Автоматизация магазина: как организовать учет в торговле

В условиях высокой конкуренции ни крупный гипермаркет, ни маленькая розничная точка не смогут «выжить» без автоматизации бизнес-процессов. Каждый шаг — от планирования закупок до реализации товара конечному потребителю — требует автоматизированного учета. При его отсутствии организации терпят большие убытки из-за невыгодных поставок, пересортицы на складе, невнимательности и воровства сотрудников. Растет бумажная волокита, увеличивается количество времени на выполнение простых рабочих задач, а темпы торговли и выручка снижаются в десятки раз.

Как вести учет товара в маленьком магазине? Какие проблемы решает автоматизация? Какое оборудование нужно для склада? Ответы на эти и другие вопросы — в статье.

Какие задачи решает автоматизация магазина розничной торговли

Автоматизация торговли предполагает техническое оснащение и установку ПО для учета на каждом участке товародвижения: склад, торговый зал и кассовый узел. Основные задачи автоматизации:

• контроль перемещения товаров: от поставщика на склад, от склада на витрину и т. д.;
• инвентаризация остатков;
• планирование закупок с учетом запасов и спроса;
• анализ цен и применение скидок;
• формирование отчетности и документооборот;
• расчеты с покупателями;
• контроль и мотивация персонала;
• прогноз спроса на товары;
• отправка данных о продажах в ФНС, «Честный ЗНАК» и ЕГАИС.

В результате внедрения автоматизированного учета удается достичь следующих целей:

• сокращение пересортицы и воровства;
• облегчение труда персонала;
• оптимизация ассортимента;
• минимизация ошибок при реализации;
• сокращение очередей, повышение лояльности со стороны покупателей, расширение клиентской базы и увеличение прибыли.

После автоматизации проходимость магазина возрастает в среднем на 20–30 %.

Как вести учет в магазине розничной торговли

Товароучет в торговой компании можно вести двумя способами: в программе или вручную с помощью тетради «прихода-расхода» и калькулятора. Второй вариант до сих пор актуален для ИП и микропредприятий. При суммовом учете сотрудник принимает товар, считает по цене реализации и фиксирует в тетради. Каждый день из общей суммы вычитается выручка. Полученная разница — складской остаток.

Аналитический способ учета предполагает детальный анализ товарных запасов и динамики продаж. Для этого в мелкой рознице обычно используют Excel, но все данные вносятся из накладных вручную.

Автоматизация учета полностью исключает риск ошибок и обеспечивает точные цифры по продажам за любой отрезок времени. Чтобы разобраться, как вести учет в магазине розничной торговли, рассмотрим основные процессы, которые требуется автоматизировать:

1. Прием товаров на склад. Поставки сопровождаются накладными или счетом-фактурой. Сотрудник вводит информацию из «первички» сразу в «товароучетку» или в терминал сбора данных (а оттуда документы выгружаются в программу учета).
2. Перемещение в торговый зал. Размещение продукции на витрине должно быть отображено во внутренних документах и реестрах (накладная ТОРГ-12), иначе в процессе инвентаризации будет обнаружена пересортица.
3. Реализация. Факт выбытия товара фиксируется после его продажи на кассе.

Если в магазине используется автоматизированный учет, товарные остатки считаются в программе без участия пользователя. Так, в конце смены можно отследить объем проданной и оставшейся на складе продукции, а также спланировать закупки и при необходимости сразу оформить заказ поставщику.

Автоматизация магазина с «1С»

«1С» — самое популярное решение для учета в торговых компаниях уже более 25 лет. В линейке представлены универсальные и специализированные продукты для разных отраслей коммерческой деятельности. Каждый из них состоит их двух компонентов: платформы «1С: Предприятие» и прикладной конфигурации (например, «Касса», «Управление торговлей» и т. д.). На их основе можно строить целые системы автоматизированного учета на предприятии: в магазине ставить одну программу, на складе — другую, а в офисе — третью.

Рассмотрим основные решения автоматизации магазина с «1С». В случае роста потребностей, программы легко «апгрейдятся» с сохранением накопленных баз и справочников.

«1С: Касса»

Узкоспециализированная программа для автоматизации рабочего места кассира (РМК) реализована в двух вариантах — в виде коробочного решения или онлайн-сервиса в облаке 1cfresh.com (с доступом через веб-браузер). Основные функции:

• кассовые расчеты;
• реализация маркированных изделий и алкогольной продукции (ЕГАИС);
• электронный документооборот;
• формирование заказов поставщикам;
• учет ТМЦ и денежных средств;
• простой анализ продаж;
• интеграция с интернет-магазинами и приложением для курьеров «1С: Мобильная касса».

Конфигурация начального уровня позволяет выполнять любые кассовые операции, но не поддерживает работу с маркетинговыми акциями (дисконтными картами). Программа подходит для небольших магазинов с минимальным бюджетом на автоматизацию, отличается простым интерфейсом и запускается в работу всего за 1 час.

«1С: Розница»

Типовая конфигурация «1С: Розница» — готовое решение для автоматизации магазина розничной торговли. Программа поддерживает все возможности «1С: Касса», в том числе интерфейс кассира:

• открытие и закрытие кассовых смен;
• прием наличных и безналичных платежей;
• формирование и печать фискальных документов;
• возврат товаров и т. д.

В отличие от «1С: Касса» пользователям «Розницы» доступен большее широкий набор опций по РМК и товарному учету:

• продажи в рассрочку;

• комиссионная торговля;
• агентские схемы;
• управление продавцами;
• ведение склада, анализ товарных групп;
• маркетинг и аналитика: программы лояльности, анализ продаж по разным критериям: ассортименту, сезонности, торговым точкам, продавцам и т. д.

Программа рекомендована сетевым и несетевым розничным компаниям, которым нужна полноценная кассовая программа с возможностью подключения любого торгового оборудования, ведения складского и упрощенного управленческого учета.

«1С: Управление нашей фирмой»

«1С: УНФ» — универсальный софт для автоматизации магазина розничной торговли на разных участках: финансы, склад, торговля, кадры, отношения с клиентами (CRM), закупки, ценообразование и т. д. Основные возможности:

• сдача отчетности без установки «1С: Бухгалтерия»;
• упрощенный блок для расчета зарплаты;
• модуль CRM поддерживает интеграцию с популярными платформами, сайтами и службами доставки;
• РМК с полным набором кассовых функций (расчеты в соответствии с ФЗ № 54);
• встроена подсистема для развертывания интернет-магазина (заказы от клиентов будут приходить прямо в программу, подключенную к сайту);
• совместимость с другими конфигурациями «1С»;
• доступна версия на 5 пользователей (в программе смогут работать все сотрудники: кладовщик, кассир, бухгалтер и др.).

Эта конфигурация не подойдет для предприятий со сложными бизнес-процессами. Учетные функции реализованы здесь в упрощенном виде, но этого достаточно для небольшого магазина одежды, обуви или продуктов, а также компаний, которые совмещают оффлайн- и онлайн-продажи.

«1С: Управление торговлей»

«1С:УТ» — программа для учета товара в магазине с большим ассортиментом (более 100–200 наименований). С помощью этой конфигурации можно автоматизировать кассовый узел, склад при розничной точке и онлайн-магазин (при его наличии).

В отличие от «УНФ», в «Управлении торговлей» можно вести складской учет со сложной иерархией, детализируя место хранения продукции вплоть до конкретной ячейки. Такая опция существенно упрощает поиск товара на крупной складской территории. Преимущества:

• большой блок для работы с ценообразованием для назначения простых и сложных скидок;
• детализированные отчеты: продажи, остатки, сравнение показателей за разные периоды, АВС-анализ и т. д.;
• создание первичной документации: счет, накладная, счет-фактура;
• все этапы работы с заказами: создание, резервирование, корректировка, контроль срока оплаты, прием от поставщиков, отгрузка покупателю, отмена и т. д.

«1С:УТ» подходит компаниям, которым требуется ячеистый склад бэк-офисов и сложное ценообразование. Программа поможет наладить все процессы торгового предприятия, автоматизируя работу товароведов, менеджеров по закупке, кладовщиков и управляющих. Как правило, этот софт выбирают при количестве пользователей более 10 человек. В остальных случаях достаточно конфигурации «УНФ». Для РМК требуется дополнительная программа. Часто «УТ» используют в связке с «Розницей» или кассовой программой для POS-систем Frontol.

Оборудование для автоматизации магазина

Для мелких розничных точек, павильонов и «островков» в ТЦ с ассортиментом менее 50 товаров будет достаточно одной ККМ. Для оснащения киосков и рыночных точек подойдут мобильные кассы с сенсорным экраном или автономные кнопочные аппараты.

Для небольших магазинов с проходимостью до 50 человек в день рекомендуется выбирать компактные смарт-терминалы. Самые популярные модели в этой категории — онлайн-кассы Эвотор 7.2 и 7.3, АТОЛ Sigma 7, LiteBox 7.

В гипермаркетах и магазинах формата Cash & Carry устанавливают POS-системы с фискальным регистратором. Скорость печати такого оборудования должна быть не менее 150 мм/с, чтобы обеспечить быстрое обслуживание покупателей без задержек и очередей. Кроме кассы, для автоматизации розницы потребуются:

1. Сканер штрихкода. С его помощью кассир находит товар в базе и заносит новую номенклатуру в справочник. Мелкие розничные точки с небольшим ассортиментом могут обходиться без сканера, но для торговли алкоголем и маркированными изделиями он обязателен.
2. Электронные весы с функцией печати этикеток. Устанавливаются в залах самообслуживания для взвешивания овощей и фруктов, на складе — для фасовки, а также на кассовом столе или прилавке.
3. Терминал эквайринга или PIN-pad — для приема безналичной оплаты.
4. Дисплей покупателя — для отображения информации о покупке.
5. Денежный ящик — для безопасного хранения купюр, монет и чеков.

На складе должно быть отдельное оборудование для приемки товара, отгрузки, инвентаризации и комплектации заказов. Для этих целей рекомендуется приобрести терминал сбора данных. Он позволяет не только идентифицировать товар по штрихкоду, но и сформировать документы для автоматической выгрузки в «1С». Подключая к ТСД мобильный принтер, можно распечатывать этикетки сразу после приемки партии. Для склада при небольшом продуктовом магазине достаточно обычного сканера.

Как вести учет товара в маленьком магазине

Стоимость и масштаб автоматизации магазина зависит от специфики продаж, оборота, количества сотрудников и других факторов. Например, для ларька или хлебного киоска вполне подойдет обычная онлайн-касса. Ее функций достаточно для проверки выручки за смену, среднего чека и эффективности работы кассира.

Товароучет

Многие представители мелкой розничной торговли до сих пор ведут простой суммовой учет по старинке, поскольку считают траты на автоматизацию неоправданно высокими. На самом деле расходы на внедрение автоматического товароучета окупают себя в кратчайшие сроки.

Современные разработчики предлагают для этого несколько решений: коробочные программы и облачные приложения («Мой склад», «Бизнес.ру», «1С Облако» и др.). Во втором случае предприниматели могут выбрать оптимальный тариф (например, на полгода или год) без переплаты за ненужные опции. Некоторые компании предлагают бесплатный тестовый период.

Пользователи смарт-касс могут не тратиться на дополнительный софт — при покупке оборудования они получают доступ к личному кабинету. Функции ЛК позволяют организовать простой учет в маленьком магазине и удаленно управлять бизнес-процессами:

• загружать большие объемы товарных позиций через «облако»;
• взаимодействовать с поставщиками и оперативно формировать новые заказы;
• проводить инвентаризацию;
• формировать статистические и аналитические отчеты;
• создавать кассовые документы по установленным образцам: счета-фактуры, приходные и расходные кассовые ордера.

Такой вариант подойдет для начинающих предпринимателей и магазинов с небольшим ассортиментом.

Автоматизация бухгалтерского учета

Бухгалтерский учет по закону обязаны вести все торговые компании. Индивидуальные предприниматели освобождены от этого требования, независимо от оборота и режима налогообложения. При этом ИП должны в обязательном порядке заполнять книги учета доходов и расходов, отражая в них все совершенные хозоперации. В небольших розничных точках эту функцию могут выполнять кассиры. При отсутствии полноценного бухучета ИП может столкнуться с рядом проблем, связанных с невозможностью:

• контролировать дебиторско-кредиторскую задолженность;
• анализировать показатели текущей деятельности;
• организовать эффективный финансовый контроль.

Самое популярное решение для автоматизации бухучета — «1С: Бухгалтерия». Конфигурации «Розница», «УНФ» и «УТ» для этой цели не подходят, но могут использоваться в качестве дополнения для складского учета. Поступления, продажи и взаиморасчеты фиксируются, например, в «Рознице», после чего выгружаются в «1С: БП».

Для маленького магазина покупка двух конфигураций может быть слишком затратна и нецелесообразна. В этом случае стоит сначала определиться, для чего нужна программа. Если в магазине есть штатный бухгалтер, и софт нужен для формирования отчетности в госорганы, то придется ставить «1С: БП». Для внутреннего учета остатков и продаж подойдет «Розница» или «УНФ», а проблему с финансовым учетом можно решить с помощью бухгалтерского аутсорсинга.

Как правильно вести учет алкоголя и маркированного товара в магазине

Информация о движении изделий со средствами идентификации должна быть зафиксирована в системе «Честный ЗНАК». Это требование распространяется на сигареты, обувь, лекарственные препараты и другие изделия. Для маркировки большинства товарных групп выбраны двумерные штрихкоды Data Matrix. К 2024 году планируется нанести уникальные идентификаторы на все без исключения товары.

При реализации маркированных изделий не обойтись без 2D-сканера штрихкодов. Основное требование к устройству — совместимость с онлайн-кассой.

При приемке партии от поставщика необходимо сканировать этикетки и сверять информацию с универсальным передаточным документом (УПД). Для этого тоже нужен сканер или ТСД. Взаимодействие магазина с дистрибьюторами и ГИС МТ «Честный ЗНАК» осуществляется через систему электронного документооборота, поэтому необходимо заключить договор с оператором ЭДО и установить товароучетный софт.

При отсутствии «товароучетки» поставки можно принимать непосредственно на кассе и оттуда отправлять данные в «Честный ЗНАК». Для этих целей компания «Эвотор» предлагает специальное платное приложение «Маркировка». Пользователь загружает плагин на смарт-терминал и регистрируется в фирменном сервисе разработчика, после чего касса полностью готова к реализации маркированных товаров. Для отправки данных в «Честный ЗНАК» необходимо дополнительно приобрести электронную подпись.

Если кроме маркированных товаров магазин продает алкоголь, ему придется отчитываться еще и в ЕГАИС, а для этого потребуется специальное ПО — универсальный транспортный модуль (УТМ), интегрированный с товароучетной программой (например, с «1С»). УТМ получает информацию о приемке партии из ПО и фиксирует ее в ЕГАИС.

Модуль может быть установлен на компьютер или на кассу. Второй вариант позволяет сэкономить на учетной программе, но работает только через специальные приложения. На смарт-терминалах Эвотор эта возможность реализована через платный сервис «УТМ плюс».