Компания «Айко» — поставщик программного обеспечения iiko для автоматизации предприятий общепита. ПО разработано на базе облачных технологий. Пользователь получает готовое решение для комплексной работы заведения. Помимо базовых функций, руководителю обеспечивается удаленный контроль за деятельностью сотрудников, просмотр статистики, анализ доходности предприятия. Компания входит в рейтинг CNews Analytics «Крупнейшие поставщики SaaS в России 2020». С августа 2020 года количество активных пользователей превысило отметку 30 000. Рассмотрим, как пользоваться iiko представителям разных видов предприятий общественного питания.
Программа iiko для общепита: обучение
Система iiko соответствует классу ERP. Одна программа контролирует работу кассы, склада, персонала, кухни, отслеживает финансы и формирует отчетность. Типовые проекты автоматизации:
- Управление службой доставки готовых блюд. Благодаря решению iikoDelivery доступен контроль приема и выполнения заказов на всех этапах.
- Столовая на предприятии либо в бизнес-центре. Удобные инструменты помогут организовать питание персонала, вести учет денежных средств и прочее.
- Ресторан быстрого обслуживания. Программа позволит оперативно обслуживать клиентов и обеспечит индивидуальный подход к каждому посетителю.
- Ресторан с обслуживанием за столиками. Профессиональное решение обеспечит гибкую настройку схем залов, работу с заказами, быстрое и качественное обслуживание гостей на местах.
- Кафе, кофейня, бар. Облачное решение iikoCloud Start позволит управлять небольшим заведением из любой точки мира.
- Сеть ресторанов. Современные бизнес-инструменты для быстрой окупаемости вложений. Централизованное управление предприятиями любой сложности.
Обучение по работе с программами iiko для общепита представлено в формате бесплатных вебинаров, курсов, видео, а также подробных инструкций, доступных на сайте компании. Принцип работы с продуктами Айко заключается в следующем:
- После выбора пакета и заключения договора пользователю назначается инженер компании, ответственный за реализацию проекта. Предоставляются контакты для связи с ним.
- Осуществляется подготовка и настройка заказанного оборудования, согласование графика подготовки персонала. Сотрудники офиса обучаются в Учебном центре Айко, а контактный персонал постигает основы работы на предприятии общепита непосредственно перед открытием.
- Внедрение системы Айко на предприятии для заполнения справочников с наименованиями товара, данных о персонале, технологических картах и прочего.
- Вместе со специалистами компании производится запуск системы автоматизации.
С этого момента можно приступать к работе.
Тарифы
Программы Айко можно использовать через «облако» или путем установки на ПК. В первом случае пользователь оплачивает стоимость аренды, во втором — покупает лицензию. Сначала рассмотрим тарифы облачных сервисов.
Для кофе-поинтов и фудтраков разработан тариф iikoCloud Nano, в рамках которого доступен ограниченный набор функций. Он включает работу со смарт-терминалом, базовую систему лояльности, прием оплаты и печать чеков, стандартный учет в облачном сервисе.
Для небольших кафе предназначен тариф iikoCloud Start. Он включает весь набор функций iikoCloud Nano, а также дополнительные возможности. Например, готовый сайт доставки, обслуживание у столиков и прочее.
Для крупных ресторанных сетей подойдет тариф iikoCloud Enterprise. Для единичных заведений или небольших сетей рекомендуется использовать iikoCloud Pro. В отличие от тарифа для кафе, кафетериев и фастфудов, система автоматизации ресторанного бизнеса предусматривает больше возможностей. В том числе, подключение дополнительных приложений (к примеру, iikoAPI Delivery), а также сторонних программ.
Локальные решения: iikoSmartKit for Restaurant (для ресторанов с обслуживанием за столиками) и iikoSmartKit for Fastfood (для заведений быстрого обслуживания). На сайте представлена стоимость пакета из пяти рабочих мест для каждого инструмента.
Программа iiko Chain для ресторанов: обучение
Система iikoChain открывает доступ к следующим функциям:
- контроль производства;
- перемещение продукции с наценкой между складами;
- ведение общих справочников;
- контроль работы нескольких юридических лиц в составе сети;
- поддержка версионности технологических карт;
- управление складами всех подразделений;
- контроль работы персонала;
- обмен данными с другими системами и прочим.
Другими словами, обеспечивается полноценная автоматизация общепита.
Настройка
Рассмотрим краткую инструкцию по настройке программы iiko для ресторанов
Программа имеет несложный интерфейс. Слева — главное меню, содержащее ссылки на разделы. Открытые окна отображаются в виде закладок.
Приложение поддерживает несколько языков. Для выбора одного из них достаточно перейти в раздел «Администрирование» и клинуть по нужному пункту.
Начиная с версии 4.2, графический интерфейс приложения представлен по-новому. Для перехода к теме, предусмотренной в ранних версиях, нужно нажать «Выбор темы» в разделе «Администрирование». Откроется окно, где следует указать «Классический BackOffice» и подтвердить.
Сразу после запуска приложения открывается стартовая страница. Там отображаются уведомления о проблемах в системе, новости ресторана и компании iiko.
Раздел «Товары и склады»
Содержание раздела:
- «Документы». Доступен просмотр всех документов за любой период: накладные, инвентаризации, отчеты. Допустимо создание новых, редактирование, вывод на печать. Предоставлена возможность работы сразу с несколькими документами (групповая обработка). Списки можно фильтровать по одному или нескольким параметрам. Например, работать с документами, соответствующими конкретному складу.
- «Справочники». Содержит перечень единиц измерений, бухгалтерских категорий, производителей, поставщиков. Существует возможность указать название признака расчета.
- «Прайс-листы». Позволяет контролировать цены. Доступны прайс-листы поставщика (принадлежат конкретному контрагенту) и внутренние. Здесь отображаются товары с расхождениями в цене (подсвечиваются красным). Отдельно предусмотрен подраздел с отчетами по прайс-листам от поставщика (отображаются документы за выбранную дату).
- «Накладные». Доступны приходные, расходные и возвратные накладные. Создавать и заполнять их можно вручную или автоматически.
- «Инвентаризация». В зависимости от типа заведения и принятого в нем порядка, инвентаризация проводится в конце дня или середине рабочей смены, по всем позициям или определенной товарной группе. При наличии сканера процедура может осуществляться путем считывания штрихкодов с упаковок товаров, для чего выделен отдельный подраздел.
- «Перемещения». Транспортировка товара с одного предприятия на другое фиксируется двумя документами: приходной и расходной накладной. При перемещении продукции между складами в пределах одного предприятия оформляется документ на внутреннее движение.
- «Возврат от покупателя». Потребитель возвращает товар продавцу, что оформляется соответствующим документом.
- «Списание». Ингредиенты и блюда списываются автоматически и вручную.
- «Приготовление». Фиксируется приготовление определенного блюда с автоматическим списанием ингредиентов, поступающих со склада.
- «Акт переработки». Позволяет учесть факт приготовления одного продукта из другого.
- «Акт реализации». Регистрация данных о продаже.
- «Акт разбора». Регистрация операции разбора продукта на полуфабрикаты либо исходные ингредиенты.
Обучение по работе с разделом «Товары и склады» программы iiko для ресторанов представлено на сайте производителя в виде инструкций.
«Розничные продажи»
Раздел содержит следующие подразделы:
- «Типы внесений и изъятий». При проведении процедуры изъятия денежные средства перемещаются с шеф-счета на корреспондентский, при внесении — наоборот. Через интерфейс приложения регистрируются операции выдачи наличных из денежного ящика или инкассация из сейфа в банк.
- «Типы заказов». Аналитический признак заказа, позволяющий детализировать отчеты.
- «Типы оплат». Доступны расчеты следующими способами: за наличные, банковскими картами, по безналичному расчету или списание за счет заведения.
- «Причины удалений». Основания, по которым блюда удаляются из заказов.
Еще предусмотрены подразделы с курсом валют, сервисными сборами (учет скидок и надбавок), отдельно — по учету финансов, работе сотрудников, производству, логистике и прочие.
Программа iiko Front: инструкция по использованию
Кассовая программа Айко Фронт предназначена для работы с заказами. При первом запуске откроется окно, где нужно ввести код подключения. В дальнейшем при входе в кассовую программу придется проходить авторизацию. Каждый сотрудник открывает свою личную смену.
Ресторан
Программа может работать в двух режимах: фастфуд и ресторан. Интерфейсы немного разные. Рассмотрим рабочие окна в режиме ресторана:
- На экране заказов отображаются свободные и занятые столы, обслуживаемые сотрудниками с открытыми сменами. Доступна фильтрация по официантам, всем столам, схема зала (в зависимости от прав доступа). В окне заказов выбираются и добавляются блюда, заказанные посетителем.
- Работа с заказами. Доступны следующие основные функции: прием нового заказа, создание очередности приготовления и подачи блюд (актуально для банкета), выбор нескольких столов при открытии заказа в рамках одного зала, выбор модификатора (например, «Со льдом»), продажа блюд со схемой модификаторов (гость самостоятельно подбирает ингредиенты для пиццы, салата и прочего), оформление скидок и надбавок, дополнение, изменение или удаление заказа.
- Работа на кассе. Совершение операций по открытию кассовой смены, оплате заказов, выбору кассира, отмене, изъятию товара. Здесь же доступна печать счета-фактуры, чека коррекции, производится изъятие и внесение денежных средств.
Через программу можно принимать чаевые и регистрировать благотворительные взносы.
Фастфуд
Формирование заказа осуществляется в специальном подразделе. Есть возможность создания табов (отложенных заказов, открытых долгое время). Финансовые операции отображаются в окне расчета. Основные разделы:
- «Рабочий день кассира». Используется кассиром после открытия смены для приема заказов, их оплаты и прочих операций.
- «Рабочий день менеджера». Осуществляется удаление чека и возврат наличных, а также другие операции, на которые есть права у менеджера.
- «Задание на кухню в фастфуде». Формируются уведомления для повара относительно того, какие блюда нужно готовить. Они могут быть отправлены путем печати сервисного чека или с помощью кухонного экрана.
Отдельно представлены разделы для резервирования столиков, заказа банкетов. Существует возможность настроить кухонный экран для повара, вести складской учет, контроль хранения продуктов и прочее. Инструкция по работе с программой iiko для фастфуда — на сайте производителя.
Программа Айко Card для общепита: инструкция
Айко Кард используется для организации обслуживания посетителей корпоративных столовых или других предприятий общепита. Предлагаются следующие схемы:
- депозитная (пополнение счета гостем и дальнейшее расходование средств);
- лимитная (устанавливается определенный лимит на расход за день, месяц или неделю, депозит вносить не требуется).
Перед началом работы в системе нужно настроить тип оплаты, внести данные о предприятии и прочее. Краткий обзор программы:
- Создание новой маркетинговой программы. Содержит одну или несколько маркетинговых акций, объединенных общими настройками, типом счета и сроком действия.
- Подарочные сертификаты. Существует возможность регистрировать заранее подготовленные сертификаты, а также продавать их гостям или оплачивать ими заказы.
- Комбо. Комбинация нескольких блюд в одну группу и продажа по специальной цене.
- Печать на чеке. Отображение условий акции на чеке, поздравление гостя с Днем рождения и прочее.
- Отправка СМС гостям. Функция доступна сразу после подключения бонусно-депозитной системы. Для этого нужно купить один из пакетов СМС: Notification 2000, Notification 5000, Notification 10000.
Для расширения функциональности системы можно подключать различные приложения: мобильные (iikoDeliveryMan, iikoCheckList), облачные сервисы или программы сторонних производителей (roomService, DeliveryClub). Подробнее ознакомиться с инструкцией по использованию программы айко Кард для общепита можно на сайте производителя.
Программа iiko Delivery: самоучитель для службы доставки готовых блюд
Программа iiko Delivery предназначена для предприятий общепита, которые занимаются доставкой блюд клиентам. Сразу после установки нужно настроить ПО для работы под собственные нужды: указать перечень обслуживаемых городов, определить права доступа для сотрудников, создать справочник улиц, клиентскую базу, указать типы заказов и прочее. Рассмотрим основные разделы:
- Рабочие экраны доставки. В списке заказов указано, какие из них будут доставлять курьеры, а какие отмечены для самовывоза. Заказы можно сортировать, фильтровать, осуществлять поиск по дате.
- Статусы заказов: подтвержден, не подтвержден, готов, пора готовить, готовится, отправлен, доставлен.
- Уведомления от колл-центра. Появляются при получении нового заказа, его отмене или изменении.
В разделе «Работа с заказом» описана подробная инструкция (типовая схема деятельности).
Общий алгоритм работы следующий:
- Прием заказа на точку.
- Обработка.
- Автоматическое добавление блюд (с учетом разбивки по персонам).
- Отправка на приготовление (вручную или автоматически).
- Расчет (способы оплаты настраиваются в соответствующем разделе).
- Отправка заказа курьером.
- Ввод фактического времени доставки.
- Закрытие заказа после успешной доставки клиенту.
При необходимости в заказ можно вносить изменения. Его аннулирование и возврат наличных осуществляются только при предъявлении оригинала кассового чека. Также заказ можно отменить. Процедура зависит от его статуса.
В состав системы включено мобильное приложение iikoDeliveryMan для курьера. Для работы с ним требуется отдельная лицензия. Приложение позволяет мгновенно уведомлять курьера о назначении, корректировке или отмене заказа, автоматически рассчитывать оптимальный маршрут, контролировать сроки исполнения, оперативно создавать отчеты. Научиться пользоваться программами iiko поможет самоучитель — в свободном доступе на официальном сайте компании.
Программа айко для ресторана: видео обучение
В разделе с обучающими видео на iiko.ru представлены материалы следующих тематик:
- Начало работы в ресторане: инструкция по быстрому старту.
- Настройка выгрузки данных из iiko в «1С».
- Управление движением товаров в ресторане.
Подробное обучение в формате видео по работе с программами Айко для ресторана представлено и на YouTube-канале компании.
Касса iiko
В iiko «из коробки» поддерживаются распространенные модели касс. Достаточно физически подключить кассовый аппарат и зарегистрировать его в системе. Это внутренние устройства. Ознакомиться со списком поддерживаемых моделей можно при регистрации онлайн-ККМ.
Другие устройства, которые не входят в заявленный перечень, принадлежат к категории внешних аппаратов. Они подключаются к системе динамически, с использованием плагина iikoFront. Инструкция по подключению кассы к программе Айко для общепита:
- Перейти в «Администрирование» → «Настройки оборудования». Кликнуть по кнопке «Добавить».
- Указать ПК, к которому подключается касса.
- Выбрать тип ККМ, принтер чеков. Указать нужную модель из выпадающего списка.
- Выбрать тип порта: COM (указывается номер порта кассового аппарата, задается скорость обмена) или TCP/IP (доступен для отдельных моделей).
- Для ФР СПАРК и Меркурий MS-K требуется пароль доступа (его можно найти в технической документации).
- Ввести номер онлайн-кассы.
- При необходимости установить отметку на поле «Печатать блюда на чеке».
- Поставить галочки около полей «Печать НДС», «Печатать номер заказа».
- Завершить подключение.
При успешном подключении будет отображен статус «Работает».
Техподдержка Айко
После установки Айко пользователю предоставляется доступ к техподдержке, куда можно обращаться при возникновении проблем, необходимости обновления системы. Однако специалисты компании рекомендуют заключить договор на техническое обслуживание, что позволит получать помощь максимально быстро. Разработано несколько линий поддержки iiko:
- первая — дежурный консультант, взявший трубку в ответ на звонок пользователя;
- вторая — инженеры по настройке и внедрению системы;
- третья — разработчики Айко, решающие наиболее сложные вопросы.
Для приема и контроля звонков разработана система Service Desk. На каждый запрос создается заявка с индивидуальным номером. Его можно использовать в дальнейшем для повторных обращений.
В Айко встроен сервис TeamViewer для обеспечения удаленного доступа к ПК клиента.
