Microsoft (далее – MS) Excel – мощнейшее приложение, входящее в пакет MS Office. Его часто используют в качестве товароучетного программного обеспечения (далее – ПО). Приложение разработано для управления данными, размещенными в электронных таблицах. С помощью ввода формул в табличные ячейки в приложении можно выполнять сложнейшие финансовые расчеты. Для пользователя открываются огромные возможности по автоматизации обработки данных.
Рабочие файлы Excel принято называть книгами. Состоят они, как правило, из нескольких листов, содержащих текстовые и графические элементы (например, диаграммы). Такая организация данных практически идеальна для создания прейскурантов (прайс-листов). Но можно ли использовать средства Excel и для печати, например, ценников непосредственно из приложения?
Поговорим об этом в статье.
Печать этикеток и ценников из Excel
Организация конструирования и печати этикеток и/или ценников из Excel возможна только средствами Visual Basic for Applications (далее – VBA). В качестве альтернативного выхода применяют «Слияние». Этот инструмент разработан для объединения данных Word-документа и Excel-таблицы в общий файл.
Чтобы сформировать страницу для печати лейблов, квитанций, ценников, талонов, визиток, бирок, ярлыков и других небольших по размеру карточек единого вида, воспользуйтесь инструкцией ниже.
Подготовка макета и распечатка файла будет производиться в текстовом процессоре MS Word – из Excel-таблицы забираются только некоторые данные для него.
Рассмотрим работу инструмента «Слияние» на примере прейскуранта абстрактной торговой точки. Допустим, ее владельцы решили изменить цены на продукцию и теперь им необходимо вывести на печать обновленные этикетки и/или ценники для товаров средствами пакета Microsoft Office на основе базы данных (далее – БД) из Excel. На странице формата А4 оптимально расположить 6 наклеек.
Предположим, что БД, на основе которой мы создаем бирку, уже существует.
Нужно подготовить саму таблицу, предназначенную для слияния:
- крайне желательно, чтобы она не содержала объединенных ячеек, но;
- она должна состоять только из столбцов с уникальными (не повторяющимися) названиями.
В левом верхнем углу текстового процессора нажмите цветную круглую иконку и перейдите к опции «Параметры». Выберите пункт «Дополнительно». Установите для параметра «Затенение полей» состояние «Всегда». Это необходимо для того, чтобы вы могли отличить от основного текста вставленное поле слияния (оно будет отображаться на сером фоне). Цвет фона на печать не выводится.
Переходим к разработке макета в MS Word:
- Выбираем «Рассылки».
- Кликаем иконку «Начать слияние».
- Из ниспадающего списка выбираем пункт с иконкой «Наклейки…».
- Откроется диалоговое окошко «Параметры наклейки». В правом поле находится список «Тип». Выделяем подходящую форму готового макета, например, А4 (книжная).
- Жмем кнопку «Настройки...», чтобы внести коррективы.
- В появившемся окне указываем количество, размеры и расположение будущих наклеек.
- Кликаем «Ok».
- Возвращаемся в предыдущее окошко –> «Ok».
Вы увидите, что на странице текстового процессора появилась разметка, согласно только что заданным значениям. Фактически, это таблица, а в ее клетках и будут размещены этикетки или ценники.
Выбираем источник сведений:
- Переходим ко вкладке «Рассылки».
- Кликаем иконку «Выбрать получателей», расположенную слева.
- В ниспадающем перечне указываем пункт «Использовать существующий список».
- В новом окошке выделяем заранее подготовленную книгу и жмем «Открыть».
- Если книга состоит из нескольких листов, в следующем окне выбираем тот, что содержит сведения о нужных товарных позициях.
- Щелкаем «Ok».
В каждой области, на которые разбита страница, появится метка «NEXT» – это служебные поля слияния. Они нужны для перехода к следующей записи. Ни в коем случае их не удаляйте!
После выбора источника сведений во вкладке «Рассылки» отобразится список табличных полей.
Отформатируем внешний вид наклейки.
Содержимое источника данных автоматически сразу и на все области страницы с макетами не распространится. Целесообразно полностью отформатировать шаблон наклейки в одном сегменте. После этого макет нужно продублировать во все остальные. Для мониторинга внешнего вида этикетки в процессе ее создания, воспользуйтесь опцией «Просмотреть результаты» – она находится во вкладке «Рассылки».
Выполняем следующие действия:
- Вводим текст, который должен присутствовать на всех наклейках.
- В нужные места добавляем данные из источника с помощью кнопки «Вставить поле слияния».
- Форматируем бирку, редактируя поля слияния – подробности ниже.
Если необходимо создать именно ценник, отдельно рассмотрим корректировку позиций «Дата» и «Цена». Поле слияния – это код. Его можно увидеть, если кликнуть по нему правой кнопкой мышки и выбрать команду Коды/Значение полей.
Внешний вид «Даты»: {MERGEFIELD “Дата”}. Чтобы добавить в этот код формат отображения параметра, измените его на {MERGEFIELD “Дата”\@ “DD.MM.YYYY”}.
Код «Цены» редактируется так, чтобы параметр отразился в денежном формате {MERGEFIELD “Цена”\# “# ##0,00 руб.”}.
По достижении желаемого результата, скопируйте «начинку» первой ячейки в остальные. Не удаляйте метку «NEXT».
Формируем конечный вариант страницы с наклейками для печати:
- Кликаем «Найти и объединить», из ниспадающего перечня выбираем опцию «Печать документов».
- Также мы можем выбрать пункт «Изменить отдельные документы». Текстовый процессор создаст новый документ, и при необходимости мы сможем просмотреть и отредактировать уже заполненные ценники.
Все эти шаги можно предпринять, воспользовавшись утилитой Мастер слияния, запускаемой нажатием на иконку «Начать слияние».
Печать штрих кода из Excel
Самостоятельное конструирование ценника, содержащего штрих код, с последующим выводом на печать из Excel – трудоемкий процесс, который требует навыков VBA-программирования и написания макросов. Проще, быстрее и эффективнее воспользоваться готовыми решениями для выполнения упомянутой задачи. В статье мы разместили краткие обзоры двух удобных программ.
Labeljoy – специализированное ПО для маркировки. Функциональный набор опций программы включает:
- конструирование и распечатку лейблов для папок, бейджей, визиток, конвертов;
- поддержку WYSIWIG-интерфейса (аббревиатура от what you see is what you get – англ. получаешь то, что видишь) – режима корректировки текста, при котором материал выглядит также, как конечный результат;
- возможность подключения к сторонним источникам данных и создания лейблов с динамическими элементами;
- поддержку экспорта готовых файлов в популярные графические форматы: pdf, jpeg, png, gif;
- автоматическое вычисление контрольной суммы.
В Labeljoy есть встроенный генератор QR- и штрихкодов. С его помощью можно:
- быстро и без особых сложностей создавать собственные штрихкоды различных типов: Code 39/93, Interleaved 2/5, Ean13, UPC, IT14, Codabar и других;
- генерировать и обрабатывать QR-коды как онлайн, так и офлайн, используя встроенную утилиту;
- конструировать собственные бирки со штрихкодами для склада или магазина, импортируя необходимые сведения из внешних БД.
Бизнес-версия Labeljoy совместима с Excel, Oracle, MySQL и Access, содержит около 6 500 бумажных макетов и поддерживает любые принтеры.
Штрихкод-дополнение TbarCode Office – модуль, разработанный для интеграции с программным комплексом Microsoft Office. Компонента обеспечивает легкую вставку в Word-документ и/или Excel-таблицу любого штрихкода с последующей его распечаткой напрямую из того офисного ПО, в котором вы работаете в данный момент.
Штрихкоды в Tbarcode:
- уже сконфигурированы согласно отраслевым стандартам;
- генерируются в очень высоком качестве;
- готовы к распечатке на любом принтере;
- легко регулируются – вы сможете задавать нужные параметры;
- могут быть исполнены в более чем 100 форматах (посмотреть полный перечень можно на странице разработчика с описанием продукта).
Дополнение оснащено опциями генерации серийных писем и компенсации допустимых отклонений при печати (Pixel-Shaving).
Labels: макрос для создания и печати этикеток в Excel
Разработчик макросов VBA Игорь Вахненко создал простую и удобную Excel-надстройку. Она предназначена для обработки табличных сведений с целью конструирования и распечатки на их основе лейблов, ценников, бирок, «квитков», ярлыков и других наклеек.
Что «умеет» Labels? Функциональный набор опций макроса для создания и печати этикеток и ценников на основе табличных сведений из Excel включает:
- возможность распечатки товарных ценников путем заимствования сведений из прейскуранта;
- конструирование лейблов для отмеченных в таблице позиций;
- подготовку квитанций на оплату жилищно-коммунальных услуг.
Чтобы выполнить любую из вышеперечисленных задач, вам потребуется нажать всего одну кнопку.
С помощью программной надстройки Labels вы сможете:
- задавать необходимое число наклеек для одного печатного листа;
- подготавливать к распечатке как простые, так и технически сложные шаблоны, включающие картинки, надписи, символы, текстовые комментарии;
- заполнять строки ярлыков и квитанций, задействовав весь набор опций программного комплекса Excel;
- применять формулы, пользоваться инструментом условного форматирования;
- выбирать требуемые табличные записи – например, можно сформировать только ценники для продукции с конкретной стоимостью;
- подставлять в макеты как позиции текущей строки, так и выделенные ячейки листа – любые предопределенные поля, например, актуальную дату и другие.
Разработчик макроса добавил опции гибкой отладки шаблона, редактирования и модифицирования макета страницы, наполнения строк табличными сведениями.
Видео, обучающее работе с Labels, находится здесь.
Программа для печати ценников из Excel
Ценник 1.Х – программа для печати ценников из Excel, которая распространяется совершенно бесплатно. Это очень простой модуль дополнения. Он не содержит БД, не хранит ранее обработанной информации – только последнюю накладную. В модуль дополнения добавлены 120 шаблонов и редактор, встраиваемый в Excel – в него входят все необходимые функции для манипуляций с элементами графики.
Программа значительно упрощает выполнение следующих задач:
- ввода сведений из цифровой накладной, созданной в Excel;
- расчета розничных и сниженных (дисконтных) цен;
- формирование одной или нескольких внутренних накладных – например, чтобы распределить их по разным отделам или закрепить за конкретными, назначенными ответственными лицами предприятия;
- распечатки внутренних накладных и ярлыков различных размеров и/или сохранения их для распечатки позднее;
- создания своего стиля и дизайна макетов этикеток, накладных и других подобных документов.
Для функционирования модуля должен быть инсталлирован совместимый с текущей версией операционной системы программный пакет MS Office.
После выполнения нужного дизайна вы сможете выгрузить результаты вашей работы – печатные формы – в файл. Его можно передавать на другую рабочую машину.
Также заслуживает внимания и программа e-Ценник. С помощью приложения вы сможете:
- вести справочники товаров;
- создавать и хранить различные прейскуранты, созданные на основе БД из других программ;
- распечатывать прайс-листы, этикетки и ценники, в том числе из Excel-таблиц.
В приложение встроен инструмент автоматического масштабирования элементов наклеек. Функциональный набор опций включает:
- автоматизированный подбор оптимальных параметров (размеров шрифтов, информативного написания стоимость и т. п.) для макета лейбла;
- поддержку «горячих клавиш», которые можно использовать для ввода, редактирования и поиска товарных позиций в прейскуранте;
- возможность работы с Excel-таблицами как с прайс-листами;
- универсальный набор макетов ценников – скачивать дополнительные шаблоны можно на веб-портале разработчика.
При распечатке в программе можно указать количество ценников для каждой товарной позиции.
