Российский бизнес переходит на безбумажный оборот — это, во-первых, удобно, во-вторых существенно упрощает работу с клиентами, партнерами, поставщиками и налоговой службой. Чувствуете, как вас поглощает бумажная трясина? Архивы занимают все больше места, подписание документов становится все сложнее, а нотации бухгалтера превращаются в кошмар.
С другой стороны, к бумаге все привыкли, а работа с файлами вызывает вопросы. Расскажем в статье, что такое ЭДО — зачем нужен, чем полезен, как внедрить.
Что такое ЭДО и зачем нужны операторы
ЭДО (электронный документооборот) — обмен юридически значимыми документами (файлами) по защищенным каналам связи. То есть это система, которая полностью исключает использование бумажных носителей. Чтобы ее обслуживать, нужно профессиональное оборудование и специализированные программы.
Системы межкорпоративного ЭДО создаются и поддерживаются операторами. Это коммерческие организации, деятельность которых лицензируется ФСБ России. Как поставщики телекоммуникационных услуг, предоставляют клиентам доступ к защищенным системам обмена файлами. Документы, которые через них проходят, подписываются УКЭП — усиленной квалифицированной электронной подписью.
В результате подключения к системе ЭДО, пользователь получает доступ к сервисам, которые базируются на интернет-площадке оператора. Пользователи обмениваются друг с другом файлами через визуальный программный интерфейс. Так, основной инструмент взаимодействия — «Личный кабинет» (ЛК). Помимо программ и оборудования, система ЭДО включает:
- информационную базу, в которой хранятся данные участников, включая администраторов;
- архив проходящих через нее документов.
Пример системы ЭДО — почтовая служба Yandex с интернет-площадкой и огромной базой данных, размещенной на файловых серверах. Оператор — компания «Яндекс». В качестве ЭП физического лица — пара логин-пароль пользователя сервиса. Защищенная система межкорпоративного электронного документооборота функционирует по такой же схеме.
Как работает межкорпоративный электронный документооборот
Участники межкорпоративного электронного документооборота — руководители компаний, ИП, уполномоченные сотрудники; представители контролирующих органов — чиновники, правоохранители, инспекторы, судебные исполнители и другие.
Отправители:
- составляют приказы и письма, договора, акты и счета, отчеты и ведомости, универсальные передаточные документы (УПД) и подписывают УКЭП;
- отсылают их партнеру, контрагенту или представителю контролирующего органа (чиновнику, инспектору или судебному исполнителю);
- получают подтверждения принятия и подписания или сообщения об отклонении документов адресатами.
Оператор как связующее звено между участниками ЭДО:
- проверяет УКЭП;
- передает отправителям подтверждения принятия и подписания или сообщения об отклонении документов адресатами;
- гарантирует быстрый и безопасный обмен файлами между пользователями системы по защищенным каналам связи.
Получатели принимают и подписывают документы УКЭП или отклоняют их.
Стабильная работа во внешней системе ЭДО напрямую зависит от оператора. Поставщик услуги должен не только обеспечить защиту данных, но и предложить функциональную интернет-площадку.
Обращайтесь к нам! Поможем выбрать надежного оператора и заключить с ним договор.
Что дает переход на ЭДО: преимущества и недостатки электронного документооборота
Оптимизация бизнес-процессов — главное преимущество ЭДО. Удаленный обмен файлами в разы ускоряет:
- заключение сделок;
- приемку, отгрузку, прослеживание товаров;
- расчет налоговой базы.
Еще один плюс — экономия финансовых ресурсов. Сокращаются затраты:
- на закупку канцелярских принадлежностей, бумаги и расходников для принтеров;
- зарплаты сотрудникам, обслуживающим бумажных архивы;
- почтовую и курьерскую пересылки.
Удаленный обмен файлами экономит время. Информация хранится на компьютере сотрудника компании или сервере оператора. Обработка данных занимает от пары секунд до нескольких дней. Процесс не растягивается на недели или месяцы как раньше, когда приходилось сперва искать и собирать нужные «бумажки», а потом бегать с ними по кабинетам или отправлять почтой в другие города.
С переходом на ЭДО решается проблема экономии рабочего пространства. По закону некоторые документы, например, бухгалтерские отчеты нужно хранить 5 лет. Бумажный архив занимает много места. Приходится тратиться на стеллажи, несгораемые шкафы и отделку помещения — для защиты от пожаров или несанкционированных проникновений. Электронные документы можно размещать и в облаке — на файловом сервере оператора, обеспечивающего их безопасность.
Подключение к ЭДО — способ повысить контроль исполнения документов. Их можно постоянно прослеживать — через ЛК на интернет-площадке или в «товароучетке». Среди функций системы электронного документооборота:
- поиск нужных файлов;
- анализ деятельности компаний и предпринимателей;
- мониторинг текущих задач, статусов продукции, соблюдения сроков, исправления ошибок;
- контроль над сделками.
Еще одно преимущество — обеспечение юридической значимости и защиты информации. Бумага — хрупкий носитель. Чуть что — портится и выцветает. Работа с бумажными документами подвержена сильному влиянию человеческого фактора. Электронные документы, заверенные УКЭП, надежней — сложно испортить, почти невозможно подделать или украсть. Благодаря резервным копиям, они могут «жить» столетиями, не теряя качеств. Это помогает избегать бесконечного дублирования сведений.
Система ЭДО минимизирует утечки данных, обеспечивая при этом возможность групповой работы. Доступ к одному и тому же документу могут получить сразу несколько человек, находящихся даже в разных странах.
Среди минусов электронного документоборота:
- затраты на внедрение и обслуживание: оформление УКЭП, обновление ПО и оборудования, оплата услуг оператора ЭДО;
- риск потери данных в результате программного или аппаратного сбоя на сервере оператора.
Компаниям, чьи партнеры и контрагенты и дальше работают «по старинке», придется вести смешанный — электронно-бумажный документооборот. Это приводит к усложнению бизнес-процессов.
Переход на ЭДО и интеграция с товароучетной системой
Кажется, что перейти на ЭДО сложно, но это не так. Процедура выполняется в четыре шага. Потребуется:
- Получить УКЭП на всех участников электронного взаимодействия — руководителей компании, ИП, уполномоченных сотрудников.
- Выбрать оператора, заключить с ним договор и зарегистрироваться на его сервисе или интернет-площадке.
- Подготовить ПК и обновить софт в соответствии с требованиями системы электронного документооборота.
- Сообщить контрагентам и партнерам о внедрении ЭДО.
Работать в системе электронного документооборота можно через браузер, но это неудобно. Идеальный вариант — интеграция ЭДО с «товароучеткой». Это избавляет пользователя от постоянных переключений между программами. Так, обмениваться документами с контрагентами, отправлять отчеты в налоговую службу и работать в «Честном ЗНАКе» можно, например, прямо в «1С».
Для интеграции ЭДО с товароучетной системой нужен специальный модуль (или обработка). Его придется устанавливать и настраивать, но результат того стоит. Решение позволяет выполнять операции из «товароучетки»:
- отправлять и получать УПД, счета-фактуры, акты и другие документы;
- принимать и учитывать входящие файлы и сообщения, отправленные внешними информационными системами, например, «Честным ЗНАКом»;
- приглашать партнеров и контрагентов к обмену документами;
- использовать быстрый поиск нужных сведений.
Закажите у нас интеграцию ЭДО с «1С». Помогаем подключиться к сервису «1С-ЭДО» и настроить его функциональность. От вас — актуальная версия конфигурации «1С», от нас — гарантия качества услуг и демократичные цены: начинаются всего от 500 рублей!
Конечная стоимость будет зависеть от ваших требований и объема работ 🙂
Можем интегрировать ЭДО не только с «1С», но и с товароучетными программами LiteBox и МойСклад. Каждый кейс рассматриваем отдельно — из-за особенностей софта.
Кому и зачем нужно работать с электронными документами и переходить на ЭДО
Всем! Начнем с тех, для кого ведение ЭДО обязательно. Среди них:
- участники оборота продукции, подконтрольной государственным системам прослеживания: «Честному ЗНАКу», ФГИС «Меркурий» и другим;
- поставщики маркетплейсов — Ozon, Wildberries и других.
С 1 января 2022 запрещен прямой обмен документами в системе национальной маркировки товаров кодами Data Matrix. В ней можно работать с документами только через оператора ЭДО — это требование закона.
Правила маркетплейсов также обязывают поставщиков подключаться к внешнему электронному документообороту. В ближайшем будущем все торговые интернет-площадки тоже полностью перейдут на межкорпоративный ЭДО. Участвовать в торгах, аукционах и госзакупках можно будет только через оператора.
Правительство России твердо намерено перевести весь бизнес на ЭДО. К 2024 до 95 % счетов-фактур и 70 % накладных можно будет передавать только в электронном виде.
Резюме: ЭДО стал обязателен для работы с маркировкой и маркетплейсами. Преимущества безбумажного оборота, о которых мы подробно написали разделом выше, делают его общим трендом. ЭДО упрощает кадровое производство и работу с контрагентами, партнерами, клиентами и налоговой службой. Не тяните и переходите на электронный документооборот прямо сейчас! Глаза боятся — руки делают.
Простите ,но стоимость ЭДО для передачи кодов маркировки — это не 500 рублей. Все, что связано с ЧЗ — это дорого!!! Чтобы подключили «шлюзы»- средняя цена 5000-7000 рублей. Можно пользоваться бесплатным ЭДО Лайт ( продукт от ЧЗ) — но он неудобный!
В среднем без «шлюзов» для ЧЗ ЭДО до 4 500 руб. Нормальное ЭДО = удобное в использовании. Если обязательное использование вводится, слеудет контролировать цены на это со стороны государства. (за примером далеко не надо ходить, ЭЦП ) Как только появляется слово «обязывает» — все взлет цен гарантирован
Мы не говорим: «500 рублей». Мы говорим: «от 500 рублей». Возможно, пользоваться ЭДО-Лайт удобно не всем. Тем не менее, бесплатный инструмент для работы с «Честным ЗНАКом» есть. Ваша позиция вполне понятна, и мы ее уважаем. И мы согласны: регуляция стоимости обязательных услуг со стороны государства необходима.