Ресурс ФН менее 30 дней: что это значит, как устранить проблему

Если у фискального накопителя (ФН) закончился объем памяти или срок действия, он блокируется и появляется системное сообщение «Исчерпан ресурс КС ФН». Предупреждение «Ресурс ФН менее 30 дней» означает, что меньше чем через месяц запоминающее устройство станет нерабочим, так как период его службы истечет. Нужно покупать новый ФН на замену. Не рекомендуем откладывать это на последний момент, иначе касса может заблокироваться в самый неподходящий момент, и вам придется останавливать торговлю.

В статье подробно расскажем о сообщении «Ресурс ФН менее 30 дней»: что это значит и какие действия нужно предпринять.

Предупреждение «Ресурс ФН менее 30 дней»: что это значит

Фискальный накопитель имеет ограниченный срок действия: 15 или 36 месяцев. При выборе ФН важно учитывать налоговый режим и сферу деятельности. ФН со сроком действия 36 месяцев обязаны использовать предприниматели и организации:

• оказывающие услуги населению;
• применяющие специальные налоговые режимы: УСН, ЕСХН, ПСН.

В остальных случаях можно выбрать любой ФН, но для отдельных сфер установлены ограничения по срокам.

Предлагаем таблицу, которая поможет понять, какой ФН подойдет именно вам:

Как узнать, что срок действия ФН подходит к концу

Срок действия ключа фискального накопителя можно уточнить в паспорте устройства. За 30 дней до истечения этого периода во всех отчетах об открытии и закрытии смены будет отметка «Ресурс ФН менее 30 дней». Касса при этом продолжает работать в штатном режиме, формируя и отправляя чеки оператору фискальных данных (ОФД).

Точное количество оставшихся дней ККТ не покажет. Но если их остается меньше трех, в отчетах появится еще одна надпись — «Ресурс ФН менее 3 дней».

Такое сообщение означает, что накопитель нужно срочно поменять.

Замена фискального накопителя

3 500 ₽

Быстрый просмотр

Оказываем удаленно

Техническое сопровождение

8 000 ₽

Быстрый просмотр

Оказываем удаленно

Регистрация кассы в ФНС

3 500 ₽

Быстрый просмотр

Что делать, если срок действия ФН еще не вышел, но память уже переполнена

Дата окончания срока службы ФН, заявленного в паспорте, может наступить гораздо раньше: если память накопителя закончится быстрее. Такое возможно в крупных компаниях, где ежедневно печатают более 500 чеков. Если для записи данных остается менее 1 % свободного места, ККТ выдаст ошибку: «Память ФН заполнена» или «Архив ФН переполнен». В этом случае нужно сразу установить новый чип, так как касса блокируется и печать чеков становится невозможной.

ФН с переполненной памятью подлежит замене, даже если срок его эксплуатации еще не вышел.

Чтобы сократить расходы, некоторые компании выбирают накопители со сроком службы 36 месяцев. Но на практике подобная экономия не всегда оказывается оправданной. Это связано с двумя факторами:

1. Срок, указанный на коробке ФН, не всегда совпадает с реальным. Например, если касса работает автономно (не передает данные ОФД), накопитель проработает не больше 18 месяцев.
2. Память у ФН на 15 и 36 месяцев — одинаковая. Если пробиваете больше 200 чеков в день, одного чипа сроком на 3 года может не хватить. Место для записи данных закончится раньше, чем истечет срок действия. В этом случае покупать его на 3 года нет смысла, поскольку стоимость выше, чем у устройства на 15 месяцев, а замену придется производить чаще, чем заявлено производителем.

Израсходованный объем памяти можно отслеживать: процент заполнения указывается в системном меню онлайн-кассы. Есть и альтернативный вариант. Микрочип в ФН вмещает в себя примерно 250 000 документов. Как только количество распечатанных чеков будет приближаться к 200 000, стоит подумать о приобретении нового устройства. Количество напечатанных чеков с момента замены ФН можно уточнить в любом чеке или кассовом отчете — в строке «ФД»:

Что делать, если ресурс ФН менее 30 дней

Если ФН блокируется, касса не может формировать и печатать чеки. Чип нужно срочно заменить, а на этот период — остановить продажи. Торговля без кассы и выдачи чеков — нарушение ФЗ № 54, за которое предусмотрена административная ответственность. Во избежание штрафов современные онлайн-кассы заблаговременно уведомляют пользователя о скором окончании срока действия ФН.

Как только в отчете появилось сообщение, что ресурс ФН менее 30 дней, нужно сразу запланировать замену запоминающего устройства. Дело в том, что касса не ведет обратный отсчет количества дней работы ФН. Это число не печатается на документах, поэтому пользователю сложно понять, сколько еще дней прослужит накопитель — 29, неделю или меньше.

Не ждите, когда ФН заблокируется! В этом случае могут возникать проблемы с закрытием смены и архива.

Замените запоминающее устройство до блокировки. Для этого:

1. Сформируйте отчет о закрытии кассовой смены.
2. Закройте архив ФН.
3. Извлеките старый чип и установите новый.
4. Перерегистрируйте в налоговой онлайн-кассу с новым ФН.
5. Активируйте установленный накопитель на ККТ.

Какую модель накопителя выбрать на замену

По состоянию на август 2022 года доступно две модели устройств:

1. «ФН-1.1М исполнение Ин15-1М» от ООО «ИНВЕНТА» — с максимальным сроком действия ключа фискального признака 15 месяцев;
2. «ФН-1.1М исполнение Ин36-1М» от АО «Концерн «Автоматика» — с максимальным сроком действия 36 месяцев.

Оба накопителя поддерживают все форматы фискальных данных: ФФД 1.05, 1.1 и 1.2. Любой из них подойдет для магазинов, торгующих маркированными товарами.

Для предпринимателей и организаций, оказывающих услуги и работающих на спецрежимах, подойдет только 2-я модель ФН (Ин36-1М). Для остальных случаев рекомендуем выбирать 1-й «фискальник».

Ресурс ФН менее 30 дней: инструкция по решению проблемы для кассы АТОЛ

Порядок действий по замене накопителя зависит от типа и конкретной модели ККТ. Например, если ресурс ФН менее 30 дней на Эвотор, всю процедуру можно выполнить на самой кассе, в разделе «Настройки». Смарт-терминалы этого бренда оснащаются большим сенсорным экраном и отличаются простым интерфейсом.

С кнопочными автономными кассами и фискальными регистраторами (ФР) дела обстоят иначе. Формирование отчета по старому ФН и активация нового запоминающего устройства осуществляются на компьютере с помощью специального драйвера ККТ. Рассмотрим эту процедуру на примере ФР АТОЛ.

Прежде чем приступать к замене ФН, скачайте Драйвер ККТ в «Центре загрузок» на сайте производителя и установите его на ПК.

Шаг 1. Закрытие смены

Подключите ФР к компьютеру и запустите Драйвер ККТ. Затем:

1. Поставьте галочку в строке «Включено» в правом верхнем углу.
2. Откройте вкладку «Отчеты» (в меню слева) и выберите из выпадающего списка «Отчет о закрытии смены».
3. Нажмите на кнопку «Сформировать отчет».
   

Онлайн-касса сформирует отчет и отправит его ОФД. Проверьте, что все чеки переданы оператору фискальных данных. Для этого:

1. Откройте раздел «Отчеты».
2. В выпадающем списке «Тип отчета» выберите «Тест связи с ОФД» и нажмите «Сформировать отчет».
   

В напечатанном отчете в графе «Непереданные ФД» должна стоять цифра «0». Это значит, что все чеки успешно отправлены.

Данные могут быть переданы с задержкой. В этом случае нужно подождать несколько минут и снова запросить отчет. Если количество больше нуля, проверьте, подключена ли касса к интернету.

Шаг 2. Закрытие архива старого ФН

В боковом меню откройте вкладку «Регистрация ККТ». Галочка «Включено» должна быть активной. Далее поочередно нажмите на кнопки «Считать» и «Закрытие архива».

Касса распечатает отчет о закрытии архива. Сохраните его, он понадобится для дальнейшей процедуры перерегистрации онлайн-кассы. Важно, чтобы отчет точно был доставлен ОФД. Поэтому перед извлечением накопителя подождите пару минут.

Шаг 3. Замена ФН

Отключите кассовый аппарат от сети и извлеките отработанный чип, следуя инструкции от производителя. Ниже приводим видео, где подробно рассказано, как заменить накопитель в ФР АТОЛ 77Ф. Инструкция универсальна и подойдет для всех фискальных регистраторов этого бренда.

Всю информацию о замене накопителя в кассе Эвотор вы найдете в нашей статье.

Шаг 4. Активация нового ФН

Подключите кассу к компьютеру и снова запустите драйвер. Далее:

1. Зайдите в раздел «Регистрация ККТ».
2. Нажмите на кнопку «Считать». Все блоки автоматически заполнятся данными, которые были указаны при регистрации ККТ.
3. В графе «Причина перерегистрации» выберите «Изменение параметров регистрации».
4. Нажмите на кнопку «Замена ФН».
   

Кассовый аппарат распечатает отчет. Документ нужно сохранить — он понадобится для перерегистрации ККТ в налоговой.

Шаг 5. Перерегистрация онлайн-кассы в ФНС

Зайдите в личный кабинет на сайте nalog.ru. Далее:

1. Откройте раздел «Учет ККТ».
   
2. Выберите кассу, которую нужно перерегистрировать. Кликните по ссылке с ее регистрационным номером (столбец РН ККТ).
3. В новом окне нажмите на кнопку «Перерегистрировать».
   
4. В качестве причины выберите «Перерегистрация в связи с заменой ФН».
   
5.  Укажите данные из отчета о закрытии ФН (документа, распечатанного перед заменой запоминающего устройства).
   
6. Введите реквизиты из отчета, сформированного на этапе активации нового ФН: дату и время, номер фискального документа и его фискальный признак.
   
7. Нажмите на кнопку «Выбрать модель ФН».
8. Выберите нужный вариант из списка и введите заводской номер устройства.
   
9.  Нажмите на кнопку «Подписать и отправить».

Заявление отправлено на проверку. Статус кассы можно уточнить в разделе «Учет ККТ». В колонке «Состояние» должна появиться отметка «ККТ перерегистрирована». Обычно статус обновляется в течение суток или на следующий рабочий день.

Перерегистрировать кассу нужно не позднее 24 часов после замены ФН. Старый фискальный накопитель нужно хранить в течение 5 лет. Налоговики могут запросить чип памяти в ходе проверки.

В смарт-терминалах Эвотор и других производителей заявление на перерегистрацию можно подать прямо через интерфейс онлайн-кассы.

Ресурс ФН менее 30 дней: придется ли платить штраф, если вовремя не заменить чип памяти 

Если пользователь онлайн-кассы будет игнорировать сообщение об окончании ресурса ФН, он рискует нарваться на штраф в соответствии со ст. 14.5 КоАП РФ. При блокировке накопителя касса не сможет формировать и отправлять чеки ОФД, поэтому на период замены необходимо остановить торговлю. В противном случае ФНС может начислить штрафы за неприменение ККТ:

• для ИП и должностных лиц — 25−50 % от суммы расчета, проведенного без кассы, но не менее 10 000 руб.;
• для юрлиц — 75−100 % от суммы расчета, проведенного без кассы, но не менее 30 тыс. руб.

Нарушение порядка и сроков перерегистрации, а также использование ККТ, не соответствующей требованиям ФЗ № 54, тоже влечет за собой штраф:

• для ИП и должностных лиц — 1 500−3 000 руб.;
• для организаций — 5 000−10 000 руб.

Фискальный накопитель — недешевое и технически сложное устройство. При замене чипа пользователь может испортить его, например, повредить шлейф. В этом случае ФН становится непригоден для дальнейшего использования. Придется покупать новый.

Чтобы избежать лишних расходов и сэкономить время, доверьте нам замену ФН и перерегистрацию кассы. Мы сделаем это за 1 день, и вам не придется останавливать торговлю и терять прибыль.