Что такое электронные перевозочные документы и как организовать документооборот

Электронный перевозочный документ (далее — ЭПД) оформляют при транспортировке груза по территории России. Введен Постановлением № 2200Постановление Правительства РФ от 21.12.2020 № 2200 «Об утверждении Правил перевозок грузов автомобильным транспортом и о внесении изменений в пункт 2.1.1 Правил дорожного движения Российской Федерации». Данные о передаче ЭПД контрагентам и любые изменения в нем фиксируются в государственной системе электронных перевозочных документов (ГИС ЭПД). Чтобы сотрудники ГИБДД могли проверить груз, транспортной накладной или сопроводительной ведомости присваивают QR-код.

Поговорим подробнее, как осуществляется электронный документооборот (ЭДО) при грузоперевозках и как к нему подготовиться.

Что относится к электронным перевозочным документам

Электронный перевозочный документ содержит данные о маршруте, отправителе, получателе, транспортном средстве, водителе, особенностях рейса и пр. Требования к атрибутивному составу зависят от вида ЭПД. Поясним, что относится к электронным перевозочным документам:

• транспортная накладная — в ней грузоотправитель и перевозчик согласовывают условия перевозки;
• путевой лист — «первичка» для учета зарплаты и надбавок водителям; подтверждает расходы компании на топливо, запчасти, услуги парковки и пр.;
• заказ-наряд — договор на предоставление транспортного средства для перевозки груза;
• сопроводительная ведомость — содержит информацию о грузе, который перевозят в транспортном контейнере;
• заказ (заявка) — оформляется при наличии договора об организации перевозки груза (заявка) или его отсутствии (заказ);
• договор фрахтования — согласно ему одна сторона (фрахтовщик) обязуется за определенную плату предоставить другой (фрахтователю) всю или часть вместимости одного либо нескольких транспортных средств для перевозки грузов.

ЭПД состоит из разделов (титулов), которые заполняют по завершении каждой фазы процесса грузоперевозки. Например, по окончании погрузки.

Переход на электронные перевозочные документы невозможен без автоматизации документооборота. Нужно использовать специальное оборудование и программное обеспечение, настроить их под свои задачи. Можете доверить эту работу нам. Выполним автоматизацию документооборота в срок от 3 дней. При необходимости — разработаем индивидуальный проект для вашего бизнеса.

Участники обмена перевозочными документами в электронном виде

К пользователям ГИС ЭПД относятся организации и индивидуальные предприниматели, вовлеченные в автомобильные грузоперевозки с использованием ЭПД, а также Минтранс России и госорганы, запрашивающие информацию из системы. У каждого участника свои обязанности:

Основные функции информационной системы электронных перевозочных документов:

• получение, обработка и хранение данных, содержащихся в ЭПД;
• выдача QR-кодов для проверки ЭПД;
• передача сведений в контролирующие органы.

QR-код формируется на основании атрибутивного состава документа. Оператор ГИС ЭПД передает уникальный идентификатор участникам документооборота по электронной почте, через личный кабинет, мобильное приложение или чат-бот. Водитель предъявляет этот QR-код (на мобильном устройстве) сотруднику ГИБДД при проверке на дороге.

В системе хранятся не только сами документы, но также данные о действиях субъектов отношений: что, кем и когда было подписано.

Плюсы перехода на электронные перевозочные документы

В 2024 году применять ЭПД можно наравне с бумажными аналогами. Но уже в 2025 правительство планирует полный переход на электронные документы. Если это произойдет, грузоперевозки с использованием бумажных накладных или путевых листов станут незаконными. Предполагается, что ЭДО будет обязательным при транспортировке грузов не только автомобильным, но и морским, речным, железнодорожным и воздушным транспортом.

Рекомендуем не затягивать до 2025 года и приступить к работе с ГИС ЭПД уже сейчас. Рассказываем, почему это важно. Перечислим плюсы применения электронных перевозочных документов:

1. Ускорение обработки данных и взаимодействия между контрагентами. Передача электронного документа от одного участника другому происходит за секунды.
2. Безопасное хранение ЭПД. Перевозочные документы в электронном виде «содержатся» на серверах провайдера и защищены от доступа третьих лиц. Информация передается по зашифрованным каналам.
3. Снижение вероятности допущения ошибок при оформлении документов. Файлы можно создавать по заранее настроенным шаблонам. Часть информации в них добавляется автоматически, что повышает точность из-за исключения ручного ввода данных.
4. Экономия денег. Не нужно тратиться на бумагу и печать, курьерские и почтовые услуги, содержание архива.
5. Прозрачность процессов. Транспортировку груза проще отследить по статусам документов, который показывает, на каком этапе обработки он находится.

Кроме того, упрощается работа с контролирующими органами. Любой запрашиваемый документ можно быстро найти в базе и отправить по запросу ведомства. Отчетность сдается без задержек.

Организация документооборота электронных перевозочных документов: как подготовиться и начать обмен

Для организации документооборота электронных перевозочных документов участникам процесса нужно:

1. Заключить договор с оператором ГИС ЭПД. Организацию, имеющую лицензию на телематические услуги связи, выбирают из реестра Минтранса России.
2. Получить сертификат УКЭП. Для этого ИП и юрлицам нужно обратиться в Удостоверяющий центр налоговой или его доверенных лиц, сотрудникам (физлицам) — в аккредитованный УЦ.
3. Установить и настроить программу для работы с электронными перевозочными документами. Рекомендуем сервис «Платформа ЭПД», который позволяет контролировать движения груза на всех этапах транспортировки. Предлагаем большой выбор тарифов под любые задачи и бюджет.

Платформа ЭПД

1 000 ₽

Быстрый просмотр

Необходимо также обучить сотрудников работе с сервисом.

Водителям УКЭП не нужна. Они пользуются простой ЭП, так как со стороны перевозчика сопроводительные документы заверяет менеджер транспортной компании.

Важно, чтобы все контрагенты были подключены к ГИС ЭПД. Если хоть один из них использует бумажные версии документов, электронный документооборот невозможен. Участник грузоперевозки, уже подключенный к системе ЭДО, может пригласить контрагентов к обмену ЭПД через сервис оператора, услугами которого пользуется.

Оформление и обмен электронными перевозочными документами

Общая схема обмена ЭПД выглядит так:

1. Отправитель груза создает документ в программе ЭПД, подписывает его УКЭП.
2. Оператор системы проверяет формат документа, актуальность электронной подписи. При обнаружении ошибок — возвращает отправителю. Если все в порядке — присваивает документу QR-код.
3. Оператор передает файл в госсистему ЭПД и контролирует статус его обработки. Затем направляет перевозчику и грузополучателю.
4. Водитель подтверждает приемку груза в мобильном приложении, перевозчик — подписывает с помощью УКЭП.
5. Получатель принимает груз, заверяет подписью свой титул. Водитель подтверждает передачу товаров с помощью мобильного приложения.
6. Перевозчик подписывает титул. Оборот документа завершается.

Ознакомиться с правилами обмена электронными перевозочными документами можете в Постановлении № 931Постановление Правительства РФ от 21 мая 2022 г. № 931 «Об утверждении Правил обмена электронными перевозочными документами и сведениями, содержащимися в них, между участниками информационного взаимодействия, направления таких документов и сведений в государственную информационную систему электронных перевозочных документов, а также представления иной информации, связанной с обработкой таких документов и сведений, из информационной системы электронных перевозочных документов в государственную информационную систему электронных перевозочных документов по запросу оператора государственной информационной системы электронных перевозочных документов».