Бизнес живет, пока на счетах есть деньги. Вы оказали услуги, клиент расплатился, и кажется, что средств хватит на все. Но вот вы перечислили деньги поставщику, выплатили зарплату сотрудникам, погасили аренду — и на балансе снова пусто. А следующие платежи никто не отменял. Такая ситуация называется кассовым разрывом. Это когда не хватает денег, чтобы решить текущие финансовые задачи здесь и сейчас. Чтобы избежать этой проблемы и спать спокойно, рекомендуем вести платежный календарь предприятия, планируя все поступления и расходы. И сегодня мы расскажем, как максимально упростить этот процесс.
Что такое платежный календарь и для чего он нужен
Платежный календарь — это таблица с прогнозом поступлений, расходов и остатков денег на каждый день. Составляется на ближайшую перспективу — обычно на 30 или 90 дней. В отличие от бюджета движения денежных средств (БДДС), платежный календарь более детализирован.
Основная функция календаря — показать владельцу бизнеса, хватит ли у него денег на ближайший месяц. Он помогает не потратить лишнего и избежать кассового разрыва, как в этих примерах:
Пример 1. Поставщик дал клиенту отсрочку по выплате на 2 недели. Фактически он продал товар, но денег на счете пока нет. При этом платить налоги и выдавать зарплату нужно уже сейчас.
Пример 2. Предприниматель не учел фактор сезонности при открытии бизнеса. Инструменты и аксессуары для дачи и огорода плохо продаются зимой, а аренду склада нужно оплачивать круглый год.
Пример 3. Торговая компания закупила большую партию товара. Деньги «заморозились» в складских запасах, а на зарплату и налоги средств не осталось.
Пример 4. Заказчик перевел деньги, и владелец бизнеса тут же их потратил на новое оборудование. Следующее поступление — только через неделю, а уже через 2 дня нужно уплатить НДС.
Если вы сталкиваетесь с такими или похожими ситуациями, мы рекомендуем автоматизировать процесс планирования финансов с помощью 1С или другой учетной программы.
После внедрения программного обеспечения на ведение платежного календаря вам понадобится не более 15–20 минут в день. Этого времени хватит, чтобы промониторить остатки и при необходимости внести коррективы в график платежей.
Если не знаете, какой софт вам подойдет, позвоните по номеру 8 (800) 500-25-91 или оставьте заявку у нас на сайте. Мы подберем программное обеспечение с учетом вашего бюджета и задач, установим и настроим его за 1 день, научим ваших сотрудников, как составить график платежей и расчетов с поставщиками правильно, не допуская кассовых разрывов.
Как составить платежный календарь
Процесс формирования календаря предполагает 3 этапа:
| Этапы | Описание |
| 1. Прогноз входящих денежных потоков | Определите, когда и сколько денег придет в компанию. Учитывайте все: предстоящие платежи от контрагентов, субсидии, кредиты, проценты по вкладам и пр. |
| 2. Прогноз расходов | Должен включать все платежи: налоги и другие обязательные взносы, зарплату, аренду, оплату поставок, затраты на рекламу, погашение кредита и др. Обязательные платежи должны быть жестко привязаны к датам. Например, проценты по кредиту уплачиваются строго 15-го числа каждого месяца. Зарплата — 10-го и 25-го. А вот канцтовары для офиса можно закупить и после расчета с клиентом |
| 3. Анализ расходов и составление графика платежей | Разделите все статьи расходов на группы и распределите их по дням: первоочередные: налоги и зарплата должны быть выплачены вовремя, что бы ни происходило; критичные: например, оплату комплектующих нельзя задерживать, потому что это приведет к полной остановке производства; важные: платеж по кредиту можно внести позже, хотя придется заплатить штраф; менее критичные: выплаты поставщикам, с которыми можно договориться об отсрочке |
На основании этой информации составляется платежный календарь, где по дням должны быть расписаны:
- планируемые поступления;
- предстоящие платежи;
- остаток денег на счетах и в кассе (сальдо).
Пример платежного календаря
Платежный календарь — это не статичный документ, и его нужно регулярно корректировать. Ведь оплата от покупателя может поступить раньше или позже, и другие операции тоже могут сдвинуться. Все изменения нужно оперативно вносить в таблицу.
На рисунке выше показано, что остаток на конец 12-го числа отрицательный (выделен красным). В этот день произойдет кассовый разрыв, но есть возможность этого избежать. Например, можно оформить заем или заранее договориться с поставщиком об отсрочке.
Как автоматизировать работу с платежным календарем
График оплат и поступлений можно вести и в таблице Excel. Но это слишком хлопотно и трудозатратно. Вам придется самостоятельно прописать громоздкие формулы для расчетов или обратиться за этой услугой в стороннюю компанию. Каждый день нужно вручную корректировать остатки, что часто приводит к ошибкам и путанице.
Автоматизация на базе 1С существенно упростит этот процесс. Платежный календарь в программе можно вести онлайн, не тратя на это много времени и не упуская ни рубля.
Рассмотрим возможности этого инструмента на примере трех наиболее популярных конфигураций.
«1С:Бухгалтерия» для планирования оплаты поставщикам
В «1С:Бухгалтерия» реализован полный набор функций для краткосрочного планирования бюджета. Платежный календарь в этой программе представлен в виде специальной одноименной формы.
| Информация в календаре | Что включает |
| Планируемые финансовые поступления | Зачисления от клиентов за товары, выполненные работы, оказанные услуги |
| План предстоящих платежей | Расчеты с поставщиками, выплата заработной платы, отчисления в бюджет, переводы арендодателю и т. д. |
| Просроченные платежи | Задержанные выплаты поставщикам и подрядчикам, клиентам, сотрудникам, контролирующим госорганам |
| Денежные средства в пути | Средства, отправленные вами, но еще не зачисленные на счет получателя |
| Остатки денег на счетах | Остаток на начало дня и прогнозируемые — на каждый последующий |
Планируемые сроки поступлений загружаются в календарь из счетов, которые вы отправляете покупателям. А даты платежей — из документов, полученных вами от поставщиков. Информация по налоговым отчислениям добавляется в платежный календарь из списка задач бухгалтера.
Программа автоматически формирует отчеты о расходах и поступлениях, уведомляет пользователей о наступлении даты платежа или зачисления.
Как составить платежный календарь в «1С:УНФ»
Владельцам малого бизнеса, которым нужна одна универсальная программа для всех базовых процессов, подойдет ПО «1С:Управление нашей фирмой». В «1С:УНФ» платежный календарь могут вести сразу несколько сотрудников — каждый на своем участке:
- менеджер отдела продаж указывает планируемые даты поступлений в документах «Заказ покупателя»;
- сотрудник, который отвечает за план снабжения и закупок, создает «Заказы поставщику» и фиксирует в них срок оплаты.
Планирование даты оплаты в заказе покупателя
В итоге информация из всех этих документов автоматически загружается в финансовый календарь.
Ведение графика платежей и поступлений в «1С:Розница»
Планирование закупки товаров, расходов и поступлений в этой программе осуществляется по аналогии с «1С:УНФ». Вкладка «Платежный календарь» встроена во все документы, связанные с реализацией и заказами. После их проведения информация автоматически отображается в общем отчете.
Если клиент планирует оплачивать товар частями, в документе «Заказ покупателя» можно ввести даты и процент платежа. Итоговая сумма рассчитывается автоматически.
Отчет «Платежный календарь» позволяет:
- контролировать плановые остатки денежных средств;
- быстро выявлять возможные кассовые разрывы;
- перемещать плановые поступления и платежи по датам между счетами (или кассами), если намечается разрыв; новые графики платежей автоматически «запишутся» в документы планирования;
- создавать платежные поручения и заявки на расходование средств прямо из календаря.
«1С:Розница» подойдет небольшим торговым компаниям и предпринимателям, которым нужна простая программа с понятным интерфейсом и минимальной функциональностью для планирования расходов.
Кроме перечисленных конфигураций, платежный календарь можно вести:
- в «1С:ERP Управление предприятием»;
- «1С:Комплексная автоматизация»;
- «1С:Управление торговлей».
В рамках услуги автоматизации мы подберем подходящий софт и настроим его под ваши задачи.
Комплексная автоматизация финансового учета: почему это выгодно
Вручную составлять календарь и вносить в него правки очень неудобно. 1С позволяет ускорить этот процесс в несколько раз и избежать ошибок в учете. Вам не нужно с нуля составлять графики — просто укажите нужные даты в документах реализации и закупок, а программа сделает все остальное. В рамках комплексной автоматизации вы получаете готовое решение, которое поможет:
- оптимизировать работу с поставщиками, выстроить прозрачную систему расчетов;
- эффективно управлять дебиторской и кредиторской задолженностью и заставлять деньги работать, а не лежать на счетах мертвым грузом;
- укрепить финансовую дисциплину, сохранить деловую репутацию и статус надежного платежеспособного контрагента;
- забыть о кассовых разрывах и чувствовать себя уверенно.
Мы предлагаем решения для комплексной автоматизации магазинов, заведений общепита, предприятий сферы производства и обслуживания. Поставляем торговое оборудование и программное обеспечение, настраиваем работу с маркировкой под ключ, обучаем владельцев и сотрудников компаний. Работы выполняем удаленно, что дает клиенту экономию до 20 %. Оставьте заявку на нашем сайте, и в течение дня мы подготовим для вас выгодное предложение!
чтоб в 1С розница создавать платежный календарь, нужны знания бухучета?
Здравствуйте! Чтобы выяснить суммы и даты платежей и поступлений, пригодится помощь всех отделов компании, в том числе и бухгалтерии. Создать календарь может любой сотрудник, обладающий соответствующими правами и знаниями в 1С.
Подскажите в 1С в платежном календаре есть разделение остатка на счете и наличных в кассе? Или всё общей суммой? Интересует именно 1С УНФ.
здравствуйте! В платежном календаре отразится общая сумма остатка — деньги на счете + деньги в кассе.