Как автоматизация кафе с 1С помогла сократить расходы на 35 % за 3 месяца
В 2022 году за услугой автоматизации к нам обратился владелец лаунж-кафе из Твери. Это заведение пользуется большой популярностью в городе благодаря камерной атмосфере, расслабляющей музыке, большому выбору авторских коктейлей и закусок. Учетная программа, которую использовал заказчик, перестала работать в России. В связи с этим нужно было срочно внедрить новую систему и быстро настроить ее под текущие бизнес-процессы. Также клиент пожелал обновить кассовое оборудование, чтобы упростить работу персонала и ускорить обслуживание гостей. Все это нужно было сделать в кратчайшие сроки и без остановки работы кафе.
Какие задачи обозначил владелец бизнеса:
- внедрить программу (бэк-офис) для автоматизации управленческого, оперативного и финансового учета в кафе;
- заполнить технологические карты в новой системе;
- настроить учет использования модификаторов и списаний продуктов;
- автоматизировать рабочие места кассира, бармена и официантов;
- разграничить права пользователей в соответствии с полномочиями;
- интегрировать онлайн-кассу с товароучетной программой;
- настроить обмен данными с ЕГАИС, организовать процессы загрузки и выгрузки товарно-транспортных накладных в товароучетной программе;
- обучить сотрудников работе с новым оборудованием и ПО;
- настроить управленческие отчеты для анализа деятельности кафе.
Какие работы мы выполнили:
- В качестве бэк-офисной системы внедрили программу «1С:Общепит», выполнили первичные настройки, загрузили список ингредиентов и блюд, помогли заказчику заполнить технологические карты.
- Интегрировали товароучетный софт с ЕГАИС, Честным ЗНАКом и ФГИС «Меркурий».
- Автоматизировали кассовую зону: установили сенсорный 15-дюймовый POS-терминал АТОЛ Jazz с фронт-офисной программой «1С:Ресторан», подключили фискальный регистратор АТОЛ 55Ф, 2D-сканер для считывания штрихкодов, денежный ящик и терминал эквайринга.
- Настроили двусторонний обмен данными между «1С:Общепит» и «1С:Ресторан».
- Для быстрого обслуживания гостей предложили заменить блокноты на планшеты с приложением «Мобильный официант». Интегрировали софт с онлайн-кассой.
- Подключили и настроили торговый эквайринг.
- Обучили персонал кафе работе с оборудованием, фронт-офисной и бэк-офисной программой.
Результаты автоматизации магазина:
- Скорость обслуживания клиентов увеличилась почти в 2 раза. Официанты оперативно принимают заказы, отправляют их на кухню и в бар не отходя от столика. На мобильное устройство поступает уведомление о готовности блюда.
- Расчеты с гостями автоматизированы в соответствии с ФЗ № 54. Официанты принимают оплату наличными и банковскими картами. Фискальный регистратор оснащен автоотрезчиком и печатает чеки со скоростью до 200 мм/с, что позволяет избежать задержек даже при большом наплыве посетителей.
- Оптимизирован учет модификаторов при приготовлении коктейлей, кофе и других напитков в баре. В течение 3 месяцев расход ингредиентов сократился почти на 35 %.
- Заказчик безболезненно перешел со «старой» учетной системы на новую программу «1С:Общепит». Организован обмен данными с «1С:Ресторан» и ежедневная выгрузка кассовых отчетов.
- Планирование закупок осуществляется с учетом запасов. Благодаря этому удалось сократить объем «просрочки», а на кухне всегда есть продукты для приготовления самых «ходовых» блюд.
- В программе успешно заведены рецептуры блюд, составлены технологические карты. Автоматизирован учет списаний ингредиентов и остатков продуктов.
- Соблюдены требования законодательства по учету алкогольной продукции. В программе настроены все процессы взаимодействия с ЕГАИС: подтверждение закупки напитков, оформление и отправка ТТН, создание актов списания и др.
Заказчик планирует расширять бизнес и продолжать сотрудничество с нашей компанией по внедрению автоматизации в других заведениях.
Владелец бизнеса«До сих пор с ужасом вспоминаю, когда буквально за один день мы лишились своей базы. Все были дезориентированы, но не мы одни оказались в такой ситуации. Продолжали работать и параллельно искали альтернативу. В итоге нам внедряли систему почти с нуля, так как доступа к базе не было. Выбрали программу «1С:Общепит», нас в ней устроила функциональность. Техкарты, правда, составляли заново вручную, но нам в этом тоже помогли. На кассу поставили новый софт, тоже 1С. Главная сложность была в том, что нам пришлось по ходу работы осваивать программы. В принципе, ничего сложного, мы уже работали с отраслевым софтом, но все равно есть много нюансов. Поэтому отдельное спасибо сотрудникам «Онлайн-касса.ру» за обучение и консультации. Сейчас уже все работает как часы. Мы очень довольны, что выбрали именно 1С».
