). Процедура гораздо проще, чем на сайте ФНС, так как данные из отчета о закрытии ФН не придется вводить вручную (если касса добавлена в ЛК, они заполняются автоматически). Пользователю «Платформы ОФД» необходимо пройти следующие шаги:
- Перейти в ЛК, выбрать раздел «Кассы» → «Регистрация в ФНС» → «Перерегистрация».
- Из выпадающего списка выбрать кассу, которую нужно перерегистрировать, и нажать «Далее».
- Если нужно скорректировать информацию о ККТ — нажать на кнопку «Изменить данные кассы». После внесенных правок откроется новая заявка на перерегистрацию.
- Выбрать причину — замена фискального накопителя.
- После формирования отчета о закрытии ФН можно заполнить данные автоматически, нажав кнопку.
- Ввести данные нового фискального накопителя.
- Сформировать отчет об изменении параметров на кассе.
- Нажать «Отправить» и подписать заявку с помощью УКЭП.
В меню можно отслеживать статус заявки. Если ФНС ее подтвердит, перерегистрация прошла успешно. В окне заявки станет доступна для загрузки «Карточка перерегистрации ККТ».
Как закрыть договор с ОФД
Пользователь имеет право в любой момент расторгнуть договор с ОФД без объяснения причин. Такая возможность предоставляется в ЛК оператора. Интерфейс на сайтах организаций разный, но раздел «Документы» и вкладка «Договоры» предусмотрены на каждом онлайн-ресурсе.
Заявку на расторжение договора можно подписать электронной подписью и отправить онлайн прямо из личного кабинета. Если на балансе остались средства, необходимо составить заявление на возврат и прислать его в бумажном виде на почтовый адрес оператора (такие условия действуют почти у всех компаний).
Перед тем как закрыть договор с ОФД, необходимо выбрать организацию на замену, чтобы подключиться в кратчайшие сроки и не допустить простоя кассы. После смены оператора придется перерегистрировать ККТ в ФНС. Менять фискальный накопитель при этом не придется.
Если оператора лишили лицензии, касса может функционировать в автономном режиме. Все данные фиксируются в ФН, но у пользователя есть 20 дней, чтобы подключиться к новому ОФД и передать информацию в налоговый орган.
Наша компания выполняет полный комплекс услуг по автоматизации розничной торговли, в том числе: установку и настройку ККТ, удаленную регистрацию в ФНС, подключение к ОФД и многое другое. Доверив эти задачи нам, вы значительно сэкономите время и избавите себя от возможных проблем на этапе внедрения. Закажите звонок и получите бесплатную консультацию!
