«Оборот ресторана растет, а прибыль — нет»: как автоматизация с 1С помогла решить эту проблему
«Солнечный берег»* — ресторан, входящий в инфраструктуру парк-отеля в одной из курортных зон Краснодарского края. В распоряжении гостей — летняя веранда с видом на море, просторный зал на 80 посадочных мест с баром и живой музыкой. Меню представлено преимущественно европейской и кавказской кухней, а визитная карточка ресторана — это мясные блюда в огромном разнообразии, более 20 видов шашлыков и люля-кебабов, саджи и авторские хачапури от шеф-повара.
Основная проблема этого заведения заключалась в отсутствии единой автоматизированной системы учета. За годы работы посещаемость ресторана достигла высокого уровня. Но с ростом популярности увеличивались и расходы, связанные с ошибками персонала, пересортицей, бесконтрольными списаниями «просрочки». Чтобы решить эти проблемы, заказчик обратился к нам в компанию за услугой комплексной автоматизации.
*Мы рассказываем о реальном проекте, но не раскрываем настоящее название ресторана по просьбе клиента.
Какие проблемы и задачи обозначил владелец бизнеса:
- Внедрить бэк-офисную программу для учета продуктов, полуфабрикатов и блюд, ведения рецептур, составления технологических карт и расчета себестоимости. На момент обращения сотрудники ресторана фиксировали все операции в разрозненных программах и таблицах.
- Упростить процесс подготовки отчетности. Для принятия управленческих решений владелец бизнеса запрашивал аналитические отчеты, которые нужно было составлять вручную. На это уходило много времени, и информация для анализа теряла свою актуальность.
- Организовать удобное рабочее место кассира в соответствии с требованиями ФЗ № 54. На барной стойке была установлена устаревшая POS-система, которая перестала справляться с растущей нагрузкой.
- Автоматизировать рабочие места остальных сотрудников фронт-офиса: четырех официантов, бармена и администратора.
- Подобрать оборудование и программное обеспечение, которое позволит увеличить скорость обслуживания гостей. До автоматизации работа фронт-офиса была выстроена следующим образом: официант принимал заказ, шел к компьютеру, установленному на барной стойке. Дублировал список блюд из блокнота в систему, и только после этого передавал заказ на кухню. В периоды пиковой нагрузки официанты ждали своей очереди у ПК.
Какие работы мы выполнили:
- Для комплексной автоматизации управленческого, товарного и финансового учета внедрили ПО «1С:Общепит ПРОФ».
- Выполнили первичные настройки. Загрузили начальные остатки и элементы справочников, перенесли информацию из разрозненных программ и файлов, в которых клиент ранее вел учет.
- Настроили работу с государственными системами Честный ЗНАК, ЕГАИС и «Меркурий».
- Заменили устаревшую POS-систему с маленьким экраном на кассовый моноблок АТОЛ Jazz с 16-дюймовым сенсорным монитором. Установили на устройство программу «1С:Ресторан», в которой реализовано удобное рабочее место кассира. Подключили фискальный регистратор Атол FPrint 22ПТК, денежный ящик и 2D-сканер (в баре ресторана продается алкоголь в бутылках и вода).
- На ноутбук администратора установили решение «1С:Ресторан» для управления планом зала, работы со столиками, внесения данных о депозитах и клиентах.
- Автоматизировали работу официантов с помощью приложения «Мобильный официант». Настроили обмен данными с кассовой программой.
- Для повышения скорости обслуживания гостей установили на кухне сервис-принтер для печати заказов.
- Интегрировали фронт-офисную программу «1С:Ресторан» с учетной системой «1С:Общепит».
- Провели обучение персонала работе с новым оборудованием и ПО.
Результаты автоматизации магазина:
- Автоматизирован весь цикл обработки заказов вплоть до выдачи готового блюда. Официант создает заказ в мобильном приложении, указывает стол, позиции меню, отправляет заказ на кухню. Там сервис-принтер печатает список заказанных позиций, сотрудники приступают к выполнению. Скорость обслуживания посетителей увеличилась в 2,5 раза.
- Руководство предприятия оперативно получает управленческие отчеты с актуальной информацией о работе ресторана.
- Автоматизирован учет ТМЦ, расчет себестоимости и рецептур блюд. Это позволило на 30 % снизить затраты на приготовление и при этом сохранить высокое качество блюд.
- Внедрена дисконтная система, что помогло повысить лояльность клиентов.
- Разграничены права доступа к фронт-офисной системе, минимизированы ошибки в учете и кассовых операциях. Официанты отвечают за обслуживание: могут закреплять заказы за посадочными местами, разделять счета, объединять заказы с разных столов, принимать оплату и выполнять другие операции. А кассир оформляет расчеты с клиентами и печатает чеки.
- Настроен двусторонний обмен данными между фронт- и бэк-офисом. После закрытия чека ингредиенты, которые использовались для приготовления заказанных блюд, автоматически списываются со склада.
Cовладелец заведения«В нашем ресторане примерно 80 % сотрудников — это «старожилы», которые с нами уже много лет. Работу свою знают от и до, все делают быстро, но нагрузка растет, и человеческий фактор все равно дает о себе знать. Плюс ко всему у нас была старая программа, которую много раз дописывали. Но там все равно много чего нужно было делать вручную. В начале 2020 года решили полностью обновить все оборудование и ПО, но пришлось отложить по известным обстоятельствам. В итоге все-таки перешли на полную автоматизацию. Работать стало проще и удобнее абсолютно всем. В зале нет этой беготни и суеты, заказы обрабатываются за минуту. Один кассир пробивает все чеки, хотя раньше это делали сами официанты, из-за чего частенько возникала путаница. По кухне и складу тоже сделали понятный учет. Минимум действий со стороны персонала, программы интегрированы, все минусуется автоматом после каждой продажи. Отдельная благодарность сотрудникам «Онлайн-касса.ру» за качественную техподдержку. Приходилось много и часто обращаться за помощью, все вопросы решались оперативно и профессионально».
