Федеральный оператор по продаже, подключению и обслуживанию контрольно-кассовой техники

Ваш город - Работаем по всей России
Да, верноДругой городпродолжить работу
Выберите свой город
Круглосуточно, без выходных

Заказать обратный звонок

Как выбрать программу для учета на складе

217
0
05.03.2021
Рейтинг:

Невозможно представить себе успешный бизнес, где все операции по движению товаров рассчитываются на калькуляторе и записываются в тетрадку. Такой подход неизбежно ведет к пересортице, воровству, «усушке-утруске» и огромным убыткам. Без автоматизированного учета невозможно спланировать поставки: в итоге самых ходовых товаров нет в запасе, а непопулярные залеживаются на складе мертвым грузом.

Многие до сих пор считают, что автоматизация учета — это долго, сложно и дорого. Но это далеко не так. На рынке уже давно появились продукты, позволяющие организовать систему управления складом с минимальными затратами. Многие из них можно внедрить за один день и сразу начать работу. Какие решения популярны в 2021 году и как правильно выбрать ПО для управления складом, подробно рассмотрим в статье.

Программы «1С» для склада. Установим и настроим за 1 день!
Оставьте заявку и получите консультацию.

Отправляя форму вы принимаете условия обработки персональных данных.

Как организовать документооборот склада и складской учет

Основная цель автоматизированного складского учета — поддерживать соответствие учетных остатков (в электронной базе) реальным запасам на складе. То есть все операции по товародвижению (приемка, отгрузка, перемещение на складе, списание, реализация) необходимо отражать в программе. Фактический остаток должен быть равен количеству товаров в учетной системе. Если на складе обнаружен неучтенный излишек, его оприходуют (принимают к учету), если недостаток — списывают.

Для организации учета товаров на складе недостаточно купить программу. В первую очередь для каждой операции необходимо назначить материально ответственное лицо. Чтобы не допустить неразберихи в складском хозяйстве, ответственность должна быть не коллективная, а индивидуальная, и сопровождаться непрерывным документооборотом. Все действия следует четко документировать, чтобы по каждой операции было видно, кто и за что отвечает.

Документооборот на складе базируется на обычной бухгалтерской первичке — это основа управленческого и складского учета. Каждая складская операция (прием, перемещение, хранение, инвентаризация и отпуск) сопровождается набором утвержденной первичной документации. С полным списком можно ознакомиться в Приложении 2 к Приказу Минфина РФ № 52н от 30.03.2015.

Специализированный софт для управления складом позволяет перевести документооборот в электронный вид. Обмениваться бумажными накладными с контрагентами все равно придется. Зато все складские и бухгалтерские документы можно будет сформировать за пару минут, благодаря встроенным шаблонам и справочникам.

Правильный автоматизированный учет на складе розничного магазина выглядит примерно так:

  1. Экспедитор от поставщика привозит партию с накладными, спецификациями и другими сопроводительными документами.
  2. С помощью терминала сбора данных (ТСД) сотрудник сверяет фактическое наличие товаров с данными из накладной (ТОРГ-12). Если все сходится, принимает партию и ставит отметку в документе, если нет — принимает частично или возвращает всю партию поставщику.
  3. Данные из накладной загружаются в программу для склада. Поставщик может прислать электронные версии документов в Excel, и в таком формате их легко загрузить в «1С» и другие «товароучетки» за пару минут.
  4. При поступлении товара на склад посредством программы учета оформляется приходная накладная.
  5. Бухгалтер формирует приходный ордер и принимает новые товары на баланс.
  6. Внутренние перемещения на складе фиксируются товарной накладной ТОРГ-13.
  7. Товар снимается с учета после реализации покупателю через онлайн-кассу. На основании данных о продажах продавец планирует новые закупки.

Система товароучета невозможна без регулярной инвентаризации (полной или частичной). В бумажном виде это очень сложно, долго и муторно. Но при наличии автоматизированной учетной системы и ТСД процесс инвентаризации становится гораздо проще.

Маленькие магазинчики игнорируют товароучетный софт и ограничиваются журналом учета движения товаров на складе, где все записи делаются от руки. Владелец бизнеса не может держать все под контролем, поэтому ошибки и злоупотребления персонала неизбежны и ведут к снижению прибыли. Из этого следует, что автоматизированный учет для микробизнеса так же актуален, как и для торговых сетей.

Учет материалов на производственном складе имеет свою специфику и отличается от бизнес-процессов в торговле. Далее мы будем рассматривать только товароучет в рознице.

Какие бывают программы учета товара на складе

Все программные решения для управления товародвижением можно разделить на две категории: облачные и коробочные (локальные). В первом случае вы ежемесячно вносите абонентскую плату и получаете доступ к веб-сервису, во втором — устанавливаете софт на рабочий компьютер и покупаете лицензию.

Как выбрать ПО

Каждый вариант имеет свои плюсы и минусы. Рассмотрим их подробнее:

Плюсы Облачный сервис Коробочные программы
Легко автоматизировать склад с минимальными затратами на старте — достаточно внести абонентскую плату за месяц. При оплате сразу за полгода или год стоимость одного месяца использования снижается Защита информации за счет ограниченного доступа. В программе может работать только один человек, который имеет доступ к этому рабочему месту
Нет привязки к одному рабочему компьютеру. Ведение учета доступно в личном кабинете сервиса из любой точки мира, где есть интернет Большое количество отчетов по поставкам и продажам с детализацией по фильтрам: по сотрудникам, магазинам, складам и т. д.
Для работы нужен только стабильный интернет. Никаких требований к мощности «железа» Возможность доработки функциональности под нужды компании
Резервные копии баз сохраняются в облаке Внося единовременную плату, владелец бизнеса получает товароучетный софт в собственное пользование
Автоматические обновления и устранение сбоев — обязанность владельца веб-сервиса. Не нужны дополнительные расходы на услуги программиста.
Простой интерфейс, который не требует специальных навыков и длительного обучения
Минусы Работа в сервисе невозможна, если нет интернета Для установки, настройки и обслуживания ПО необходимо нанимать программиста или прибегать к услугам сторонних организаций. Обычный пользователь с этим не справится
Риск (хоть и минимальный) потери данных из-за сбоев на сервере поставщика За обновления придется доплачивать
Нет возможности «прикручивать» дополнительные функции с учетом своей специфики Платная техподдержка
За год сумма расходов на «облако» обычно превышает стоимость лицензии на «коробку» Информация хранится на ПК, поэтому необходимо регулярно делать копии баз
Если сломается компьютер, на котором стоит лицензия, работа временно останавливается
Рабочий компьютер должен соответствовать минимальным требованиям по вычислительной мощности, иначе программа будет работать медленно и некорректно

Облачную программу нельзя доработать под себя, так как поставщик предлагает стандартный набор опций. Зато можно перейти на другой тариф с расширенными возможностями, правда, за это придется доплатить.

Для малого и микробизнеса стоимость внедрения локальной программы оказывается неподъемной. Кроме самой лицензии, придется регулярно тратиться на техническое сопровождение и обновления. В этом случае облачные программы учета товара на складе — единственный доступный способ автоматизации бизнеса. Для работы потребуется обычный ноутбук для кладовщика или менеджера и доступ к интернету (если нет Wi-Fi, можно использовать GSM-модем).

Предприятиям с широким ассортиментом (свыше 20 000 позиций) и сложными системами хранения выгоднее развернуть собственную инфраструктуру — купить локальный софт и «допиливать» его под свои потребности. Расходы окупаются, в среднем, в течение 2–3 лет.

Функциональные возможности веб-сервисов примерно одинаковые:

  • доступность ЛК с различных устройств;
  • взаимодействие с онлайн-кассой, весами и другим торговым оборудованием;
  • интеграция с ЕГАИС, «Честный ЗНАК», сервисами CRM, «1С: Бухгалтерия»;
  • автоматическое формирование заказов поставщикам;
  • получение наглядной аналитики по продажам;
  • уведомления об исчерпании товарных запасов;
  • загрузка номенклатуры (прайсов поставщиков) из Excel;
  • автоматическое обновление базы после каждой продажи;
  • поддержка всех форм складской документации.

На отдельных облачных и коробочных программах остановимся подробнее.

Комплексная автоматизация склада. Консультации 24/7!
Оставьте заявку и получите консультацию.

Отправляя форму вы принимаете условия обработки персональных данных.

Облачная программа LiteBox для учета на складе

LiteBox входит в топ ПО для облачной автоматизации магазина наряду с «МойСклад», «ЕКАМ», «Бизнес.ру» и «Контур.Маркет». Веб-сервис доступен на любом устройстве (ПК, планшете или смартфоне) с подключенным интернетом. На запуск и настройку потребуется не более 30 минут. В программе реализованы базовые функции для любого бизнес-процесса в торговле:

  • складской учет;
  • управление продажами, в том числе алкогольной продукцией (все функции кассовой программы в соответствии с 54-ФЗ);
  • управление закупками, работа с поставщиками;
  • создание отчетности и получение аналитики по продажам;
  • маркетинговые инструменты.

Программа для учета склада LiteBox позволяет оформить любые операции по товародвижению:

  • приемка;
  • реализация и списание;
  • оформление пересортицы и возвратов;
  • переоценка;
  • перемещение между складами;
  • инвентаризация (как по остаткам, так и выборочно на группы товаров).

Программа поддерживает «первичку» для складского документооборота: товарные накладные, счета-фактуры, акты списания и т. д.

При покупке кассового аппарата LiteBox пользователь может бесплатно подключиться к веб-сервису по тарифу «Базовый» и смотреть в программе статистику по своему магазину. Функции по товароучету доступны только на тарифе «Профи». При покупке годового пакета действует скидка. Облачная программа LiteBox подойдет:

  • розничным точкам с одной онлайн-кассой;
  • сезонному бизнесу с непостоянным спросом.

Чтобы оценить возможности сервиса, рекомендуем воспользоваться демоверсией, которая доступна для запуска на официальном сайте разработчика.

1. Задай вопрос нашему специалисту в конце статьи.
2. Получи подробную консультацию и полное описание нюансов!
3. Или найди уже готовый ответ в комментариях наших читателей.

Приложение Эвотор в системе управления складом

Владельцы кассовых аппаратов Эвотор получают доступ к облачному сервису, где так же, как и в LiteBox, могут проверять чеки, просматривать статистику по основным показателям бизнеса и многое другое. В личном кабинете Эвотор можно подключать и отключать платные/бесплатные приложения, загруженные из фирменного магазина. Так, владелец точки может самостоятельно выбирать, в каком сервисе ему вести товароучет.

В качестве самого популярного приложения для автоматизации склада выделим фирменный сервис Эвотор — «Управление ассортиментом». Теоретически он применим для бизнеса любого масштаба, но чаще всего используется для небольших магазинов, закусочных и кафе. Основные возможности:

  • работа с товарной номенклатурой на компьютере или смарт-терминале;
  • загрузка товарных позиций из Excel;
  • автоматическое планирование поставок на основе аналитики: какая продукция самая ходовая, а какая плохо продается;
  • оперативный поиск ошибок в учете: дублей, отрицательных остатков и т. д.;
  • печать ценников при фасовке на складе.

У приложения понятный интерфейс, в котором можно разобраться даже без помощи бухгалтера и программиста.

Программы «1С» для склада

Из коробочных решений для складского учета самой востребованной программой долгое время считалась конфигурация «1С:Торговля и склад 7.7». Она подходила как для оптовой, так и для розничной торговли. Сегодня этот продукт до сих пор используют на некоторых предприятиях, несмотря на то, что платформа уже устарела. Сколько стоит программа «1С:Торговля и склад»? Вопрос уже неактуален, так как вендор прекратил выпуск этой конфигурации и обновлений для нее, поэтому рано или поздно придется перейти на другие версии.

«1С:Управление нашей фирмой»

«УНФ» — универсальная программа для автоматизации склада, продаж, контроля за персоналом, ценообразования и т. д. Позволяет полностью организовать учет товародвижения в мелкой рознице:

  • принимать партии на складе с указанием количества и цен;
  • оформлять перемещение товарных запасов между складами и подразделениями;
  • продавать товары с учетом предоплаты и скидок;
  • контролировать запасы и получать данные о товарах для анализа и планирования закупок.

В программе предусмотрено рабочее место кассира (РМК), это значит, ее можно устанавливать на POS-системах в магазинах и продавать товары в соответствии с 54-ФЗ с формированием фискальных чеков.

Для складов со сложной иерархией эта версия не подходит, так как учетные функции здесь доступны в упрощенном виде. Зато для микропредприятий с количеством пользователей до 5–10 человек возможностей этого софта более чем достаточно. «УФН» рекомендована для небольших магазинов одежды, обуви и продуктов питания, а также микропредприятий, совмещающих офлайн- и онлайн-торговлю.

«1С:Управление торговлей»

В названии этой программы нет слова «склад», но она поддерживает все необходимые функции для автоматизации учета в складском хозяйстве. Складской учет в «1С:УТ» строится на базе ордерной системы. Ордера систематизированы в реестрах по типу, по всем приходным и расходным документам ведется журнал. Это очень удобно, потому что всю историю по движению товара можно отследить в одном месте. Приходный ордер формируется при приемке продукции, а расходный — при ее отправке со склада. «1С:УТ» считается универсальной программой, которая автоматизирует сразу несколько участков:

  • взаимоотношения с клиентами (CRM);
  • анализ поставщиков и планирование закупок;
  • управление оптовыми, розничными и комиссионными продажами;
  • ценообразование;
  • взаимодействие с торговым оборудованием.

Конфигурация «УТ» подходит для крупных ретейлеров. В отличие от «1С:Управление нашей фирмой», она позволяет управлять складом со сложной структурой и адресным (ячеистым) хранением, а также вести учет по сериям и срокам годности. Кроме того, здесь реализован мощный блок аналитики для принятия управленческих решений. Обычно этот софт выбирают при количестве пользователей более 10 человек.

«1С:Розница»

Эта конфигурация оправдала название, так как «заточена» именно под розницу, подходит как для отдельного магазина, так и для торговых сетей. По сути, это урезанная версия «1С:УТ» с некоторыми дополнениями. В «Рознице» предусмотрена более полная поддержка периферии, можно подключать принтеры чеков. Также здесь реализованы расширенные настройки РМК, и само рабочее место более функционально.

Пользователям доступен полный набор функций для учета ТМЦ на складе, в том числе фасовка развесной продукции с дальнейшей печатью этикеток. Программа подойдет розничным магазинам, которым нужен базовый товароучет на складе и полноценное РМК.

Индивидуальные проекты по автоматизации складского учета. Консультации 24/7!
Оставьте заявку и получите консультацию.

Отправляя форму вы принимаете условия обработки персональных данных.

Оцените, насколько полезна была информация в статье?

Наш каталог продукции

У нас Вы найдете широкий ассортимент товаров в сегментах
кассового, торгового, весового, банковского и офисного оборудования. Посмотреть весь каталог
Поделитесь полезным с друзьями:

Подпишитесь на обновления в один клик. У нас много полезной информации:

Добавить комментарий

Отправить комментарий



вверх
Подпишитесь на рассылку

Расскажем и вовремя сообщим обо всех нововведениях.
Каждый месяц честный обзор нового кассового
оборудования и программного обеспечения.

Есть вопросы?

Мы заботимся о своих клиентах 24/7!
Ответим на вопросы, посоветуем лучшее
оборудование, решим технические сложности.

Задать вопрос
Хотите избежать штрафов по маркировке?

Получите решение от наших экспертов!

Отправляя форму вы принимаете условия обработки персональных данных.

голосом - проще!
Не тратьте свое время!

Наши менеджеры отлично разбираются в законодательстве и технике.Оставьте свой номер и мы быстро подберем лучшее решение по цене!

Отправляя форму вы принимаете условия обработки персональных данных.

Мы хотим сделать Вам действительно лучшее предложение по цене!

Ваш телефон:

Укажите Ваш контактный телефон и
засекайте время!

Отправляя форму вы принимаете условия обработки персональных данных.