Автоматизировать аптеку сложнее, чем магазин. Продажи лекарственных препаратов (ЛП) требуют особого учета, и универсальное программное обеспечение для этого не подойдет. Нужен специальный софт, который будет учитывать специфику отрасли и требования законодательства к участникам фармацевтического рынка.
В статье расскажем, какое ПО и оборудование выбрать для автоматизации аптеки. Рассмотрим пример готового решения на базе 1С, которое вы можете внедрить прямо сейчас.
Автоматизация учета движения товаров в аптечных организациях: какие нюансы учесть
Для автоматизации всех участков в аптеке нужна программа, в которой можно вести учет продаж и остатков, устанавливать цены, планировать закупки с учетом запасов — то есть делать все то, что и в розничном магазине. Но кроме этого, должны быть учтены отраслевые особенности:
- ЛП подлежат обязательной маркировке и прослеживанию через систему мониторинга движения лекарственных препаратов (МДЛП), это подсистема Честного ЗНАКа;
- государство регулирует цены на жизненно необходимые и важные лекарственные препараты (ЖНВЛП): устанавливает предельные для производителей и максимальные надбавки к оптовой и розничной.
Рассмотрим подробнее, какие участки и процессы в аптеке нуждаются в автоматизации:
| Участок | Какие процессы нужно автоматизировать |
| Первый стол (зона обслуживания покупателя) | работа с каталогом ЛП (поиск лекарств и аналогов); кассовые расчеты: создание и печать чеков, применение скидок, прием бонусных карт; обмен данными с МДЛП: регистрация приемки, продажи, списания маркированных товаров; контроль цен |
| Склад | учет складских остатков; контроль сроков годности; закупки у поставщиков |
Кроме ПО, потребуется оборудование для учета. Лекарства маркируются уникальными двумерными штрихкодами Data Matrix. Для их считывания нужен как минимум 2D-сканер, как максимум — терминал сбора данных.
При автоматизации аптеки не всегда понятно, какое оборудование и ПО нужно именно вам, как выбрать решение, чтобы не сэкономить себе в ущерб и не переплатить за ненужные функции. Реальная стоимость внедрения с учетом всех услуг по настройке часто оказывается значительно выше плановой.
Комплексная автоматизация под ключ поможет избежать переплат. Мы проанализируем все процессы, рассчитаем стоимость проекта, подберем лучшее решение с учетом бюджета и задач, внедрим его за короткий срок (от 3 дней). В результате вы получите:
- значительную экономию (примерно 30 %) благодаря удаленному выполнению всех работ (без выезда специалистов);
- быстрый рост выручки: сокращаются потери ЛП на складе и пересортица, снижается объем просрочки, а популярные товары будут всегда в наличии.
Ниже рассмотрим пример готового решения для автоматизации учета движения товаров в аптечных организациях. После его внедрения итоговая выручка у нашего клиента выросла на 27 % за 2 месяца.
Программа для автоматизации аптеки
«1С:Розница 8. Аптека» — одно из самых популярных решений для автоматизации торговых точек в этом сегменте. Содержит базовые возможности программы «1С:Розница», а также дополнительные функции для отраслевого учета.
Этот софт можно использовать для кассовых операций, ведения склада, управления ценами и т. д. В нем преднастроена работа с порталами популярных поставщиков фармацевтической продукции: «Протек», «СИА Интернейшнл ЛТД», «Катрен».
Рассмотрим основные возможности программы для автоматизации аптек и аптечных сетей.
Учет лекарственных препаратов
В программе можно вести серийный учет товаров и хранить подробную информацию (о каждой товарной позиции):
- единица измерения;
- штрихкод;
- форма выпуска и дозировка;
- производитель и страна происхождения;
- сертификат;
- фармакотерапевтическая группа;
- содержимое упаковки и т. д.
В программе есть функция заполнения дополнительных характеристик. Это позволяет отдельно вести учет:
- ЖНВЛП;
- товаров, входящих в обязательный ассортимент;
- ЛП, отпускаемых по рецепту;
- наркотических средств и т. д.
В программе для автоматизации аптеки можно вести учет аналогов лекарственных средств и быстро находить замену отсутствующему препарату.
Ценообразование, контроль стоимости ЖНВЛП
В «1С:Розница 8. Аптека» доступно несколько способов управления розничными ценами. Главный офис может централизованно устанавливать прайсы на товары во всей сети или для отдельных аптек. Также менеджер торговой точки может самостоятельно определять стоимость некоторых товарных групп. В программе есть функция контроля и автоматического расчета розничных цен на ЖНВЛП на основании предельных наценок.
Обмен данными с МДЛП
«1С:Розница 8. Аптека» настроена на взаимодействие с ФГИС МДЛП. Выполняет функции для автоматизации учета движения маркированных товаров в аптечных организациях:
- отправка документов в МДЛП;
- хранение и просмотр истории обмена с системой;
- отражение в учете приемки и отгрузки;
- вывод кодов товаров из оборота по различным причинам (в том числе при просрочке, утере и т. д.)
При приемке товара в системе автоматически создается документ уведомления (с данными о поставщике, аптеке и товаре), который отправляется в Честный ЗНАК.
Контроль фальсификатов и просрочки
Работа с Честным ЗНАКом сводит к минимуму вероятность попадания фальсифицированной и контрафактной продукции в аптеку. Кроме того, «1С:Розница 8. Аптека» интегрируется с информационной базой Росздравнадзора. Фармацевту доступны обновления в списках препаратов, обращение которых прекращено или приостановлено. Также он может отследить серии товаров с истекшим (или истекающим) сроком годности.
Рабочее место кассира (РМК)
«1С:Аптека» можно использовать в качестве кассовой программы. Доступные функции:
- регистрация продаж и возвратов;
- прием наличной и безналичной оплаты;
- работа с программами лояльности;
- оформление заказов (резервирование товаров).
К программе можно подключить любое торговое оборудование: фискальный регистратор, 2D-сканер и т. д.
Подписка «1С:ИТС Медицина» обеспечивает дополнительные возможности: автоматические обновления, доступ к сервисам («1С-Отчетность», «1С-ЭДО», «1С-Контрагент»), справочникам и полной базе данных всех зарегистрированных в России ЛП, БАДов и других товаров аптечного ассортимента с цветными фотографиями. Провизору не нужно тратить время на добавление позиций. Он может сразу загрузить их из базы.
Оборудование для автоматизации аптек и аптечных сетей
В основном все оборудование для автоматизации аптеки устанавливается на первом столе — там, где провизор (или фармацевт) отпускает товары, принимает оплату от покупателей и выдает чеки.
Фискальный регистратор АТОЛ 30Ф
АТОЛ 30Ф — это устройство, которое используется в связке с кассовой программой и позволяет вести расчеты с покупателями в соответствии с требованиями ФЗ № 54Федеральный закон «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении расчетов в Российской Федерации» от 22.05.2003 № 54-ФЗ. Устройство подойдет для небольших розничных точек (до 100 продаж за смену). Он подключается к компьютеру через USB и печатает чеки со скоростью до 75 мм/с. К регистратору можно подключить адаптер для беспроводной передачи данных (по Wi-Fi, Bluetooth или мобильной связи 3G/4G).
Сканер штрихкодов АТОЛ SB2108 Plus
2D-сканер — обязательное устройство для учета движения товара в аптеке. Его используют при приемке ЛП, инвентаризации и при розничной продаже на кассе.
Для небольшой аптеки подойдет компактный проводной сканер АТОЛ SB2108 Plus. Устройство подключается к компьютеру через USB-кабель. Считывает штрихкоды (в том числе мелкие Data Matrix, грязные и блеклые) на расстоянии до 30 см со скоростью до 350 мм/с.
Денежный ящик АТОЛ SB-330
Для безопасного хранения наличности и документов рекомендуем установить на первом столе денежный ящик АТОЛ SB-330. Это небольшой механический бокс, выполненный из металла. Открывается вручную — поворотом ключа. В выдвижном лотке есть 4 отделения для купюр и 5 — для монет.
Принтер этикеток АТОЛ ВР21
Принтер нужен в аптеке для печати:
- ценников для товаров, размещенных на витрине;
- этикеток для перемаркировки продукции (например, если штрихкод поврежден);
- товарных ярлыков с номером партии (при ведении партионного учета).
Термопринтер АТОЛ ВР21 относится к бюджетному ценовому сегменту. Он печатает этикетки на лентах стандартной ширины (58 мм) со скоростью до 127 мм/с. Подключение к компьютеру или ноутбуку — через USB и RS-232.
Что еще нужно для автоматизации аптеки
Кроме покупки оборудования и ПО, для внедрения автоматизированного учета необходимо:
- Оформить усиленную квалифицированную электронную подпись (УКЭП). УКЭП можно получить на руководителя организации в удостоверяющем центре ФНС или у его доверенных партнеров.
- Купить фискальный накопитель (ФН) на срок 15 или 36 месяцев и установить его в онлайн-кассу (фискальный регистратор). ФН — это устройство, на котором хранятся данные о продажах.
- Зарегистрировать кассу в налоговой в режиме онлайн.
- Заключить договор с оператором фискальных данных. Настроить обмен данными между кассой и сервером ОФД.
Все эти услуги мы оказываем комплексно. Вам не придется тратить время на поиск нужного оборудования и ПО и самостоятельно настраивать процессы.
Отсутствие автоматизированного учета приводит к распространенным проблемам: излишки, недостачи, воровство, рост просрочки, штрафы из-за неправильной работы с Честным ЗНАКом и т. д. Мы поможем этого избежать с помощью комплексной автоматизации аптеки под ключ. Проведем аудит бизнеса и выполним все работы за вас в течение 3 дней: подберем оборудование и софт, удаленно настроим товароучетное ПО и подключим его к Честному ЗНАКу.
Подскажите, как включить функцию обмена с МДЛП в 1С Розница Аптека?
Здравствуйте! Чтобы включить в 1С обмен с МДЛП:
— перейдите в раздел «Администрирование» –> «Запасы»;
— поставьте галочку в строке «Мониторинг движения лекарственных препаратов»;
В результате в разделе «Управление запасами» -> «Сервис» появится вкладка «1С:Маркировка МДЛП». Выполните в ней настройку рабочего стола МДЛП.
Добрый день! Эта программа работает со скидочными картами?
Здравствуйте! «1С:Розница 8. Аптека» позволяет использовать программы лояльности, в том числе, скидочные карты.