Неправильные остатки — типичная проблема компаний, которые до сих пор не автоматизировали склад и ведут учет по «бумажкам». Сотрудники не считают товары при приемке новой партии, пропускают недопоставки, забывают оформить списания. При очередной инвентаризации выясняется, что реальное количество товаров не совпадает с цифрами в Excel-таблицах. Найти причину расхождений практически невозможно, в итоге пересортица и недостачи становятся обычным явлением. В статье расскажем, как наладить контроль складских остатков с помощью 1С, сократить товарные потери и увеличить выручку.
Отсутствие контроля складских остатков: чем это опасно для бизнеса
Главная задача складского учета — обеспечить совпадение фактического количества товаров с плановыми остатками из общей базы. Что для этого нужно:
- Регулярно проводить инвентаризации.
- Фиксировать все действия с товарами (приемку, реализацию, списания, перемещения).
- Контролировать работу сотрудников во избежание краж, порчи товаров и т. п.
Если учет не автоматизирован, все перечисленные действия приходится выполнять «вручную». Из-за невнимательности и загруженности сотрудники систематически допускают ошибки. К тому же на рутинную работу уходит много времени. Например, полная инвентаризация на складе по бумажным описям может длиться несколько смен.
Автоматизация помогает ускорить ежедневные рутинные процессы в десятки раз и сократить товарные потери минимум на 50 %. Отправьте онлайн-заявку на сайте, и мы поможем вам наладить контроль остатков в срок от 3 дней.
Основные причины неправильных остатков на складе
Обычно расхождения между фактическими и плановыми остатками при бумажном учете возникают по нескольким причинам:
| Причина расхождения | Пример |
| 1. Ошибки в процессе приемки новой партии | Поставщик привез 300 банок консервов, а нужно было 350. Приемщик не пересчитал товары и пропустил недостачу. В учетной таблице указали одно количество банок, а по факту их меньше |
| 2. Ошибки при маркировке весовой продукции | Магазин закупил 35 кг печенья. Пока его расфасовали по упаковкам, что-то «потерялось», что-то испортилось. В итоге фактические цифры отличаются от реальных |
| 3. Инвентаризация выполняется «для галочки» | Сотрудники не стали открывать все коробки и пересчитывать товары, «нарисовали» нужное количество без проверки, пропустив пересортицу и недостачу |
| 4. Бесконтрольные списания | Сотрудники списывают просроченные продукты и испорченные товары, но забывают отражать свои действия в учетной системе |
| 5. Потери физических документов | Накладная потерялась, данные не внесли в таблицу с поступлениями, возникла путаница в учете |
Персонал неправильно пересчитывает остатки: чем это грозит бизнесу
Проблема с неправильными остатками актуальна как для магазина у дома, так и для оптового склада с большим оборотом. Но если в первом случае расхождения могут быть некритичными, то во втором — бизнесу грозят серьезные проблемы и издержки, а именно:
- сложно планировать закупки, нет точной информации о текущих запасах;
- возникает дефицит «ходовых» товаров, предприятие теряет прибыль;
- клиенты получают заказы с задержками, так как не хватает нужных позиций на отгрузку, и их нужно срочно закупать у поставщиков;
- чтобы справиться с большим объемом рутинной работы владелец бизнеса вынужден расширять штат, но ошибок и товарных потерь не становится меньше;
- из-за отсутствия контроля остатков сотрудники могут присваивать неучтенные излишки товаров, которые были обнаружены при инвентаризации.
Чтобы избежать огромных потерь из-за воровства, невнимательности и высокой загруженности персонала, рекомендуем автоматизировать контроль товарных остатков. Рассказываем, как это сделать.
Узнайте какая 1С вам подходит и получите бесплатную установку на версии 1С ПРОФ
Как автоматизировать учет остатков на складе в 1С
Автоматизированный контроль остатков в 1С поможет сократить товарные потери и ускорить основные складские процессы без расширения штата. Чтобы навести порядок в учете, необходимо выполнить 3 шага.
| Этапы автоматизации | Описание | Результат |
| 1. Внедрение товароучетной программы | Для товарного учета на средних и крупных предприятиях оптовой и розничной торговли рекомендуем использовать программное обеспечение «1С:Управление торговлей» («1С:УТ»). Для магазинов подойдет «1С:Управление нашей фирмой» и «1С:Розница» | В «товароучетке» фиксируются все поступления и отгрузки товаров. Остатки обновляются автоматически, а затем корректируются по результатам инвентаризации. У сотрудников есть доступ к актуальной информации о количестве товаров |
| 2. Внедрение штрихкодирования | Для всех номенклатурных позиций в 1С нужно завести уникальные штрихкоды. Их можно сгенерировать в бесплатных онлайн-сервисах. Затем все товары или групповые упаковки (короба, палеты) на складе промаркировать этикетками со штрихкодами | Учет товаров по штрихкодам упрощает и ускоряет складские процессы: приемку, инвентаризацию, отгрузку заказов и др. |
| 3. Внедрение терминалов сбора данных (ТСД) и мобильного программного обеспечения для них | На ТСД устанавливают специализированное приложение, например, «Mobile SMARTS: Склад 15» и настраивают обмен данными между мобильным программным обеспечением и системой 1С | Скорость проведения инвентаризации увеличивается в 10 раз. Чтобы проверить остатки, сотруднику склада нужно сканировать штрихкоды с товаров (или упаковок). Мобильное приложение считает количество остатков, сравнивает их с учетными данными и показывает расхождения. Остается только выгрузить результаты в 1С |
На завершающем этапе необходимо выполнить полную инвентаризацию и ввести начальные остатки по каждой позиции в 1С.
В рамках услуги комплексной автоматизации склада мы подберем оборудование и софт под ваши задачи, настроим товарный учет и обучим сотрудников работе с новым программным обеспечением. Срок внедрения — от 3 дней. Все работы выполняются удаленно, без остановки складских процессов.
Как посмотреть остатки на складе в 1С
В 1С удобно контролировать остатки на складе. Аналитика по запасам и движению товаров формируется и обновляется автоматически. Расскажем, как посмотреть остатки на складе в 1С с помощью типового отчета:
- Откройте раздел «Склад и доставка» → «Отчеты по складу».
- Выберите отчет «Ведомость по товарам на складах».
- Уточните период, за который нужна информация.
- При необходимости сделайте отбор по конкретной номенклатуре или складу.
- Нажмите кнопку «Сформировать».
Ведомость по товарам на складах в «1С:УТ»
Полученный отчет показывает начальный и конечный остаток за выбранный временной интервал, а также движение товаров в виде прихода и расхода.
Еще можно использовать типовой отчет «Остатки и доступность товаров». Он показывает актуальные остатки и резервы, а также прогнозируемые изменения: сколько товара ожидается к поступлению, списанию и т. д.
Остатки и доступность товаров в «1С:УТ»
Даже при использовании программы 1С учетные остатки могут не соответствовать реальным запасам. Чтобы актуализировать данные, нужно регулярно проводить инвентаризации на складе. Ниже расскажем, как это сделать максимально быстро и точно.
Как быстро посчитать остатки на складе с помощью ТСД
Чтобы получать точную информацию об остатках, рекомендуем проводить инвентаризацию с ТСД и специализированным мобильным приложением. Поясним, как это сделать, на примере программного решения «Mobile SMARTS: Склад 15» от компании «Клеверенс».
Перед проведением проверки необходимо создать в 1С документ инвентаризации («Пересчет товаров»), выгрузить его на ТСД в качестве задания. Он содержит список товаров, которые нужно пересчитать. Кладовщик приступает к инвентаризации:
- Открывает новое задание в приложении на ТСД.
Выбор задания на ТСД
- Поочередно сканирует штрихкоды со всех товаров из списка.
- В процессе проверки следит за результатами пересчета. В колонке «Факт» отображается количество товаров (соответствует количеству отсканированных штрихкодов).
Результаты инвентаризации на ТСД
Позиции, по которым обнаружены расхождения, подсвечиваются красным, остальные — зеленым цветом.
По завершении проверки кладовщик закрывает опись и отправляет ее в 1С.
Выгрузка документа с ТСД в 1С
Данные загружаются в «товароучетку» согласно заданным настройкам. Остатки в системе обновляются автоматически. Пользователю не нужно ничего вводить вручную, что исключает вероятность ошибок и путаницы.
Если на складе обнаружена недостача, нужно списать товары в 1С, если излишек — выполнить оприходование.
Управление и учет товарных остатков на складе в 1С: пример автоматизации
Один из наших клиентов — предприятие по производству спортивного инвентаря. Компания изготавливает баскетбольные щиты, гимнастические скамейки, стеллажи и спортивные стенки для школ, фитнес-залов и танцевальных классов. Заказчик обратился к нам за услугой автоматизации склада, обозначив такие проблемы:
- устаревшее оборудование тормозит работу;
- реальные остатки на складе не соответствуют данным в 1С;
- сотрудники тратят много времени на поиск нужного товара на складе;
- клиенты получают товары с задержками.
В рамках проекта нужно было автоматизировать учет и управление товарными остатками. На момент обращения на предприятии использовали программу «1С:УТ». Но все операции на складе выполнялись вручную, с использованием бумажных носителей. Для автоматизации товароучета мы выполнили такие работы:
- Внедрили ТСД и программное обеспечение Mobile SMARTS.
- Интегрировали мобильное приложение с 1С.
- Настроили складской учет в соответствии с задачами клиента.
- Обучили сотрудников работе с новым программным обеспечением и оборудованием.
Комплексное решение на базе 1С и ТСД помогло:
- повысить скорость обработки заказов на 25 %;
- сократить расходы на содержание склада на 40 %;
- увеличить точность учета товарных остатков до 99 %.
Больше примеров успешной автоматизации вы найдете в разделе «Кейсы». Если нужно готовое работающее решение для складского учета, позвоните по номеру 8 (800) 500-25-91 и получите бесплатную консультацию.
