Обзор «1C:Документооборот 8»
«1С:Документооборот 8» — система электронного документооборота (СЭД) на платформе «1С:Предприятие 8». Используется для автоматизации делопроизводства.
Сферы применения: внутри- и межкорпоративный документооборот.
«1С:Документооборот 8» — что это такое и зачем он нужен
«1С:Документооборот 8» — ECM-система контроля над документами, деловыми процессами, проектами, задачами и групповой работой. Позволяет регламентировать деятельность компании.
ECM (enterprise content management) — управление корпоративным контентом.
СЭД обеспечивает полный цикл обработки документов. У решения нет отраслевой принадлежности — все зависит только от масштабов деятельности компании.
Возможности «1С:Документооборот 8»
Разработчик предусмотрел 7 функциональных блоков групповой работы, запуска и прослеживания бизнес-процессов.
Договорная и проектная работы
- Создавайте контракты и сопутствующие документы — по шаблонам и связям с другими файлами.
- Прослеживайте договорные процессы.
- Контролируйте выполнение обязательств и наличие сопроводительной документации.
- Настраивайте автопродление с учетом сроков действия условий отдельных пунктов контракта, этапов выполнения связанных задач.
- Подключайте автопрослеживание отправки договора на подпись контрагенту.
Система поддерживает полный цикл обработки контракта — от подготовки до выполнения обязательств (по нему) или расторжения.
Планирование и реализация проектов
- Включайте в проектные планы иерархические списки задач. Для каждой из них можно назначить срок исполнения.
- Используйте автонастройку расчета календарного плана. В основе — сведения о проекте, включая даты рабочих событий и ограничения, которые вносит составитель.
- Работайте с планами проектов, загруженных из MS Project.
- Корректируйте задачи на любых этапах исполнения — от планирования до анализа трудозатрат.
- Выбирайте удобные способы просмотра сведений, связанных с задачей. Данные могут быть иллюстрированы с помощью диаграммы Ганта или отформатированы в нескольких колонках (в перечне).
Подготовка договора по шаблону
- Используйте карточки — вносите в них сведения о документе.
- Работайте со стандартным набором — по 75 реквизитам.
- Создавайте новые атрибуты — собственные.
В карточке есть доступ ко всем файлам, связанным с контрактом.
Автозаполнение договора
- Формируйте документ на основе сведений из реквизитов карточки.
- Загружайте файлы MS Word и Open Office. Предусмотрено автозаполнение полей документа данными из реквизитов карточки.
Для создания правил автозаполнения договора есть удобный конструктор.
Согласование договора
- Параллельное — проводится несколькими сотрудниками одновременно.
- Последовательное — выполняется работниками по очереди.
- Смешанное — сочетает оба типа.
- По условию — если проверил один сотрудник (например, секретарь), то может и другой (бухгалтер).
По результатам печатайте «Лист согласования».
Многосторонние договоры
- Ведите списки лиц, с которыми заключили один и тот же договор.
- Включите соглашение в шаблоны, если оно переподписывается через время (продлевается).
- Находите нужные контракты, в том числе и многосторонние, по корреспонденту — клиенту, контрагенту или партнеру.
Контроль возврата и передачи договора контрагенту на подпись
- Указывайте ожидаемые даты возврата. Состояние документа прослеживается в системе автоматически. Ответственный работник получает уведомление, если договор не подписан и не возвращен контрагентом в срок.
- Контролируйте наличие скан-копий оригиналов документов, связанных с контрактом. Сотрудники, которые обязаны их представить, получают уведомления.
Автопродление договора:
- с учетом периода действия;
- прослеживанием правил пролонгации;
- отправкой уведомлений ответственным работникам об окончании срока его действия.
При необходимости изменяйте срок действия контракта вручную.
Анализ договорной работы
- Списки контрактов за заданный промежуток времени.
- Перечни договоров, истекающих в ближайщие даты, с контактами контрагентов и/или партнеров.
- Отчеты с показателями сезонности и прочих особенностей бизнеса.
Управление документами
- Составляйте их согласно регламенту компании.
- Пользуйтесь образцами с реквизитами.
- Прослеживайте изменения версий каждого документа.
- Улучшайте качество подготовки.
- Узнавайте, где хранятся бумажные экземпляры.
- Сканируйте нужную документацию.
Учет корреспонденции
- Просматривайте входящие/исходящие документы, загружая их не по одному, а списками.
- Сортируйте и объединяйте ее по заданным критериям: по отправителю или типу.
- Пользуйтесь поиском из списка.
- Отправляйте документы на исполнение.
- Распечатывайте их.
- Отсылайте по электронной почте.
Контроль исполнения
- Указывайте статусы — от согласования до исполнения — вручную или настройте их присвоение документу автоматически.
- Запрещайте остальным сотрудникам менять статусы (если нужно).
Доступные поля (для заполнения) и команды (для выполнения) настраиваются по состоянию документа.
- Работайте с обращениями клиентов и следите за подготовкой ответов на них уполномоченными работниками.
- Контролируйте своевременный возврат документа, который находится у контрагента, отправителю — сотруднику компании, ответственному за ЭДО.
Отчеты формируются автоматически и направляются руководителю, например, к началу планерки.
Электронная подпись
- Подписывайте ЭП любые файлы.
- СЭД поддерживает КриптоПРО и ViPNet. Используйте их в одной базе — конфликтовать не будут.
Система «понимает» все виды ЭП: простую, усиленную неквалифицированную (УНЭП) и квалифицированную (УКЭП).
Сканирование и штрихкодирование
- Сканируйте документы вручную или через сетевой считыватель и заносите их в систему. Изображения маркируются как скан-копии.
- Находите нужные «картинки», используя опции полнотекстового поиска.
- Собирайте считанные страницы в файл формата .TIFF или .PDF в 1 клик.
В системе есть автосохранение настроек сканирования.
- Печатайте штрихкоды на заполненных документах, этикетках, чистых листах.
- Находите документы по штрихкодам.
- Добавляйте идентификаторы в файлы формата .DOC или .DOCX.
СЭД распознает любые коды, добавленные в документ.
Архивное хранение и поиск
- Закрывайте дела и отправляйте их в архив. СЭД проверяет сроки хранения документов.
- Используйте встроенный в систему шаблон печати «Опись дел» с областью для подписи уполномоченного сотрудника.
Документация не удаляется из архива — ее можно найти, проанализировать, собрать статистику.
Находите данные 3 методами:
- простым — по одному параметру;
- точным — по реквизитам (конкретного файла);
- полнотекстовым — по реквизитам и содержимому, включая скан-копии.
Управление процессами
- Настраивайте работу с документами, применяя типовые или уникальные процессы. Их запуск привязывается к бизнес-задачам.
- Маршрутизируйте нужные файлы. Объединяйте их в цепочки, чтобы выстроить последовательность работ и проследить иерархию процессов.
- Пользуйтесь автозапуском процессов — по шаблону.
Почтовый клиент
- Работайте с несколькими электронными ящиками — переходить в другие программы или браузер не нужно.
- Настраивайте правила для автообработки почты.
Учет и планирование рабочего времени
- Используйте личные и общие календари.
- Вносите в «Мой календарь» заметки как вручную, так и из писем, документов, задач, мероприятий, проектов и прочих файлов.
- Делайте повторяющиеся записи, например, каждый вторник с 11:00 до 11:30.
- Получайте автонапоминания обо всех заметках и событиях.
- Настраивайте интервалы времени для общения с коллегами.
- Работайте с календарями сотрудников.
Учет отсутствия работников
- Отмечайте сотрудников, которых нет на рабочем месте, — с учетом периода отсутствия и причины (больничный, командировка, отпуск).
- Ведите перечни заместителей — с замечаниями, которые помогают коллегам планировать работу.
- Подключайте автоуведомления персонала.
- Настраивайте правила, и система переадресует входящие письма на другой email.
- Ведите статистику отсутствий сотрудников — по календарю с отбором по дате; подразделению; за период.
Заметки в ежедневные отчеты могут добавляться как вручную, так и автоматически — достаточно включить хронометраж по документу или задаче.
Автоучет трудозатрат
- Указывайте реальные временные затраты на выполнение процесса/задачи, и система внесет их в ежедневный отчет. Есть автопривязка к проекту и виду деятельности.
- Используя отчеты, прописывайте меры по снижению трудозатрат.
- Анализируйте трудозатраты по типам работ, проектам, отделам в ежедневных отчетах сотрудников. Красным цветом выделяется суммарный период, не совпадающий со временем начала и окончания смены.
СЭД запрашивает данные о трудозатратах при выполнении задачи.
Проектный учет и контроль исполнения
- Учитывайте данные в разрезе проекта.
- Вносите сроки и исполнителей. «Исполнение» (как процесс) создается на базе проекта. При его запуске проводится автомаркировка связанной задачи как начатой, по завершении — как выполненной.
- Указывайте проект, к которому относятся мероприятия, процессы или файлы: документы, письма и прочие. В карточке есть переход к связанным объектам.
По всем запущенным процессам также можно прослеживать трудозатраты. Они отображаются в карточках проекта и связанных с ним задач.
Инструменты совместной работы
- Готовьте мероприятия: внутренние, внешние, протокольные.
- Назначайте место и время, составляйте программу, формируйте состав участников.
- Автоматизируйте полный цикл мероприятия — от подготовки до анализа результатов его проведения и выполнения принятых решений.
Организаторы высылают сотрудникам приглашения на форумы и совещания. Для протокольного мероприятия назначается куратор.
Бронирование помещений
- Ведите справочник территорий — этажей, комнат, складов.
- Подключите автоуведомления для всех предполагаемых участников.
- Резервируйте подходящие помещения. СЭД не дает назначить мероприятие дважды в одно и то же время.
Используйте регулярное бронирование по правилу. Например, для планерки: с 9:00 до 9:30. Система выполняет автоподбор помещения по заданным параметрам.
Проведение мероприятия
- Отмечайте участников и отсутствующих сотрудников.
- Указывайте планируемое время и фиксируйте реальное, в том числе потраченное на обсуждение каждого пункта программы или плана.
- Подводите итоги.
- Собирайте отзывы участников.
Форум
- Открывайте новые темы — берите их из карточки документа, события, мероприятия.
- Участвуйте в обсуждениях.
- Используйте полнотекстовый поиск.
- Назначайте права: только просмотра; доступа к чтению и комментированию тем в определенных разделах или ко всему форуму.
- Используйте опции для управления сообщениями: цитаты; приложения, файлы, схемы, фото; голосования.
- Подключите автоуведомления на email о новых темах и ответах на сообщения.
Берите в работу результаты обсуждений. Формируйте письма из форумных тем — для оповещения коллег об участии в голосовании (программа пришлет автоуведомление о новых ответах).
Доступ с различных устройств и системные требования
«1С:Документооборот 8» устанавливается на ПК. Системные требования:
- Windows XP/Vista/7/8;
- Intel Pentium IV или Celeron 2 800 и выше;
- оперативная память от 1 ГБ, рекомендуется от 2 ГБ;
- от 120 свободных МБ на жестком диске или SSD;
- USB-порт;
- SVGA-совместимый монитор.
Работать в конфигурации можно через браузер на смартфоне или планшете. Бесплатный клиент подключается за 5 минут. Мобильный «1С:Документооборот 8» загружается из магазинов Google Play, App Store.
Стоимость «1С:Документооборот 8» и итоги
Стоимость решения:
- «1С:Документооборот 8 ПРОФ» — 36 000 рублей;
- «1С:Документооборот государственного учреждения 8» — 117 600 рублей.
Собрались автоматизировать работу с документами? Выбирайте «1С:Документооборот 8». Это российский продукт — он не подпадает под санкции. Разработчик постоянно обновляет, активно развивает и дополняет решение. С «1С:Документооборот 8» вы будете уверены в сохранности документов, сможете сократить трудозатраты и время исполнения проектов и задач.
Отображать по: