Система электронного документооборота (ЭДО) нужна для обмена документами, в том числе кадровыми, внутри компании, с контрагентами и госорганами.
ЭДО — главный инструмент при работе с алкоголем и маркированными товарами. Участники рынка должны передавать Универсальный передаточный документ (УПД) контрагентам, а также данные в ЕГАИС и Честный ЗНАК с помощью электронного документооборота.
Представляем топ-5 ведущих систем ЭДО. Расскажем, как выбрать подходящую.
«Контур.Диадок» — система электронного документооборота
Через «Контур.Диадок» можно отправлять акты, накладные, счета-фактуры, УПД и другие документы в электронном виде — без дублирования на бумаге. Входящие файлы бесплатны, исходящие — оплачиваются согласно подключенному тарифу. В системе электронного документооборота «Контур.Диадок» вы можете:
| Работать с документами | создавать их в системе ЭДО с помощью встроенного редактора или загружать с компьютера, направлять на согласование или подпись одному или всем сотрудникам подразделения; настраивать автоматическое распределение входящих документов по подразделениям и ответственным сотрудникам |
| Работать с контрагентами | вводить название компании в строку поиска или загружать файл со списком ИНН организаций, чтобы узнать, кто из контрагентов подключен к «Контур.Диадок». Затем — отправлять им приглашение; обмениваться документами даже с иностранными контрагентами |
| Взаимодействовать с сотрудниками | подключать неограниченное количество пользователей без доплаты; распределять права доступа и функции сотрудникам; подписывать, согласовывать и/или передавать документы на подпись и согласование |
Способы работы в «Контур.Диадок»:
- в браузере — без установки дополнительных программ;
- путем интеграции с системой учета — разработан готовый модуль для 1С, а для совместимости с другими товароучетными программами используется API, коннектор или комплекс «Контур.ERP» для SAP;
- через мобильное приложение — бесплатно устанавливается на iOS- и Android-устройства.
Чтобы работать в системе, выберите пакет исходящих документов и оплатите его онлайн.
О том, как работает электронный документооборот в «Контур.Диадок», читайте здесь.
Плюсы системы:
- разные способы работы ЭДО (в браузере, мобильном приложении, товароучетной системе);
- бесплатное хранение документов на нескольких серверах — данные не потеряются;
- техподдержка в чате, по email, телефону;
- возможность подключения неограниченного количества пользователей;
- защита системы от взломов.
Есть минус для предпринимателей, работающих с маркированными товарами, — им нужно устанавливать дополнительный сервис для передачи данных в Честный ЗНАК.
«Битрикс24»: электронный документооборот
«Битрикс24» — программа для автоматизации бизнеса, в которой, помимо множества других функций, реализован электронный документооборот. Его возможности зависят от подключенного тарифа, а в бесплатной версии софта онлайн-обмен документами недоступен.
Можете создавать документы в «Битрикс24» или загружать их с компьютера или облачных сервисов. Доступна интеграция с GoogleDocs, Microsoft 365. Кроме того, можете просматривать и редактировать файлы в задаче, новостной ленте, во время видеозвонка.
При использовании тарифа «Стандартный» и выше (облако) или «Корпоративный портал» и «Энтерпрайз» (коробочной версии) доступна совместная онлайн-работа с документами. Редактировать их можно с сотрудниками компании или внешними участниками — коллегами и партнерами, которые не подключены к «Битрикс24». Все изменения сохраняются автоматически.
Плюсы электронного документооборота в «Битрикс24»:
- не требуется интеграция со сторонними сервисами;
- есть встроенный онлайн-редактор для работы с документами;
- можно использовать разные сценарии согласования документов — двухэтапное подтверждение, со статусами, голосование и т. д.
Минус: интерфейс может показаться сложным для новичков.
Электронный документооборот с «1С-ЭДО»
«1С:ЭДО» — решение на базе «1С:Предприятие», обеспечивающее электронный документооборот с контрагентами прямо из программы 1С через одного или нескольких операторов ЭДО. Входящий трафик бесплатный, то есть за документы, которые вы получили, подписали и отправили обратно, — платить не нужно.
Если используете системы электронного документооборота, с которыми «1С:ЭДО» поддерживает автороуминг, можете отправить партнеру приглашение. В противном случае нужно заполнять заявку на ручную настройку роуминга (из программы 1С или официального сайта ее разработчика).
Бесплатно предоставляются следующие услуги:
Предусмотрена оплата за комплект документов по сделке, а не за каждый отправленный.
При наличии договора «1С:ИТС» (информационно-технологического сопровождения) отправка 50 или 100 комплектов документов осуществляется бесплатно. Дополнительно предоставляются полезные опции в виде различных сервисов ИТС.
Также можете приобрести «1С:ЭДО» по предоплаченному тарифу (от 50 до 50 000 исходящих комплектов документов на 3, 6 или 12 месяцев) или оплачивать отправку файлов по факту.
Если планируете работать преимущественно с входящими документами контрагентов, лучше приобретите тариф «Старт ЭДО» на срок 12 месяцев. Будут доступны опции:
Плюсы «1С:ЭДО»:
- сервис встроен в 1С, не нужно использовать сторонние программы;
- предусмотрены разные тарифы в зависимости от ваших потребностей.
Минус: сервис подходит не всем, разработан исключительно для пользователей программ 1С.
Сервис электронного документооборота от компании «Такском»
Компания «Такском» предлагает несколько решений организации электронного документооборота:
- «Такском-Файлер» — онлайн-сервис для обмена документами с контрагентами в мобильном приложении или через веб-браузер;
- решения для 1С — в виде сервиса или встраиваемого программного модуля (устанавливается в учетную систему и сопрягается с «Такском-Файлер»);
- программу для интеграции с другими товароучетными программами с помощью инструментов API и SDK.
Решение для 1С — «Станция сканирования». Программа предназначена для работы с маркированными товарами. Интегрируется с Честным ЗНАКом, Национальным каталогом, СУЗ.
Плюсы ЭДО с помощью «Такском»:
- разные решения в зависимости от вида деятельности и используемых учетных программ;
- интеграция с Честным ЗНАКом — коды маркировки из УПД автоматически направляются в систему мониторинга.
Минус: долгое ожидание ответа от службы поддержки.
«Корус Five» — цифровая платформа для электронного документооборота
«Корус Five» — модульная СЭД/ECM-система на платформе Microsoft для электронного документооборота. Работает в облаке или на локальном сервере. Включает модули для обмена документами внутри компании и с контрагентами.
«Корус Five» позволяет подключить неограниченное количество пользователей. Подходит для работы международных компаний: есть мультиязычный интерфейс, автоперевод. «Корус Five» можно интегрировать с продуктами на платформах SAP, Oracle и других иностранных вендоров.
Плюсы «Корус Five»:
- обработка до 150 000 документов в месяц, хранение до 15 ТБ данных;
- настройка с помощью встроенных визуальных редакторов;
- наличие конструктора для создания документов.
Минус — нет мобильного приложения. Для входа в программу со смартфона используется веб-браузер.
Подключение к системе электронного документооборота на примере «Контур.Диадок»
Чтобы подключиться к системе электронного документооборота «Контур.Диадок», заполните заявку на сайте diadoc.ru.
Менеджер «Контур.Диадок» свяжется с вами в течение 1 рабочего дня и расскажет, какие документы нужно представить.
На основе этого заявления оператор ЭДО подготовит информацию для Федеральной налоговой службы, которая должна быть уведомлена о том, что компания переходит на электронный документооборот.
Протестировать веб-версию можно бесплатно.
«Битрикс24», «Контур.Диадок» или «1С-ЭДО»: как выбрать систему электронного документооборота
Чтобы выбрать систему ЭДО, обращайте внимание на такие критерии:
- функции программы: наличие готовых шаблонов, демо-доступа;
- тарифный план;
- качество сервиса и поддержки;
- способы работы с системой: с помощью веб-интерфейса, интеграции с учетными программами, мобильного приложения;
- роуминг — возможность обмениваться документами с контрагентами, подключенными к другим системам ЭДО.
Подытожим. Бумажные накладные и счета-фактуры уходят в прошлое. ЭДО позволяет упорядочить работу внутри компании, избавиться от кипы бумаг, сократить время на выполнение рутинных задач. Выбор оператора электронного документооборота зависит от ваших требований к информационной системе.
Я могу подключить Битрикс как отдельного оператора ЭДО? Или мне нужно полностью работать в этой системе?
Здравствуйте! Битрикс24 — это единая платформа для организации работы всей компании. ЭДО — один из реализуемых в системе инструментов. Вы можете работать только с ЭДО, ЛИБО можете использовать все функциональные возможности, доступные в вашем пакете. На ваше усмотрение.
Что делать, если я потратила все исходящие в пакете «Контур.Диадок» и мне их оказалось мало?
Здравствуйте! Вам нужно увеличить количество исходящих документов, перейдя на другой годовой пакет «Контур.Диадок ЭДО». Сделать это можно здесь: https://online-kassa.ru/kupit/kontur-diadok-elektronnyj-dokumentooborot-edo/