Невозможно представить себе успешный бизнес, где все операции по движению товаров рассчитываются на калькуляторе и записываются в тетрадку. Такой подход неизбежно ведет к пересортице, воровству, «усушке-утруске» и огромным убыткам. Без автоматизированного учета невозможно спланировать поставки: в итоге самых ходовых товаров нет в запасе, а непопулярные залеживаются на складе мертвым грузом.
Многие до сих пор считают, что автоматизация учета — это долго, сложно и дорого. Но это далеко не так. На рынке уже давно появились продукты, позволяющие организовать систему управления складом с минимальными затратами. Многие из них можно внедрить за один день и сразу начать работу. Какие решения популярны в 2021 году и как правильно выбрать ПО для управления складом, подробно рассмотрим в статье.
Узнайте какая 1С вам подходит и получите бесплатную установку на версии 1С ПРОФ
Как организовать документооборот склада и складской учет
Основная цель автоматизированного складского учета — поддерживать соответствие учетных остатков (в электронной базе) реальным запасам на складе. То есть все операции по товародвижению (приемка, отгрузка, перемещение на складе, списание, реализация) необходимо отражать в программе. Фактический остаток должен быть равен количеству товаров в учетной системе. Если на складе обнаружен неучтенный излишек, его оприходуют (принимают к учету), если недостаток — списывают.
Для организации учета товаров на складе недостаточно купить программу. В первую очередь для каждой операции необходимо назначить материально ответственное лицо. Чтобы не допустить неразберихи в складском хозяйстве, ответственность должна быть не коллективная, а индивидуальная, и сопровождаться непрерывным документооборотом. Все действия следует четко документировать, чтобы по каждой операции было видно, кто и за что отвечает.
Документооборот на складе базируется на обычной бухгалтерской первичке — это основа управленческого и складского учета. Каждая складская операция (прием, перемещение, хранение, инвентаризация и отпуск) сопровождается набором утвержденной первичной документации. С полным списком можно ознакомиться в Приложении 2 к Приказу Минфина РФ № 52н от 30.03.2015.
Специализированный софт для управления складом позволяет перевести документооборот в электронный вид. Обмениваться бумажными накладными с контрагентами все равно придется. Зато все складские и бухгалтерские документы можно будет сформировать за пару минут, благодаря встроенным шаблонам и справочникам.
Правильный автоматизированный учет на складе розничного магазина выглядит примерно так:
- Экспедитор от поставщика привозит партию с накладными, спецификациями и другими сопроводительными документами.
- С помощью терминала сбора данных (ТСД) сотрудник сверяет фактическое наличие товаров с данными из накладной (ТОРГ-12). Если все сходится, принимает партию и ставит отметку в документе, если нет — принимает частично или возвращает всю партию поставщику.
- Данные из накладной загружаются в программу для склада. Поставщик может прислать электронные версии документов в Excel, и в таком формате их легко загрузить в «1С» и другие «товароучетки» за пару минут.
- При поступлении товара на склад посредством программы учета оформляется приходная накладная.
- Бухгалтер формирует приходный ордер и принимает новые товары на баланс.
- Внутренние перемещения на складе фиксируются товарной накладной ТОРГ-13.
- Товар снимается с учета после реализации покупателю через онлайн-кассу. На основании данных о продажах продавец планирует новые закупки.
Система товароучета невозможна без регулярной инвентаризации (полной или частичной). В бумажном виде это очень сложно, долго и муторно. Но при наличии автоматизированной учетной системы и ТСД процесс инвентаризации становится гораздо проще.
Маленькие магазинчики игнорируют товароучетный софт и ограничиваются журналом учета движения товаров на складе, где все записи делаются от руки. Владелец бизнеса не может держать все под контролем, поэтому ошибки и злоупотребления персонала неизбежны и ведут к снижению прибыли. Из этого следует, что автоматизированный учет для микробизнеса так же актуален, как и для торговых сетей.
Учет материалов на производственном складе имеет свою специфику и отличается от бизнес-процессов в торговле. Далее мы будем рассматривать только товароучет в рознице.
Какие бывают программы учета товара на складе
Все программные решения для управления товародвижением можно разделить на две категории: облачные и коробочные (локальные). В первом случае вы ежемесячно вносите абонентскую плату и получаете доступ к веб-сервису, во втором — устанавливаете софт на рабочий компьютер и покупаете лицензию.
Как выбрать ПО
Каждый вариант имеет свои плюсы и минусы. Рассмотрим их подробнее:
| Плюсы | Облачный сервис | Коробочные программы |
| Легко автоматизировать склад с минимальными затратами на старте — достаточно внести абонентскую плату за месяц. При оплате сразу за полгода или год стоимость одного месяца использования снижается | Защита информации за счет ограниченного доступа. В программе может работать только один человек, который имеет доступ к этому рабочему месту | |
| Нет привязки к одному рабочему компьютеру. Ведение учета доступно в личном кабинете сервиса из любой точки мира, где есть интернет | Большое количество отчетов по поставкам и продажам с детализацией по фильтрам: по сотрудникам, магазинам, складам и т. д. | |
| Для работы нужен только стабильный интернет. Никаких требований к мощности «железа» | Возможность доработки функциональности под нужды компании | |
| Резервные копии баз сохраняются в облаке | Внося единовременную плату, владелец бизнеса получает товароучетный софт в собственное пользование | |
| Автоматические обновления и устранение сбоев — обязанность владельца веб-сервиса. Не нужны дополнительные расходы на услуги программиста. | ||
| Простой интерфейс, который не требует специальных навыков и длительного обучения | ||
| Минусы | Работа в сервисе невозможна, если нет интернета | Для установки, настройки и обслуживания ПО необходимо нанимать программиста или прибегать к услугам сторонних организаций. Обычный пользователь с этим не справится |
| Риск (хоть и минимальный) потери данных из-за сбоев на сервере поставщика | За обновления придется доплачивать | |
| Нет возможности «прикручивать» дополнительные функции с учетом своей специфики | Платная техподдержка | |
| За год сумма расходов на «облако» обычно превышает стоимость лицензии на «коробку» | Информация хранится на ПК, поэтому необходимо регулярно делать копии баз | |
| Если сломается компьютер, на котором стоит лицензия, работа временно останавливается | ||
| Рабочий компьютер должен соответствовать минимальным требованиям по вычислительной мощности, иначе программа будет работать медленно и некорректно |
Облачную программу нельзя доработать под себя, так как поставщик предлагает стандартный набор опций. Зато можно перейти на другой тариф с расширенными возможностями, правда, за это придется доплатить.
Для малого и микробизнеса стоимость внедрения локальной программы оказывается неподъемной. Кроме самой лицензии, придется регулярно тратиться на техническое сопровождение и обновления. В этом случае облачные программы учета товара на складе — единственный доступный способ автоматизации бизнеса. Для работы потребуется обычный ноутбук для кладовщика или менеджера и доступ к интернету (если нет Wi-Fi, можно использовать GSM-модем).
Предприятиям с широким ассортиментом (свыше 20 000 позиций) и сложными системами хранения выгоднее развернуть собственную инфраструктуру — купить локальный софт и «допиливать» его под свои потребности. Расходы окупаются, в среднем, в течение 2–3 лет.
Функциональные возможности веб-сервисов примерно одинаковые:
- доступность ЛК с различных устройств;
- взаимодействие с онлайн-кассой, весами и другим торговым оборудованием;
- интеграция с ЕГАИС, «Честный ЗНАК», сервисами CRM, «1С: Бухгалтерия»;
- автоматическое формирование заказов поставщикам;
- получение наглядной аналитики по продажам;
- уведомления об исчерпании товарных запасов;
- загрузка номенклатуры (прайсов поставщиков) из Excel;
- автоматическое обновление базы после каждой продажи;
- поддержка всех форм складской документации.
На отдельных облачных и коробочных программах остановимся подробнее.
Облачная программа LiteBox для учета на складе
LiteBox входит в топ ПО для облачной автоматизации магазина наряду с «МойСклад», «ЕКАМ», «Бизнес.ру» и «Контур.Маркет». Веб-сервис доступен на любом устройстве (ПК, планшете или смартфоне) с подключенным интернетом. На запуск и настройку потребуется не более 30 минут. В программе реализованы базовые функции для любого бизнес-процесса в торговле:
- складской учет;
- управление продажами, в том числе алкогольной продукцией (все функции кассовой программы в соответствии с 54-ФЗ);
- управление закупками, работа с поставщиками;
- создание отчетности и получение аналитики по продажам;
- маркетинговые инструменты.
Программа для учета склада LiteBox позволяет оформить любые операции по товародвижению:
- приемка;
- реализация и списание;
- оформление пересортицы и возвратов;
- переоценка;
- перемещение между складами;
- инвентаризация (как по остаткам, так и выборочно на группы товаров).
Программа поддерживает «первичку» для складского документооборота: товарные накладные, счета-фактуры, акты списания и т. д.
При покупке кассового аппарата LiteBox пользователь может бесплатно подключиться к веб-сервису по тарифу «Базовый» и смотреть в программе статистику по своему магазину. Функции по товароучету доступны только на тарифе «Профи». При покупке годового пакета действует скидка. Облачная программа LiteBox подойдет:
- розничным точкам с одной онлайн-кассой;
- сезонному бизнесу с непостоянным спросом.
Чтобы оценить возможности сервиса, рекомендуем воспользоваться демоверсией, которая доступна для запуска на официальном сайте разработчика.
Приложение Эвотор в системе управления складом
Владельцы кассовых аппаратов Эвотор получают доступ к облачному сервису, где так же, как и в LiteBox, могут проверять чеки, просматривать статистику по основным показателям бизнеса и многое другое. В личном кабинете Эвотор можно подключать и отключать платные/бесплатные приложения, загруженные из фирменного магазина. Так, владелец точки может самостоятельно выбирать, в каком сервисе ему вести товароучет.
В качестве самого популярного приложения для автоматизации склада выделим фирменный сервис Эвотор — «Управление ассортиментом». Теоретически он применим для бизнеса любого масштаба, но чаще всего используется для небольших магазинов, закусочных и кафе. Основные возможности:
- работа с товарной номенклатурой на компьютере или смарт-терминале;
- загрузка товарных позиций из Excel;
- автоматическое планирование поставок на основе аналитики: какая продукция самая ходовая, а какая плохо продается;
- оперативный поиск ошибок в учете: дублей, отрицательных остатков и т. д.;
- печать ценников при фасовке на складе.
У приложения понятный интерфейс, в котором можно разобраться даже без помощи бухгалтера и программиста.
Программы «1С» для склада
Из коробочных решений для складского учета самой востребованной программой долгое время считалась конфигурация «1С:Торговля и склад 7.7». Она подходила как для оптовой, так и для розничной торговли. Сегодня этот продукт до сих пор используют на некоторых предприятиях, несмотря на то, что платформа уже устарела. Сколько стоит программа «1С:Торговля и склад»? Вопрос уже неактуален, так как вендор прекратил выпуск этой конфигурации и обновлений для нее, поэтому рано или поздно придется перейти на другие версии.
«1С:Управление нашей фирмой»
«УНФ» — универсальная программа для автоматизации склада, продаж, контроля за персоналом, ценообразования и т. д. Позволяет полностью организовать учет товародвижения в мелкой рознице:
- принимать партии на складе с указанием количества и цен;
- оформлять перемещение товарных запасов между складами и подразделениями;
- продавать товары с учетом предоплаты и скидок;
- контролировать запасы и получать данные о товарах для анализа и планирования закупок.
В программе предусмотрено рабочее место кассира (РМК), это значит, ее можно устанавливать на POS-системах в магазинах и продавать товары в соответствии с 54-ФЗ с формированием фискальных чеков.
Для складов со сложной иерархией эта версия не подходит, так как учетные функции здесь доступны в упрощенном виде. Зато для микропредприятий с количеством пользователей до 5–10 человек возможностей этого софта более чем достаточно. «УФН» рекомендована для небольших магазинов одежды, обуви и продуктов питания, а также микропредприятий, совмещающих офлайн- и онлайн-торговлю.
«1С:Управление торговлей»
В названии этой программы нет слова «склад», но она поддерживает все необходимые функции для автоматизации учета в складском хозяйстве. Складской учет в «1С:УТ» строится на базе ордерной системы. Ордера систематизированы в реестрах по типу, по всем приходным и расходным документам ведется журнал. Это очень удобно, потому что всю историю по движению товара можно отследить в одном месте. Приходный ордер формируется при приемке продукции, а расходный — при ее отправке со склада. «1С:УТ» считается универсальной программой, которая автоматизирует сразу несколько участков:
- взаимоотношения с клиентами (CRM);
- анализ поставщиков и планирование закупок;
- управление оптовыми, розничными и комиссионными продажами;
- ценообразование;
- взаимодействие с торговым оборудованием.
Конфигурация «УТ» подходит для крупных ретейлеров. В отличие от «1С:Управление нашей фирмой», она позволяет управлять складом со сложной структурой и адресным (ячеистым) хранением, а также вести учет по сериям и срокам годности. Кроме того, здесь реализован мощный блок аналитики для принятия управленческих решений. Обычно этот софт выбирают при количестве пользователей более 10 человек.
«1С:Розница»
Эта конфигурация оправдала название, так как «заточена» именно под розницу, подходит как для отдельного магазина, так и для торговых сетей. По сути, это урезанная версия «1С:УТ» с некоторыми дополнениями. В «Рознице» предусмотрена более полная поддержка периферии, можно подключать принтеры чеков. Также здесь реализованы расширенные настройки РМК, и само рабочее место более функционально.
Пользователям доступен полный набор функций для учета ТМЦ на складе, в том числе фасовка развесной продукции с дальнейшей печатью этикеток. Программа подойдет розничным магазинам, которым нужен базовый товароучет на складе и полноценное РМК.
