Топ-5 ошибок «на миллион»: как автоматизировать бизнес с первой попытки и уложиться в бюджет

Автоматизация бизнес-процессов предприятия — это как ремонт дома. Полученный результат не всегда соответствует ожиданиям. Оказывается, что вы неправильно спланировали расположение розеток, не рассчитали место под бытовую технику на кухне, а неправильно уложенный ламинат вздулся через неделю. Так и с автоматизацией бизнеса. Только в этом случае любое неверное решение может стоить вам «тройной» цены и потери прибыли.

В этой статье мы рассмотрим топ-5 самых распространенных ошибок внедрения автоматизации. Расскажем, почему они возникают и как их избежать.

Ошибка 1. Владелец компании не до конца понимает, для чего ему нужна автоматизация

Автоматизация бизнес-процессов — это внедрение оборудования и программного обеспечения, которое помогает упростить и ускорить ежедневную рутинную работу в офисе, магазине, на складе или производстве.

В самом начале реализации проекта нужно определить цели и ожидаемые результаты.

Вы должны четко понимать: зачем нужна автоматизация вашему бизнесу, как она упростит работу персоналу, какую пользу принесет.

Однако далеко не все управленцы уделяют должное внимание этому этапу. Некоторые внедряют новые продукты, «потому что у других это есть, и чем мы хуже?» А на выходе получают решение, которое не отвечает поставленным задачам, содержит ненужные функции или требует бесконечных доработок.

Пример: Для увеличения оборота владелец торговой компании решил внедрить CRM-систему. На предприятии работает 6 человек, а 90 % всех заявок приходят от «теплых» клиентов, которые хотят что-то купить. В итоге CRM-система не принесла нужного эффекта. Менеджеры и ранее справлялись с обработкой заявок, а теперь им приходится тратить больше времени, чтобы дублировать данные в новую систему. Вместо того, чтобы установить простое ПО для товарного учета и внедрить программу лояльности, владелец бизнеса потратил деньги на ненужный софт и только усложнил работу персонала.

Как избежать такой ошибки: привлечь экспертов, которые проанализируют текущие бизнес-процессы в компании, определят основные проблемы, разработают план автоматизации и рассчитают бюджет.

Важно! Аудит — это недорого, и он поможет избежать гораздо более серьезных расходов. Все работы в рамках комплексной автоматизации склада и магазина мы выполняем удаленно, что дает экономию до 30 %.

Рекомендуем!

Автоматизация магазина под ключ

22 600 ₽

Быстрый просмотр

Ошибка 2. Перед тем как автоматизировать бизнес, клиент не навел порядок в магазине или на складе, производстве

Автоматизация хаоса — деньги на ветер. В конечном итоге все придется переделывать или тратить время на доработки, что приведет к многократному увеличению затрат.

Пример: В компании по продажам лакокрасочных материалов возникла проблема со сбором и отгрузкой заказов. Сотрудники долго искали нужные товары, допускали ошибки при комплектации. Владелец компании принял решение: автоматизировать склад. Перед этим нужно было:

1. Организовать адресную систему хранения.
2. Настроить ордерную схему учета.
3. Поделить помещение на зоны, присвоить ячейкам адреса.
4. Провести тотальную инвентаризацию остатков.

Но собственник бизнеса решил сэкономить время и обойтись без адресного хранения. На складе внедрили терминалы сбора данных (ТСД), настроили обмен с 1С. Но скорость сбора заказов увеличилась всего на 5 %. На поиск нужных позиций по-прежнему уходит много времени, так как товары продолжают лежать на полках бессистемно.

Как избежать такой ошибки: обратиться к специалистам, которые имеют опыт по внедрению систем автоматизации бизнес-процессов в вашей отрасли. Они помогут создать регламент действий, подберут оборудование и софт, настроят систему учета, протестируют ее и исправят ошибки.

Важно! При правильном подходе скорость обработки заказов увеличивается минимум на 25 %. Предлагаем оценить результаты удачной автоматизации склада на примере одного из наших клиентов — предприятия, торгующего стройматериалами.

Ошибка 3. Компания внедряет систему автоматизации бизнеса собственными силами, не имея в этом опыта 

Кажется, что автоматизация процессов управления и учета в небольшом магазине — это просто, и можно справиться самостоятельно. Но на практике такие решения часто приводят к дополнительным тратам.

Пример: Владелец бизнеса решил самостоятельно автоматизировать 3 кассовые зоны в своем новом мультибрендовом магазине одежды. Для каждого рабочего места он закупил POS-моноблок, фискальный регистратор (ФР), кассовую программу, сканер штрихкодов и другую периферию.

При установке и подключении оборудования выяснилось, что моноблоки и ФР несовместимы друг с другом, а в выбранной программе отсутствуют важные инструменты: создание отчета о продажах после закрытия смены, функция списания, инвентаризации и др.

Владельцу магазина пришлось продать моноблоки на 35 % дешевле и купить новые, а также поменять кассовую программу.

Как избежать ошибки: Воспользуйтесь услугой комплексной автоматизации процесса продаж, в рамках которой:

• вам подберут оборудование и ПО под конкретные задачи и бюджет;
• настроят систему учета, интегрируют с кассовой программой;
• подключат торговую периферию;
• протестируют бизнес-процессы;
• обучат персонал.

Важно! Вы получите полностью настроенное и готовое к работе решение, которое поможет сократить недостачи и пересортицу, повысить качество обслуживания и увеличить выручку.

Ошибка 4. Собственник бизнеса не учитывает будущие потребности компании

Цель автоматизации — не только закрыть текущие потребности, но и обеспечить развитие компании. Важно понять, какие задачи вам придется решать в ближайшей перспективе, чтобы избавить себя от ненужных расходов в будущем.

Пример: В розничном магазине внедрили простую программу для ведения складского учета и подключили к ней бюджетный 1D-сканер. Выбранный софт не интегрируется с Честным ЗНАКом (ЧЗ) по API и не позволяет полностью автоматизировать учет маркированных товаров. А через полгода в ассортименте магазина появились текстильные изделия, подлежащие прослеживанию через ЧЗ. Возможностей программы недостаточно — сотрудник магазина тратит несколько часов, чтобы оформить приемку и вручную отправить данные в ЧЗ. В итоге владельцу бизнеса пришлось покупать новую программу, заново вводить номенклатуру и настраивать учет.

Как избежать ошибки: при внедрении автоматизации не забывать, что практически все компании рано или поздно будут работать с Честным ЗНАКом, так как список маркируемых товаров постоянно растет. Рекомендуем заранее настроить бизнес-процессы под требования ЧЗ: установить 1С, оформить электронную подпись и протестировать электронный документооборот.

Важно! Внедрение маркировки под ключ позволяет автоматизировать работу с системой мониторинга за 3 дня, сэкономить до 30 % за счет удаленных работ и избежать штрафов.

Ошибка 5. Купили новый продукт, но не интегрировали его с учетной системой

Если программы на предприятии не синхронизированы, часть операций придется выполнять и контролировать вручную. Вы не получите максимального эффекта и ожидаемой выгоды от автоматизации.

Пример: В торговой точке установили новую онлайн-кассу, но штатный IT-специалист не смог интегрировать ее с товароучетной системой. В итоге сотрудникам магазина приходится тратить лишнее время, чтобы:

• вручную обновлять остатки в конце дня;
• вводить информацию для формирования аналитических отчетов: по выручке, прибыли, среднему чеку, рейтингам товаров;
• менять цены в кассовой программе (при изменении стоимости в «товароучетке»).

При синхронизации кассы и учетной системы все эти операции выполняются автоматически.

Как избежать ошибки: планировать интеграцию еще на этапе разработки проекта автоматизации. Если у вас уже есть учетная программа, которую вы не хотите менять, подбирайте совместимые с ней решения.

Важно! Для комплексной автоматизации складов и магазинов мы чаще всего выбираем программы 1С. Это универсальный софт, к которому можно подключить мобильные приложения для ТСД, любое торговое оборудование, смарт-терминалы Эвотор и другие онлайн-кассы.

Хит!

Онлайн-касса Атол 20Ф

30 500 ₽

Быстрый просмотр

-43% на услуги

Онлайн-касса Эвотор 7.2

29 493 ₽ 26 100 ₽

Быстрый просмотр

для маркировки

ТСД АТОЛ Smart.Slim

25 700 ₽

Быстрый просмотр

Итог: 7 советов для «правильной» автоматизации бизнес-процессов

Подводя итоги, предлагаем вам краткий чек-лист, который поможет автоматизировать бизнес с нуля без лишних расходов:

1. Изучите, что такое автоматизация бизнес-процессов и что она дает. Рекомендуем для ознакомления примеры из опыта реальных компаний из раздела «Наши кейсы».
2. Обратитесь к своим сотрудникам, узнайте, что им действительно необходимо, какие есть проблемы и что нужно для их решения.
3. Выберите задачи, которые нуждаются в автоматизации. Сосредоточьтесь на самых основных — на тех, которые повторяются чаще остальных и создают основную нагрузку на персонал.
4. Внедрите систему мотивации и прозрачной оценки эффективности, чтобы смягчить сопротивление сотрудников и избежать саботажа.
5. Если у вас нет собственных IT-ресурсов, обратитесь за услугой комплексной автоматизации в компанию, имеющую опыт в этой сфере. Изучите отзывы клиентов и реальные кейсы.
6. Протестируйте процессы перед началом работы. Проведите обучение персонала, чтобы сократить количество ошибок на старте.
7. Не отказывайтесь от комплексного сопровождения. Оперативная помощь техподдержки поможет избежать простоев в работе.

Если хотите автоматизировать бизнес и избежать ненужных трат — позвоните по номеру 8 (800) 500-25-91 и получите бесплатную консультацию от нашего эксперта. Мы подберем для вас выгодное решение и внедрим его под ключ в срок от 3 дней!