С развитием маркетплейсов документооборот между ними и продавцами перешел в электронный формат. Такой обмен бланками удобен, но одновременно вызывает вопросы. В статье расскажем, как подключить и настроить ЭДО с Яндекс.Маркетом, Wildberries и другими площадками. Поясним, кто из селлеров (продавцов) может обходиться без электронного документооборота. Ответим на вопрос, нужен ли ЭДО для Казань Экспресс.
Что такое электронный документооборот с маркетплейсами
Электронный документооборот с маркетплейсами — онлайн-обмен формализованными и неформализованными документами между продавцом и торговой площадкой. Поясним, какие «бумаги» имеются в виду.
Формализованный электронный документ (ЭД) — бланк установленного или рекомендуемого формата. Расположение обязательных полей для внесения данных утверждено правовыми актами. Для целей ЭДО с торговыми онлайн-площадками — приказами Федеральной налоговой службы (ФНС) России. К формализованным ЭД относятся:
- накладная;
- счет-фактура;
- универсальный передаточный документ (УПД);
- универсальный корректировочный документы (УКД);
- акты расхождения и приемки товаров.
Представляются в виде файлов с расширением .xml.
Неформализованный ЭД — бланк свободного формата и содержания. Может быть в любом формате: .doc или .docx, .pdf, .webp, .xls и др. К неформализованным относятся:
- договор;
- спецификация;
- паспорт сделки;
- письмо и другие.
Любые ЭД будут иметь юридическую силу только после того, как отправитель подпишет их квалифицированной электронной подписью (КЭП). Получить ее можно:
- в Удостоверяющем центре (УЦ) Федеральной налоговой службы России и у его доверенных лиц — индивидуальным предпринимателям, юридическим лицам (действующим без доверенности от имени компании), нотариусам, причем бесплатно;
- в УЦ Федерального Казначейства — представителям государственных организаций и органов местного самоуправления;
- в коммерческих УЦ — всем физическим лицам, в том числе и тем, кто действует от имени предприятия по доверенности.
Первый шаг при организации ЭДО со СДЭК.Маркетом, с Ozon, СберМегаМаркетом или другой торговой площадкой — выбор оператора электронного документооборота (ОЭД). Сведения о провайдерах, прошедших проверку на соответствие требованиям (утверждены приказом ФНС России от 08.06.2021 № ЕД-7-26/546@), содержатся в Реестре ОЭД.
Выбирая оператора ЭДО, сначала проанализируйте, с какими взаимодействуют маркетплейсы и большинство ваших контрагентов. Возможно, будет выгоднее провести интеграцию 1С с маркетплейсами, чтобы документооборот был автоматическим. Еще обратите внимание на такие нюансы, как:
- Пакет услуг. У каждого оператора есть базовый набор функций. Дополнительные возможности предлагают не все ОЭД.
- Сервис и техподдержка. Выясните, помогает ли оператор в подключении и настройке сервиса, как работает техподдержка, есть ли у компании обучающие материалы для клиентов и т. п.
С какими операторами ЭДО напрямую работает Wildberries, Ozon и другие площадки, а с какими нужно настроить роуминг, расскажем в следующих блоках. А пока поясним, для чего же нужен онлайн-обмен документами с торговой онлайн-платформой.
Для чего нужен ЭДО для Вайлдберриз, Озон и других маркетплейсов
ЭДО для Вайлдберриз, Озон и других торговых площадок избавляет селлера от проблем с оформлением сделок. То есть электронный документооборот позволяет:
- исключить человеческий фактор и снизить количество ошибок;
- быстро находить нужные формы/бланки и экономить на их хранении — все в единой системе;
- обеспечить надежную защиту договоров, «первички», исключить их утерю;
- ускорить оформление и оплату сделок.
Сведения о компаниях не попадут в третьи руки. Ведь обмен электронными накладными, счетами, чеками, договорами происходит по закрытому защищенному каналу связи.
ЭДО с Вайлдберриз и Озон для селлеров, которые работают с товарами, подлежащими обязательной маркировке, — это не просто удобство, а необходимость. Согласно Постановлению № 2464 от декабря 2020 года, при передаче права собственности на товар другой компании продавец должен уведомлять об этом «Честный ЗНАК» только через ОЭД. На момент написания материала правило касается участников оборота фототехники, парфюмерии, обуви, шин и продукции легкой промышленности.
Документооборот с Озоном при продаже по разным схемам
Некоторые клиенты Озона при продаже товаров через площадку могут работать без электронного документооборота. Это селлеры, которые выбрали схему RFBS или FBS — реализацию со своего склада. Продавец самостоятельно собирает заказы и отправляет их покупателю через службу доставки OzonRocket или любой другой курьерский сервис.
Здесь сразу возникает вопрос: «Можно ли на Озоне по схеме FBS продавать без ЭДО товары, подлежащие обязательной маркировке?» Отвечаем: нет. Реализация всей продукции, отслеживаемой в ГИС МТ «Честный ЗНАК» и «Меркурий», а также ювелирных изделий оформляется электронными документами.
Кроме того, ЭДО обязателен при создании заявок на склад в Твери, Хоругвино — РФЦ (для мелких грузов) и Негабарит (для крупных товарных единиц). Ограничения пока действуют из-за особенностей работы сервиса, но в будущем торговая площадка планирует их убрать.
Электронный документооборот с Озоном обязателен для тех селлеров, которые при продаже продукции используют схему FBO. То есть товар хранится на складе торговой площадки и реализуется оттуда.
Первый шаг к настройке ЭДО с Ozon — выбор оператора. Маркетплейс работает напрямую со «Сфера.Курьер» («СберКорус») и «Контур.Диадок». Подключение к ним происходит в течение 1–5 суток. Если же продавец уже сотрудничает с каким-то из этих ОЭД — достаточно из личного кабинета на сервисе оператора направить приглашение для работы с Ozon.
Если селлер пользуется услугами другого ОЭД — настроить роуминг со «Сфера.Курьер» или «Контур.Диадок». На интеграцию систем уходит до 10 дней.
Как происходит удаленный обмен электронными документами:
Каждая из сторон может отслеживать статус документа на любом из этапов.
ЭДО с Wildberries: с какими операторами работает и другие нюансы
На Wildberries без подключения электронного обмена «бумагами» могут продавать ИП, юридические и физические лица, работающие без НДС. Все остальные селлеры должны выбрать оператора и настроить ЭДО.
Маркетплейс сотрудничает с компаниями «Тензор» и «СКБ Контур». Для подключения одного из этих операторов достаточно указать его в личном кабинете (ЛК) на торговой площадке. Если же продавец выбрал другого ОЭД, тогда нужно настроить роуминг.
Для подключения ЭДО на Wildberries:
- Зарегистрируйтесь на сайте в качестве продавца и заполните профиль.
- Примите оферту торговой площадки.
- Получите КЭП для дальнейшей работы с документами. Если у вас уже есть усиленная квалифицированная электронная подпись, тогда можете использовать ее.
- Выберите оператора электронного документооборота и заключите с ним договор.
- Внесите данные об ОЭД в личном кабинете Wildberries.
После выполнения всех этапов можно начинать онлайн-обмен УПД с указанием комиссий, товарно-транспортными накладными и отчетами о продажах.
Нужен ли ЭДО для Казань Экспресс
Для документообмена между KazanExpress.ru и продавцом используется ЭДО. Торговая площадка сотрудничает с оператором «Контур.Диадок». Подключение к нему займет от 10 минут до 1–2 дней. После того как взаимосвязь с оператором будет настроена, останется в личном кабинете в системе ЭДО направить приглашение KazanExpress.ru. Как только торговая площадка его примет, можно начинать взаимообмен электронными документами.
Если селлер уже подключен к другому оператору ЭДО, тогда нужно настроить роуминг между используемой системой и «Контур.Диадок». Такая интеграция займет до 10 рабочих дней.
Документооборот с маркетплейсом Яндекс.Маркет
Яндекс.Маркет поддерживает 2 вида обмена закрывающими документами с продавцами: бумажный и электронный. Торговая площадка работает только с провайдерами:
- «Контур.Диадок» — подходит для участников ГИС МТ «Честный ЗНАК»;
- СБИС от «Тензор» — для тех, кто работает с ЕГАИС, «Меркурием» и «Честным ЗНАКом».
Роуминг с другими операторами в Яндекс.Маркете не поддерживается.
Чтобы подключить ЭДО:
- Выберите оператора и подпишите с ним договор.
- Перейдите в личном кабинете на маркетплейсе во вкладку «Бухгалтерия» → «Закрывающие документы».
- Подтвердите подключение к конкретному оператору.
После этого в личном кабинете на сайте провайдера ЭДО появится приглашение от торговой площадки. Примите его. Все операции с бумагами будут осуществляться в электронном виде только с месяца, следующего за подключением ЭДО.
Поясним, как строится взаимодействие. Ежемесячно в течение первых 7 рабочих дней торговая площадка направляет продавцу закрывающие документы по двум договорам:
- О размещении — формы приходят готовыми.
- О продвижении — заполняет селлер; то есть маркетплейс отправляет только шаблоны.
Документы по второму договору нужно подготовить, подписать и направить обратно Яндекс.Маркету.
ЭДО СберМегаМаркет
Настройка ЭДО со СберМегаМаркетом — необязательное условие для продаж на площадке. Предусмотрена возможность получения закрывающих документов через личный кабинет селлера, не взаимодействуя при этом с ОЭД. Формы появляются в ЛК на шестой рабочий день следующего месяца.
Также продавец может направлять маркетплейсу бумажные документы. Услуга оплачивается помесячно в размере 1 500 руб. Плата взимается только за те месяцы, в которых селлер продавал товары и, соответственно, использовал бумажный документооборот.
Обмен электронными документами бесплатный. СберМегаМаркет работает с «Контур.Диадок». Или через роуминг между ним и любым другим оператором.
Итак, электронный документооборот избавляет от рутины, ускоряет оформление операций. Для заключения договора с оператором и работы с электронными формами нужна КЭП. Оформим ее для вас. Наша услуга — для всех физических лиц, в том числе тех, кто действует от имени предприятия по доверенности. Если вы руководитель юрлица — поможем собрать документы и расскажем, куда обратиться для оформления ЭП.
Можно ли работать с Озоном без ЭДО, если я самозанятый?
Здравствуйте! При работе по схеме «Продажа со склада Ozon» потребуется организовать с площадкой электронный документооборот (ЭДО).
Здравствуйте. Подскажите, пожалуйста, можно ли использовать одну и ту же электронную подпись для работы на разных маркетплейсах? Или для каждого нужна своя?
Здравствуйте! Если вы продаете товары на разных маркетплейсах от имени одной и той же компании, тогда можно использовать одну КЭП для работы на всех площадках. Если на разных маркетплейсах от разных юрлиц — то КЭП должны быть разными (для руководителя или ответственного лица каждой из компаний).
Спасибо за Ваш труд!!