Фискальный накопитель (ФН) — электронный модуль (чип) в онлайн-кассе для записи, криптографического преобразования и хранения данных о проведенных операциях. Требования к нему определены ст. 4.1 закона 54-ФЗ. Фискальный накопитель имеет ограниченный срок службы и периодически требует замены. Рассказываем детально, когда и в каком порядке ее нужно делать.
Содержание
Причины замены ФН
Чаще всего фискальный накопитель меняют на новый по двум причинам:
- Истек установленный срок службы. В реестр ФН на сайте ФНС включены модели на 15 и 36 месяцев. Период «жизни» накопителя отсчитывается с момента проведения его фискализации (активации) при регистрации или перерегистрации ККТ в налоговой. Посмотреть, когда ее выполнили, можно в настройках кассы или в личном кабинете на портале ОФД. Сообщение о завершении срока службы ФН появляется на экране ККТ за 30 дней до граничной даты.
- Заполнилась встроенная память. Ее объем — 256 МБ. Фискального накопителя хватает примерно на 240 000 чеков (зависит от количества содержащихся в них операций). При заполнении встроенной памяти ФН нужно заменить, даже если срок его действия не истек.
Мы поможем с заменой фискального накопителя, перерегистрацией и перепрошивкой кассы. Услуга предоставляется удаленно.
От 650 ₽/мес. в рассрочку
Другие причины замены ФН
| Причины | Пояснения |
| Смена собственника ККТ | Когда кассовая техника передается в пользование другому владельцу, проводят замену ФН. Предыдущий собственник изымает накопитель, а текущий — устанавливает новый и регистрирует ККТ. Если онлайн-касса передается в обособленное подразделение предприятия, электронный модуль менять не нужно, так как у головного офиса и филиала один ИНН |
| Неверно указаны реквизиты ККТ | При фискализации накопителя пользователь указывает регистрационный номер (РН) кассового оборудования, и здесь важно проявлять внимательность. Изменить данные после сохранения нельзя. В случае ошибки придется купить новый ФН и провести повторную фискализацию |
| Поломка фискального накопителя без возможности восстановления | Неисправность может возникнуть из-за грубой эксплуатации или вследствие воздействия агрессивных сред. Не всегда удается отремонтировать накопитель, что приводит к необходимости его замены. Закон запрещает пользоваться онлайн-кассой без ФН |
| Вступление в силу новых требований законодательства | Например, для продажи товаров с обязательной маркировкой нужен ФН с поддержкой ФФД 1.2 |
Установленный и зарегистрированный с кассой фискальный накопитель нельзя изымать и ставить в другую ККТ. Он «привязывается» к конкретной модели оборудования.
Вам будет интересна наша статья «Какой фискальный накопитель нужен: на 15 или 36 месяцев? Разъяснения ФНС».
Особенности работы с ФН в 2026 году
В 2026 году использование фискальных накопителей полностью адаптировано под новые реалии бизнеса: изменилась ставка НДС (увеличилась до 22 %), внедрена система проверки кодов маркированных товаров (ПИоТ), а обязательная маркировка охватила практически все товарные группы. В этих условиях к выбору и эксплуатации ФН предъявляются четкие требования:
- Обязательная поддержка ФФД 1.2. Работа с повышенной ставкой НДС 22 % и оформление операций с маркированной продукцией возможны только с применением этой версии формата фискальных документов.
- Совместимость с модулем ПИоТ. Для продаж товаров, подлежащих обязательной маркировке, необходим ФН версии 1.1М или новее. Накопители предыдущих поколений технически не поддерживают валидацию кодов.
В 2026 году действует упрощенная перерегистрация ККТ. При стабильной онлайн-передаче данных в ФНС отдельное заявление на перерегистрацию не требуется — процедуру автоматически проводит ОФД. Упрощенный порядок не применяется для касс без онлайн-связи, а также при поломке или утрате старого накопителя.
Законодательство требует сохранять отработанный накопитель в течение пяти лет после его замены. Утрата или уничтожение ФН влечет административную ответственность.
Замена фискального накопителя: порядок действий
Поменять фискальный накопитель в кассе можно самостоятельно. Рассказываем, как это сделать. Для примера возьмем смарт-терминал Эвотор. Сразу обращаем ваше внимание — после замены фискального накопителя онлайн-кассу нужно перерегистрировать в налоговой с новым ФН.
Закрытие архива ФН
Перед тем как заменить фискальный накопитель в онлайн-кассе, закройте текущую смену и дождитесь, когда все данные будут переданы ОФД. Интернет-соединение в этот момент должно быть стабильным. Затем закройте архив ФН. Для этого:
- Перейдите в настройки на смарт-терминале, выберите «ОФД» → «Заменить ФН».
Раздел «ОФД» на кассе Эвотор
- Перед тем как закрыть архив ФН, в личном кабинете налогоплательщика на сайте ФНС или ОФД заполните заявление о перерегистрации ККТ. Не забудьте указать причину: «Замена ФН».
- Вернитесь в меню Эвотора. Нажмите «Закрыть архив ФН».
Закрытие архива ФН
- Подтвердите действие.
Подтверждение закрытия архива ФН
- Дождитесь, когда касса распечатает отчет о закрытии архива ФН и отправит данные ОФД.
Печать отчета о закрытии архива ФН. Подтвердите операцию в личном кабинете налогоплательщика на портале ОФД. Продолжите заполнять заявление о перерегистрации и укажите в нем данные из отчета: его номер, дату и время закрытия архива, фискальный признак (ФП).
Достаньте старый накопитель и установите новый.
Рекомендации на экране кассы Эвотор
Если ОФД будут отправлены не все данные, то в процессе закрытия архива ФН появится ошибка и операция будет отменена. Не получится выполнить замену фискального накопителя и том в случае, если от сервера ОФД нет ответа.
Физическая замена фискального накопителя
Порядок действий при замене фискального накопителя:
- Отключите онлайн-кассу от источника питания.
- Откройте крышку принтера, встроенного в онлайн-кассу, и выньте чековую ленту.
- Найдите отсек с ФН. В зависимости от модели ККТ он может находиться под аккумулятором, на нижней панели аппарата или в другом месте. Откройте отсек.
- Аккуратно отсоедините чип от шлейфа.
- Достаньте ФН и поставьте на его место новый.
- Закройте отсек, установите чековую ленту и закройте крышку встроенного принтера.
- Подключите онлайн-кассу к электросети и дождитесь завершения загрузки.
Слот для ФН на кассе Эвотор
Старый фискальный накопитель не выбрасывайте! Его нужно хранить в течение 5 лет.
Что делать после замены фискального накопителя в кассе
Рассмотрим порядок действий после замены ФН. Владельцу ККТ нужно активировать новый модуль.
Активация ФН и перерегистрация кассы
После замены ФН следуйте инструкции:
- Войдите в настройки кассового аппарата. Нажмите «Зарегистрировать». Проверьте, что на странице «Активация нового ФН» указаны ваши реквизиты. Нажмите «Активировать ФН».
Активация нового ФН
- Касса распечатает чек об активации ФН.
Печать отчета об активации ФН
- Перейдите в личный кабинет на сайте налоговой или ОФД, в заявлении о перерегистрации укажите данные из чека: его номер, дату и время активации нового накопителя, фискальный признак.
Для перерегистрации ККТ онлайн понадобится квалифицированная электронная подпись. С ее помощью заверяется заявление.
После того как сотрудники налоговой службы одобрят заявку, в личном кабинете, напротив РН ККМ, появится статус «Касса перерегистрирована». Теперь можете продолжать пользоваться онлайн-кассой в обычном режиме.
Если нет времени разбираться с заменой фискального накопителя и другими нюансами — звоните на номер 8 (800) 500-25-91. Мы сделаем все за вас. Кроме того, перерегистрируем и при необходимости перепрошьем онлайн-кассу.
Подскажите, пожалуйста, могу ли я перейти на ФФД 1.2, не меняя старый накопитель? Торгую молоком.
Добрый день! Новый формат фискальных документов поддерживают только фискальные накопители модели ФН-М. Если вы уже используете такой ФН, то для перехода на ФФД 1.2 вам нужно перерегистрировать кассу. Если же у вас старый ФН, то используйте до конца его срока действия, а после этого переходите на ФФД 1.2 с ФН-М.
Через месяц начинаю продавать обувь. Но у меня в кассе стоит старый ФН и срок его действия пока не закончился. Обязательно ли ставить ФН-М или можно дождаться, пока ресурс старого накопителя закончится?
Добрый день! Вы можете пока продолжать работать со старым накопителем, пока его срок действия не закончится. Когда придёт время менять ФН, покупайте ФН-М и регистрируйте с ним кассу под ФФД 1.2.
А можно ли заменить ФН на другой, если ещё не закончился срок годности?
Да, это возможно. В частности, такая замена актуальна при смене собственника ККТ или если фискальный накопитель сломан. Обратите внимание, исправный ФН нельзя сменить без наличия причины — такая замена должна быть аргументирована для ФНС. Замена фискального накопителя в этом случае предполагает закрытие архива (если это возможно) и перерегистрацию контрольно-кассовой техники.
Ни разу так до конца и не получилось произвести замену ФН самостоятельно… Проблемы с перерегистрацией в налоговой. Пришлось вызывать специалиста. Приходится брать ФН со сроком на подольше, чтобы реже с этим сталкиваться.
Если неверно указаны реквизиты ККТ, то необходимо просто выкинуть старый и приобрести новый? С самой кассой непосредственно никаких манипуляций производить не надо и документально на ней это никак не отразится?
У меня магазин бытовой техники. Память ФН быстро заканчивается и приходится часто менять. Существуют ли ФН с большим количеством памяти?
Можно или нельзя использовать ФН определенного срока зависит от того, какой режим налогообложения и какую деятельность вы ведете. В частности, ФН максимального срока обязаны использовать (за некоторыми исключениями) предприниматели на УСН, ЕСХН, ЕНВД и ПСН в соответсвии с п.6 ст.4.1 54-ФЗ. Для остальных категорий предпринимателей соблюдено право выбора срока действия ФН — для более детальной консультации уточните, пожалуйста, сферу бизнеса и СНО.