Практически каждый бизнес-процесс на предприятии сопровождается оформлением договоров, соглашений, финансовых и других документов. Бумажный документооборот постепенно вытесняется электронным (ЭДО). Владельцы организаций и частные предприниматели приобретают квалифицированные электронно-цифровые подписи (КЭЦП, КЭП), чтобы удаленно взаимодействовать с госорганами, отправлять отчеты и декларации из офиса, участвовать в госзакупках, проводить сделки с контрагентами и осуществлять транзакции. Система электронного документооборота позволяет усилить безопасность данных, исключить вероятность ошибок в информации, сократить затраты на обработку, хранение и доставку бумаг. При наличии ЭЦП можно дистанционно зарегистрировать кассовый аппарат в ФНС и поставить юрлицо на учет в налоговой.
Как получить электронную подпись для ООО и какие операции с ней можно выполнять? Поговорим об этом далее.
Для чего нужна ЭЦП в ООО
Согласно законодательству, завизированные КЭЦП документы по значимости являются аналогами бумажных экземпляров. Их используют внутри компании для оперативного сотрудничества с подразделениями, передаются поставщикам, клиентам и государственным инстанциям. При этом предоставление бумажного аналога не требуется. КЭЦП существенно упрощает работу предприятия, экономит время сотрудников, позволяет снизить затраты на транспорт и бумагу для распечатки документов.
Цифровые файлы становятся юридически значимыми только при их визировании усиленной цифровой подписью. Она удостоверяет личность автора и подтверждает, гарантирует подлинность документации и подтверждает, что после заверки в нее не вносились коррективы.
Электронный идентификатор используется практически в каждой сфере коммерческой деятельности для следующих операций:
- Отправка электронной отчетности в ПФР и ФСС (если документ подается на количество сотрудников более 25 человек).
- Дистанционное взаимодействие с автоматизированными системами государственных служб: Росстат, Росреестр, Роспатент и др. С помощью КЭП можно запрашивать справки, подавать документацию на оформление лицензий, направлять жалобы и обращения.
- Автоматическая передача сведений в ЕГАИС ФСРАР. Это обязательная процедура для всех ЮП и ИП, реализующих алкоголь.
- Участие в аукционах на федеральных и коммерческих торговых площадках.
- Создание системы электронного документооборота на предприятии. Корпоративный ЭДО удобен для крупных холдингов с отделениями в разных регионах. С помощью КЭП сотрудники компании могут удаленно обмениваться друг с другом юридически важной документацией.
Подача деклараций в ФНС
Самый распространенный пример использования КЭЦП в ООО — подача налоговых деклараций в ИФНС. Раньше, для того чтобы отчитаться перед налоговой, приходилось распечатывать документ в двух экземплярах, заверять подписью начальства и лично отвозить в отделение. Это долгий и трудозатратный процесс.
В режиме онлайн эта процедура занимает не более 10 минут. Отчет можно отправить через специальный интернет-сервис ФНС:
- установить в систему корневой сертификат УЦ ФНС России;
- скачать сертификат открытого ключа ФНС и установить на свой ПК (он нужен для шифрования документа);
- подписать декларацию с помощью КЭЦП и зашифровать ее на открытом ключе получателя;
- сформировать файл для отправки с помощью программы «Налогоплательщик ЮЛ»;
- зайти в налоговый сервис под своей учетной записью и отправить файл одним кликом.
В этом случае декларацию придется заполнять вручную, что не исключает вероятность ошибок. Во избежание подобных проблем рекомендуется заключить договор с одним из операторов ЭДО: СКБ Контур, Такском, Тензор и др. Организация-посредник отправляет декларации через интернет вместо своего клиента, гарантирует безопасность и корректность данных.
Использование электронной подписи для регистрации ООО
При наличии квалифицированной ЭЦП юрлица и ИП могут удаленно взаимодействовать с ИФНС, отправлять отчетность, вносить дополнения в ЕГРЮЛ и в ЕГРНИП. С 2017 года появилась возможность дистанционной регистрации ООО с ЭЦП.
Справки для постановки ЮЛ на учет можно собрать самостоятельно, но лучше воспользоваться бесплатным сервисом. Само заявление и документацию можно подать на сайте ЕСИА или ФНС.
Чтобы предпринимателям было проще собирать справки для госрегистрации ЮЛ или ИП, ФНС разработала специальный сервис «ППДГР». Приложение служит для последовательного сбора необходимых бумаг и формирования транспортного контейнера (пакета файлов) для их дальнейшей отправки. Этот сервис позволяет сэкономить время, оперативно собрать все бумаги и с первого раза поставить компанию на налоговый учет.
Инсталляция программного обеспечения
Программа с описанием и инструкцией размещена в разделе «Программные средства». Все авторизованные пользователи могут скачать ее бесплатно.
Нажмите на кнопку «Файл загрузки» и скачайте дистрибутив. Установочный файл сохраняется в загрузках под именем setup_ppdgr_full.exe. Запустите его и выполните следующие действия:
- изучите лицензионное соглашение, подтвердите согласие с условиями и нажмите «Далее»;
- в следующем окне выберите место для сохранения программы ППДГР;
- нажимайте клавишу «Далее» в каждом последующем окне;
- дождитесь завершения установки и нажмите «Закрыть».
Приложение распространяется как свободное ПО, и лицензия для него не требуется. Программа «ППДГР» в автоматическом режиме формирует контейнер цифровой информации для подачи онлайн-заявки.
Заявление для регистрации ООО с ЭЦП
ПО от ФНС позволяет дистанционно пройти госрегистрацию ООО с любым количеством учредителей и в любой точке РФ.
Для постановки организации на учет потребуется стандартный комплект бумаг и заявка о госрегистрации по форме Р11001.
Шаблон заявки автоматически открывается в приложении (достаточно выбрать форму по номеру и нажать на соответствующую ссылку в списке). В ней необходимо заполнить следующие пункты:
- название предприятия;
- юридический адрес;
- размер уставного капитала — эту сумму необходимо внести на счет компании в течение 4 месяцев с момента постановки на учет;
- информация обо всех учредителях общества и сумма их взноса в УК;
- сведения о лицах, наделенных полномочиями представлять интересы общества без доверенности;
- вид деятельности по ОКВЭД.
После заполнения всех разделов нажмите кнопку «Печать», чтобы сохранить файл заявления (состоит из нескольких страниц). Он понадобится при дальнейшем наполнении пакета (контейнера) электронных документов.
Формирование пакета документов для регистрации ООО с ЭЦП
После заполнения заявки можно переходить к этапу сбора документов. Программа «ППДГР» имеет интуитивно понятный интерфейс, пользователю необходимо просто следовать подсказкам и поэтапно загружать файлы в контейнер.
Полный комплект документов для регистрации ООО с ЭЦП включает в себя:
- заявка по форме Р11001, составленное на первом этапе;
- устав ООО;
- гарантийное письмо, в котором указано, что собственник офиса согласен с регистрацией и дальнейшей деятельностью компании по указанному адресу;
- уведомление о переходе на УСН (без этой справке общество автоматически переходит на общий режим налогообложения);
- решение участников (участника) о создании ООО (протокол собрания учредителей).
С 1.01.2019 г. правительство отменило госпошлину при электронной подаче документов, поэтому процедура удаленной постановки на учет стала не только удобной, но еще и выгодной. Ранее в комплект документов нужно было добавлять справку об оплате госпошлины, сейчас в этом нет необходимости.
Визирование пакета с помощью КЭЦП
Для регистрации ООО каждый из учредителей компании должен иметь свою электронную подпись, поскольку документы в контейнере визируются всеми участниками общества.
Для заверки файлов зайдите в раздел «Сервис» → «Параметры»:
- выберите из списка ФИО уполномоченного лица (перечень формируется автоматически при заполнении анкеты);
- в графе «Роль» введите «заявитель» и нажмите «Применить»;
- выберите документ и нажмите кнопку «Подпись».
Повторите процедуру для каждого подписанта, проверьте правильность данных и выберите команду «Сформировать контейнер для отправки». Документы в сформированном пакете не подлежат изменению или удалению. Комплект для отправки сохраняется на рабочем столе в формате ZIP.
Удаленная подача заявки в ФНС
Дистанционная подача документов на госрегистрацию осуществляется через личный кабинет в сервисе ФНС. Заявку подает один из учредителей общества, используя свою собственную КЭЦП:
- подключите USB-токен к рабочему ПК;
- зайдите в сервис ФНС под своей учетной записью и нажмите кнопку «Начать работу»;
- откройте закладку «Отправка документов»;
- выберите сохраненный на компьютере файл;
- выберите сертификат для заверки документов и подтвердите действие кнопкой «Подписать»;
- нажмите клавишу «Отправить».
В течение 3-5 дней на e-mail заявителя придет письмо с ответом. При успешной регистрации к письму прикладывается копия устава, справку о постановке на учет в ИФНС и выписку из Единого реестра. Все документы заверены КЭЦП ИФНС, что приравнивает их к бумажным оригиналам. С этого момента компания может регистрировать расчетные счета, заключать сделки и вести полноценную коммерческую деятельность.
Как получить электронную подпись для ООО
Для получения КЭЦП уполномоченному лицу от ООО необходимо отправить заявку в любой аккредитованный УЦ, оплатить услугу и принести оригиналы бумаг.
В некоторых случаях требуется оформить несколько сертификатов. Например, если компания занимается реализацией спиртных напитков и отчитывается в ФСРАР, нужно приобрести специальную подпись, которая не подойдет для ФНС.
ЭЦП для ООО оформляется на конкретного представителя ООО, уполномоченного представлять интересы компании. Это может быть директор, главный бухгалтер, менеджер или любой другой сотрудник, который занимается визированием электронной документации.
Документы
Сертификат ЭЦП можно заказать в любом центре из списка организаций, аккредитованных Минкомсвязи. Заявка отправляется в электронном виде на сайте УЦ, но для получения сертификата сотрудник ООО должен лично прийти в офис и принести оригиналы документов:
- заверенное заявление с печатью;
- выписка из реестра юрлиц;
- свидетельство о постановке на госучет;
- ИНН;
- паспорт и СНИЛС человека, на имя которого выпущены ключи;
- доверенность, по которой этот сотрудник получает право заверять электронные файлы.
На выпуск электронной подписи для ООО отводится 1-2 дня. Клиенту выдают бумажный сертификат и USB-токен, на который записаны секретный и публичный ключи.
Выпуск КЭЦП наделяет владельца сертификата новыми обязательствами — он должен следить за сохранностью аппаратного ключа (флешки), чтобы посторонние лица не смогли получать доступ к ключам, создавать подписывать ими юридически важные документы. При утрате USB-токена необходимо срочно обратиться в УЦ.
Можно ли получить ЭЦП для ООО бесплатно
ЭП — основной инструмент ЭДО. Ни в одном УЦ нельзя получить ЭЦП для ООО бесплатно. Стоимость средств КЭП зависит от сферы ее применения, ценовой политики конкретного центра и наличия дополнительных опций.
На момент написания статьи цена самого сертификата варьируется в пределах 2500-3000 р. С ключевым носителем общие затраты увеличиваются на 500-1000 р. Для работы с ЕГАИС придется приобрести специальный USB-токен — JaCarta SE или Рутокен ЭЦП 2.0. Эти флешки стоят дороже обычных USB-носителей для ЭЦП — 1500-2000 р.
Некоторые УЦ предлагают дополнительные услуги, например, круглосуточную консультационную поддержку (500-1000 р. в год).
Период действия КЭЦП не превышает 12-15 месяцев. По истечении срока действия необходимо обратиться в УЦ, заказать новую подпись или продлить старую за дополнительную плату.
Как подготовиться к работе с КЭП
Независимо от сферы применения КЭЦП, владельцу сертификата требуется выполнить несколько подготовительных мероприятий, чтобы беспрепятственно подписывать и расшифровывать файлы:
- установите на рабочее место актуальную версию криптопровайдера CryptoPro CSP;
- инсталлируйте драйвер токена (дистрибутив можно найти на сайте производителя);
- запишите сертификат подписи с USB-токена в реестр ПК;
- сохраните на ПК корневой сертификат УЦ;
- на сайте КриптоПро скачайте бесплатную утилиту Browser plugin и установите на рабочее место;
- зарегистрируйте аккаунт на интернет-ресурсе организации, с которой планируете обмениваться файлами;
- добавьте сайт, принимающий от вас сертификат открытого ключа, в каталог надежных ресурсов: «Пуск» → CryptoPro → Настройки плагина для браузера.
По завершении всех процедур перезагрузите компьютер, чтобы активировать изменения.
