Как и где получить электронную подпись уполномоченного лица

Электронная подпись (ЭП) уполномоченного лица — это цифровой аналог личной подписи от руки, который выдают сотрудникам организаций для заверки документов.  С 1 января 2022 года правила ее выдачи изменился.

Новой информации много. Сначала установили одни правила, потом их изменили, и предприниматели окончательно запутались: кому, когда и где получать электронную подпись. Термины тоже еще окончательно не сформулированы даже налоговой, поэтому уточним сразу — мы говорим про электронную подпись для уполномоченного лица, уполномоченного представителя организации, он же сотрудник юрлица или ИП.

Читайте, как и где получить ЭП для уполномоченных сотрудников и руководителей компаний с 1 января 2022 года.

Где получить электронную подпись

Составили четкий список, где получить ЭП в зависимости от вида деятельности и должности:

• руководители кредитных и некредитных финансовых организаций, операторов платежных систем, БКИ — в удостоверяющем центре (УЦ) Банка России;
• представители госсектора — в УЦ Федерального казначейства;
• руководители организаций, ИП и нотариусы — в УЦ ФНС или у его доверенных лиц.

Для сотрудников организаций предусмотрены другие требования: ЭП им выдают только удостоверяющие центры, аккредитованные в 2021 году по новым правилам. Реестр таких УЦ размещен на сайте Минцифры.

С 2023 года работникам нужна подпись для физлиц. В сертификате не будет указан руководитель и данные организации. Поэтому при заверке документов сотрудниками должна прилагаться машиночитаемая доверенность (МЧД). Про МЧД мы объясним чуть ниже.

Сначала подробно рассмотрим, как, где и когда получить ЭП уполномоченного представителя и руководителя.

Электронная подпись на уполномоченного представителя и руководителя организации: где и когда получать

Руководители предприятий в 2022 году:

• могут пользоваться сертификатами, полученными в 2021 году, пока не завершится срок их действия, но не дольше, чем до 31.12.2022. Но все мы знаем работу нашего законодательства. Практика показывает, что подписи, выданные до октября 2021 года, уже не действуют;
• для получения новой ЭП с 1 января должны обращаться в УЦ налоговой или к ее доверенным лицам (ПАО «Сбербанк России», Банк ВТБ, АО «Аналитический центр»).

Сотрудники предприятий получают ЭП в аккредитованных удостоверяющих центрах:

• до 31 декабря 2022 года могут пользоваться сертификатами, оформленными на работодателя;
• с 01.03.2022 могут получить сертификаты на себя и приобрести МЧД; в 2022 г. их можно использовать по желанию, а с 1 января 2023 года — в обязательном порядке. С этой же даты их сертификаты, которые ранее были оформлены на юрлиц, становятся недействительными.

Как получить электронную подпись уполномоченному лицу

В 2022 году можно пользоваться подписями с реквизитами работодателя. Для получения ЭП на свое имя сотруднику организации нужно лично обратиться в УЦ. Заполнить заявление и предоставить пакет документов или их заверенные копии и/или данные из них:

• паспорт;
• СНИЛС;
• ИНН;
• ОГРН физлица или ОГРНИП;
• документ, подтверждающий право физлица действовать от имени юрлица без доверенности.

Ключи и сертификат ЭП записывают на защищенный флеш-носитель (токен) или смарт-карту, либо бесплатно высылают в электронном виде на почту. Подписи, выданные для уполномоченного лица компании, могут содержаться на устройстве Рутокен. Для работы с электронной подписью понадобятся: криптопровайдер (например, КриптоПро), СКЗИ, плагин (КриптоПро ЭЦП Browser plug-in). Срок ее действия — 1 год.

С датами и местом выдачи электронной подписи в 2022 году разобрались. Чтобы вы успели подготовиться, расскажем, что нужно получать в 2023 году. Надеемся, что законодательство не изменится.

Электронная подпись для сотрудников в 2023 году

Сотрудники, действующие от имени юридического лица, с 1 января 2023 года обязаны получать электронную подпись для физлиц. В сертификате указывают только его данные, а реквизиты организации отсутствуют.

Они получают квалифицированную электронную подпись (КЭП) в аккредитованном удостоверяющем центре. Именно она нужна для заверки документов, в которых ставится личная подпись и печать. Возможности сертификата неквалифицированной подписи сильно ограничены.

Физическое лицо вправе использовать свой сертификат не только для заверки документов организации, но и в личных целях. Но в первом случае дополнительно нужно прилагать машиночитаемую доверенность (МЧД), подписанную работодателем.

Машиночитаемая доверенность к электронной подписи сотрудника

Машиночитаемая доверенность — это электронный документ, согласно которому юрлицо передает своему сотруднику право на заверку документов компании с помощью ЭП уполномоченного сотрудника. Юрлицо — организация. Сотрудник — бухгалтер, менеджер по закупкам, секретарь и т. д. МЧД формируется в виде XML-файла. Ее не нужно заверять у нотариуса — работодатель подписывает своей квалифицированной ЭП.

Форма и содержание МЧД

Требования к форме доверенности утверждены Приказом Минцифры РФ № 857 от 18.08.2021. МЧД должна содержать:

• наименование документа;
• информацию о доверителе: физлице, ИП, российской или иностранной организации;
• данные об уполномоченном представителе компании, на которого оформлена электронная подпись; требуется указать Ф. И. О., дату рождения, данные документа, удостоверяющего личность, СНИЛС, ИНН;
• дату формирования документа;
• срок действия МЧД;
• список полномочий сотрудника, который вправе использовать свою электронную подпись для заверки документов компании;
• идентификатор полномочий — согласно классификатору, порядок формирования которого утвержден Приказом Минцифры РФ от 18.08.2021 № 856 (вступает в силу 01.03.2022);
• данные об информационной системе, с помощью которой можно получить сведения о досрочном прекращении действия доверенности, например, при ее отмене доверителем;
• номер МЧД;
• усиленную ЭП, с помощью которой подписан документ;
• информацию о возможности передоверия МЧД.

Если доверителем выступает руководитель российской организации, в машиночитаемой доверенности, подтверждающей подпись уполномоченного лица, следует указать:

• наименование и адрес юрлица;
• ИНН;
• ОГРН юрлица;
• код причины постановки на учет и данные о представителе, который действует от имени организации без доверенности.

Если доверителем выступает иностранная организация, в МЧД нужно указать:

• наименование и адрес юрлица на территории страны, в которой зарегистрирована компания;
• ИНН (при наличии);
• регистрационный номер;
• данные о лице, которое действует от имени иностранной компании без доверенности.

Приказ вступает в силу 01.03.2022 и действует до 01.03.2028.

Образец заполнения МЧД на уполномоченного представителя для подписания документов представлен в письме Банка России от 08.09.2021 № 017-46-2/8806.