Как вести учет в магазине продуктов: пример решения для автоматизации процесса

Продуктовой рознице не обойтись без автоматизации учета, особенно если в ассортименте есть скоропортящиеся товары. Нужно контролировать оборот, анализировать продажи, считать остатки и четко планировать поставки, чтобы избежать просрочки и обеспечить покупателей ходовой продукцией.

В этой статье мы расскажем, как правильно вести учет товара в магазине продуктов и что для этого нужно. Также приведем пример простого и недорого решения для автоматизации торговли, которое можно внедрить за 3 дня.

Что значит учет в магазине

Учет в магазине — это отражение всех операций с товаром, начиная от приемки на складе, заканчивая продажей на кассе. Все процессы взаимосвязаны. Количество остатков продукта должно уменьшаться после каждой продажи. На основании этой цифры магазин планирует, сколько товаров и в каком объеме нужно закупить у поставщика. Рассмотрим подробнее, что значит учет в магазине и какие показатели он позволяет контролировать:

• остатки товара в торговом зале и на складе;
• объем продаж;
• сроки хранения;
• время расчета с поставщиком;
• оборачиваемость;
• доходы, расходы и прибыль.

Независимо от способа ведения учета, есть три основные операции, которые должны быть в нем отражены:

1. Поступление на склад.
2. Выбытие товаров (продажа на кассе, кражи, порча, списание и т. д.).
3. Инвентаризация.

На этих процессах строится товарный учет в розничной торговле. Вести его вручную (например, в Excel) — сложно и трудозатратно. Приходится самостоятельно фиксировать в таблице, сколько товаров продано, подбивать остатки, выявлять неликвид и т. д. Это отнимает много времени и неизменно приводит к ошибкам и большим расходам из-за пересортицы, воровства и увеличения объема просрочки. Для решения этих проблем есть специальное программное обеспечение и оборудование, которое поможет автоматизировать все основные процессы на складе и в торговом зале.

Ниже мы рассмотрим пример одного из таких решений. Расскажем, как с его помощью наладить и вести учет товара в продуктовом розничном магазине.

1С:Розница 8

3 600 ₽ 2 000 ₽

Быстрый просмотр

Хит!

Атол 30Ф

27 285 ₽ 25 500 ₽

Быстрый просмотр

Как вести учет товаров в розничной торговле: пример автоматизации работы небольшого магазина

Автоматизированная система учета в продуктовом магазине позволяет сформировать единую базу с актуальной информацией о товарах: остатках, сроках годности, аналитике продаж и т. д. Она объединяет в себе два основных элемента:

1. Онлайн-кассу. Используется для регистрации продаж в магазине (это требование ФЗ № 54Федеральный закон «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении расчетов в Российской Федерации» от 22.05.2003 № 54-ФЗ). Без нее торговые точки не могут проводить расчеты с покупателями.
2. Товароучетную программу. В ней фиксируются все операции с продуктами: поступление на склад, перемещение в торговый зал, инвентаризация, списание и т. д. Программа связана с кассой и получает от нее данные о розничных продажах. Софт можно установить на рабочем ПК кладовщика или на кассовом компьютере (если магазин небольшой и все операции выполняет один сотрудник).

Это необходимый минимум программно-аппаратных средств, которые нужно внедрить перед тем, как вести учет товаров в розничной торговле. В зависимости от ассортимента и объема продаж перечень оборудования и ПО может расширяться. Например, в него можно добавлять терминалы сбора данных с мобильными приложениями для работников склада. Но на них мы не будем останавливаться в этой статье. Рассмотрим максимально простое и доступное по цене решение для розничных точек, не торгующих алкоголем. Если вы задаетесь вопросом, как вести учет в небольшом продуктовом магазине, это решение вам точно подойдет.

Программа для учета товара в магазине

Для автоматизации учета товара в магазине предлагаем простую программу «1С:Розница». Ее основные возможности:

В «1С:Рознице» реализован раздел «Рабочее место кассира». В нем есть все необходимые функции, чтобы вести расчеты с покупателями:

• принимать оплату наличными и картами, а также смешанные платежи;
• применять скидки, учитывать бонусные карты;
• формировать и печатать чеки, передавать информацию оператору фискальных данных (ОФД) в соответствии с требованиями ФЗ № 54;
• оформлять возвраты;
• работать с отложенными чеками;
• искать товары в базе по артикулу, коду, названию.

К «1С:Розница» можно подключить любое торговое оборудование: сканер штрихкодов, терминал эквайринга, принтер этикеток и др. Программа интегрируется с системой «Честный ЗНАК» и подходит для учета маркированных товаров.

Оборудование для товарного учета в розничной торговле

Универсальный софт «1С:Розница» в нашем примере используется и как товароучетная, и как кассовая программа. Но чтобы принимать оплату от покупателей в соответствии с законом, к компьютеру (на котором установлено это ПО) достаточно подключить фискальный регистратор (ФР). Он работает в связке с кассовой программой и выполняет важную функцию в системе учета — регистрирует розничные продажи и выбытие товара из магазина. ФР хранит информацию обо всех расчетах, передает эти сведения ОФД в электронном виде и печатает чеки для покупателей.

Подходящим решением станет бюджетный ФР нового поколения АТОЛ 30Ф. Он подходит для мелкой розницы, где в день формируется до 100 чеков. Характеристики модели:

• скорость печати — до 75 мм/с;
• ширина чека — 44 и 58 мм;
• ресурс печатающей головки — 50 км;
• способ подключения к ПК — через порт USB.

Если нужна беспроводная связь, можно отдельно приобрести модуль для передачи данных по Wi-Fi, Bluetooth или через мобильный интернет (3G/4G).

В ФР должен быть установлен фискальный накопитель (ФН) на 15 или 36 месяцев. Это чип памяти, на котором хранятся данные о продажах. ФН можно заказать сразу с регистратором или приобрести отдельно. По окончании срока действия накопитель нельзя выбрасывать. Его нужно хранить у себя в течение 5 лет на случай запроса из налоговой.

Также для автоматизации учета в торговле вам понадобится 2D-сканер штрихкодов. Он используется:

• на складе: для приемки партии товаров, добавления штрихкодов в базу, проведения инвентаризации, проверки этикеток;
• на кассе: для поиска товара в базе по штрихкоду и продажи, ввода новой номенклатуры в базу.

Для небольшого магазина подойдет недорогой сканер АТОЛ SB2108 Plus. Он считывает линейные (1D) и двумерные (2D) штрихкоды на расстоянии до 30 см и со скоростью 350 мм/с. Распознает информацию с бумажных носителей (в том числе помятых и грязных этикеток) и экранов мобильных устройств.

Как провести автоматизацию учета в магазине: дополнительные услуги

Чтобы система учета продаж в магазине заработала, остается только настроить ПО и оборудование под ваши задачи. Стандартный перечень услуг включает:

• загрузку номенклатуры в товарную базу (например, из файла Excel);
• настройку системы налогообложения в учетной программе;
• подключение эквайринга к кассовой программе для приема безналичной оплаты от покупателей;
• регистрация кассы в налоговой в режиме онлайн;
• подключение онлайн-кассы к ОФД, настройку обмена данными.

Мы выполняем все перечисленные услуги в комплексе и внедряем системы автоматизации под ключ. Вам не придется тратить время на изучение информации, поиск подходящего оборудования, настройку товароучетной программы, заполнение заявки на регистрацию кассы и т. д. Мы выполняем работы дистанционно, что значительно сокращает срок внедрения.

Позвоните нам или оставьте заявку на сайте, и наш эксперт бесплатно проконсультирует вас по всем вопросам. Мы проанализируем ваши задачи и подскажем, как правильно сделать автоматизацию учета в вашем магазине.