Онлайн-касса — не просто устройство для печати чеков. Это мощный инструмент автоматизации, который берут на вооружение не только крупные компании, но и фрилансеры. Бухгалтеры, частные риелторы, дизайнеры, копирайтеры и другие специалисты, работающие на себя, используют кассу, чтобы упростить расчеты с клиентами, не запутаться в налогах и избежать штрафов. Для этого вовсе не обязательно покупать физическую ККТ, тратить деньги на ее подключение, настройку и обслуживание. Для фрилансеров есть более простое и выгодное решение: облачная онлайн-касса. В чем ее преимущества и как она помогает самозанятым, расскажем в статье.
Обязательно ли фрилансерам использовать онлайн-кассу
Большинство компаний и ИП обязано использовать онлайн-кассу при продаже товаров и оказании услуг. Это требование установлено Федеральным законом № 54 (далее — Закон)Федеральный закон от 22.05.2003 № 54-ФЗ «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении расчетов в Российской Федерации» и распространяется на все сферы деятельности (услуги, продажи, общепит, интернет-торговлю), где ведутся расчеты с клиентами.
Что касается фрилансеров, то необходимость использования ККТ зависит от налогового режима. Расскажем об этом подробнее.
Фрилансеры, которые обязаны использовать онлайн-кассу
В этот список входят все ведущие частную практику специалисты, которые используют специальные системы налогообложения (СНО):
| СНО | Упрощенная система налогообложения (УСН) | Патентная система налогообложения (ПСН) |
| Кому подходит | Бухгалтерам, работающим на аутсорсе, риелторам, дизайнерам, бизнес-аналитикам и консультантам, психологам и другим специалистам | Разработчикам программного обеспечения |
| Плюсы | Можно выбрать налоговую базу («Доходы» или «Доходы минус расходы») и ставку (6 или 15 %); минимум отчетов | Оплачивается только патент, не нужно рассчитывать налоги и заполнять декларации |
| Минусы | Нужно платить страховые взносы, даже если нет дохода | Разрешено работать только в том регионе, где ИП купил патент |
При отсутствии онлайн-кассы фрилансеру, работающему в статусе ИП, грозит штраф. Налоговая может обнаружить нарушение при плановой проверке или отреагировать на жалобу от клиента, которому не выдали чек.
Мы поможем вам избежать проблем с ФНС и внедрим онлайн-кассу при минимальных вложениях. Оставьте заявку на сайте и получите бесплатную консультацию специалиста.
Фрилансеры, которые не обязаны работать с онлайн-кассой
Фрилансеры вправе не использовать кассу в таких случаях:
| ККТ не нужна | Особенности |
| 1. Если фрилансер работает на ПСН, и вид его деятельности входит в список исключений (п. 2.1 статьи 2 Закона), например: ремонт и пошив одежды; фотоуслуги; дополнительное образование взрослых и детей; организация туристических экскурсий и др. | Вместо кассового чека нужно выдавать товарный, квитанцию или другой документ об оплате (можно заполнять его вручную) |
| 2. Если специалист работает в статусе самозанятого и платит налог на профессиональный доход (НПД) | На НПД можно работать с регистрацией в качестве ИП и без нее. Чтобы оставаться на этом режиме, нужно соблюдать такие условия: не нанимать сотрудников (касается ИП); не перепродавать товары других производителей; не совмещать НПД с другими системами налогообложения; не превышать годовой лимит по выручке — 2,4 млн руб. Работая на НПД, фрилансер уплачивает до 6 % от дохода |
НПД — самый популярный налоговый режим у фрилансеров. Он подходит любым специалистам, оказывающим услуги через интернет: SMM-менеджерам, таргетологам, копирайтерам, тестировщикам, графическим дизайнерам и т. п.
Фрилансеры на НПД, зарегистрированные в статусе ИП, не обязаны покупать кассу. Для создания чеков они могут использовать простое бесплатное приложение «Мой налог». Несмотря на это, предприниматели на фрилансе стали все чаще обращаться за услугой внедрения ККТ и автоматизации расчетов. Онлайн-касса помогает им повысить конкурентоспособность в своей сфере и увеличить прибыль. Расскажем, как это работает.
Зачем фрилансерам нужна онлайн-касса
Внедрение ККТ актуально для фрилансеров в статусе ИП, которые планируют развивать бизнес, увеличивать количество клиентов, чтобы значительно повысить доход. Онлайн-касса помогает:
- сократить ошибки в расчетах с клиентами;
- повысить качество их обслуживания;
- автоматизировать отчетность;
- избавиться от рутины;
- улучшить имидж и повысить лояльность клиентов;
- наладить контроль доходов;
- избежать проблем с налоговой.
Кроме того, при расширении бизнеса предпринимателям гораздо проще адаптироваться под растущую нагрузку. В любой момент они могут перейти с НПД на другой режим налогообложения и нанять сотрудников в штат. При этом не нужно будет внедрять кассу с нуля, достаточно перерегистрировать ее в налоговой, и можно продолжать работу в привычном режиме.
Фрилансеры без ИП не могут использовать онлайн-кассу, так как для ее внедрения нужен расчетный счет для бизнеса, куда будут поступать деньги от клиентов. А такой р/с оформляется только на ИП и юрлиц. Физлица не могут открыть бизнес-счет, поэтому принимают оплату на карту или личный р/с, что не запрещено законом. Чтобы использовать кассу, им необходимо зарегистрировать ИП.
Облачная онлайн-касса: основные преимущества для фрилансера
Выбор онлайн-кассы для фрилансера зависит от формата его работы. Если специалист лично встречается с клиентами, удобнее использовать физическую ККТ. Например, если вы оказываете услуги по подбору жилья или занимаетесь организацией свадеб, можно выбрать компактную мобильную кассу или смарт-терминал.
Фрилансеры, работающие в интернете, оказывают услуги клиентам по всей стране и за ее пределами. Как правило, они принимают безналичную оплату, не контактируя с заказчиком. Чеки в этом случае можно не печатать, а отправлять в электронном виде. Чтобы автоматизировать расчеты за услуги в интернете, рекомендуем использовать облачную кассу.
| Плюсы облачной онлайн-кассы для фрилансера | Пояснения |
| Не требует больших вложений на старте | Чтобы принимать расчеты и выдавать чеки, не нужно покупать физическую кассу. Достаточно заключить договор с провайдером услуги, выбрать тариф, приобрести фискальный накопитель (ФН) и оплатить ежемесячную подписку. Стартовые расходы на облачную кассу — от 14 500 руб.*, из которых: 2 500–3 000 руб. — минимальная стоимость пользования сервисом за 30 дней; от 12 000 руб. — цена ФН. Чем больше срок подписки, тем ниже цена услуги в расчете за месяц. Для сравнения: за физическую кассу придется заплатить 20 000–25 000 руб. (не считая расходов на подключение, регистрацию и настройку) |
| Обслуживанием кассы занимается оператор онлайн-сервиса | После оплаты подписки вы получаете удаленный доступ к кассе, которая находится в центре обработки данных (ЦОД) провайдера. Он следит за исправностью оборудования, вовремя устраняет сбои и обеспечивает стабильную выдачу чеков (они передаются клиентам в электронном виде). Фрилансеру не нужно бояться, что касса выйдет из строя, и тратить деньги на сервис |
| В стоимость арендной платы входят услуги оператора фискальных данных (ОФД) | При покупке физической ККТ предприниматель должен самостоятельно найти ОФД, заключить с ним договор, зарегистрировать личный кабинет и оплатить услугу передачи данных в налоговую |
| Пользователь получает напоминания обо всех предстоящих событиях | Провайдер заранее оповещает предпринимателя о том, что необходимо заменить ФН (когда истекает срок его службы), оплатить подписку, продлить договор с ОФД |
* — цены актуальны на момент публикации статьи
В качестве примера рассмотрим сервис Ferma. Предполагает аренду одной из самых востребованных облачных касс, которая подойдет в том числе и фрилансерам.
В стоимость подписки входят:
- услуги ОФД;
- отправка чеков на email и в SMS;
- доступ к личному кабинету с подробной аналитикой продаж;
- круглосуточная поддержка;
- своевременная замена ФН (стоимость накопителя оплачивается клиентом).
Облачную кассу можно интегрировать с популярными платежными сервисами, чтобы получать безналичную оплату разными способами.
Облачная онлайн-касса для фрилансера: несколько нюансов, о которых нужно знать
Один из минусов облачных касс для услуг — необходимость интеграции с платежными сервисами или CMS-системой (на которой работает сайт предпринимателя), что увеличивает расходы на автоматизацию. Чтобы сэкономить, рекомендуем выбирать провайдеров, у которых интеграционные модули уже входят в стоимость подписки. Например, касса Ferma по умолчанию совместима с большинством популярных эквайринговых сервисов и платежных систем. Дополнительная оплата интеграции не требуется.
Чтобы подключить интернет-эквайринг, фрилансеру нужен статус ИП и расчетный счет в выбранном банке. Форму оплаты можно разместить в виде виджета на странице в социальной сети или на сайте. Более простой вариант — подключить оплату через систему быстрых платежей (СБП). Предприниматель может самостоятельно создать QR-код и отправить клиенту в виде ссылки. После оплаты информация поступает в облачную кассу, где создается чек. Основное преимущество СБП по сравнению с интернет-эквайрингом — низкая комиссия (от 0,4 до 0,7 %) и мгновенное зачисление денег на счет.
При переходе на облачную онлайн-кассу предприниматели могут столкнуться с типичными проблемами:
- выбор ненадежных провайдеров и невыгодных тарифов;
- ошибки при интеграции с платежным сервисом;
- расходы на ненужные услуги.
Чтобы избежать таких проблем, рекомендуем доверить внедрение ККТ профессионалам «Онлайн-касса.ру». Поможем сэкономить до 40 % вашего бюджета: подберем выгодное решение под конкретные задачи, удаленно зарегистрируем онлайн-кассу в налоговой и полностью настроим ее за 1 день в соответствии с требованиями ФЗ № 54. Позвоните по номеру 8 (800) 500-25-91 и получите бесплатную консультацию!
