Инвентаризация магазина забирает много времени и сил сотрудников, собственника. Чтобы пересчитать товарные остатки, определить, что нужно дозаказать, какие изделия пользуются спросом, приходится закрывать торговую точку. Это отражается на выручке, покупатели остаются неудовлетворенными и могут стать постоянными клиентами конкурентов.
В статье мы расскажем о целях и этапах инвентаризации. Поясним, как ее быстро и без ошибок провести в магазине у дома, чтобы не останавливать торговый процесс.
Цели и этапы инвентаризации
Инвентаризация — это пересчет товаров, которые имеются в наличии в торговой точке или на складе, и сверка полученных сведений с первичными документами, ведомостями бухгалтерского или аналитического учета. Основные цели инвентаризации:
- вовремя выявить факты хищения со стороны сотрудников, чтобы вернуть стоимость украденного и предотвратить повторение инцидента;
- определить объем испорченной продукции и степень ее усушки, чтобы улучшить условия хранения товаров;
- понять, какие товарные единицы продаются лучше и что нужно дозаказать, чтобы расширить ассортимент или вовремя его пополнить.
Регулярно проводимые инвентаризации помогают собственнику контролировать работу сотрудников, понимать эффективность бизнеса и вовремя принимать меры для улучшения деятельности торговой точки. А это все приводит к росту прибыли и повышению конкурентоспособности. Ревизию может быть 3 видов:
- Полная. Проверяют весь товар. Обычно проводится 1–2 раза в год.
- Локальная. Когда меняется материально-ответственное лицо (МОЛ), нужно проверить определенные товары. Проводится при пересменке, увольнении сотрудника и в иных подобных случаях.
- Выборочная. Проверяют скоропортящиеся продукты, например, молоко, мясо, или товары, которые теряют товарный вид и потребительские качества при неправильном хранении (конфеты, печенье). Такая ревизия может проводиться хоть каждый день.
Этапы инвентаризации в розничном магазине:
- Подготовка документов: ведомости или перечня товаров, приказа или указания от руководителя.
- Определение времени — в магазинах с большим потоком клиентов лучше проводить проверку с утра или поздним вечером.
- Пересчет товарных единиц в присутствии МОЛ и членов комиссии (бухгалтера, руководителя или сменщика).
- Сверка фактического наличия с данными бухгалтерского учета, формирование сличительной ведомости.
- Принятие мер к материально-ответственному лицу.
Последний пункт актуален при выявлении недостачи, излишков или пересортицы. В этих случаях выписывают штраф сотруднику, назначают повторную инвентаризацию, внедряют автоматизацию бизнес-процессы, чтобы избежать повторения ошибок при приемке или отпуске продукции.
Чем грозят магазину пересортица и недостача
В результате инвентаризации часто обнаруживается недостача и пересортица. Недостача — это отсутствие определенных товаров, выявленное в результате контрольных мероприятий. Причинами могут быть: хищение со стороны посетителей или сотрудников, порча продукции, ошибки при оприходовании.
Пересортица — выявление нехватки одного вида и излишков другого при пересчете остатков товаров определенной группы. Например, провели ревизию выпечки. В результате выяснилось, что печенья с изюмом на 1 ящик больше, чем должно быть. А такого же изделия, но с орехом, на 1 ящик меньше. Это пересортица.
Обнаружение пересортицы или недостачи — это проблемы для магазина:
- убытки, так как есть вероятность не найти виновных, и все испорченные или украденные товары лягут на финансовый результат деятельности магазина;
- правки в бухгалтерской и налоговой отчетности;
- составление дополнительных документов: сличительных ведомостей, актов, приказов.
Регулярные недостачи и пересортица негативно отражаются на работе торговой точки: снижается прибыль, ухудшается обслуживание клиентов, появляется текучка кадров. Избежать всего этого поможет четко построенный товароучет и автоматизация процесса инвентаризации. Что для этого нужно — расскажем ниже.
Автоматизация или ручная инвентаризация: что выбрать
Инвентаризацию проводят несколькими способами: вручную и при помощи специального оборудования и софта. Каждый вариант имеет свои плюсы и минусы. Рассмотрим их в таблице.
| Преимущества | Недостатки | |
| Ручная проверка при помощи тетрадей, журналов | Бесплатно, просто | 1. Долго, приходится закрывать торговую точку до окончания проверки. 2. Не дает точных результатов — всегда есть вероятность ошибки при подсчетах. 3. Не позволяет оперативно получить результаты — только после ручной сверки с первичными документами или бухгалтерской ведомостью. 4. При обнаружении описки приходится долго пересчитывать результаты |
| Инвентаризация при помощи электронных таблиц | 1. Данные можно корректировать. 2. При необходимости ведомость отправляют по электронной почте, например, руководителю. 3. Можно настроить автоматический расчет итоговых сумм и количества изделий | 1. Работа ведется вручную — долго и неэффективно. 2. Не исключены ошибки из-за человеческого фактора. 3. Сверка с данными учета и «первички» проходит или вручную, или через специальные формы, которые нужно купить |
| Автоматизация | 1. Инвентаризация идет без остановки работы магазина. 2. Данные сразу загружаются в общую базу — не нужно ничего дополнительно вносить. 3. Ошибки по вине сотрудников, проводящих сверку, исключены. 4. Процесс проходит быстро, легко | Не бесплатно, но затраты быстро окупаются |
Можно сверять остатки и по тетрадкам, но гарантированно точного результата не будет. При проведении инвентаризации вручную легко скрываются недостачи, часто неправильно определяются группы товаров, которые нужно докупить.
Автоматизация помогает избежать ошибок при инвентаризации. Процесс проходит четко, быстро и без ущерба для деятельности торговой точки.
Что нужно для автоматизации инвентаризации в рознице
Для автоматизации инвентаризационных процессов в магазине у дома нужны терминал сбора данных или мобильный гаджет с подключенным к нему сканером штрихкодов и рабочий компьютер или ноутбук. Также понадобится программное обеспечение. Во-первых, бэк-офис — это системы учета товаров, например, «1С», «Мой склад» и подобные. И, во-вторых, для терминалов сбора данных — специальное ПО, которое позволяет собирать и автоматически передавать сведения в общую базу.
Оборудование: ТСД Urovo DT50 и Honeywell ScanPal EDA50
Одни из надежных ТСД, хорошо зарекомендовавших себя на рынке, — Urovo DT50 и Honeywell ScanPal EDA50. Эти модели подходят для автоматизации любого склада или магазина: большого, среднего или маленького. Основные технические характеристики терминалов:
- Urovo DT50. ТСД сверхзащищенного класса (IP67). Это значит, что устройство работает без перебоев даже в запыленном помещении, при высокой влажности и перепадах температур. Программная составляющая — операционная система Android. Терминал оснащен чувствительным сенсорным экраном, позволяющим пользоваться им даже в перчатках или влажными руками. Полностью разряженная батарея набирает половину заряда уже через полчаса, обеспечивает автономную работу устройства в течение 12 часов. ТСД распознает одномерные и двумерные штрихкоды. Оснащен модулем Wi-Fi и Bluetooth;
- Honeywell ScanPal EDA50. Класс защиты — IP54. Это значит, что устройство предназначено для торговых точек и примагазинных складов с нормальными условиями работы: без перепадов температур, с невысокой влажностью и запыленностью. Функционирует на операционной системе Android. Подходит для использования в торговом зале. Оснащен аккумулятором, который обеспечивает автономную работу в течение 8 часов, модулем Wi-Fi и Bluetooth. Считывает 1D- и 2D-коды.
Информацию о других моделях, которые подойдут для автоматизации инвентаризации в магазине у дома, смотрите здесь.
Программное обеспечение «1С: Розница», «Магазин 15», «Склад 15»
Для организации четкого учета товаров в ретейле и проведения инвентаризации советуем использовать программу «1С: Розница». Софт разработан специально для торговых точек и учитывает все их потребности. Позволяет вести учет продаж, прихода — это важный момент, который влияет на правильность расчета остатков на дату инвентаризации. Также в «1С: Розница» реализованы возможности:
- формирования инвентаризационных описей, сличительных ведомостей и других форм для ревизии;
- отражения в базе перемещений, списаний или вывода продукции из оборота;
- передача с ТСД данных инвентаризации в общую базу.
Все это значительно упрощает проведение ревизии и дает возможность в автоматическом режиме рассчитать остатки, сверить их с бухгалтерскими данными без потери времени и ошибок со стороны сотрудников. Чтобы сведения о товарных единицах попали сразу в систему «1С», нужно использовать терминалы со специальным программным обеспечением. Например, это может быть:
- Mobile SMARTS: Магазин 15. Позволяет быстро и без ошибок принимать товары, что влияет на итоги инвентаризации — исключает появление пересортицы. В функциональности программы предусмотрена возможность групповой работы в одной накладной — удобно для больших магазинов. ПО позволяет проводить инвентаризацию прямо в зале без остановки торгового процесса. Если в общей базе еще не заведена карточка товара, можно отсканировать штрихкод (данные попадут в товароучетную систему), а карточку завести позже. Софт совместим с «1С»;
- Mobile SMARTS: Склад 15. Предназначен для ТСД на операционной системе Windows или Android. Позволяет автоматизировать инвентаризацию на складе или в распределительном центре магазина. Кроме проведения ревизии, реализована возможность создавать и собирать заказы по штрихкодам. ПО интегрируется с «1С».
Чтобы полностью автоматизировать процесс инвентаризации в магазине у дома и проводить его без остановки торговых процессов, достаточно на рабочий компьютер установить «1С:Розница», а на ТСД, например, Mobile SMARTS: Магазин 15. После чего можно начинать сверку остатков.
