Как зарегистрировать онлайн-кассу самостоятельно: пошаговая инструкция

Изменения в законе «О применении ККТ» поменяли как порядок работы с кассовым оборудованием, так и процесс его регистрации в налоговых органах. Многие группы предпринимателей, ранее освобожденные от обязанности применения онлайн-касс, до июля 2019 года должны зарегистрировать их в ИФНС.

Согласно новой редакции закона, существует 2 способа пройти регистрацию ККМ в инспекции: через интернет или при личном посещении, как раньше. Второй способ подразумевает и направление документов почтой, и передачу их через представителя (в последнем случае потребуется доверенность, заверенная нотариусом). При этом дистанционная регистрация займет меньше времени и упростит весь процесс. Далее в статье мы рассмотрим, как поэтапно зарегистрировать онлайн-кассу самостоятельно.

Как подать заявление, чтобы самому зарегистрировать кассу онлайн?

Обязательным условием для удаленной регистрации в первую очередь является открытие личного кабинета на сайте ФНС (nalog.ru). Без него подать заявление и пройти остальные этапы процедуры невозможно. Кроме того, потребуется также:

• Получить электронную подпись: без квалифицированной ЭЦП нельзя пользоваться личным кабинетом, а также подписать заявление для последующей регистрации оборудования. Оформить подпись нужно через оператора, аккредитованного Минкомсвязи центра.
• Иметь кассовый аппарат с фискальным накопителем (ФН): он должен полностью соответствовать положениям закона 54-ФЗ от 22.05.2003.
• Оформить договор с оператором (ОФД): это юридическое лицо, которое занимается приемом и обработкой информации, полученной с кассового оборудования, затем направляет ее в налоговую. ОФД обязательно должен быть внесен в реестр налоговой инспекции.

После выполнения этих условий нужно приступить к оформлению заявления. В личном кабинете зайдите в раздел «Учет контрольно-кассовой техники», найдите кнопку регистрации ККМ и перейдите в списке на пункт для оформления заявления. В форму нужно внести следующую информацию:

1. Адрес места, где стоит оборудование. Эти сведения загружаются из адресного реестра, поэтому иногда обнаруживается, что конкретный адрес в списке отсутствует. Добавить его самостоятельно невозможно, поэтому в такой ситуации требуется обращение в местные органы власти. Лишь после внесения адреса в реестр появится возможность делать запрос в налоговую.
2. Наименование места установки техники. Если она будет находиться в помещении, нужно указывать его назначение. Это может быть киоск, магазин, развлекательное заведение и т.д. Если устройство предназначено для интернет-магазина, вписывается адрес сайта. Когда ККТ требуется для размещения в транспортном средстве, следует вписать его марку и номер.
3. Модели и заводские номера оборудования. В соответствующем поле выбирается модель ККМ и ФН из списка, а номер можно узнать в паспорте устройств. Заводской номер аппарата указан на корпусе. При написании номера ФН проверяется его наличие в Государственном реестре. Если номер там не обнаружен либо введен неправильно, пользователь получит сообщение об ошибке.
4. Назначение ККТ. Оно зависит от направления деятельности предпринимателя или компании. Так, владельцы вендинговых автоматов указывают, что ККМ находится в составе автоматического устройства для расчетов, а интернет-магазины выбирают пункт о том, что оборудование будет применяться для расчетов в Интернете. Если назначения, соответствующего деятельности организации, не обнаружено, в пункте ничего заполнять не стоит.
5. ОФД. Требуется указать оператора, с которым у налогоплательщика заключен договор.
   После заполнения данных остается закрепить электронную подпись. Владельцу личного кабинета придет сообщение о том, что его запрос добавлен, а также ссылка для просмотра всех документов, отправленных в инспекцию. Обычно спустя сутки после отправления заявления ККТ получает регистрационный номер, но теоретически документы могут рассматривать до 10 дней. РН остается неизменным на протяжении всего срока эксплуатации аппарата.

Дополнительные нюансы

В 2017 году в закон «О применении ККТ» были внесены поправки, в результате которых большинство ИП и компаний обязаны были перейти на применение онлайн-касс до июля 2018 года. А предприниматели, получившие отсрочку до июля 2019 года, теперь должны знать, как поставить онлайн-кассу на учет самостоятельно, чтобы зарегистрировать ее к этому сроку. Исключение, согласно второму пункту Закона, составляют владельцы малого бизнеса, которые занимаются:

• торговлей напитками и молочной продукцией из цистерн;
• торговлей мороженым;
• торговлей периодикой в киосках;
• поставкой питания в образовательные учреждения;
• продажей церковной атрибутики;
• продажей товаров на ярмарках и прилавках;
• продажей овощей и фруктов вразвал;
• торговлей едой вразнос;
• продажей облигаций и акций;
• продажей транспортных билетов.

Предприниматели, оказывающие некоторые виды услуг, также бессрочно освобождены от необходимости регистрировать ККМ. В список включены ИП, которые:

• занимаются ремонтом обуви;
• сдают жилье;
• занимаются изготовлением ключей;
• владеют фотоателье;
• занимаются спилом деревьев;
• обрабатывают земельные участки;
• оказывают услуги няни/сиделки.

В отдельную категорию следует выделить ИП, ведущих деятельность в труднодоступных районах, вдали от коммуникационных сетей. Перед тем как самим зарегистрировать кассу, на сайте они должны выбрать ее назначение, указав, что аппарат будет использоваться для работы только в автономном режиме. Это означает, что действующие в труднодоступных регионах магазины должны применять ККТ с фискальным накопителем, но офлайн и без договора с ОФД.

Что касается владельцев интернет-магазинов, то 54-ФЗ обязывает зарегистрировать ККТ к 1 июля 2019 года не всех предпринимателей. Исключение составляют следующие случаи:

• Интернет-магазин работает исключительно с хозсубъектами, а не с физическими лицами, то есть в его деятельности предполагается только безналичный расчет.
• Покупателям выдаются чеки не самим магазином, а курьерской службой, организующей доставку для него.
• Оплата магазину проводится наложенным платежом, тогда как товары ИМ направляет клиентам по почте. В данном случае использование кассового аппарата и выдача чеков не являются обязательным условием.

Как поставить онлайн-кассу на учет самостоятельно: фискализация и регистрация

Когда кассовый аппарат получает регистрационный номер, можно переходить к этапу фискализации. На этой стадии рекомендуется открыть в разных окнах все данные по технике и уведомление о присвоении номера регистрации. Далее действия должны происходить по следующей схеме:

1. Запустить утилиту фискализации, которая предоставляется производителем ФН. Определение кассовой машины произойдет автоматически при подключении по USB к компьютеру, в других случаях нужно перейти в настройки подключения, затем нажать на кнопку регистрации.
2. Важно сверить время и дату. Если они совпадают с временем и датой на компьютере, можно переходить к следующему пункту, если отличаются – синхронизировать их.
3. Далее необходимо ввести данные по кассовой технике и информацию из уведомления о номере регистрации. Их удобнее скопировать из соответствующих вкладок, чтобы не допустить ошибку.
4. Следующим шагом является ввод параметров ОФД.
5. После этого нужно указать систему налогообложения. Из списка можно выбрать несколько пунктов одновременно.

Оказываем удаленно

Регистрация в ФНС

2 400 ₽

Быстрый просмотр

Подключение к ОФД на 12 месяцев

1 800 ₽

Быстрый просмотр

Электронная подпись

1 500 ₽

Быстрый просмотр

Если во внесенных данных есть ошибка, можно вернуться на предыдущие вкладки для ее исправления. Если вся информация заполнена верно, нужно нажать на кнопку «Выполнить». Тогда на чековой ленте распечатается отчет. Для завершения процесса нужно перейти в личный кабинет, нажать на соответствующую кнопку и заполнить форму отчета, пользуясь информацией с чека.

Законом предусмотрены сутки для внесения фискального признака в личный кабинет после процедуры фискализации. Необходимо проверить, чтобы дата и время на чеке совпадали с теми же данными в форме. После проверки данных следует нажать на кнопку подписи и отправки.

Затем в личном кабинете можно увидеть электронную карточку. Можно сказать, что ККТ легализована, поскольку именно день выдачи этой карточки считается днем регистрации ККМ в налоговой. В случае необходимости инспекция также предоставляет бумажный аналог карточки, а при ее утере – дубликат.

Финальным шагом является регистрация оборудования в ОФД. В личном кабинете оператора нужно открыть вкладку кассы и пункт ее подключения, а во вкладке регистрации – заполнить поля, пользуясь информацией из отчета. После сохранения введенных данных пользователю придет сообщение, что регистрация в ОФД выполнена.

Штрафы

Согласно закону 54-ФЗ, штрафы ИП в 2019 году предусмотрены в случаях:

• Если предприниматель, обязанный зарегистрировать ККМ, ведет свою деятельность без ее использования. Тогда размер штрафа может составить до половины от выручки ИП, при этом не меньше, чем 10 тысяч рублей.
• Если клиент запросил чек от предпринимателя в виде SMS или по электронной почте, но не получил его. Размер штрафа может быть 10 тысяч рублей и больше.
• Если ККТ по каким-либо пунктам не удовлетворяет требованиям, предъявляемым законом. Тогда штраф составит 3 тысячи рублей.
• При первом нарушении закона может последовать только устное предупреждение. В следующий раз налоговая инспекция вправе приостановить деятельность организации на 3 месяца, а штраф — вырасти до 30 тысяч рублей.

Но важно знать, что штрафа за незарегистрированную ККТ можно избежать, если задержка произошла по вине поставщика оборудования, в результате чего предприниматель не имел возможности начать работу. Необходимо предоставить соответствующие документы, включая договор с поставщиком и подтверждение оплаты кассового оборудования.

Вам будет интересно: Какие штрафы в работе с кассой предусмотрены для ИП

Как зарегистрировать кассу самостоятельно при личном посещении ИФНС

Кроме процедуры удаленной регистрации, действует и старый способ – в отделении налоговой. Как зарегистрировать кассу самостоятельно таким образом?

Раньше особенности процедуры для ИП и компаний различались, но теперь они одинаковы: система регистрации касс общая, поэтому допускается направлять заявление в любой налоговый орган.

Для заявления нельзя заполнять бланк старого образца, поскольку в нем нет некоторых полей для записи сведений о технике. Следует распечатать и заполнить бланк по форме КНД-1110061.

Рекомендуется иметь при себе паспорта устройств для правильного заполнения, несмотря на то, что они не числятся в списке обязательных для предоставления документов. При личном посещении налоговой процедура занимает 5 рабочих дней после подачи заявления.

Как подключить онлайн-кассу самостоятельно

Перед тем, как подключать онлайн-кассу самостоятельно, следует ознакомиться с инструкцией к ней – в бумажном варианте или на сайте производителя, скачать нужные драйвера для оборудования и провести их установку на компьютер. Затем в большинстве случаев аппарат подключают к компьютеру с помощью USB.

Разные виды касс требуют разных способов подключения и настройки:

• Автономные аппараты позволяют вносить в них примерно 10 тысяч позиций, которые сохраняются в памяти устройства посредством отдельного приложения. Для отражения позиции в чеке необходимо набрать ее цифровой код.
• Фискальные регистраторы, подключаемые к терминалам или компьютерам, как принтеры. Для поддержки такого вида касс можно обратиться к производителю ПО, чтобы правильно настроить товароучетную систему.
• Готовые комплекты со встроенной товароучетной системой, которые не требуют подключения к компьютеру. Перед началом эксплуатации необходимо ввести в аппарат список товаров, загрузив его из Excel либо облачного хранилища.

Когда кассовая техника установлена, можно печатать первый чек. Следует проверить, отображены ли все необходимые данные на нем и зафиксирована ли продажа: на сайте оператора в личном кабинете должны появиться данные о проведенной операции.