Почти 50 % рабочего дня работники склада тратят на выполнение не своих прямых обязанностей. Они пытаются найти, где какой товар лежит, теряют кучу времени на инвентаризацию, мешают друг другу при сборе заказов и замене ценников. Такая ситуация знакома предпринимателям, которые до сих пор не автоматизировали свой магазин и ведут учет вручную с помощью Excel и «бумажек». Внедрение программного обеспечения кажется им слишком сложным, затратным или нецелесообразным. Действительно, установка специального ПО и оборудования требует времени и расходов. Но эти вложения никак не сравнятся с теми потерями, которые несет бизнес из-за пересортицы, просрочек, ошибок персонала, неэффективного планирования закупок и отсутствия аналитики по продажам.
В этой статье мы расскажем, как выбрать программу для учета товара на складе и в торговом зале. Рассмотрим несколько проверенных решений, которые вы сможете внедрить прямо сейчас без больших денежных затрат.
Для чего нужна автоматизация учета
Если вы до сих пор пользуетесь таблицами Excel для контроля товарооборота и не можете решиться на покупку ПО, вот вам несколько аргументов в пользу автоматизации складского учета на предприятии:
Во-первых, правительство регулярно вводит новые правила торговли. Они вынуждают бизнес переходить на автоматизацию учета. Постоянно расширяется список продукции, подлежащей обязательной маркировке и прослеживанию через систему «Честный ЗНАК» («ЧЗ»). Такие товары поступают на рынок с уникальным штрихкодом Data Matrix. Его нужно сканировать на каждом этапе оборота: от поступления на склад до продажи на кассе. Магазин должен отчитаться в «ЧЗ» о выбытии каждой «марки»: при продаже, списании, порче, утере и т. д. Отследить товародвижение без специального ПО очень сложно. Поэтому если вы планируете продавать маркированную продукцию, вам понадобится учетная программа.
Во-вторых, таблицы Excel нужно заполнять вручную. Это неизбежно приводит к ошибкам, пересортице, а соответственно, и к потере прибыли. В Excel нельзя посмотреть актуальный товарный остаток — это количество нераспроданных на данный момент единиц. Из-за отсутствия этой информации невозможно рассчитать оборачиваемость и правильно спланировать закупки.
В-третьих, большинство программ складского учета включает инструменты для формирования отчетности и анализа продаж. Они помогают контролировать важные показатели торгового бизнеса (выручку, прибыль, остатки, рентабельность) и отслеживать их в динамике. В Excel такой возможности нет.
Какие программы для ведения склада бывают
Автоматизированный учет товарных операций на складе ведется в единой информационной системе. Это специальный софт бэк-офиса, который устанавливается на рабочем компьютере бухгалтера, товароведа, кладовщика, менеджера или продавца. В этом ПО сотрудники розничной точки выполняют следующие действия:
- добавляют номенклатуру;
- устанавливают и корректируют розничные цены;
- планируют и оформляют закупки;
- фиксируют все операции с товарами: оприходование, перемещение, списание, инвентаризацию, отгрузку, реализацию, возвраты и т. д.;
- формируют акты, накладные, счет-фактуры и другие документы;
- отправляют данные в госсистемы: ЕГАИС, «Честный ЗНАК» и другие;
- создают и печатают этикетки для маркировки и ценники.
Для комплексной автоматизации также понадобятся специальные мобильные приложения. Обычно они устанавливаются на терминалы сбора данных со встроенным считывателем штрихкодов. Также их можно использовать на смартфонах и планшетах в связке с Bluetooth-сканером. С помощью мобильного приложения сотрудники склада и торгового зала могут быстро собрать информацию о наличии товаров в местах хранения и передать данные в учетную программу.
Софт избавляет от бумажной рутины и позволяет значительно ускорить процессы приемки, инвентаризации, сбора заказов, переоценки и т. д.
Рассмотрим каждый вид ПО для товароучета подробнее.
Программы для комплексной автоматизации и ведения складского учета
Товароучетная программа позволяет автоматизировать торговые и складские процессы, помогает наладить и упростить работу в следующих направлениях:
| Контроль и учет движения товара от приемки на складе до продажи на кассе | В системе отражаются все операции: оприходование, перемещение, списание, переоценка, инвентаризация, комплектация заказов, отгрузка, замена ценников. В ней регистрируют изменение остатков на складе, оформляют списание недостач, пересортицу и оприходуют излишки. Есть возможность контролировать запасы и поддерживать их на оптимальном уровне. |
| Учет алкогольной и маркированной продукции | «Товароучетку» можно интегрировать с ЕГАИС, чтобы загружать сюда товарно-транспортные накладные и оприходовать алкоголь. Также с ее помощью можно автоматизировать работу с «Честным ЗНАКом»: вести учет маркированной продукции, формировать универсальные передаточные документы и отправлять в госсистему сведения обо всех операциях с товарами (приемке, отгрузке) |
| Автоматизация документооборота | В учетной системе оформляются документы поступления (акты, накладные), перемещения, выбытия товаров, инвентаризационные ведомости и т. д. Многие программы можно интегрировать с системой электронного документооборота, чтобы обмениваться «бумагами» с контрагентами в режиме онлайн |
| Ценообразование | Софт используется для автоматического расчета цен при приемке продукции (на отдельную единицу или группу). В отдельных сервисах можно загружать прайс-листы из Excel |
| Маркетинг | В товароучетных системах можно работать с программами лояльности, акциями, скидками и другими инструментами для повышения продаж |
| Учет продаж | ПО бэк-офиса можно синхронизировать с кассой, чтобы выгружать номенклатуру с ценами и автоматически отражать розничную реализацию. При продаже фиксируется выбытие товара из оборота, обновляются остатки. На основе этих данных можно анализировать оборачиваемость, выявлять востребованные продукты и планировать новые закупки |
| Закупки | Товароучетная программа помогает автоматизировать оформление заказов поставщикам. Некоторые сервисы самостоятельно формируют заказы на основании расчета потребностей в обеспечении товарами. |
Кроме универсального софта, на рынке представлен большой выбор отраслевых решений. Например, программы для складского учета на производстве позволяют контролировать расход материалов и движение готовой продукции.
Программы для мобильной автоматизации склада
Эти приложения используются в связке с товароучетной программой. С их помощью работники склада и торговой точки могут:
- узнать информацию о товаре при сканировании штрихкода (или радиочастотной метки);
- быстро провести инвентаризацию по электронной ведомости из «товароучетки»;
- сверить новое поступление от поставщика с данными из накладной, зафиксировать расхождения;
- собрать заказ по списку;
- проверить ценники и отправить на принтер задание печати новых.
Порядок учета продукции на складе выглядит следующим образом:
- Бухгалтер или менеджер создает в товароучетной программе задание на инвентаризацию и отправляет его работнику склада или магазина на ТСД.
- Пользователь терминала заходит в приложение и открывает документ.
- Находит на полках товары из ведомости и поочередно сканирует с них штрихкоды.
- Обработанные позиции автоматически отмечаются в приложении.
После заполнения ведомости кладовщик закрывает документ и отправляет его в учетную систему. Если обнаружена недостача или порча, бухгалтер корректирует остатки в программе.
Приемка осуществляется по тому же принципу. Работник склада проверяет партию по электронному заданию, сканируя штрихкоды с каждого товара или упаковки. Результаты отправляет в учетную программу, где отражается оприходование.
Популярные программы складского и торгового учета
Программные решения для учета движения товара на складе бывают двух видов: коробочные и облачные. Первые устанавливаются на ПК и требуют покупки лицензии. Вторые запускаются в браузере на любом устройстве, а пользователь регулярно вносит платежи согласно условиям подписки.
Программа складского учета 1С — самый популярный софт для ведения склада. Отдельные конфигурации доступны и в облачной подсистеме «1С:Fresh». Функциональность у них такая же, как и у коробочных версий.
В качестве мобильных решений для ТСД рекомендуем приложения Mobile SMARTS от компании «Клеверенс».
Клеверенс Склад 15
Приложение поддерживает все необходимые функции для мобильной автоматизации склада. Используется на ТСД со встроенным сканером штрихкодов.
Софт подходит для автоматизации обычных и складов с адресным хранением, то есть с его помощью можно отслеживать перемещения товаров по ячейкам. Помогает автоматизировать следующие процессы:
- складские операции (приемку, инвентаризацию, подбор заказов);
- поиск и идентификацию товара по штрихкодам;
- учет табака, алкоголя, обуви и других маркированных товаров;
- контроль остатков и цен;
- учет по серийным номерам;
- создание упаковочных листов;
- учет коробов и палет;
- коллективную работу с одной накладной в режиме онлайн.
Приложение от «Клеверенс» обычно внедряется при автоматизации склада на базе 1С с использованием технологии штрихкодирования. Также поддерживается интеграция с учетной программой «ШТРИХ-М: Торговое предприятие» и загрузка данных из Excel.
Магазин 15 Клеверенс
Рекомендуем это приложение, если вы ведете учет с ТСД на складе и в магазине. Софт позволяет проводить приемку товара по штрихкодам или инвентаризацию прямо в торговом зале. В отличие от «Клеверенс Склад 15», он не поддерживает функцию создания упаковочных листов, учет по ячейкам, работу с палетами и коробами. Зато он предлагает возможности для автоматизации магазина:
- переоценки товаров;
- ввода новой номенклатуры;
- контроля остатков в торговом зале;
- печати ценников на портативном принтере.
«Магазин 15 Клеверенс» может обмениваться данными с «товароучеткой» полностью в режиме онлайн (по Wi-Fi). Пользователям доступна актуальная информация о текущих остатках и ценах. Можно создавать новые документы на самом ТСД и в реальном времени передавать данные в программу для учета товара. Также предусмотрен полуавтоматический режим с возможностью работы без подключения к интернету.
1С:Управление торговлей
Это программа для оптовой и розничной торговли. Позволяет автоматизировать управление продажами и финансами, складом, закупками и запасами и выполнять следующие задачи:
- вести оперативный и управленческий учет;
- анализировать торговлю;
- планировать закупки, мониторить условия поставщиков и выбирать самые выгодные;
- управлять взаимоотношениями с клиентами (CRM);
- контролировать запасы;
- анализировать финансовые результаты;
- управлять денежными средствами, вести учет кредитов и депозитов;
- проводить маркетинговые мероприятия (программы лояльности, акции);
- вести учет по требованиям ЕГАИС и «Честного ЗНАКа».
Все возможности ПО перечислены на рисунке ниже.
ПО подходит для комплексной автоматизации управления складом. Можно вести учет по серийным номерам, интегрировать софт с ТСД, отражать процессы приемки и отгрузки, фиксировать результаты инвентаризаций, контролировать товары по весу и объему. «1С:УТ» позволяет вести учет на складах любой топологии, в том числе с адресным хранением.
Конфигурация включает в себя полную, постоянно обновляющуюся базу первичных документов, которая позволяет оперативно отражать в бухгалтерском учете любые торговые и складские операции.
1С:Управление нашей фирмой
«1С:УНФ» — программное решение для малого бизнеса. Позволяет в единой информационной системе вести товарный учет на складе и в магазине, организовывать закупки, контролировать поставки, устанавливать цены, осуществлять расчеты с контрагентами и персоналом. Кроме этого, в программе есть встроенное рабочее место кассира (РМК). Оно содержит все необходимые функции для расчетов с покупателями в соответствии с ФЗ № 54Федеральный закон "О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении расчетов в Российской Федерации" от 22.05.2003 N 54-ФЗ.
Можно приобрести версию на 5 пользователей, в которой смогут работать все сотрудники магазина: кладовщик, кассир, бухгалтер и т. д. «1С:УНФ» и «1С:УТ» совместимы с мобильными приложениями от «Клеверенс».
Не знаете, как вести учет товара и в какой программе это делать? Закажите звонок на нашем сайте, и мы подберем для вас выгодное решение. Установим софт, настроим его под ваши бизнес-процессы и обучим персонал основным операциям в программе.
Добрый день! Подскажите, а в обычной 1С Бухгалтерии можно вести складской учет?
Здравствуйте! Да, в «1С:Бухгалтерия» можно вести складской учет.
Магазин 15 в минимальной версии подходит для работы с маркировкой?
Добрый день, нет, не подходит. Работу с маркировкой поддерживают версии от «Базовой» и выше.