Если на складе обнаружен недостаток одного товара при излишке другого из той же категории, речь идет о пересортице. Это привычная ситуация для любых предприятий оптовой и розничной торговли. Объем пересортицы более 0,5–2 % от оборота (в зависимости от объема продаж и ассортимента) сигнализирует о том, что нужно срочно навести порядок в учете и наладить контроль персонала. В статье расскажем, как это сделать быстро с помощью простых и доступных решений.
Из-за чего возникает пересорт на складе
Пересортицу обнаруживают при проведении инвентаризации (и то, только в том случае, если сотрудники добросовестно выполняют эту процедуру), отгрузки заказа или после жалоб клиентов. Главная причина расхождений — отсутствие автоматизации и беспорядок в документообороте.
При бумажном учете легко потерять или испортить записи о движении товара на складе. Кроме того, сотрудники могут забывать корректировать данные об остатках в таблице (если нет специальной программы, где все информация обновляется автоматически).
Для решения этих проблем предлагаем услугу комплексной автоматизации складских процессов. Подберем подходящий софт, настроим оборудование, поможем перенести данные из старой базы и обучим персонал работе с новой системой. Позвоните по номеру 8 (800) 500-25-91, чтобы получить выгодное решение для автоматизации товарного учета.
Пересортица может быть «симптомом» разных проблем бизнеса. Рассмотрим самые распространенные.
Неправильная организация приемки
Обычно расхождения возникают уже на этапе поступления товаров. Приемка осуществляется по бумажным накладным. Работники склада вручную пересчитывают короба и товары. Из-за большой загруженности или халатности нередко принимают партию «на доверии», не проверяя содержимое.
Нарушения при маркировке или ее отсутствие
Если на продукции нет штрихкодов, а разные характеристики номенклатуры мало чем отличаются друг от друга, сотруднику сложно различать товары и он может допускать ошибки при сборе заказов для клиентов.
Хаотичное размещение товаров
Пересортица возникает на предприятиях, где не выстроена топология склада и отсутствует четкая логика размещения товаров Одинаковые номенклатурные позиции с разными характеристиками могут храниться вперемешку. Товары для заказов отбираются хаотично, «на глаз». Это тоже приводит к расхождениям.
Злоупотребления и ошибки сотрудников
Часто пересортица возникает из-за отсутствия контроля персонала. Сотрудники могут халатно выполнять свои обязанности, если не несут никакой ответственности за ошибки, а руководство не следит за их работой.
На предприятиях, где нет контроля, процветает воровство и махинации персонала. А без автоматизации очень сложно отследить причину и виновника недостачи.
Решение проблемы с пересортом: автоматизация складского учета и управления персоналом
Любая из описанных выше проблем приводит бизнес к серьезным убыткам. Разница между товарами может быть не только в наименовании, но и в цене. В результате предприятие оказывается в большом минусе. Чтобы сократить пересорт на складе, в первую очередь нужно автоматизировать учет по штрихкодам. Расскажем, что для этого понадобится.
Товароучетная программа
Пересорт удобно контролировать в программах 1С. Подойдут любые конфигурации, где реализован учет по штрихкодам, в том числе:
- «1С:Розница»;
- «1С:Управление торговлей»;
- «1С:Управление нашей фирмой»;
- «1С:Бухгалтерия»;
- «1С:Комплексная автоматизация».
В товароучетной программе отражаются все действия с товарами, начиная от приемки, заканчивая реализацией. Остатки автоматически обновляются на основании этих данных, а потом корректируются по результатам инвентаризации.
Терминал сбора данных
ТСД — устройство на ОС Android, комплектуется встроенным 2D-сканером, сенсорным экраном, беспроводными модулями (Wi-Fi, Bluetooth), работает от аккумулятора. Многие поддерживают мобильную связь (3G/4G).
Терминал помогает упростить и ускорить основные складские операции: приемку, инвентаризацию, отгрузку заказов и др. Бумажная рутина сводится к минимуму. Для подсчета товаров работникам склада достаточно сканировать штрихкоды с упаковок, что сокращает вероятность ошибок и пересортицы.
Мобильное приложение для ТСД
На терминал сбора данных устанавливается специализированный софт, например, «Mobile SMARTS: Склад 15» или DataMobile. Приложение взаимодействует с учетной программой: получает от нее задания и передает собранную информацию о товарах. Подключение к ПК осуществляется удаленно (через Wi-Fi-интерфейс) или по USB-кабелю.
Благодаря использованию мобильного программного обеспечения объем ручного ввода данных сокращается до минимума. Документ выгружается в 1С прямо с ТСД, и пользователю «товароучетки» не нужно самому вводить информацию.
Прежде чем внедрять ТСД, необходимо прописать регламенты работы для сотрудников, обучить персонал функциям новой программы и полностью настроить систему учета.
Узнайте какая 1С вам подходит и получите бесплатную установку на версии 1С ПРОФ
Как обнаружить пересортицу при инвентаризации
ТСД помогает обнаружить расхождения в количестве товаров при проведении полной или частичной инвентаризации. Расскажем, как осуществляется эта процедура на примере приложения «Mobile SMARTS: Склад 15».
Перед проведением «ревизии» в программе 1С создают «Приказ на пересчет (инвентаризацию)...». На его основании формируют документ «Пересчет товаров», который выгружают на ТСД в качестве задания. Работник склада заходит в приложение на устройстве и выполняет такие действия:
- Открывает раздел «Инвентаризация» и выбирает нужное задание.
Выбор задания на ТСД в программе «Mobile SMARTS: Склад 15»
- Поочередно считывает штрихкоды с товаров из списка.
- Просматривает на экране ТСД результаты пересчета: в колонке «Факт» отражается количество уже отсканированных штрихкодов по каждой позиции.
Отражение сканирования штрихкодов на ТСД в программе «Mobile SMARTS: Склад 15»
Прямо в процессе инвентаризации можно обнаружить расхождения между фактическим и плановым остатком. Пересортицу легко отследить: по одному товару будет обнаружен излишек, по другому (из той же группы) — недостача на аналогичное количество единиц.
После завершения проверки нужно закрыть задание и отправить его в 1С — документ загрузится в базу.
Завершение задания на ТСД в программе «Mobile SMARTS: Склад 15»
Аналогичным образом можно провести инвентаризацию по фактическому остатку. В этом случае пользователь создает документ пересчета прямо на ТСД, а затем считывает штрихкоды со всех товаров на складе. Фактические остатки выгружаются в 1С, где выполняется сверка с учетными данными.
Автоматизация помогает усилить контроль персонала. Сотрудникам становится сложнее «подогнать» результаты инвентаризации под нужные значения, особенно если проверка выполняется по фактическому остатку (без данных о плановом количестве). В приложении можно отключить ввод остатка вручную. В этом случае фактическое количество товаров равняется количеству отсканированных штрихкодов. Вероятность ошибки исключена.
Как оформить пересорт в 1С
По результатам инвентаризации формируются все необходимые документы, в том числе сличительная ведомость. Вам остается только правильно оформить пересорт в 1С. Для этого нужно провести две операции:
- Оприходование излишков — то есть тех товаров, которых оказалось больше, чем в учетной системе.
- Списание недостачи — продукции, которой на складе меньше, чем числится в 1С.
В бухгалтерском учете можно провести взаимный зачет таких излишков и недостач. Подробнее об этой процедуре мы рассказали в статье «Обнаружена пересортица при инвентаризации на складе: как выровнять остатки».
