«1С-ЭДО» — это сервис, с помощью которого легко получать, подписывать и отправлять юридически значимые документы напрямую из товароучетной программы всего за несколько кликов мышкой. Он позволяет организациям экономить на канцелярских принадлежностях и курьерской доставке. А также не выделять место под внушительные архивы для хранения бумажной документации, а использовать его с большей выгодой для бизнеса.
В статье расскажем, кому подходит «1С-ЭДО», как подключить и настроить программу.
Для кого предназначен «1С-ЭДО»
Сервис «1С-ЭДО» подходит всем организациям. Он встроен в программы «1С» и удобнее, чем другие системы электронного документооборота, потому что:
- необходимость во внешних платных обработках отсутствует;
- обмен документами производится прямо из вашей привычной «1С», то есть не нужно тратить время на лишние манипуляции — переключаться на другие программы, что-то загружать или скачивать;
- техподдержку можно получить как у разработчика сервиса, так и у обслуживающего вашу компанию партнера «1С».
Выгоды для бухгалтера:
- На основании полученных от контрагентов документов в «1С» автоматически создаются учетные, вручную ничего вводить не нужно. Исключаются ошибки, вызванные человеческим фактором, расхождения в реквизитах. А значит, минимизируется риск получить штраф за отраженную в отчетах недостоверную информацию.
- Все документы хранятся в базе «1С». Можно легко найти и оперативно отправить любой из них в ответ на запрос налоговой.
Выгоды для финансового директора:
- Обмен электронной документацией между компаниями внутри холдинга или внешними партнерами совершается за минуты. Это значительно сокращает сроки оплаты, закупок, возмещения НДС и не только.
- Снижаются затраты на канцелярские принадлежности, ручной труд персонала, содержание архива. А также уменьшаются риски получения штрафов, невозврата налогов.
Оплата осуществляется не за каждый электронный документ (ЭД), а за комплект по сделке.
Один комплект — это каждый отправленный электронный счет-фактура (в том числе УПД) и еще 2 любых документа. ЭД, не являющиеся счетами-фактурами и не включенные вместе с ними в комплекты, формируются по правилу: 2 ЭД = 1 комплект.
Стоимость отправки 1 комплекта составляет 1,8–10 рублей в зависимости от объема трафика и условий оплаты. Вы можете выбрать оплату за «1С-ЭДО» по факту (расчетный период — месяц) или предоплаченный тариф. Сервис входит в состав информационно-технологического сопровождения, поэтому пользователям с действующими тарифами «1С:ИТС» бесплатно предоставляется 100 комплектов исходящих документов в месяц.
Если вы отгрузите в месяц не больше 5 комплектов, то счет на оплату трафика вам не выставят. То есть, если вы используете программный продукт «1С», в основном принимаете документы от контрагентов и сами совершаете единичные отправки (до 5), то сервис «1С-ЭДО» вам обойдется бесплатно.
Какими документами можно обмениваться с контрагентами
С помощью сервиса «1С-ЭДО» можно отправлять любой юридически значимый документ в цифровой форме:
- УПД/УКД;
- счет-фактуру;
- акт выполненных работ;
- отчет о продажах комитенту;
- акт приема-передачи;
- акт сверки;
- ТОРГ-12;
- акт на передачу прав;
- соглашение об изменении стоимости и другие.
Все электронные документы хранятся в базе учетной системы.
Что нужно для начала работы с «1С-ЭДО»
Чтобы работать с сервисом «1С-ЭДО», необходимо иметь:
- Продукт «1С», например, «Бухгалтерия предприятия», редакция 3.0 с версией не ниже 3.0.39.50.
- Одно установленное на ПК средство криптозащиты — «КриптоПро CSP» или ViPNet CSP.
- Открытый и закрытый (секретный) ключ — сертификат (квалифицированная ЭП), контейнер с паролем.
- Логин/пароль к порталу «1С» без конфигуратора.
- Права доступа в Конфигураторе «1С».
- Договор «1С:ИТС» любого вида.
Можно использовать любую квалифицированную ЭП, выданную аккредитованным УЦ. Но лучше выбирать подпись, выданную для работы в «1С-Отчетности».
Как происходит обмен документами
Он осуществляется напрямую с контрагентами или через систему оператора ЭДО, входящего в реестр ФНС РФ. Компания отправляет документ, адресат получает его на свой компьютер через несколько секунд.
Процесс схож с работой электронной почты. При этом оператор автоматически проверяет, соответствует ли формат документа законодательным требованиям и имеет ли электронная подпись юридическую силу.
Чтобы начать электронный документооборот с контрагентами, не нужно подписывать никаких соглашений. Достаточно подключиться к ЭДО и обменяться приглашениями. Сервис автоматически определяет статусы партнеров и отмечает их цветовыми индикаторами:
- красный — нет информации о контрагенте, ее можно ввести вручную;
- желтый — у партнера есть несколько учетных записей, требуется проверить сведения и выбрать нужную;
- зеленый — у контрагента одна учетная запись, можно отправить на нее приглашение или ввести другую вручную.
Обмениваться документами можно с компаниями, подключенными к любым операторам ЭДО. Для этого используется роуминг. Он настраивается автоматически между пользователем «1С-ЭДО» и контрагентом, подключенным через одного из операторов ЭДО СФ (счетов-фактур):
- Калуга Астрал;
- Компания «Тензор»;
- Линк-сервис;
- ЭТП ГПБ;
- ТаксНет;
- АСКОМ.
Если вы выбрали для подключения к ЭДО «Калуга Астрал», то также можете автоматически настроить роуминг с операторами:
- СКБ Контур (Диадок);
- Эвотор ОФД;
- АО НИИАС;
- КРИПТЭКС (Signatura);
- Финтендер-крипто (FINTENDER-EDS);
- БИФИТ ЭДО;
- Русь-Телеком;
- OFD.ru (ПЕТЕРСЕРВИС Спецтехнологии).
С остальными операторами необходимо настраивать роуминг по заявке:
- Оператор-ЦРПТ (ЭДО Лайт, Честный ЗНАК);
- КОРУС Консалтинг СНГ (СФЕРА);
- ИНФОТЕКС Интернет Траст (VipNet ЭДО Документ);
- СТЭК НТЦ (СТЭК-ТРАСТ);
- СИСЛИНК (DOCLINK);
- LERADATA;
- E-com.
Отправить заявку на ручную настройку роуминга можно в «1С».
С какими конфигурациями «1С» совместим сервис
«1С-ЭДО» совместим с конфигурациями «1С»:
- Розница, ред. 2;
- Управление нашей фирмой;
- Управление торговлей, ред. 10.3 и 11;
- Управление холдингом;
- Бухгалтерия, ред. 2.0 и 3.0;
- Комплексная автоматизация, ред. 1.1 и 2.0;
- Клиент ЭДО, ред. 2 и не только.
Сервис также можно встроить в любые другие типовые и нетиповые приложения на платформе «1С:Предприятие 8».
Как подключить и настроить «1С-ЭДО»
Рассмотрим процесс установки и настройки сервиса «1С-ЭДО» на примере конфигурации «1С:Бухгалтерия, ред. 3.0».
Добавление электронной подписи
Для работы с ЭДО необходима электронная подпись. Подойдет та же, что используется для сдачи отчетности. Если у вас нет ЭП или срок ее действия истек, можно подать заявку прямо в «1С». Как оформить подпись:
- В разделе «Администрирование» выберите «Обмен электронными документами», далее — «Настройка ЭП и шифрования».
- Во вкладке «Сертификаты» нажмите «Добавить» и «Заявление на выпуск сертификата».
- В открывшейся форме заполните поля и отправьте документы на рассмотрение.
- Дождитесь готовности ЭП (около суток) — вам поступит уведомление о том, что регистрация завершена успешно.
Далее необходимо добавить ЭП в систему «1С»:
- В разделе «Администрирование» выберите пункт «Обмен документами с контрагентами». Если этого не сделать, раздел «Настройки электронной подписи и шифрования» будет недоступным.
- Вернитесь в «Администрирование», в разделе «Электронная подпись и шифрование» поставьте галочку напротив пункта «Электронные подписи». Затем откройте «Настройки электронной подписи и шифрования».
- Откройте «Программы», нажмите «Добавить» и в строке «Представление» выберите криптопровайдер из выпадающего списка. Остальные сведения заполнятся автоматически.
- Во вкладке с перечнем решений для шифрования выберите действующий сертификат. Если он не отобразится в списке, загрузите его из установленных на компьютере.
После добавления сертификата вам будет доступен перечень документов, которые сможете подписывать.
Создание учетной записи ЭДО
Для подключения к электронному документообороту:
- Откройте раздел «Реквизиты организации», нажмите «ЭДО» и «Подключить организацию».
- В открывшемся окне нажмите на строку «Сертификат».
- Из появившегося списка выберите действующий сертификат и нажмите «Далее».
- Введите пароль от ЭП и нажмите «Выбрать».
- Выберите соответствующий идентификатор, если ранее уже подключались к электронному документообороту, и восстановите учетную запись. Нажмите «Получить новый» и выберите из списка оператора ЭДО, если подключаетесь впервые. Адрес юрлица, email и другие данные заполнятся автоматически из карточки предприятия. Также здесь вы можете подключить/настроить уведомления.
- Заполните назначение и описание учетной записи. Эта информация будет видна всем пользователям «1С» при настройке связи с вами по ЭДО. Затем прочтите условия использования, подтвердите согласие галочкой и нажмите «Подключить».
- Подпишите пользовательское соглашение для подключения к сервису.
- После успешной регистрации закройте окно и начинайте работу с «1С-ЭДО» — отправляйте приглашения контрагентам и ожидайте подтверждения от них.
Подключиться к сервису «1С-ЭДО» можно в любое время. Это бесплатно, как и входящие документы. Исходящие оплачиваются покомплектно — по факту или по предоплаченному тарифу. Базовый «Старт ЭДО» стоит всего 3 000 рублей.
Если используем несколько решений от «1С», к ЭДО нужно подключаться в каждом?
Добрый день! Нет, обмениваться документацией можно в той программе, которую подключили. Информацию, необходимую для ведения учета, можно передавать между решениями через синхронизацию.
Можно ли в базовых версиях 1С подключиться к «1С-ЭДО»?
Добрый день! Да, можно. Большинство конфигураций «1С», в том числе в базовых версиях, поддерживают обмен электронными документами.