Эффективное управление запасами в торговой компании помогает вовремя делать закупки, избегать простоев в поставках товаров и переполненности на складе из-за продукции, «застрявшей» на полках. Расскажем, какие средства автоматизации позволяют удерживать складские остатки под контролем и как вести их учет в 1С.
Виды товарных остатков
Товарные остатки — продукция, имеющаяся в наличии на складе или в торговом зале магазина в определенный момент времени. Данные о них отражаются в товароучетной системе. Чтобы понять, соответствуют ли остатки реальному положению дел, нужно провести инвентаризацию. Вручную это делать долго, а с помощью специального оборудования и программ — в 3–5 раз быстрее.
Если хотите оперативно и без ошибок проводить инвентаризацию запасов, иметь представление об их фактическом количестве, рекомендуем воспользоваться нашей услугой — «Автоматизация магазина». Внедрим оборудование и программное обеспечение для эффективного контроля остатков, обучим сотрудников.
Товарные остатки классифицируются по разным признакам. По целям использования они бывают:
- сезонные — пользуются спросом в определенный сезон;
- текущие — для стандартных («всесезонных») продаж;
- страховые — для обеспечения деятельности в случае непредвиденных обстоятельств.
По местонахождению:
- в процессе производства;
- в пути;
- на складе или в торговом зале магазина.
По временным рамкам:
- в начале периода;
- по состоянию на конкретную дату;
- в конце периода.
По методам измерения:
- относительные — определяются из расчета количества дней оборота;
- абсолютные — учитываются по весу, количеству, стоимости.
Нехватка товарных запасов чревата убытками и снижением эффективности бизнеса. Поэтому их нужно держать под контролем. Главная цель — предотвратить дефицит и не допустить переизбытка залежавшейся продукции.
Способы контроля складских остатков
В торговле можно использовать такие методы контроля остатков:
- нормирование;
- оперативный учет;
- постоянный контроль за состоянием запасов;
- регулирование.
Методы управления товарными запасами
Один из эффективных методов контроля складских остатков — нормирование. Его суть заключается в поддержании оптимального уровня запасов, т. е. нормы — количества товаров, обеспечивающего непрерывное предложение покупателям с минимальными издержками. Для каждой позиции — свое предельное значение остатка, что зависит от спроса и периодичности поставок. Различают такие методы нормирования:
- опытно-статистический — основан на детальном анализе и контроле скорости товарооборота;
- экспертно-оценочный — ориентирован на субъективные мнения экспертов по поводу перспектив развития торговой компании;
- пропорционального отклонения — построен на принципе, что разница между фактическим товарным запасом и средним за период (например, месяц) должна быть в два раза меньше, чем разница между среднемесячным объемом реализации и товарооборотом;
- технико-экономических расчетов — основан на вычислении нормативов по отдельным категориям товаров.
Чтобы определить, на какой период хватает той или иной продукции (сколько времени проходит между закупками), нужно разделить ее остаток на ежедневный оборот. Возможны такие результаты:
- товаров не хватит до следующей поставки — нужно договориться с поставщиками о том, чтобы закупать продукцию чаще;
- товар в избытке — следует определить причины излишков и принять меры для стимулирования продаж.
Оперативный учет запасов позволяет своевременно принимать маркетинговые решения в отношении отдельного вида продукции. Товародвижение фиксируется в карточках по форме ТОРГ-28. В них ведется учет в разрезе количества и стоимости.
Для постоянного контроля товарных остатков используются учетные программы и один из методов:
- Порогового контроля. В программе устанавливают значение определенного количества остатков («красную линию»), при достижении которого автоматически формируется запрос на новую поставку.
- Двойного сектора. Основывается на выделении рабочей и запасной зоны складирования. Когда товары из первого сектора заканчиваются, он пополняется за счет продукции из второго. После этого программа автоматически создает запрос на новую поставку.
Регулирование товарных запасов предполагает поддержание остатков в пределах установленных норм путем внедрения коммерческих решений. Например, с помощью перемещения продукции между магазинами или складами, если обнаружатся излишки в одном месте и недостаток товаров этой же группы — в другом.
Узнайте какая 1С вам подходит и получите бесплатную установку на версии 1С ПРОФ
Регулярная инвентаризация запасов для контроля и своевременного пополнения товаров на складе
Организации должны проводить инвентаризацию материальных запасов как минимум один раз в год — перед сдачей бухгалтерской отчетности. Кроме того, предусмотрены и другие случаи, когда юридическим лицам обязательно нужно выполнять сверку остатков (согласно Методическим указаниямПриказ Минфина РФ от 13.06.1995 N 49 «Об утверждении Методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств»).
ИП эти требования не касаются. Они могут проводить инвентаризацию по собственному желанию. Но при этом нужно понимать: чем регулярнее сверяются остатки, тем меньше обнаруживается неточностей.
Для автоматизации инвентаризации используется терминал сбора данных (например, АТОЛ Smart T31) — устройство со встроенным 2D-сканером, сенсорным экраном и аккумулятором. ТСД разработан на операционной системе Android, но этой программной «начинки» недостаточно для товароучета. Необходимо установить на устройство специализированное мобильное приложение. Например, Mobile SMARTS: Магазин 15. Задача софта для ТСД — идентификация продукции по штрихкодам и обмен данными с учетной программой.
Автоматизация управления запасами на складе с помощью программы 1С
Функции управления запасами на складе торговой организации предусмотрены в конфигурациях учетной системы 1С. Например, в программе «1С:Управление торговлей». Пользователям представлены гибкие настройки под конкретные требования бизнеса.
Программа 1С предоставляет ряд возможностей для контроля остатков на складе:
- учет товаров в разрезе ячейках;
- распределение продукции по складским подразделениям;
- организация внутреннего перемещения в автоматическом режиме;
- проведение и отражение результатов инвентаризации;
- совместимость с ТСД;
- учет продукции по серийным номерам;
- выведение складских остатков.
В программе «1С:Управление торговлей» можно использовать функцию «Точка заказа». То есть указать минимальное количество товаров, которое может быть на складе. При достижении этого уровня система показывает, что и в каком объеме нужно заказать.
Как отключить функцию контроля остатков в программе 1С
При необходимости функцию контроля остатков в программе 1С можно отключить. Расскажем, как это сделать в конфигурации «1С:Розница»:
- Откройте раздел «НСИ и администрирование».
- Перейдите в «Настройки НСИ и разделов».
- Выберите «Финансовый учет и контроллинг».
- Откройте подраздел «Учет товаров» и снимите отметку рядом с «Контролировать остатки товаров организаций» либо нажмите «Отключить контроль остатков на время сеанса».
Подытожим. Эффективное управление товарными запасами в торговле — неотъемлемая часть стратегии бизнеса. Постоянный учет и контроль остатков позволяет своевременно выявлять отклонения, выполнять закупки, принимать грамотные управленческие решения для минимизации убытков.
