Автоматизация документооборота в розничном магазине

При перемещении, приемке товаров и проведении других торговых операций сотрудники магазина имеют дело с первичными документами. Если ассортимент представлен десятью позициями, то можно обработать все формы вручную. Когда товаров больше, это приводит к ошибкам, потере времени и денег. Избежать проблем поможет внедрение электронного документооборота (ЭДО). В статье поясним, что такое ЭДО в торговле и как его подключить. Также расскажем об операторах и системах для работы с электронными документами. Отдельно остановимся на «1С:ЭДО», расскажем, какие отличительные преимущества имеет этот сервис перед остальными подобными программами.

Что такое ЭДО в торговле

Итак, создание, обработка и обмен цифровыми документами через специального посредника — вот что такое ЭДО в торговле. Формы заверяют электронной подписью (ЭП), что дает «бумагам» правовой статус. То есть цифровой документ аналогичен обычному и имеет юридическую силу. Его разрешено представлять в налоговую, другие контролирующие органы. Для работы с электронными документами (ЭД) нужно:

1. Оформить сотрудникам сертификаты усиленной квалифицированной электронной подписи.
2. Выбрать оператора ЭДО и заключить с ним договор.
3. Установить и настроить товароучетную программу.
4. Подготовить дополнительные соглашения с контрагентами.

Также для перехода с бумажного документооборота на электронный и автоматизации торговых процессов понадобится сканер штриховых кодов или терминал сбора данных, принтер этикеток, весы и другое оборудование.

Хотите автоматизировать все процессы в магазине, звоните на номер 8 (800) 500-25-91. Бесплатно подберем решение под ваши задачи.

Подключим ЭДО за день

Оператор ЭДО Платформа ОФД

Выгодно — от 1 000 руб.

Подробнее Заказать звонок

Нужно ли подключать ЭДО

С 2022 года участники оборота маркированных товаров должны передавать данные о движении продукции только через оператора ЭДО. То есть для магазинов, реализующих такую продукцию, электронный документооборот обязателен. Нужно ли подключать ЭДО, если в ассортименте нет маркированных товаров, — решает собственник. Плюсы, которые получает ретейлер при переходе на электронный документооборот:

1. Экономия времени и денег. Обмен ЭД с контролирующими органами и партнерами происходит мгновенно. При этом компания ежемесячно экономит на бумаге и отправке форм курьером или почтой от 6 тыс. руб.
2. Автоматизация учета. Принимать, размещать товар на складе и в торговом зале становится намного проще и быстрее. Собственник в любой момент может получить актуальные отчеты об остатках, финансовых операциях и другие данные.
3. Исключение ошибок. Недостача или пересортица обнаруживается уже на стадии приемки товара, ошибки из-за человеческого фактора сводятся к минимуму. Это экономит бюджет компании.
4. Безопасность данных. Уровень надежности цифровых документов выше, чем бумажных. В электронную форму, подписанную ЭП, невозможно внести изменения. Мошеннические схемы автоматически исключаются. Оператор гарантирует безопасность данных.

Еще один плюс применения ЭДО: в любой момент можно увидеть статус документа, отправленного партнеру или в государственный орган. Ниже расскажем, как выбрать оператора и подключить организацию к ЭДО.

Какие есть операторы ЭДО

Оператор электронного документооборота — коммерческая организация, которая оказывает услуги по обмену цифровыми документами. Выбирая оператора ЭДО, обратите внимание на то, какие функции есть в предлагаемой системе, какова стоимость услуг, надежен ли он. На рынке представлено более 40 операторов. Их перечень представлен на онлайн-ресурсе ФНС в разделе «Выбор оператора ЭДО». Топ-3 оператора ЭДО, пользующихся спросом у наших клиентов:

Для обмена данными с Честным ЗНАКом можно использовать бесплатный сервис «ЭДО Лайт». Доступен в личном кабинете пользователя на официальном ресурсе ГИС МТ. Для работы с ЕГАИС тоже предусмотрено бесплатное программное обеспечение — УТМ ЕГАИС.

1С:ЭДО

3 000 ₽

Быстрый просмотр

Контур.Диадок электронный документооборот (ЭДО)

2 290 ₽

Быстрый просмотр

Как подключить организацию к ЭДО

Для подключения к ЭДО и автоматизации документооборота, кроме ЭП и договора с оператором, понадобится 1С. Если вы хотите вручную работать с некоторыми формами и составлять отчетность, то можно обойтись без товароучетной программы. Однако в этом случае будут возникать ошибки из-за человеческого фактора, на ведение учета будет затрачиваться на 30 % больше времени, чем при полной его автоматизации.

Также для работы с ЭП на компьютер нужно установить криптопровайдер — специализированное программное обеспечение, которое шифрует и защищает данные.

Если контрагенты пользуются услугами других операторов, нужно настроить роуминг. Упростить обмен документами в этом случае поможет сервис «1С:ЭДО».

Автоматизация документооборота с 1С в магазине

Для автоматизации документооборота и работы с ЭД большинство пользователей 1С выбирает сервис «1С:ЭДО». Решение подходит в том числе для розничных магазинов. Позволяет обмениваться юридически значимыми документами с любыми операторами ЭДО, поддерживающими работу в рамках этого сервиса. Подключать роуминг не нужно. Обмен данными происходит автоматически. Как подключить «1С:ЭДО», покажем на примере «1С:Бухгалтерия»:

1. Перейдите в раздел «Администрирование» → «Обмен ЭД» → «Настройки ЭП и шифрования» и добавьте сертификат электронной подписи.
2. Перейдите в раздел «Обмен с контрагентами» и отметьте «Сервисы ЭДО».
3. Здесь же кликните на строку «Учетные записи ЭДО».
4. Выберите организацию, сертификат ЭП и введите идентификатор, полученный от оператора ЭДО.
5. Заполните открывшуюся на экране форму и нажмите «Подключить».
6. Введите пароль от ЭП и нажмите «Подписать».

Учетная запись создана, сервис подключен — можно отправлять и принимать цифровые документы.

Хотите настроить учет в магазине и подключить ЭДО — звоните на номер 8 (800) 500-25-91. Ответим на вопросы и подберем решение. Консультация — бесплатно.