Сотрудники склада или розничного магазина часто сталкиваются с несоответствием данных во время приемки товара — недостачей, излишком, расхождением в наименованиях и так далее. Они выявляют ошибку при отгрузке, на этапе взвешивания или визуальной проверки. Там, где ведется учет на бумаге, часто просто зачеркивают одну цифру и вписывают вместо нее другую. Это приводит к несоответствиям при формировании отчетов. Но на этом этапе уже никто не вспомнит, по какой причине возникла ошибка. В то же время, даже небольшая недостача при каждой приемке товара может вылиться в серьезные финансовые потери для бизнеса.
Проблема решается составлением акта расхождения еще на этапе отгрузки товара в присутствии водителя, который его доставил. Этот документ — юридическое основание для выставления претензий поставщику. Рассказываем, как его правильно составить.
Правила составления акта расхождения
Акт расхождения оформляют по ф. ТОРГ-2 (для отечественных товаров) или ТОРГ-3 (если выявлены несоответствия во время приемки продукции иностранного происхождения). Это рекомендованная унифицированная форма первичного документа, но она необязательна к применению. Руководитель предприятия вправе разработать свой бланк. Акт расхождения можно заполнить вручную (шариковой ручкой) либо на компьютере (распечатывают после внесения данных в электронную форму документа). Нужное количество экземпляров:
- по ф. ТОРГ-2 — четыре;
- по ф. ТОРГ-3 — пять.
При обнаружении несоответствий сотрудник, осуществляющий приемку товара, приостанавливает отгрузку и извещает об ошибке поставщика или экспедитора. Акт расхождения составляют члены комиссии и специалист организации, на которую возложена ответственность по проведению экспертизы. Обязательно присутствие представителей с обеих сторон.
Как составить акт расхождения по ф. ТОРГ-2: подробная инструкция
Акт расхождения оформляется отдельно по каждому поставщику и партии товара, которая числится в одном транспортном документе. Документ по форме ТОРГ-2 состоит из 4 страниц. Рассмотрим подробно, как их заполнить.
Первая страница
На первой странице содержатся ключевые реквизиты компании-получателя. Все они должны совпадать с данными в учредительных документах. Первые строки заполняет руководитель компании, принимающей груз. Он указывает:
- код по ОКУД (Общероссийскому классификатору управленческой документации, для акта расхождения — 0330202);
- код по ОКПО (восьми- или десятизначный номер юридического лица либо ИП, указан в бухгалтерских документах);
- наименование организации, адрес, номер телефона;
- структурное подразделение;
- код ОКДП (согласно Общероссийскому классификатору продукции по видам экономической деятельности);
- основание для составления акта (приказ или распоряжение, его номер);
- дату заполнения документа;
- должность, ставит подпись (с расшифровкой: фамилией и инициалами);
- порядковый номер документа.
Далее нужно внести следующие данные:
- информацию о фактическом месте приемки товара (полный адрес предприятия, где происходит отгрузка);
- дату обнаружения несоответствий;
- наименование, номер и дату формирования сопроводительного документа, с которым выявлены расхождения (например, «Транспортная накладная от 20.08.2021 № 23658»);
- способ уведомления контрагента (телеграмма, факт и так далее, номер и дату документа);
- реквизиты грузоотправителя, производителя, страховой компании и поставщика (наименование, адрес, номер телефона);
- номер и дату договора (контракта) на поставку товара;
- номера коммерческого акта, счета-фактуры, дату их формирования;
- данные ветсвидетельства (если производится отгрузка сельскохозяйственного товара);
- способ доставки (вид транспортного средства);
- реквизиты ж.-д. накладной (при доставке товара соответствующим видом транспорта);
- дату отправки груза;
- наименование станции отправления или склада отправителя;
- дату и время поступления, начала разгрузки, приемки товара на территории получателя.
Информация, о которой идет речь в последнем пункте, представлена в виде таблицы. В ней отмечены все этапы перемещения груза с точностью до минуты.
Вторая страница
На второй странице акта расхождения — три таблицы:
- В первой отражают информацию о состоянии автофургонов, вагонов, которые были использованы для перевозки груза. Представить описание пломб транспорта, упаковочных ярлыков, отправительской маркировки (все данные должны соответствовать информации в сопроводительных транспортных документах).
- Фактические сведения о поступившем товаре, транспорте, упаковке и т. д., полученные в результате проверки во время приемки. Во второй таблице указываются расхождения.
- Подробные данные о грузе: наименование, единицы измерения, количество (масса), цена за единицу продукции, общая стоимость и прочее.
В последней таблице для каждого вида товара выделена отдельная строка.
Третья страница
На этой странице акта расхождения по ф. ТОРГ-2 перечисляют:
- условия хранения продукции до вскрытия на складе получателя и при разгрузке (допустимая температура и влажность);
- состояние тары, маркировку мест, товара и тары в момент визуального осмотра;
- содержание наружной маркировки тары и другие данные, на основании которых можно сделать выводы о том, в чьей упаковке представлен товар (производителя или отправителя);
- дату вскрытия упаковки;
- сведения об организации, которая взвесила и опломбировала продукцию после отгрузки, исправности пломб и их соответствие товаросопроводительным документам;
- порядок отбора товара для выборочной проверки с указанием ГОСТ, особых условий поставки по договору, основание проверки.
Ниже размещена таблица, куда нужно внести данные о параметрах груза (артикул, количество, цену, сорт) в момент приемки. Также указывается информация о браке или бое, если они есть. Вносятся сведения о выявленных отклонениях (недостаче или излишке), номер паспорта (например, «Сертификат соответствия № 12/2021 от 19.08.2021»).
Четвертая страница
На четвертой странице акта расхождения отражают данные о фактическом количестве продукции, месте и методе проведения проверки (путем взвешивания, обмера и т. д.). Указываются сведения об исправности весоизмерительных приборов (например, «Весы электронные TB-S-200.2, 2012 г. Исправны»). Вносят информацию о характере расхождений («при взвешивании обнаружен недовес»), заключение комиссии с требованиями («предъявить претензию поставщику ООО «Торговый дом «Альфа» на сумму недостачи — 2 000 рублей»).
Ниже включают сведения о членах комиссии и представителе компании-поставщика. Акт подписывают главный бухгалтер и участник со стороны грузоотправителя. Последняя строка — решение руководителя компании-получателя (предъявление претензии).
Отличия актов расхождения по ф. ТОРГ-2 и ТОРГ-3
Если расхождения обнаружены при приемке товара отечественного производителя, составляют акт по форме ТОРГ-2. Когда несоответствия обнаружены при доставке продукции иностранного происхождения, оформляют документ по ф. ТОРГ-3. В отличие от акта по первой форме, он состоит из трех страниц:
- Титульного листа. Там, как и в случае с товарами отечественного производства, отражены реквизиты компании.
- На второй странице — таблица с данными о продукции: наименование, количество, код по ОКЕИ и т. д. Указывают сведения, которые числятся в сопроводительных документах и фактические (после проверки во время приемки). Вносится информация о браке и бое (если есть), расхождениях (излишек или недостача).
- Третья страница заполняется, если не требуется экспертиза. Там содержится заключение комиссии о причинах обнаруженных расхождений.
Документ подписывают председатель и члены комиссии (с указанием должностей), компетентный представитель незаинтересованной компании (торгового отдела).
Преимущества автоматизации товарооборота
Несмотря на то, что акт расхождения можно заполнить вручную, программы для автоматизации товарооборота позволяют сделать это быстрее и минимизировать количество ошибок из-за человеческого фактора. После составления акта в электронной форме необходимое количество товара автоматически поступает на баланс предприятия, а продукция, в отношении которой выявлены несоответствия, добавляется в накладную для возврата поставщику.
Форма документа в электронном виде закреплена Приказом ФНС России от 27.08.2019 № ММВ-7-15/423@. Взаимодействие с контрагентом в цифровом формате требует подключения к электронному документообороту и получения КЭП. Предлагаем «Платформу ЭДО» — сервис, предназначенный для участников рынка, работающих с любым видом товаров (в том числе, подлежащих обязательной маркировке). Годовая лицензия включает бесплатную работу со входящими и тарифицированную — с исходящими документами.
Новый формат акта расхождения предоставляет бизнесу больше возможностей, чем его бумажный аналог. На практике работа через ЭДО влечет за собой изменение бизнес-процессов внутри компании. Этого не стоит бояться. Перемены только к лучшему. Как минимум это сокращение затрат и упрощение взаимодействия с клиентами, что всегда в приоритете у бизнеса.
