Ваш город - Работаем по всей России
Да, верноДругой городпродолжить работу

Нужна ли ЭЦП главному бухгалтеру

Нужна ли ЭЦП главному бухгалтеру

Гендиректор может самостоятельно подписывать рабочие электронные документы или поручить эту задачу другим лицам, в том числе главному бухгалтеру. Чтобы уполномоченный сотрудник мог отправлять налоговые и другие отчеты через интернет от имени компании, ему понадобится электронная цифровая подпись (ЭЦП).

В статье расскажем, нужна ли главному бухгалтеру своя ЭЦП или можно взять ее у директора. Также узнаем, для каких бухгалтерских операций используется электронная подпись и как ее получить.

Выпустим электронную подпись для сотрудника за 1 день!
Оставьте заявку и получите спецпредложение!

    Отправляя форму вы принимаете условия обработки персональных данных.

    Для каких операций используется электронная подпись главного бухгалтера

    Руководитель предприятия имеет право визировать (подписывать) абсолютно любые документы, в том числе те, которые оформлены в электронном виде. У небольших компаний и ИП распространена практика, когда директор сам подписывает договоры и «первичку», работает на госпорталах и многое другое. Но в среднем и крупном бизнесе не обойтись без делегирования задач. Полномочия по заверке документов могут быть предоставлены любому сотруднику на основании:

    • должностной инструкции;
    • отдельного приказа;
    • доверенности.

    В число таких уполномоченных (доверенных) сотрудников обычно входит и главный бухгалтер.

    ЭП — это аналог «живой» подписи, поэтому полномочия, которые получает специалист, распространяются в том числе и на электронный документооборот (ЭДО). Рассмотрим основные операции, для которых главный бухгалтер использует ЭП:

    • утверждение первичной документации: договоров, накладных, актов выполненных работ, бухгалтерских справок, авансовых отчетов и др.;
    • отправка электронной отчетности в госорганы: ФНС, ПФР, ФСС, Росстат;
    • ЭДО с контрагентами в рамках исполнения договоров;
    • переписка с государственными и муниципальными ведомствами и их должностными лицами;
    • заверка и отправка платежных документов в банк.

    На основании распорядительных документов и доверенности гендиректор может максимально расширять полномочия главбуха. Доверить ему дополнительные задачи с использованием ЭП, например: работу с ЕГАИС и «Честным ЗНАКом», участие в госзакупках и коммерческих тендерах.

    Какую ЭЦП оформить главному бухгалтеру

    ФЗ № 63Федеральный закон от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи» (далее — Закон) устанавливает следующие виды ЭП:

    1. Простая электронная (ПЭП).
    2. Усиленная неквалифицированная (УНЭП).
    3. Усиленная квалифицированная (УКЭП).

    Чем они отличаются:

    ОсобенностиПЭПУНЭПУКЭП
    Юридическая значимость документовПри наличии соглашения между участниками ЭДОПри наличии соглашения между участниками ЭДОАвтоматически, без дополнительных соглашений и прочих условий
    Подтверждение авторствададада
    Гарантия неизменности документа после его заверкинетдада
    Использование криптографических средств для создания подписинетдада
    Сферы примененияАвторизация на различных сайтах и получение доступа к базовым возможностям портала «Госуслуги»Внутренний ЭДО и обмен данными с контрагентами при наличии дополнительного соглашенияЛюбые операции ЭДО, отправка отчетов, участие в торгах, работа в государственных информационных системах
    Где взятьСоздать самостоятельно. Пример: логин и пароль для доступа к личному кабинету на сайтеВ любом УЦВ аккредитованном УЦ

    Главному бухгалтеру нужна УКЭП, это самая функциональная электронная подпись. Она обязательна для большинства операций и сделок, совершаемых онлайн юрлицами и ИП. Без УКЭП главбух не сможет удаленно отправлять налоговую отчетность в ФНС, подавать заявки на участие в аукционах, работать в «Честном ЗНАКе». Эта подпись приравнивается к собственноручной и придает документам юридическую значимость без дополнительных условий. С ее помощью можно вести ЭДО с любыми юрлицами и ИП, не заключая никаких допсоглашений.

    Какая ЭП нужна для подписания «первички»

    Для подписания «первички» в электронном виде можно использовать ЭП любого вида из тех, что предусмотрены Законом. Согласно Письму МинфинаПисьмо Минфина РФ от 04.04.2019 № 03-03-06/1/23591, документы, завизированные ПЭП и УНЭП в целях налогового и бухучета признаются равнозначными бумажным и подписанными собственноручно.

    В Письме ФНСПисьмо ФНС РФ от 19.05.2016 N СД-4-3/8904 сказано, что для использования этих ЭП в ЭДО с контрагентами стороны должны заключить соглашение. В нем должен быть раздел о порядке проверки электронной подписи. При использовании УКЭП соглашения не нужны.

    Документы, для заверки которых требуется печать, не могут быть подписаны простой ЭП.

    ЭП для подписания счетов-фактур

    Счет-фактура не относится к «первичке». На основании этого документа рассчитывается сумма НДС, которую продавец должен заплатить в бюджет. Электронный счет-фактуру необходимо подписывать только квалифицированной подписью.

    ЭП для визирования бухгалтерской отчетности

    Бухгалтерскую отчетность сдают в ФНС по месту нахождения. В ее состав входят документы:

    • бухгалтерский баланс;
    • отчет о финансовых результатах;
    • приложение к вышеуказанным формам: отчеты об изменениях капитала и движении денежных средств.

    Бухгалтерскую отчетность сдают только в электронном виде (независимо от налогового режима и численности сотрудников). Заверять ее нужно с помощью УКЭП.

    Можно ли руководителю передать свою ЭЦП главному бухгалтеру

    Закон не предполагает юридической возможности передачи ЭП другим лицам, хотя напрямую и не запрещает этого. В ст. 10 сказано, что при использовании усиленных ЭП владелец должен обеспечить конфиденциальность ключей и не допускать их использования другими лицами без своего согласия.

    Сотрудники портала «ГАРАНТ» дали разъяснение, что такая формулировка не предполагает законную передачу ЭП третьему лицу. Она, скорее, указывает на техническую возможность использования этой подписи другим сотрудником с согласия и под контролем ее владельца.

    В ст. 2 Закона сказано, что ЭП используется для идентификации лица, подписывающего документ. Передача ЭП другому сотруднику противоречит этому пункту, так как определение личности автора становится невозможным.

    Таким образом Закон косвенно указывает на то, что использование подписи другими лицами, кроме ее владельца, неправомерно. Кроме того, это небезопасно. Если главбух использует ЭП руководителя в своих целях или совершает с ее помощью мошеннические действия, ответственность будет нести собственник подписи.

    Даже если директор оформит на бухгалтера доверенность, акт приема-передачи, приказ или другой распорядительный документ, то это не защитит его от последствий. Перечисленные бумаги не имеют юридической силы и не могут использоваться в суде в качестве доказательства отсутствия вины.

    Так как главный бухгалтер считается вторым лицом после директора и утверждает все финансовые сделки, рекомендуем оформить на него отдельную ЭЦП. То же касается и других сотрудников, уполномоченных подписывать документы от имени компании.

    Подберем USB-носитель для ЭП. Бесплатная консультация!
    Оставьте заявку и получите спецпредложение!

      Отправляя форму вы принимаете условия обработки персональных данных.

      Как оформить ЭЦП на главного бухгалтера для сдачи отчетности

      С 01.01.2022 действуют новые правила оформления УКЭП. Руководители юрлиц и ИП могут получить электронную подпись в удостоверяющем центре (УЦ) ФНС или у его доверенных партнеров.

      Первые лица компаний и предприниматели больше не могут оформить ЭП в коммерческих УЦ. Для уполномоченных сотрудников новые правила получения УКЭП пока действуют в добровольном порядке, но с 2023 года они станут обязательными:

      Правила оформления и использования20222023
      Где получать УКЭПВ любом коммерческом УЦ, аккредитованном Минцифры РФ
      На кого выпускают подписьНа компанию. В сертификате указывают реквизиты юрлица или ИП, а также Ф. И. О. сотрудника, который уполномочен подписывать документы на основании доверенностиНа физлицо. В сертификате — только данные владельца, без реквизитов компании
      Какие документы нужно предоставить в УЦПаспорт физлица, СНИЛС, ИНН, доверенность от компании (ИП)Такие же, кроме доверенности
      Как использоватьСотрудник может заверять только те документы, которые указаны в доверенности. УКЭП используется в той компании, на которую она выпущенаФизлицо может использовать УКЭП в разных компаниях и для любых целей, в том числе для личных. Чтобы заверять документы от имени конкретного предприятия, сотрудник получает машиночитаемую доверенность от руководителя

      С марта 2022 года сотрудники предприятий уже могут использовать ЭП физлица в связке с машиночитаемой доверенностью (МЧД). Все сертификаты, оформленные на юрлицо, становятся недействительными с 1 января 2023 года, даже если срок их действия фактически не истек.

      Уполномоченным лицом компании может быть не только штатный главбух, но и сотрудник, работающий на аутсорсе. Он тоже имеет право заверять отчетность компании личной подписью, оформленной на свое имя. Гендир организации, которую он обслуживает, должен оформить на него МЧД.

      Машиночитаемая доверенность на ЭЦП на главного бухгалтера: для чего она нужна и как использовать

      МЧД — электронная форма бумажной доверенности. Подписывается УКЭП руководителя организации или индивидуального предпринимателя, создается и представляется в файле XML. Документ можно оформить на любого уполномоченного сотрудника, которому разрешено ставить подписи от имени компании.

      Машиночитаемая доверенность, оформленная на главного бухгалтера, закрепляет его полномочия на заверку документов с помощью своей ЭЦП физлица. При подаче отчетности он должен каждый раз прикладывать к пакету файл МЧД. Руководитель в любой момент может отозвать доверенность.

      Единые требования к МЧД прописаны в приказах Минкомсвязи № 857 и № 858 от 18.08.2021. На момент публикации пока нет рекомендованного формата доверенности. Его предоставили только ФНС и ФСС. В скором времени Минцифры разработает единый формат.

      Возможность создания машиночитаемой доверенности уже доступна в некоторых системах ЭДО и учетных программах, в том числе в «1С:Бухгалтерия». В других конфигурациях «1С» эта функция пока тестируется, но тоже будет доступна.

      В системе ЭДО «Контур-Экстерн» редактор МЧД выглядит так:

      Что нужно главному бухгалтеру для работы с ЭЦП

      В среднем выпуск электронной подписи занимает 1 день. УЦ выдает владельцу средства для ЭП:

      • закрытый (секретный) ключ;
      • открытый ключ проверки;
      • сертификат открытого ключа — в нем указана информация о владельце.

      Перечисленные средства можно сохранить на обычной флешке и получить по email, но самый безопасный вариант — записать их на защищенный носитель (USB-токен для ЭП). Самые популярные варианты на российском рынке — Рутокен и JaCarta.

      Для использования ЭП нужно установить на ПК специальный софт:

      • Драйвер USB-токена.
      • Программу для криптошифрования, в которой создается УКЭП. Чаще всего используют КриптоПро CSP — с ним работают все веб-сервисы и площадки, в том числе портал ФНС.
      • Расширение для браузера. Оно обеспечивает корректную работу с подписью на веб-страницах. Для ПО КриптоПро CSP используется бесплатный плагин КриптоПро ЭЦП Browser plug-in.
      • Программу для ЭДО, в которой будете подписывать акты, счета и другие документы.

      После подготовки рабочего места необходимо установить сертификат УКЭП на ПК, где вы планируете визировать электронные файлы.

      У нас можете заказать ЭЦП на главного бухгалтера для сдачи отчетности и других задач, а также готовые комплекты для ЕГАИС и с программой криптозащиты. Мы подберем подходящий сертификат и USB-токен, удаленно установим и настроим КриптоПро CSP. Оставьте заявку на сайте и получите выгодное предложение!

      Оцените, насколько полезна была информация в статье?

      Наш каталог продукции

      У нас Вы найдете широкий ассортимент товаров в сегментах
      кассового, торгового, весового, банковского и офисного оборудования.

      Посмотреть весь каталог

      Мероприятия

      Все мероприятия

      Добавить комментарий

      4 комментариев к записи "Нужна ли ЭЦП главному бухгалтеру"
      • Алексей
        18.08.2022

        Для всех порталов можно использовать одну машиночитаемую доверенность? Или для каждого нужна отдельная?

        Ответить
        • Онлайн-касса.ру
          21.02.2023

          Добрый день! На данный момент не существует единого формата электронной доверенности для сдачи отчетности. В разных госструктурах действует собственные форматы МЧД, универсальную МЧД пока сформировать невозможно.

          Ответить
      • Виктория
        18.08.2022

        Вопрос такой: нужно организовать подписание кадровых документов в электронном виде. Нужна неквалифицированная ЭП. Можно ли ее как-то получить с минимальными затратами без обращения в УЦ?

        Ответить
        • Онлайн-касса.ру
          14.02.2023

          Добрый день! Если не хотите обращаться в Удостоверяющий центр, можете оформить неквалифицированную ЭП в приложении «Госключ». Для получения сертификата УНЭП вам потребуется подтвержденная учетная запись на Госуслугах и номер телефона, привязанный к учетной записи.

          Ответить
      вверх
      Подпишитесь на рассылку

      Вовремя сообщим и расскажем обо всех нововведениях.
      Каждый месяц - честный обзор нового кассового
      оборудования и программного обеспечения.

      Есть вопросы?

      Мы заботимся о своих клиентах 24/7!
      Ответим на вопросы, посоветуем лучшее
      оборудование, решим технические сложности.

      Задать вопрос
      Online-kassa.ru

        Хотите избежать штрафов по маркировке?

        Получите решение «под ключ»
        от наших экспертов!

        Отправляя форму вы принимаете условия
        обработки персональных данных.

          Мы хотим сделать Вам действительно лучшее предложение по цене!

          Наши менеджеры отлично разбираются в законодательстве и технике.Оставьте свой номер и мы быстро подберем лучшее решение по цене!

          Отправляя форму вы принимаете условия обработки персональных данных.

            Хотите попробовать? Получите тестовый доступ к программе на 14 дней.

            Отправляя форму вы принимаете условия обработки персональных данных.

              Дарим 6 000 рублей
              на настройки 1С!

              При покупке версии ПРОФ — 
2 часа работы эксперта 
по настройке ПО бесплатно

              Отправляя форму вы принимаете условия обработки персональных данных.

                Битрикс24 для бизнеса под ключ

                Получите платформу и настройку от экспертов под ваши задачи

                Отправляя форму, вы принимаете условия обработки персональных данных

                  Не тратьте время
                  на поиски кассы!

                  Оставьте номер, и мы подберем оборудование под ключ по лучшей цене

                  Отправляя форму вы принимаете условия обработки персональных данных.

                    Нет времени разбираться? Подберем решение для автоматизации от 10 000₽

                    Отправляя форму вы принимаете условия обработки персональных данных.