Внедрение автоматизации в розничной сети ООО «БОРШ»: «Теперь мы контролируем бизнес из офиса и всегда держим руку на пульсе»

ООО «БОРШ» работает на территории ДНР с 2023 года. Розничная сеть включает 3 магазина, но в будущем компания планирует расширяться и открывать еще больше торговых точек. В связи с этим, возникла необходимость в создании единой системы учета и управления, которую можно легко масштабировать. С этой задачей клиент обратился к нам — в компанию «Онлайн-касса.ру».
На тот момент магазины работали без кассовых аппаратов, так как в них не было необходимости на территории ДНР. Для учета сначала использовали бумажные носители. Потом перешли на программное обеспечение местного разработчика, но оно не закрывало все проблемы клиента. Руководству ООО «БОРШ» нужна была единая база для учета и управления, куда поступает информация о продажах и остатках по каждому магазину.
Какие задачи обозначил владелец бизнеса:
- автоматизировать процессы розничной торговли с соблюдением требований ФЗ № 54, ЕГАИС и Честного ЗНАКа;
- внедрить программу back-офиса и настроить обмен с тремя магазинами торговой сети;
- организовать логичную и понятную систему управления магазинами из центрального офиса;
- настроить аналитическую отчетность по всем розничным точкам.
Какие работы мы выполнили:
- Создали территориально распределенную информационную базу (РИБ) в «1С:Розница». Главная — находится в офисе, а подчиненные — в магазинах. Такая схема обеспечивает мгновенный обмен с розничными точками и автоматическое обновление данных.
Изначально был предложен другой вариант, где офис работает с «1С:Розница», а магазины — с «1С:Рабочее место кассира» («1С:РМК»), и продукты синхронизированы. Интервал обмена между этими программами составляет минимум 15 минут, что не устроило клиента. Поэтому выбран вариант с РИБ. - В главном офисе внедрили «1С:Розница» в качестве программы back-office (для ведения товарного учета в розничной сети).
- В магазинах установили программу «1С:Розница» для выполнения кассовых операций.
- Интегрировали 1С с Честным ЗНАКом и ЕГАИС.
- Внедрили распределенную информационную базу (РИБ).
Результаты автоматизации:
- Рабочие места кассиров автоматизированы в соответствии с ФЗ № 54.
- Торговля маркированными товарами и алкоголем осуществляется с учетом требований Честного ЗНАКа и ЕГАИС.
- Настроен обмен данными между back-офисом и тремя магазинами. Торговые точки подключены к одной информационной базе. Розничная сеть контролируется из единого интерфейса.
- Автоматически обновляются остатки по всей торговой сети. Стало проще управлять запасами и планировать закупки.
- У руководства появился доступ к аналитической отчетности, которая помогает принимать управленческие решения.
«С back-офисом мы всегда знаем, как обстоят дела в магазинах, вовремя делаем выемку денег и заказываем товар. У нас есть все необходимые отчеты для ведения бизнеса и его анализа. Очень удобна такая схема работы, при которой мы контролируем работу из офиса и держим руку на пульсе». - Появилась возможность быстрого масштабирования автоматизированной системы. Новый магазин можно подключить к back-офису за 2 дня.
Директор ООО «БОРШ»«Нам было сложно переходить на новые продукты и начинать работать с новыми системами. Возникали проблемы с сотрудниками, которые не хотели работать в 1С, так как без учета им было удобно. Благодаря компании «Онлайн-Касса.ру» мы смогли преодолеть все трудности и теперь работаем в соответствии с законодательством. Наиболее ценно отношение сотрудников компании ко мне как к клиенту. Здесь оно было на высоте. Всегда помогали по любым вопросам и не отказывали в пояснениях. Все это было важно, т. к. у нас три магазина, и розничная торговля очень динамична. Часто ответ нужен здесь и сейчас, чтобы все прошло как надо. И эти ответы здесь предоставляют! Считаю, что сотрудничество было плодотворным, хоть и сложным. Начинать что-то новое всегда сложно, но с хорошим партнером все по плечу».