База знаний в «Битрикс24»: зачем нужна и как с ней работать

База знаний в «Битрикс24» — единое мультимедийное пространство, где хранятся обучающие статьи, регламенты, чек-листы и другие корпоративные документы. Вся информация структурирована по разделам. Можно за пару секунд найти любой документ, скопировать на него ссылку и отправить коллеге.

В статье подробно расскажем, как создать, настроить и заполнить базу знаний в «Битрикс 24».

Что такое база знаний в «Битрикс 24» и как она помогает бизнесу

База знаний (БЗ) полезна любому бизнесу, а особенно крупным компаниям, которые регулярно принимают в штат новых сотрудников. Приходится отдельно знакомить с регламентами каждого сотрудника, отправлять им файлы с описаниями товаров, обучающими материалами и инструкциями.

Чтобы сэкономить время, можно создать в базе знаний специальный раздел для новых сотрудников. Разместить единые для всех инструкции — что изучать, где искать материалы, кто за что отвечает в компании, к кому обращаться с вопросами и т. д. Такой подход поможет новичкам быстрее включиться в рабочий процесс, а бизнесу — сэкономить ресурсы на обучении. Для одной компании можно создавать несколько БЗ:

• общие для всех сотрудников;
• для подразделений;
• для отдельных групп и проектов.

Функция доступна на всех тарифах «Битрикс24». На «Профессиональном» и «Энтерпрайз» нет ограничений по количеству баз. На «Бесплатном» можно создать только одну, на «Базовом» — 3, на «Стандартном» — 5. Чтобы посмотреть список БЗ, необходимо зайти в раздел «Компания» и открыть вкладку «База знаний».

Так выглядит страница, когда у компании уже есть несколько созданных БЗ:

Каждая база знаний в «Битрикс 24» выглядит как мини-сайт с подразделами, где собрана вся необходимая информация по теме:

Чтобы было удобно работать с БЗ, нужно правильно ее создать и заполнить. Расскажем, как это сделать.

Битрикс24

2 490 ₽ 1 990 ₽

Быстрый просмотр

Настройка Битрикс24

2 500 ₽

Быстрый просмотр

Внедрение Битрикс24

2 500 ₽

Быстрый просмотр

Как создать базу знаний в «Битрикс 24»

БЗ создаются по готовым шаблонам. В самой системе их два: в темной и светлой теме. Чтобы выбор был больше, можно оформить подписку на «Битрикс24.Маркет Плюс». Есть еще один вариант (самый сложный) — выбрать пустой шаблон и самостоятельно заполнить его с нуля. Рассмотрим, как создать БЗ из стандартного шаблона:

1. Нажмите на кнопку «Создать» или на плюсик.
   
2. Выберите шаблон. В своем примере мы выбираем первый вариант — в темной теме.
   
3. Придумайте название для БЗ. Добавьте описание и выберите цвет.
   

Нажмите кнопку «Создать». Ваша первая БЗ успешно создана. В ней пока только одна — главная страница, которая выглядит как обычный лендинг.

Теперь можно переходить к созданию структуры и заполнению БЗ.

Как создать структуру базы знаний в «Битрикс24»

База знаний состоит из одной или нескольких связанных между собой страниц. На них можно размещать блоки с информацией, изображениями, видео и другими элементами. Все страницы БЗ отображаются в меню. Перед тем как создать базу знаний в «Битрикс24», тщательно продумайте ее структуру. Определитесь с количеством страниц и их содержимым, заранее подготовьте тексты. Как настроить структуру:

1. Нажмите на кнопку «Редактировать», чтобы создать меню БЗ.
   
2. Укажите названия разделов, которые будут в структуре этой БЗ, при необходимости добавьте дополнительные пункты. Элементы можно менять местами. Для этого нажмите на строчку и переместите ее, удерживая левую кнопку мыши. Для каждого раздела в системе автоматически создается отдельная страница (ниже мы расскажем, как ее заполнять), на которую пользователи будут переходить из меню.
   
3. Если вам не нужна сложная (многостраничная) структура, можно разместить всю информацию на главном экране. Тогда в графе «Действие по клику» укажите, куда будет попадать пользователь при выборе пункта меню: на другой блок, в CRM-форму и т. д.
   
4. Нажмите «Сохранить». Если нужно, добавьте в шаблон новые блоки: наведите мышкой на то место, где хотите разместить информацию, нажмите «Добавить».
   
5. Выберите блок: шапку, обложку, текст, кнопки и ссылки, сайдбар, видео, колонки или другой.
   

Например, если мы выберем блок «Команда», он будет отображаться на странице так:

В этом блоке можно удалять и добавлять новые элементы, менять фотографии сотрудников, редактировать текстовую информацию.

Внешний вид самого блока тоже можно изменить. Наведите на него указатель мыши и нажмите кнопку «Дизайн». Можно выбрать цвет заливки, добавить градиент, загрузить картинку, отредактировать отступы.

Если не нравится внешний вид главной страницы, поменяйте его в настройках. Для этого нажмите на шестеренку в правом верхнем углу экрана и откройте вкладку «Дизайн».

Здесь можно изменить палитру и настройки текста, а также загрузить вместо стандартной свою картинку в качестве фона.

Инструкция по заполнению базы знаний в «Битрикс 24»

На примере выше мы с нуля создали базу знаний «Инструкции для удаленных сотрудников» с тремя подразделами. Они отображаются в выпадающем списке меню на главном экране:

Нажимаем на первый пункт меню и переходим на страницу раздела. Здесь по умолчанию размещен шаблонный текст. Чтобы заполнить этот блок своей информацией, нажмите «Редактировать статью».

Нажмите на заголовок и введите нужный текст, пользуясь инструментами редактирования:

Листайте страницу вниз и заполняйте аналогичным образом все текстовые блоки. Если навести мышь на элемент, появляется панель управления:

При выборе команды «Редактировать» открывается отдельная форма, где можно удалять и добавлять тексты и картинки. В форме «Дизайн» — изменить палитру и расположение элементов.

Ненужные блоки легко удаляются нажатием на значок корзины. Можно полностью очистить всю страницу и заполнить ее с нуля. Например, мы хотим прямо под заголовком добавить список главных правил работы сотрудников на «удаленке» и прикрепить к ним файлы, сохраненные на «Яндекс.Диске». Нажимаем на кнопку «Добавить блок» → «Кнопки и ссылки». Из предложенных вариантов выбираем «Список ссылок на всю ширину экрана».

Редактируем информацию в каждом пункте. При необходимости добавляем новые строки.

Для каждого пункта добавляем ссылку и выбираем команду «Перейти по внешней ссылке» или «Скачать файл».

По аналогии с нашим примером создайте и заполните все страницы вашей базы. Добавьте разделы с именами и телефонами сотрудников, методические рекомендации, регламенты по работе с CRM, видеоролики, скрипты для общения с клиентами и другую полезную информацию.

При создании базы знаний могут потребоваться разделы с одинаковой структурой и единым дизайном. В этом случае лучшим решением будет создать страницу, а потом скопировать ее:

1. Выберите БЗ в разделе «База знаний».
2. Нажмите «Действия» → «Посмотреть страницы».
   
3. Выберите нужную, нажмите «Действия» → «Копировать страницу».
   
4. Укажите БЗ, где хотите продублировать этот контент.

Страница успешно скопирована. Теперь ее можно заполнять.

Как настроить права доступа к базе знаний в «Битрикс24»

По умолчанию всем сотрудникам компании разрешено создавать и редактировать базы знаний компании. Администратор «Битрикс24» может настраивать права, например, закрывать доступ для всех и открывать его для конкретных сотрудников. Предоставлять права на все или на определенную БЗ. Инструкция по настройке доступа к базе знаний «Битрикс 24»:

1. Перейдите в раздел «Компания» → «База знаний».
2. Кликните по шестеренке и выберите пункт «Права доступа».
3. Добавьте новую роль.
4. Задайте необходимые права доступа к БЗ для этой роли.
   
5. Нажмите «Сохранить».

Примените эту роль к нужному сотруднику, группе или отделу компании.

Битрикс24

2 490 ₽ 1 990 ₽

Быстрый просмотр

Обучение Битрикс24

2 500 ₽

Быстрый просмотр

Интеграция Битрикс24

2 500 ₽

Быстрый просмотр

Как добавить базу знаний в раздел «Битрикс 24»

Под разделом подразумеваем один из инструментов в левом меню системы: «CRM», «Задачи», «Сайты» и т. д. В каждом можно разместить свою базу знаний, чтобы было проще находить информацию по теме. Рассмотрим, как это сделать на примере раздела «Сделки»:

1. В ЛК откройте раздел «CRM» → «Сделки».
2. Нажмите на кнопку «Расширения».
3. Нажмите «Выбрать базу знаний» (если она уже готова) или «Создать базу знаний».
   
4. Выберите БЗ из списка.

Теперь в базу знаний «Битрикс 24» можно перейти прямо из раздела «Сделки».

Таким же образом (через кнопку «Расширения») можно добавить контент на страницу проекта и разместить отдельные инструкции для каждого подразделения компании.

Если у вас остались вопросы по работе с базой знаний в «Битрикс24», задайте их в комментариях к статье или оставьте заявку на нашем сайте. Мы поможем разобраться во всех тонкостях этого и других инструментов продукта, подберем выгодный тариф, внедрим и настроим систему с нуля.