Онлайн-кассы в 2024 году
Все, что вы должны знать об этапах перехода на онлайн-кассу
С 1 марта 2022 года меняется образец заявлений на регистрацию и перерегистрацию контрольно-кассовой техники в ФНС России. В новой форме следует указывать, будет ли онлайн-касса применяться для торговли маркированной продукцией. Раздел 2 дополнен строкой 120.
С 1 февраля 2022 года все предприниматели, ведущие торговлю маркированными товарами, переходят на ФФД версии 1.2. Отсрочку получили владельцы онлайн-касс, для которых обновления прошивки не выпущены или находятся на стадии тестирования. После смены ФФД необходимо перерегистрировать кассу в налоговой службе.
С начала 2021 отменили ЕНВД. С 1 июля 2021 года онлайн-кассы применяют все предприниматели и компании, кроме освобожденных согласно ст. 2 ФЗ № 54.
В 2019 году на онлайн-кассы перешел весь бизнес, кроме предпринимателей, самостоятельно оказывающих услуги, выполняющих работы или торгующих товарами собственного производства без наемных работников в штате.
В 2018 году онлайн-кассы начали применять предприниматели и компании на «патенте» (ПСН) и едином налоге на вмененный доход (ЕНВД), вендинг, торговые точки, предприятия услуг и общепита с наемными работниками в штате.
В 2017 году на онлайн-кассы перешел весь бизнес на общей системе налогообложения (ОСНО) и «упрощенке» (УСН).
В 2016 году российский бизнес начал переход на онлайн-кассы, оборудованные фискальными накопителями (ФН) взамен устаревших ЭКЛЗ согласно поправкам в ФЗ № 54. Современная кассовая техника внесена в реестр ФНС России и автоматически отправляет отчеты о расчетах с клиентами оператору фискальных данных (ОФД).
Что такое онлайн-касса согласно 54-ФЗ
Онлайн-касса — техника нового образца
Формирует фискальные документы: чеки, БСО, отчеты об открытии и закрытии смены и другие.
Оборудована ФН — модулем для записи и хранения фискальных данных.
Передает все документы в налоговую службу через ОФД.
Печатает чеки и БСО с новыми номенклатурами: наименованием и количеством товара, QR-кодом, подробной информацией о компании или предпринимателе.
Подберем, настроим и установим.
Как работает онлайн-касса
- Новая касса регистрируется в ФНС России.
- Подключается к интернету по Ethernet-кабелю, сети Wi-Fi или через SIM-карту.
- После открытия смены онлайн-касса формирует отчет и отправляет его оператору.
- Все чеки пересылаются ОФД. После этого данные о расчетах с покупателями направляются в налоговую службу (по запросу) и систему маркировки «Честный ЗНАК».
- Касса принимает от ОФД подтверждение о том, что чек принят. Если нет интернет-подключения или данные не дошли до оператора, онлайн-касса уведомляет об этом кассира и пытается отправить чек снова.
- Если покупатель предоставил номер телефона или адрес электронной почты, кассир обязан отправить ему электронный чек — ссылкой в SMS или на e-mail.
- После закрытия смены касса печатает отчет. В нем зафиксировано количество как полученных, так и непринятых ОФД чеков. Электронная копия отчета также отправляется оператору.
Преимущества использования онлайн-касс
Для предпринимателей
ФНС России получает информацию в онлайн-режиме и не проверяет предпринимателя без серьезных оснований.
Зарегистрировать онлайн-кассу можно через интернет.
Чтобы обслуживать онлайн-кассу, необязательно подписывать договор с ЦТО. Менять накопитель можно самостоятельно.
У владельцев смарт-терминалов есть доступ к аналитике и контролю магазина через интернет. Можно отслеживать остатки товаров, средний чек и спрос на конкретные товары.
Для покупателей
Возможность получения электронного чека: его сложно потерять и можно использовать для возврата и обмена товара.
Упрощение ведения домашней бухгалтерии с помощью электронных чеков.
Возможность проверки подлинности чеков и законности работы предпринимателей через сайт ФНС России.
Для налоговой
Проще отслеживать неуплату налогов.
Больше инструментов для обратной связи: покупатель может проверить подлинность чека на сайте ФНС России.
Легче контролировать возрастающее количество компаний и предпринимателей.
Как выглядит онлайн-касса
Автономная касса
Небольшая касса, которую можно носить с собой. Работает и от сети, и от встроенного аккумулятора. Подключается к интернету с помощью SIM-карты, по Wi-Fi или через Ethernet-кабель.
Ньюджер — переходный вариант между автономной онлайн-кассой и смарт-терминалом. У владельца ньюджера есть доступ к редактированию товарной базы через интернет и возможность дистанционного просмотра отчетов по продажам.
Подходит для микробизнеса: небольших предприятий услуг, служб доставки и такси.
Примеры: Атол 91Ф, Меркурий 180Ф.
Смарт-терминал
Готовое решение — планшет и принтер чеков в одном устройстве.
Выделяется стильным дизайном. Есть возможность быстрой установки товароучетных и бухгалтерских программ и драйверов для дополнительного оборудования.
Подходит микро- и малому бизнесу: ресторанам, кафе, спортклубам, бутикам, салонам красоты и небольшим магазинам. Смарт-терминал, оборудованный встроенным аккумулятором, могут использовать курьеры, водители такси и предприниматели, занятые выездной торговлей.
Примеры: Эвотор 5i, Эвотор 7.2, ПТК MSPos-K, Sigma 7
Фискальный регистратор
Принтер чеков, ФН и модуль связи с интернетом в едином корпусе. Работает только под управлением компьютера или POS-системы.
Универсальное устройство, которое подходит бизнесу любого типа, — все зависит от скорости печати встроенного чекового принтера. Чем она выше, тем больший поток клиентов успеет обслужить кассир.
Модели для микробизнеса поддерживают минимум функций и печатают чеки медленно.
Примеры: Атол 11Ф, Штрих Он-лайн.
Модели, оборудованные быстрыми чековыми принтерами, подходят для магазинов с высокой проходимостью.
Примеры: Атол 27Ф, Атол 30Ф, Вики Принт 57Ф.
Облачная касса
Подписка на кассовую программу + аренда фискального регистратора, который находится в дата-центре провайдера. Удаленный ФР поддерживает минимум функций, не печатает бумажные чеки, а электронные направляет ОФД и клиентам на email или ссылкой в СМС.
Подходит ЖКХ, интернет-магазинам, службам доставки и такси, вендингу.
Примеры: CloudPayments + CloudKassir, Цифровая касса + мобильный кассир, CloudPayments + Ferma.
Автономная работа кассы нового образца
Вы находитесь в местности, удаленной от сетей связи
Региональные власти составляют списки населенных пунктов, в которых нет интернета. Если вы в него попали, вы не подписываете договор с ОФД и не передаете ему чеки.
Когда истекает срок эксплуатации ФН, вы относите его в налоговую службу и сдаете все накопившиеся отчеты.
В списки не входят населенные пункты, численность которых более 10 000 человек.
Возникли временные проблемы с интернетом
Если временно пропал интернет, онлайн-касса работает в автономном режиме и не передает чеки ОФД.
Фискальный накопитель хранит всю не отправленную оператору информацию. Когда интернет появляется, сохраненные данные передаются ОФД.
Кто и когда должен перейти на онлайн-кассы
1 февраля 2017
Больше нельзя регистрировать старые кассы с ЭКЛЗ.
31 марта 2017
Продавцы крепкого алкоголя, у которых еще не было ККТ. Продавать слабоалкогольные напитки пока что можно без кассы нового образца.
1 июля 2017
ОСН и УСН, кроме услуг. Интернет-магазины, которые принимают карты и наличные деньги. Продавцы акцизных товаров.
1 июля 2018
Интернет-магазины, которым клиент платит электронными деньгами, по квитанции в банке или на почте наложенным платежом. ЕНВД и ПСН с наемными сотрудниками в сфере общепита или розничной торговли. Вендинг с наемными сотрудниками.
1 июля 2019
ЕНВД (подпункты 1–5, 10–14 пункта 2 статьи 346.26 НК). Патент (подпункты 1–15, 18–28, 30–44, 49–58, 60–63 пункта 2 статьи 346.43 НК). Вендинг без сотрудников. Услуги населению, кроме общепита с наемными сотрудниками.
1 февраля 2021
ИП на патенте, ЕНВД и УСН обязаны указывать в чеке наименование товара или услуг и их количество.
1 июля 2021
Все предприниматели и компании обязаны применять онлайн-кассы при расчетах с клиентами. Полный перечень лиц, освобожденных от использования ККТ, приведен в ст. 2 ФЗ № 54.
6 августа 2021
Продавцы маркированных товаров (кроме шуб, ювелирных изделий и алкоголя) обязаны перейти на ФФД версии 1.2 и установить фискальные накопители нового образца — ФН-1.1М. Все остальные компании и предприниматели имеют право работать с ФФД версий 1.05 и 1.1. А ФН старого образца, приобретенный и установленный до 06.07.2021, можно использовать до конца срока его действия.
1 февраля 2022
Продавцы маркированных товаров, столкнувшиеся с техническими сложностями при переходе на ФФД 1.2 по независящим от них причинам. Отсрочка предоставлена владельцам онлайн-касс, не получивших обновления прошивки вовремя.
Кто может не применять онлайн-кассы
- Финансово-кредитные организации
- Самозанятые лица, которые уплачивают в бюджет налог на профессиональный доход
- Газетные и журнальные киоски, если доля печатной продукции превышает 50 %
- Продавцы ценных бумаг и страховые агенты, получающие деньги от физических лиц
- Предприниматели, работающие в населенных пунктах из реестра труднодоступных мест
- ООО и ИП, которые ведут между собой безналичные расчеты без предъявления электронных средств платежа
- Сельские аптеки, находящиеся в фельдшерских и фельдшерско-акушерских пунктах
- Обособленные подразделения медицинских организаций с лицензией на фармацевтическую деятельность, в которых отсутствуют аптеки
- Люди, ухаживающие за детьми, больными и гражданами с ограниченными физическими возможностями
- Столовые на территориях образовательных учреждений, обеспечивающие питание учащихся и сотрудников во время учебных занятий
- Розничные торговцы вразнос
- Пункты приема стеклотары
- Люди, сдающие в аренду собственное жилье или машино-места на автостоянках
- Пункты ремонта обуви, ключей и металлогалантереи
- Продавцы изделий народного промысла
- Религиозные организации
- Продавцы овощей, фруктов и арбузов вразвал
- Киоски мороженого и разливных безалкогольных напитко
- Продавцы молока, растительного масла, живой рыбы, керосина и кваса с цистерн
- Носильщики на ж. д. и автовокзалах, в аэропортах, морских и речных портах
- Пахари огородов и распиловщики дров
- Муниципальные и государственные библиотеки
- Парковки на дорогах местного и регионального значения, на государственных земельных участках
Нужен ли собственнику ККМ эквайринг
Предприниматели, совокупный годовой оборот которых превысил 20 млн рублей, обязаны предоставить клиенту возможность оплаты покупок как наличными средствами, так и по безналу. Правило закреплено в законе «О защите прав потребителей». Чтобы исполнить его требования, собственник торговой точки или предприятия услуг должен подключиться к банковскому эквайрингу.
Оборудование для эквайринга:
Онлайн-кассы со встроенным эквайрингом: Эвотор 5i, Онлайн-касса MSPOS-E-Ф, МТС Касса 5А.
Мобильные терминалы: Pax D200 (Прими карту).
Стационарные устройства: Verifone VX520.
PIN-Pad: 2can NFC P17.
Виды эквайринга
Торговый
Покупки оплачиваются пластиковой картой с магнитной полосой и чипом или бесконтактным средством платежа через эквайринговый терминал.
Мобильный
Оплата покупок принимается на мобильный телефон или планшет, к которому подключен mPOS-терминал
Интернет-эквайринг
Покупки оплачиваются безналичным способом: с электронного кошелька, банковской картой. Дополнительное оборудование не требуется. Платежные данные вводят в специальную форму оплаты.
Польза эквайринга
- увеличение количества продаж и среднего чека
- улучшение качества и скорости обслуживания клиентов
- повышение лояльности и имиджа торговой точки
- защита от мошенников — исключает прием поддельных банкнот, кражи денег из кассы
Нужна ли онлайн-касса при безналичных расчетах с физлицами
При расчетах по безналу юридические лица и предприниматели обязаны применять онлайн-кассы:
с июля 2018 года:
при использовании электронных средств платежа;
с июля 2019 года:
при приеме платежей через кассира банка (по платежным поручениям)
Онлайн-кассы для интернет-магазинов
Интернет-магазины обязаны применять кассовую технику. В чеке указывается сайт интернет-магазина вместо фактического адреса организации.
Оплата на сайте
Покупателю, оплатившему товар через интернет, бумажный чек не выдается: только электронный — присылается на email или в SMS. Для этого понадобится специалиальное кассовое решение (Кассир 57Ф) или облачная касса (CloudPayments + CloudKassir, Цифровая касса + мобильный кассир).
Оплата курьеру в момент доставки
Курьер печатает чек на мобильной онлайн-кассе при приеме оплаты от клиента. Если вы сотрудничаете со службой доставки, бумажный чек формирует она. В документе указывается наименование товара — для этого необходимо интегрировать кассовое ПО с сайтом интернет-магазина.
Курьерам больше подходят онлайн-кассы со встроенным эквайрингом Эвотор 5I, MSPOS-E-Ф, МТС Касса 5А.
Оплата покупки в пункте выдачи
В пункте выдачи товаров устанавливается кассовая техника, которая подключается к компьютеру. Чтобы фискализировать расчеты с покупателями через интернет и в пункте выдачи, хватит одного кассового аппарата. Такая функция есть у моделей Эвотор 5i и Эвотор 7.2. Потребуется помощь программиста для интеграции онлайн-кассы с сайтом интернет-магазина и товароучетной программой.
Как выглядят БСО и кассовый чек 2023
Бланк строгой отчетности (БСО) приравнивается к кассовому чеку и должен быть распечатан или сформирован в электронном виде с применением онлайн-кассы. Подробные разъяснения даны в ст. 11 ФЗ № 54.
Обязательные реквизиты БСО и кассового чека полностью совпадают. Всего их минимум 22 — для предпринимателей и компаний, торгующих маркированными товарами, 21 — для всех остальных.
Полный перечень и наименования обязательных реквизитов для каждого вида деятельности и с упоминанием особых случаев приведены в ст. 4.7 ФЗ № 54.
Для формирования кассового чека или БСО в соответствии с требованиями ФЗ № 54 необходимо установить специализированную кассовую программу и товароучетную систему.
С февраля 2021 года все кассовые чеки и БСО должны содержать наименование и количество товарных единиц или услуг.
С 6 августа 2021 года чек, выданный продавцом маркированного изделия, должен содержать результат проверки его идентификатора и версию ФФД.
Реквизиты кассового чека 2023
Первого февраля 2021 года истекла отсрочка для предпринимателей на специальных налоговых режимах (см. ст. 7 ФЗ № 290 от 03.07.2016). С этой даты все кассовые чеки должны содержать четыре новых обязательных реквизита:
- - наименование товара;
- - его количество;
- - цена за товарную единицу с учетом скидки, наценки и НДС;
- - общая сумма по каждой позиции.
Шпаргалка для тех, у кого нет времени разбираться в деталях:
- Единого и регламентированного законом справочника товаров и услуг не существует.
- Вы можете называть свои товары и услуги как угодно. Главное — ясность и доступность. Покупать должен понимать, что именно он приобретает, чем пользуется.
- Однотипные товарные группы можно объединять под общим названием.
- База сервиса «1С:Номенклатура» содержит 4 млн наименований и штрихкодов различных товаров.
В кассовом чеке по-прежнему должны отражаться:
- - наименование документа и его порядковый номер (за текущую смену);
- - дата, время, место расчета;
- - ИНН владельца кассы;
- - название компании или Ф. И. О. ИП;
- - налоговый режим, применяемый владельцем кассы;
- - признак, сумма и форма расчета;
- - должность и Ф. И. О. лица, пробившего чек;
- - регномер онлайн-кассы и фабричный номер ФН;
- - QR- и маркировочный коды;
- - email и адрес веб-ресурса владельца кассы и другие реквизиты.
С 1 марта 2020 года продавцы маркированных товаров пробивают чеки с тегом 1162 — «код товара» (согласно приказу ФНС России № ММВ-7-20/434@ от 29.08.2019). Бумажные документы содержат символ [M], электронные — идентификатор продукта.
С 21 декабря 2020 года действует приказ ФНС России № ЕД-7-20/662@ от 14.09.2020 (предыдущий — № ММВ-7-20/434@ от 29.08.2019 — утратил силу). Согласно документу, в кассовый чек добавились новые реквизиты: - версия ФФД; - результаты проверки идентификатора товара, подлежащего обязательной маркировке; - сведения об особенностях сферы деятельности владельца кассы и другие.
Актуальная версия ФФД — 1.2. С 6 августа 2021 года на ее использование переходят продавцы маркированных товаров (кроме шуб, ювелирных изделий и алкоголя). Для работы по новым правилам необходимо перепрошить онлайн-кассу. Бизнесу, который не торгует маркированной продукцией, достаточно перейти на ФН-1.1М и можно продолжать использование ФФД версий 1.05 и 1.1. Тем, кто успел приобрести ФН старого образца до 06.07.2021, разрешается работать с ним до конца срока его действия!
Скачать Приложение — «Дополнительные реквизиты фискальных документов»
Скачать Приложение — «Форматы фискальных документов, обязательные к использованию»
Маркировку уже применяют для следующих товаров
Маркировка
Пилотные проекты
Как покупатель получает электронный чек
В SMS или на email
Перед оплатой покупатель оставляет свой номер телефона или адрес электронной почты и получает ссылку на электронный чек.
Через мобильное приложение
Покупатель считывает QR-код с бумажного чека с помощью телефона. В приложении сохраняются все просмотренные чеки.
На сайте ОФД
На сайте оператора есть специальная форма для проверки чеков. В нее нужно ввести фискальный признак документа, номера онлайн-кассы и ФН.
Как зарегистрировать онлайн-кассу
Личный визит в ФНС России
Отнести кассу в налоговую и подать заявление на бумаге.
Через интернет
Самостоятельно на сайте nalog.ru. Вам понадобится УКЭП — усиленная квалифицированная электронная подпись, выданная в ФНС России.
Обратиться за услугой к посреднику
Организация-посредник зарегистрирует в налоговой службе кассу. Электронная подпись все равно нужна.
Перерегистрация кассы
Основные причины перерегистрации кассовой техники в ФНС России:
- замена фискального накопителя в связи с выходом из строя или истечением срока эксплуатации
- заключение контракта с другим оператором фискальных данных
- смена адреса и/или места установки онлайн-кассы
- смена владельца кассовой техники
- изменение реквизитов собственника онлайн-кассы
- смена режима работы кассового устройства: с автономного на предусматривающий обмен данными с ОФД через интернет или наоборот
Как перерегистрировать кассу:
- войти в личный кабинет на сайте налоговой службы
- выбрать свою онлайн-кассу и нажать на регистрационный код
- в открывшемся окне щелкнуть иконку «Перерегистрация»
- выбрать причину выполняемой процедуры
- указать измененные данные, сведения сформированных кассой отчетов (при замене ФН)
- подписать заполненную форму электронной подписью и отправить налоговому инспектору на проверку
Новые штрафы за онлайн-кассы в 54-ФЗ
| ИП и должностные лица | OOO | |
|---|---|---|
| Работали без кассы | От ¼ до ½ неучтенной выручки. Не менее 10 000 ₽ | От ¾ до 100 % неучтенной выручки. Не менее 30 000 ₽ |
| Продолжали работать без кассы, а выручка при повторном нарушении больше 1 млн рублей | Дисквалификация на 1–2 года | Остановка работы на 90 дней |
| Касса неправильно зарегистрирована или не соответствует новому закону 54-ФЗ | 1 500–3 000 ₽ | 5 000–10 000 ₽ |
| Не выдали чек или БСО | 2 000 ₽ | 10 000 ₽ |
| Не предоставили документы по требованию налоговой | 1 500–3 000 ₽ | 5 000–10 000 ₽ |
| Передали ложную информацию ОФД | 20 000–30 000 ₽ | 200 000–300 000 ₽ |
