Как вести учет в магазине продуктов: пример решения для автоматизации процесса

Продуктовой рознице не обойтись без автоматизации учета, особенно если в ассортименте есть скоропортящиеся товары. Нужно контролировать оборот, анализировать продажи, считать остатки и четко планировать поставки, чтобы избежать «просрочки» и обеспечить покупателей ходовой продукцией.

В статье расскажем, как правильно вести учет товара в магазине продуктов и что для этого нужно. Также приведем пример простого и недорого решения для автоматизации торговли, которое можно внедрить за 3 дня.

Почему учет в продуктовом магазине сложнее, чем в других видах розницы

Ведение товарного учета в продуктовом магазине требует большего контроля, чем в других сферах розничной торговли. Основные сложности связаны:

• Со скоропортящимися продуктами — важно следить за сроками годности и вовремя списывать «просрочку».
• Весовым товаром — учитывать такие продукты сложнее, чем штучные.
• Высокой оборачиваемостью — ассортимент часто меняется, особенно в сегменте свежих продуктов.
• Разными схемами поставок — прямые закупки, складские отгрузки и закупки у разных поставщиков требуют четкого учета.

Важно: без автоматизации сложно контролировать остатки и оперативно отслеживать популярные позиции.

Что значит учет в магазине

Учет в магазине — это отражение всех операций с товаром, начиная от приемки на складе, заканчивая продажей на кассе. Все процессы взаимосвязаны. Количество остатков продукта должно уменьшаться после каждой продажи. На основании этой цифры магазин планирует, сколько товаров и в каком объеме нужно закупить у поставщика. Учет в магазине позволяет контролировать:

• остатки товара в торговом зале и на складе;
• объем продаж;
• сроки хранения;
• время расчета с поставщиком;
• оборачиваемость;
• доходы, расходы и прибыль.

Автоматизируем магазин за 3 дня

• Выгодно — стоимость от 31 275 руб.
• Готовый и настроенный под вас комплект оборудования и программ
• Автоматизация под правила маркировки и 54-ФЗ

Автоматизировали работу сотен компаний и предпринимателей — поможем и вам!

Подробнее Заказать звонок

Вот что значит учет в магазине. Независимо от способа его ведения, есть три основные операции, которые должны быть отражены:

1. Поступление на склад.
2. Выбытие товаров (продажа на кассе, кражи, порча, списание и т. д.).
3. Инвентаризация.

На этих процессах строится товарный учет в розничной торговле. Вести его вручную (например, в Excel) — сложно и трудозатратно. Приходится самостоятельно фиксировать в таблице, сколько товаров продано, подбивать остатки, выявлять неликвид и т. д. Это отнимает много времени и неизменно приводит к ошибкам и большим расходам из-за пересортицы, воровства и увеличения объема просрочки. Для решения этих проблем есть специальное программное обеспечение и оборудование, которое поможет автоматизировать все основные процессы на складе и в торговом зале.

Ошибки в учете, которые приводят к убыткам

Без четкого учета продуктов магазины часто теряют прибыль. Распространенные ошибки:

• Отсутствие контроля сроков годности — приводит к списаниям и потерям.
• Ошибки в инвентаризации — неправильные данные об остатках приводят к нехватке или излишкам.
• Некачественное сканирование штрихкодов — если идентификатор не считывается, товар может не попасть в базу или быть учтен некорректно.
• Ручной ввод данных — высокая вероятность человеческих ошибок.

Совет: используйте автоматические системы инвентаризации и штрихкодирования для исключения ошибок.

Ниже рассмотрим пример одного из решений по автоматизации торговли. Расскажем, как с его помощью наладить и вести учет товара в продуктовом розничном магазине.

Как вести учет товаров в розничной торговле: пример автоматизации работы небольшого магазина

Автоматизированная система учета в продуктовом магазине позволяет сформировать единую базу с актуальной информацией о товарах (остатках, сроках годности), аналитикой продаж и т. д. Она объединяет в себе два основных элемента:

1. Онлайн-кассу. Используется для регистрации продаж в магазине. Это требование ФЗ № 54Федеральный закон «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении расчетов в Российской Федерации» от 22.05.2003 № 54-ФЗ. Без нее торговые точки не могут проводить расчеты с покупателями.
2. Товароучетную программу. В ней фиксируют все операции с продуктами: поступление на склад, перемещение в торговый зал, инвентаризация, списание и т. д. Программа связана с кассой и получает от нее данные о розничных продажах. Софт можно установить на рабочем ПК кладовщика или на кассовом компьютере (если магазин небольшой и все операции выполняет один сотрудник).

Это необходимый минимум программно-аппаратных средств, которые нужно внедрить перед тем, как вести учет товаров в розничной торговле. В зависимости от ассортимента и объема продаж перечень оборудования и программного обеспечения может расширяться. Например, в него можно добавлять терминалы сбора данных с мобильными приложениями для работников склада. Но на них мы не будем останавливаться в этой статье. Рассмотрим максимально простое и доступное по цене решение для розничных точек, не торгующих алкоголем. Если вы задаетесь вопросом, как вести учет в небольшом продуктовом магазине, это решение вам точно подойдет.

Как автоматизировать учет товаров и избежать ошибок

Чтобы снизить влияние человеческого фактора и повысить точность учета, важно автоматизировать ключевые процессы:

• Интегрировать онлайн-кассу с товароучетной системой, чтобы продажи автоматически фиксировались в базе.
• Использовать терминалы сбора данных (ТСД) для инвентаризации, чтобы не пересчитывать товары вручную.
• Настроить автоматическое формирование отчетов о движении продукции, сроках годности, оборачиваемости.
• Подключить систему ЭДО (электронного документооборота) для работы с поставщиками.

Подробнее о том, как автоматизация помогает снизить затраты и повысить контроль — в статье Автоматизация бизнеса — так ли это дорого? Примеры и расчеты.

Программа для учета товара в магазине

Для автоматизации учета товара в магазине предлагаем простую программу «1С:Розница». Ее основные возможности:

В «1С:Розница» реализован раздел «Рабочее место кассира». В нем есть все необходимые функции, чтобы вести расчеты с покупателями:

• принимать оплату наличными и картами, а также смешанные платежи;
• применять скидки, учитывать бонусные карты;
• формировать и печатать чеки, передавать информацию оператору фискальных данных (ОФД) в соответствии с требованиями ФЗ № 54;
• оформлять возвраты;
• работать с отложенными чеками;
• искать товары в базе по артикулу, коду, названию.

К «1С:Розница» можно подключить любое торговое оборудование: сканер штрихкодов, терминал эквайринга, принтер этикеток и др. Программа интегрируется с системой Честный ЗНАК и подходит для учета маркированных товаров.

>1000 продаж

Фискальный регистратор Атол 30Ф

27 285 ₽ 25 500 ₽

Купить

1С:Розница 8

4 900 ₽

Купить

>1000 продаж

АТОЛ SB2108 Plus (rev.2)

3 800 ₽

Купить

Оборудование для товарного учета в розничной торговле

Универсальный софт «1С:Розница» в нашем примере используется и как товароучетная, и как кассовая программа. Но чтобы принимать оплату от покупателей в соответствии с законом, к компьютеру (на котором установлено это программное обеспечение) достаточно подключить фискальный регистратор (ФР). Он работает в синхронизации с кассовой программой и выполняет важную функцию в системе учета — регистрирует розничные продажи и выбытие товара из магазина. ФР хранит информацию обо всех расчетах, передает эти сведения ОФД в электронном виде и печатает чеки для покупателей.

Хорошим решением станет бюджетный ФР нового поколения АТОЛ 30Ф. Он подходит для мелкой розницы, где в день формируется до 100 чеков. Характеристики модели:

• скорость печати — до 75 мм/с;
• ширина чека — 44 и 58 мм;
• ресурс печатающей головки — 50 км;
• способ подключения к ПК — через порт USB.

Если нужна беспроводная связь, можно отдельно приобрести модуль для передачи данных по Wi-Fi, Bluetooth или через мобильный интернет (3G/4G).

В ФР должен быть установлен фискальный накопитель (ФН) на 15 или 36 месяцев. Это чип памяти, на котором хранятся данные о продажах. ФН можно заказать сразу с регистратором или приобрести отдельно. По окончании срока действия накопитель нельзя выбрасывать. Его нужно хранить в течение 5 лет на случай запроса из налоговой.

Также для автоматизации учета в торговле понадобится 2D-сканер штрихкодов. Он используется:

• на складе: для приемки партии товаров, добавления штрихкодов в базу, проведения инвентаризации, проверки этикеток;
• на кассе: для поиска товара в базе по штрихкоду и продажи, ввода новой номенклатуры в базу.

Для небольшого магазина подойдет недорогой сканер АТОЛ SB2108 Plus. Он считывает линейные (1D) и двумерные (2D) штрихкоды на расстоянии до 30 см и со скоростью 350 мм/с. Распознает информацию с бумажных носителей (в том числе помятых и грязных этикеток) и экранов мобильных устройств.

Как контролировать остатки товаров и предотвращать пересортицу

Одна из главных проблем при ведении учета в продуктовом магазине — несовпадение фактических остатков с учетными данными. Это может привести к дефициту или излишкам товаров, что снижает прибыльность бизнеса и чревато убытками. Чтобы избежать пересортицы и проблем с остатками:

• Используйте автоматизированные системы учета, которые фиксируют поступление и продажу товаров в режиме реального времени.
• Внедрите штрихкодирование для точного отслеживания товаров. Это исключит ошибки, которые возникают при ручном вводе данных.
• Настройте учет по срокам годности, особенно для молочной продукции, мяса, рыбы и других скоропортящихся товаров.
• Контролируйте минимальные и максимальные остатки. Система должна автоматически уведомлять о необходимости пополнения запасов.
• Проводите инвентаризацию с помощью ТСД (терминалов сбора данных). Это ускоряет пересчет товаров и снижает риск расхождений.

Как правильно организовать контроль за остатками в магазине, снизить потери и автоматизировать складской учет — смотрите в статье: «Автоматизация склада магазина: как наладить учет и оптимизировать работу».

Как провести автоматизацию учета в магазине: дополнительные услуги

Чтобы система учета продаж в магазине заработала, остается только настроить программное обеспечение и оборудование под ваши задачи. Стандартный перечень услуг включает:

• загрузку номенклатуры в товарную базу (например, из файла Excel);
• настройку системы налогообложения в учетной программе;
• подключение эквайринга к кассовой программе для приема безналичной оплаты от покупателей;
• регистрация кассы в налоговой в режиме реального времени;
• подключение онлайн-кассы к ОФД, настройку обмена данными.

Мы выполняем все перечисленные услуги в комплексе и внедряем системы автоматизации под ключ. Вам не придется тратить время на изучение информации, поиск подходящего оборудования, настройку товароучетной программы, заполнение заявки на регистрацию кассы в налоговой и т. д. Мы выполняем работы дистанционно, что значительно сокращает срок внедрения.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

1. Можно ли вести учет товаров без программы?

Можно, но это очень трудоемко. Ошибки при ручном ведении учета могут привести к убыткам.

2. Как часто нужно проводить инвентаризацию?

Минимум раз в месяц. В магазинах с высокой оборачиваемостью — раз в неделю.

3. Можно ли автоматически учитывать сроки годности?

Да, современные товароучетные системы позволяют контролировать сроки хранения и вовремя списывать просрочку.

4. Как подключить систему учета к онлайн-кассе?

Через API-интеграцию или стандартные модули для 1С и других программ.

Позвоните нам по номеру 8 (800) 500-25-91 или оставьте заявку на сайте, и наш эксперт бесплатно проконсультирует вас по всем вопросам. Проанализируем ваши задачи и подскажем, как правильно сделать автоматизацию учета в магазине.