Электронная цифровая подпись (ЭЦП) — устаревший, но привычный всем термин. Актуальное название — электронная подпись (ЭП). Нужна юрлицам и предпринимателям для участия в тендерах, удаленной отправки отчетов в налоговую, пенсионный фонд и другие госорганы. Ее используют для визирования договоров, обращений в суды, участия в торгах по банкротству, для работы с ЕГАИС и «Честным ЗНАКом».
Необходимость предоставить ЭП другому лицу возникает, например, когда у директора нет времени на подписание документов и он хочет делегировать эту задачу своему подчиненному. Можно ли законно передать ЭЦП другому сотруднику и как это сделать, расскажем в статье.
Можно ли передавать свою ЭЦП другому лицу
Если электронный файл завизирован (подписан) с помощью ЭП, адресат может быть уверен, что документ подлинный и целостный и в него не вносились никакие изменения. Кроме того, у получателя есть гарантия, что письмо пришло именно от того человека, который его заверил, а не от постороннего лица.
Работу с электронной подписью регулирует ФЗ № 63ФЗ №63 «Об Электронной подписи» от 6 апреля 2011. Закон прямо не запрещает передавать ЭП другому человеку, но и не разрешает. Владелец подписи сам принимает решение, учитывая риски.
Что такое ЭП
ЭП — реквизит цифрового документа. Бывает трех видов:
- Простая.
- Усиленная неквалифицированная.
- Усиленная квалифицированная.
Для большинства операций и сделок нужен именно третий вариант. УКЭП обладает самым высоким уровнем защиты. Ее почти невозможно скомпрометировать. Все сделки, заключенные с использованием УКЭП, считаются юридически значимыми. А все заверенные договоры и отчеты имеют такую же силу, что и бумажные документы с печатью и «живой» подписью.
На кого можно оформить ЭП
Электронную подпись можно оформить на директора или любого другого сотрудника компании, в зависимости от того, какие задачи нужно решать. При покупке УКЭП пользователь получает:
- закрытый (секретный) ключ — участвует в создании самой подписи;
- открытый ключ — используется адресатом для проверки подлинности ЭП;
- сертификат — содержит информацию о владельце, «привязывает» ключи к конкретному лицу.
Такая сложная схема нужна для того, чтобы закрепить электронную подпись за определенным человеком — он несет юридическую ответственность по всем сделкам, где была использована ЭП. Передача реквизита другим лицам противоречит принципам конфиденциальности и безопасности в электронном документообороте, ради которых и была разработана квалифицированная подпись.
Передавать или не передавать подпись: что говорит закон
Ни в одном нормативном акте нет четких указаний по поводу передачи электронного сертификата. В ст. 10 ФЗ-63 сказано, что владелец ЭП должен обеспечить конфиденциальность ключей и не допускать их использования без своего согласия. Здесь нет прямого запрета на передачу подписи.
С одной стороны, формулировка позволяет сделать вывод о возможности использования ЭП с согласия владельца. С другой, предоставляя доступ к своим электронным ключам, нельзя обеспечить полную конфиденциальность. Утечка информации будет считаться нарушением ФЗ № 63.
В ст. 2 этого закона прописано, что ЭП используется для идентификации лица, подписывающего документ. Когда один сотрудник получает ЭЦП от другого, речь идет о нарушении закона. Нельзя идентифицировать человека, который на самом деле подписывал документ или отправлял отчет.
Ответственность за все операции, совершенные с ЭП, несет сотрудник, указанный в сертификате. Рассмотрим подробнее, с какими проблемами он может столкнуться.
Если сотрудник получает ЭЦП от другого лица: последствия
Работники предприятий часто пользуются цифровой подписью директора. Бухгалтерия визирует с ее помощью электронные отчеты, юристы — документы для передачи в суд. Чем больше людей имеют доступ к ключам, тем выше риск столкнуться с проблемами.
Если сотрудник заверил не те документы или использовал сертификат в личных целях, владельцу подписи будет сложно доказать свою непричастность к этим действиям.
Чем опасна передача ключей другим лицам
Руководитель сам решает, можно ли доверять своим подчиненным и передавать им ЭЦП. При возникновении спорных ситуаций суд опирается на статью о конфиденциальности УКЭП. Владелец сертификата сам нарушил закон и скомпрометировал личные данные. Вероятность, что подписание документов будет признано незаконным, минимальна.
Рассмотрим примеры рисков, которые может понести компания, если директор передает цифровую подпись другому лицу:
- Бухгалтер отправил в налоговую отчет с ошибками. Компания выплатила налог не в полном объеме. Действия повлекли судебное разбирательство и ответственность по ст. 122 Налогового кодекса РФ. За налоговые нарушения руководителя могут оштрафовать на сумму до 20 тыс. руб. или дисквалифицировать на срок до 2 лет. Если сумма недоимки превысила 5 млн, может быть применена уголовная ответственность.
- Недобросовестный работник с помощью подписи начальника совершил мошеннические действия с активами организации. Гендиректор в этом случае теряет деньги своей компании, и вернуть их обратно становится проблематично.
- Сотрудник отправил некорректный отчет, после чего руководитель обратился в ФНС с объяснениями. Налоговая признала подпись скомпрометированной, а документы — недействительными. Из-за аннулированных деклараций бизнесу придется тратить время и ресурсы, доказывая, что была совершена ошибка.
Ответственность за использование чужой подписи
В УК и КоАП РФ не предусмотрена ответственность за использование чужой УКЭП. Но это не значит, что можно безнаказанно совершать с ней любые действия. Пример: с подписью гендира сотрудник заключил сделку и получил личную выгоду. В этом случае руководитель может обвинить подчиненного в мошенничестве. За подобные действия недобросовестному сотруднику грозит уголовная ответственность по статье 159 УК РФ в виде штрафа до 500 тыс. руб. или лишения свободы до 6 лет.
Что будет, если передать ЭЦП другому лицу, работающему на аутсорсе
Некоторые организации и ИП пользуются услугами бухгалтеров-аутсорсеров, предоставляя им USB-токен с подписью первого лица. Такие специалисты ведут несколько компаний и отправляют все налоговые отчеты с одного ПК, заверяя их разными ЭП.
ФНС отслеживает IP-адреса, с которых направляются документы. Налоговики могут решить, что все компании подконтрольны одному лицу. Такое использование ЭП может расцениваться как фиктивное дробление бизнеса для снижения налоговой нагрузки. Таким образом, руководитель компании, который предоставил ЭП аутсорсеру, может быть наказан по ст. 122 НК РФ.
Единственный способ избежать подобных проблем — никому не давать свою ЭП!
Можно ли передать ЭЦП по доверенности на другого сотрудника
Законом не предусмотрена возможность передачи УКЭП третьим лицам. Руководители предприятий делают это на свой страх и риск, надеясь, что последствий не будет. Некоторые хотят подстраховаться и передают ключи на основании распорядительного документа, акта приема-передачи или доверенности. Этот момент не регулируется законодательством, поэтому перечисленные бумаги не имеют юридической силы. Владелец ЭП может использовать их в судебном разбирательстве, но для доказательства невиновности этого недостаточно.
Доверенность на другого сотрудника не защищает от ответственности за ненадлежащие (неправомочные) действия с ЭЦП.
Можно ли передать ЭЦП третьим лицам по электронной почте и как это сделать
Ключи и сертификат ЭП не привязаны к одному рабочему месту. При необходимости их можно перенести на другой компьютер с помощью флешки или по email. Главное условие — на ПК должен быть установлен криптопровайдер, например КриптоПро CSP. Это специальное программное обеспечение для создания электронной подписи и криптографической защиты данных. Как передать сертификат ЭЦП по email:
- Откройте КриптоПро CSP.
- Выберите вкладку «Сервис», нажмите на кнопку «Скопировать».
- Откроется окно «Копирование контейнера закрытого ключа». Нажмите на кнопку «Обзор».
- Выберите ключевой контейнер, поочередно нажмите OK, «Далее», «Готово».
- В поле «Устройства» выберите носитель: имя флешки для копирования УКЭП.
- Подтвердите копирование нажатием на кнопку OK. Подпись сохранена на флеш-носителе.
- Зайдите в «Этот компьютер» на своем ПК, откройте флешку и заархивируйте папку с ЭП.
- Полученный архив отправьте по email.
Скачайте файл, разархивируйте ключи и установите их на компьютере, где планируете использовать УКЭП.
Как передать ЭЦП другому лицу и избежать проблем
Так как в законах нет прямого запрета передачи ЭП третьим лицам, то руководители компаний активно этим пользуются. За любые неправомерные действия с подписью им придется нести ответственность, вплоть до уголовной. Но есть законные способы этого избежать.
Если директор часто делегирует подчиненным работу с документами, рекомендуем оформить отдельную ЭП для каждого сотрудника. В этом случае руководитель избегает рисков. Сотрудники самостоятельно несут ответственность за свои действия.
Как оформить подпись для сотрудника
Обязанности по визированию документов можно распределить между доверенными (уполномоченными) лицами компании. Это сотрудники, имеющие право на заверку документов с помощью цифровой подписи. УКЭП для уполномоченных лиц можно оформить в любом аккредитованном удостоверяющем центре:
| В 2022 году | Сотрудник получает личную подпись для выполнения своих служебных полномочий на основании доверенности. ЭП оформляется на работодателя (в сертификате указаны реквизиты компании). Доверенность на право подписи предоставляет руководитель предприятия. В ней должны быть перечислены полномочия работника и операции, при выполнении которых он может использовать цифровой сертификат |
| С 2023 года | ЭП выпускается не на работодателя, а на имя конкретного физлица. Для получения подписи нужны только паспорт, СНИЛС и ИНН. Чтобы сотрудник мог использовать УКЭП в рабочих целях, у него должна быть машиночитаемая доверенность (МЧД). Это электронный документ, согласно которому директор доверяет физлицу визировать деловые бумаги своей личной подписью, но от имени компании |
Подписи с МЧД можно оформлять в добровольном порядке с 01.03.2022. А с 01.01.2023 все сертификаты сотрудников, выпущенные с реквизитами компании, становятся недействительными. Даже если фактический срок действия еще не закончился. Можно будет использовать только личные ЭП физлиц в связке с машиночитаемой доверенностью. МЧД нужно оформлять как на штатных специалистов, так и на сотрудников-аутсорсеров.
Мы предлагаем комплекты ЭП для физлиц, с помощью которых вы сможете:
- участвовать в торгах;
- отправлять отчеты в ФСС и другие госорганы;
- работать в ЕГАИС.
Мы подберем для вас подходящий комплект с учетом конкретных задач, настроим КриптоПро CSP, установим УКЭП и расскажем, как ею пользоваться.
Как оформить ЭП для руководителя и ИП по новым правилам с 2022 года
С 01.01.2022 руководители предприятий и ИП получают электронные подписи только в удостоверяющем центре ФНС или у его доверенных лиц, например, у ПАО «Сбербанк России» или у Банка ВТБ.
Заявку на получение УКЭП можно отправить в ЛК на сайте налоговой или подать лично в отделении ФНС. Когда сертификат будет выпущен, руководитель должен лично посетить инспекцию или офис доверенного лица, представить паспорт, СНИЛС и USB-токен для записи ключей и сертификата. Личный визит обязателен — отправить сотрудника с доверенностью нельзя.
ФНС не предоставляет физический носитель и средство криптозащиты. Их вы можете приобрести у нас. Оставьте заявку на сайте и получите бесплатную консультацию!
при подписании УПД по ЭДО должность должна соответствовать владельцу подписи, неможет быть так, что стоит в должности главный бухгалтер, а владелец подписи ген.директор?
Здравствуйте! Должность и владелец подписи должны совпадать. То есть директор доверяет свою ЭЦП главному бухгалтеру, который подписывает УПД за него — его подписью.
ВАЖНО! Законом не предусмотрена возможность передачи УКЭП третьим лицам. Как и нет прямого запрета на это. При этом ответственность за все операции, совершенные с ЭП, несет сотрудник, указанный в сертификате. В отдельных случаях за недобросовестное использование подписи могут наказать сотрудника.
Подскажите, а если нужно отправлять документы в ЕГАИС на кого оформляется подпись, на сотрудника или на директора?
Добрый день! Подпись можно оформить как на руководителя, так и на сотрудника. Если директор сам передает документы в ЕГАИС и подтверждает подлинность своей ЭП, он не должен передавать ее своим подчиненным. Если эту обязанность выполняет доверенный сотрудник, лучше оформить для него УКЭП физлица и машиночитаемую доверенность, чтобы избежать проблем и штрафов.
Для подписи сотрудника можно купить любой токен или нужен какой-то конкретный?
Если уже есть токен, можете использовать его. Либо купить новый у производители или в Удостоверяющем центре. Подойдут Рутокен S, Рутокен Lite, Рутокен ЭЦП 2.0, JaCarta ГОСТ, JaCarta-2 ГОСТ и другие носители, соответствующие требованиям ФНС.