Автоматизация торговли на предприятии «Юг-торг» Херсонской области: «Учет и склад у нас теперь живые. Мы видим ситуацию по продажам, можем контролировать любой участок»
«Юг-торг» — компания, которая специализируется на оптовой и розничной торговле продуктами питания. Ассортимент включает охлажденное и замороженное мясо, бакалею, колбасные изделия, упакованную воду, соки и молочную продукцию. Еще одно направление — продажа товаров для личной гигиены.
Компания работает на территории Херсонской области. В этом регионе открыто 7 торговых точек розничной сети «Юг-торг». В числе оптовых клиентов — многочисленные магазины в разных населенных пунктах области. Их обслуживанием занимаются выездные сотрудники (торговые представители) компании.
На момент обращения в розничных точках предприятия были установлены старые программы для торговли. Возникали проблемы с выгрузкой документов на это программное обеспечение из 1С. Процедура занимала до 15 минут.
Нужно было внедрить актуальное программное обеспечение во всех магазинах сети и настроить обмен с 1С, чтобы процесс выгрузки товаров был более простым и быстрым.
Какие задачи обозначил владелец бизнеса:
- внедрить программу для ведения оперативного, бухгалтерского и управленческого учета;
- автоматизировать процесс инвентаризации и другие складские операции;
- сократить ошибки, излишки, недостачи и пересортицу;
- установить торговую программу и фискальные регистраторы на рабочих местах кассиров в розничных точках;
- настроить обмен данными между складской и кассовой программой.
Какие работы мы выполнили:
- Проанализировали бизнес-процессы компании, обсудили потребности и пожелания клиента.
- Внедрили программу «1С:Управление нашей фирмой» («1С:УНФ») для автоматизации складского, регламентированного и управленческого учета.
- Автоматизировали процесс обработки заказов на складе.
- Разработали форму документа для проведения инвентаризации в торговых точках.
- Установили кассовую программу Frontol на рабочих местах продавцов в магазинах розничной сети.
- Интегрировали учетную программу с кассовым программным обеспечением и приложениями «Агент Плюс», используемыми торговыми представителями.
Результаты автоматизации:
- Торговые процессы в розничных точках автоматизированы с помощью нового программного обеспечения и оборудования.
- Ускорился обмен информацией между оптовым складом и розничными точками.
Татьяна, бухгалтер: «С предыдущей программой обмен информацией занимал очень много времени. Например, чтобы добавить товары, отгруженные на нашу розничную точку, нужно было потратить 15 минут. То есть мы отгрузили, им выписали накладные, товар поехал, а мы из 1С выгружаем товары в программу, которая в магазине стояла. Сейчас нам установили Frontol, и данные выгружаются мгновенно».
- Настроен процесс обработки заказов для оптовых покупателей.
«Торговые агенты берут заказы, эти заказы мы раздаем по складам, кладовщики их собирают. На основании этих заказов мы формируем расходные накладные, которые экспедиторы берут с собой при транспортировке товаров».
- Автоматизирован процесс инвентаризации в розничных точках. Повысилась скорость и точность учета.
Татьяна, бухгалтер: «Мне нужна была инвентаризация, чтобы исходила из магазина. Сотрудники торговых точек, не видя плановых остатков, пересчитывают товары в магазине и вносят фактическое количество в программу. Документ выгружается в 1С, и мы уже видим реальные отличия, недостачи и излишки. Инвентаризация полностью автоматизирована. Штучный товар сканируется сканером. Весовой товар взвешивается на весах, и результаты вводятся в программу».
Бухгалтер«Все началось с того, что я нашла вас в интернете, написала, и со мной сразу связался менеджер. Описала суть вопроса, что мы хотим. Первым делом запустили программу для учета и бухгалтерии, чтобы начислить людям зарплату, посчитать налоги, вести приход, расход и так далее. Потом снова связались с менеджером по видеосвязи, обсудили следующий этап работы. Пошла оценка всех процессов, которые хотелось видеть. Оценка и внедрение. Подключались специалисты по отдельным веткам учета, скажем так. Все проходило более-менее гладко, больше всего нас затормозила инвентаризация в розничных точках. Это очень долгий процесс, нужно было создать форму документа, чтобы выгружать результаты проверок в нашу учетную программу. В итоге добились мы этого результата. Печатный документ сформировали такой, как нужен, его не было в природе. Все сделали в итоге. Долго, мучительно, но получилось отлично.
По результатам могу сказать, что учет и склад теперь у нас живые. В любой момент можем видеть остатки на торговых точках, контролировать продажи как в магазинах, так и на оптовом складе. То есть это контролируется расчетами с поставщиками и подрядчиками, с покупателями. Это живая бухгалтерия. Мы видим ситуацию, можем проанализировать любой участок: финансовый, товарный, продажный и так далее. Работу торговых агентов видим, можем проанализировать. Это очень важно. Без этого мы бы не могли дальше двигаться и развиваться».
