Что такое КЭДО, для чего нужен и как на него перейти

Кадровый учет ведется в каждой организации, где используется наемный труд. При этом не важно, сидят ли сотрудники в офисе или работают удаленно. Приказы, трудовые книжки, графики отпусков и другие документы должны быть обязательно оформлены и подписаны. Это горы бумаг, которые нужно упорядочить и хранить несколько лет. В итоге такой учет требует сил, времени и денег на пересылку, подписание документов. Избежать этого помогает переход на электронный формат работы, называемый КЭДО.

В статье мы простыми словами расскажем, что такое КЭДО, что он дает компании, как работать с электронными документами (ЭД), кому и зачем нужна машиночитаемая доверенность (МЧД).

КЭДО: что это такое простыми словами

В начале разберемся с базовым определением. Кадровый документооборот — это организация работы с формами по приему на работу, увольнению, уходу в отпуск и другим действиям, касающимся персонала. Часто бывает сложно вести его на бумажных носителях: тратится много времени и средств на печать документации, ее упорядочивание.

Кадровый электронный документооборот (КЭДО) — это альтернативная возможность в цифровом виде создавать, подписывать, хранить формы и бланки, касающиеся трудовых отношений, и обмениваться ими при помощи электронных средств связи. Документы не нужно дублировать на бумажном носителе, организовывать место для их хранения.

Сотрудник вправе получить любой кадровый документ, касающийся его деятельности, в распечатанном виде. Если работник отправил письменный запрос, компания не может отказать ему, даже если задолго до этого перешла на КЭДО. На подготовку и представление сотруднику бумажных документов по закону (ТК РФ, ст. 62) отводится 3 рабочих дня.

Что даст переход на кадровый документооборот

У перехода с обычного кадрового документооборота на электронный есть ряд плюсов:

1. Сокращение расходов. Не нужно тратить деньги на обслуживание принтера, бумагу и краску. Ощутимая экономия средств для компаний, в штате которых более 20 человек.
2. Повышение прозрачности. Руководитель может проконтролировать кадровика на каждом этапе работы с документом. Создать и подписать документ задним числом не получится. Сотрудникам проще работать с графиком отпусков, больничными листами.
3. Экономия времени и места. Персоналу не нужно ехать в офис, чтобы подписать приказ или распоряжение. Документы визируются быстро. Сотрудник кадровой службы не сортирует бумаги, не подшивает их в папки. Не нужно выделять специальное помещение для хранения бумаг.
4. Улучшение работы HR-отдела. Подбор и оформление специалистов проходит быстро.
5. Повышение безопасности. Все формы хранят на сервере, часто делают дубликаты базы. Так документы не теряются. Архив можно поднять в любой момент.

При проверке компании Федеральной инспекцией труда или при проведении внутреннего аудита запрашиваемые «бумаги» можно собрать и отправить за 10–20 мин.

1С:Зарплата и Управление Персоналом 8

9 100 ₽

Быстрый просмотр

1С:Кабинет сотрудника

3 360 ₽

Быстрый просмотр

Какие документы нельзя подписывать в КЭДО

С 2021 года государство разрешило компаниям оформлять в цифровом виде договоры, приказы, уведомления, распоряжения и некоторые другие «бумаги». Исключение составили:

• формы, заполняемые при прохождении инструктажа по охране труда;
• приказы об увольнении;
• трудовые книжки;
• сведения о работе сотрудника;
• акты о несчастных случаях на производстве.

Положения о кадровом электронном документообороте определены ТК РФТрудовой кодекс Российской Федерации. Ст. 22.1–22.3.

Как перейти на кадровый ЭДО

Важно понимать, что на КЭДО компания переходит на добровольной основе и заставить ее принять такое решение никто не может. Это прописано в ст. 22.2 Трудового кодекса. Если же работодатель готов оформлять кадровые документы в цифровом виде, тогда ему нужно выбрать систему КЭДО и выполнить ряд других подготовительных действий. Подробно об этом расскажем ниже.

Выбор системы КЭДО

Работодатель может вести кадровый ЭДО с сотрудником или лицом, которое устраивается на вакантное место в компанию, в таких системах:

1. «Работа в России» — бесплатный федеральный сервис, доступ к которому можно получить через «Госуслуги». Удобен для компаний со штатом до 50 человек.
2. Коммерческое решение от одного из операторов ЭДО — обычно платный сервис для организаций с любой численностью сотрудников. Например, «1С:Зарплата и управление персоналом» с подключенным к ней «1С:Кабинет сотрудника». Это ПО с понятным, привычным для пользователей 1С интерфейсом и возможностью совершать любые операции с кадровыми документами. Кроме того, в «1С:ЗУП» есть инструменты для анализа рабочего времени и начисления заработной платы сотрудникам, подбора персонала и других операций с кадрами. Предусмотрено резервное копирование базы, поэтому риск потери информации исключен. При необходимости можно дополнительно заказать настройку 1С, обучение и другие услуги.

При выборе системы обратите внимание на удобство взаимодействия с ней, репутацию разработчика и надежность хранения данных. Звоните на круглосуточный бесплатный номер 8 (800) 500-25-91. Мы поможем подобрать сервис, подключить и настроить 1С для работы с КЭДО.

Порядок перехода

Порядок перехода компании на цифровой формат ведения кадрового документооборота утверждается внутренним актом. Информация, которую нужно внести в нормативный документ:

1. Название и другие сведения о системе кадрового ЭДО, используемой в организации.
2. Перечень документации и сотрудников, на который распространяется КЭДО.
3. Срок уведомления персонала компании о переходе на новый метод ведения кадрового учета.
4. Порядок доступа к информации (необязательный пункт).
5. Дата введения ЭДО.

Далее утверждают свод правил, в который включают сроки подписания цифровых форм, случаи, когда можно использовать бумажные документы и т. д. При этом нужно обязательно учитывать мнение профсоюзной организации, если таковая имеется.

Уведомление сотрудников

Работодатель обязан заранее уведомить коллектив или соискателей на вакантные должности о введении КЭДО. Работник имеет право согласиться или отказаться от ведения его документов в цифровом виде. В любом случае он должен оформить свое решение письменно.

Согласие на применение кадрового ЭДО не берут у тех, кто трудоустроился с 1 января 2022 года и до этого не работал.

Работодатель не имеет права уволить сотрудника за отказ от КЭДО и обязан вести его кадровую документацию в бумажном виде.

Кадровый документооборот: как подписывать ЭД

Для работы с цифровыми документами нужна электронная подпись (ЭП). Работодатель оформляет ее для каждого сотрудника. Усиленная ЭП нужна для подписания:

• договоров;
• документов на перевод, о материальной ответственности или об изменении условий труда;
• заявлений об увольнении.

Для работы с остальными формами достаточно обычной ЭП сотрудника. Мы поможем получить электронную подпись за 1 день по стоимости ниже рыночной, доставим ее владельцу. От вас понадобится минимальный пакет документов.

МЧД в кадровом документообороте: что это, кому и когда понадобится

Машиночитаемая доверенность, или МЧД — аналог бумажного документа, согласно которому сотруднику компании передают определенные полномочия. С 01.09.2024 ни одно должностное лицо не сможет подписать кадровый ЭД без МЧД. До этого момента юрлица могут использовать:

• бумажные документы с бумажной доверенностью;
• электронные документы, подписанные КЭП юрлица (до окончания срока действия подписи);
• электронные документы с электронной подписью уполномоченного лица и МЧД.

Переход на машиночитаемые доверенности не коснется рядовых сотрудников. Они смогут подписывать кадровые документы без нее.

Итог

Теперь вы знаете, что КЭДО — это такая организация кадрового документооборота, при которой формы передают и хранят в цифровом формате. Во всех отношениях работа с цифровой документацией очень удобна. Единственный минус — расходы на электронную подпись и систему, они ложатся на компанию. Но вы убедитесь, что такие траты на КЭДО оправданны и быстро окупятся за счет снижения вероятности получить штраф после проверки контролирующими органами.