Касса — самое продаваемое устройство в категории торгового оборудования. Это ожидаемо, так как по закону ее должны использовать все организации и ИП в сферах розничной торговли, обслуживания и общепита. Предприниматели тщательно выбирают ККТ, обращают внимание на скорость печати чеков, ресурс аккумулятора, способы подключения к сети и другие параметры. Многие даже не знают, что функциональность кассы зависит не только от аппаратной начинки, но и от софта. О том, какие программы нужны для работы с онлайн-кассами, и как их выбирать, расскажем далее.
Виды программ для работы с кассой
Для начала давайте разберемся, какие вообще программы нужны для автоматизации торговли. Все ПО можно условно разделить на две категории в зависимости от того, какие бизнес-процессы нужно автоматизировать.
Фронт-офис
К этой категории относится кассовый софт, который устанавливается непосредственно на сам аппарат. Фронт-офис должен выполнять базовые задачи в соответствии с требованиями ФЗ № 54 «О применении ККТ»:
- формировать фискальные чеки с полным набором обязательных реквизитов;
- печатать чеки и отправлять их электронные копии на email или по номеру телефона;
- отправлять сведения о продажах оператору фискальных данных (ОФД), который в свою очередь передает их в ФНС;
- открывать и закрывать смены с формированием соответствующих отчетов.
Все кассовые программы поддерживают стандартные функции, обязательные по ФЗ № 54. Если позволяет бюджет, можно покупать продвинутое ПО с расширенным набором возможностей или подключать дополнительные опции.
Бэк-офис (back-office)
В эту группу входят товароучетные системы — программы, в которых содержится справочник всех товаров на предприятии. Здесь фиксируются все операции по товародвижению, формируются первичные документы и ведется аналитика.
Какое отношение товароучетная программа имеет к кассе? Они связаны технически. ФЗ № 54 обязывает указывать в чеках наименования проданных товаров, количество, цену и другие реквизиты. Чтобы название продукции попало в чек, в кассовую программу нужно загрузить описания всего ассортимента магазина. А «товароучетка» — это как раз и есть источник номенклатуры.
В розничной точке с маленьким ассортиментом теоретически возможно обойтись и без автоматизированного учета. Новые товары на кассу можно добавлять вручную или выгружать из Excel-таблицы. Но важно понять, что товароучетная программа — это не только место хранения номенклатуры. Она дает массу возможностей для развития бизнеса и повышения прибыли. С ее помощью предприниматель может отслеживать спрос, правильно планировать закупки и создавать программы лояльности.
Дополнительные сервисы и приложения
Сюда мы относим необязательные программы, которые устанавливаются дополнительно к основным. В качестве примера можно привести программные модули для работы с ЕГАИС и маркированными товарами.
Какое бывает кассовое ПО
Все программы фронт-офиса выполняют примерно одинаковый набор кассовых операций:
- прием наличных и карт;
- приход и расход, возврат прихода и расхода;
- выбор способа расчета — полная оплата, аванс, в кредит, погашение кредита;
- реализация по свободной цене;
- отражение признаков в чеке: товар или услуга, способ расчета;
- формирование чека коррекции.
Этого достаточно для базовой автоматизации кассового узла в мелкой рознице. Некоторые разработчики предлагают программы с расширенной функциональностью:
- выбор позиции с панели «Избранное»;
- автоматический расчет стоимости весового продукта;
- расчет суммы покупки с учетом скидки (на весь чек или конкретную позицию);
- смешанный платеж (наличными + картой);
- поддержка отложенных чеков для забывчивых покупателей;
- оплата подарочными сертификатами;
- программы лояльности, прием дисконтных карт;
- отчеты по статистике продаж.
Эти опции повышают стоимость кассового ПО, но нужны они не везде, поэтому важно оценить целесообразность переплаты.
Выбор ПО фронт-офиса во многом зависит от кассового аппарата. Остановимся подробнее на каждом из них.
Предустановленное ПО для смарт-терминалов
Смарт-терминалы («умные» кассы) — компактные моноблочные ККМ с сенсорным экраном, встроенным принтером чеков и фискальным накопителем. В этой категории популярны модели Эвотор, АТОЛ Sigma и LiteBox. На них уже установлено фирменное ПО для выполнения кассовых операций. Главный недостаток — «негибкость». Их нельзя «докрутить» под специфику бизнеса. Пользователь довольствуется тем, что предоставил разработчик, или подключает платные опции. Преимущества:
- интерфейс понятен даже неопытным пользователям;
- «родная» программа сразу готова к работе, не нужно тратить время на установку;
- возможность приобрести терминал с кассовой программой, «заточенной» под конкретный бизнес, например, АТОЛ Sigma 10 для общепита;
- дополнительные кассовые сервисы от производителя, которые можно подключать и отключать при необходимости.
Смарт-терминалы не рассчитаны на высокую нагрузку и постоянную печать чеков. Они предназначены для малого и среднего бизнеса (до 50–100 клиентов в день). Как правило, у предпринимателей этого сегмента нет потребности «допиливать» ПО и вполне хватает базовых возможностей. Если бизнес расширяется и требуются дополнительные опции, в любой момент можно подключить платные услуги, например, для курьерских служб, продажи алкоголя, работы с «Честным ЗНАКом».
Фронт-офис для POS-систем
Эти программы разработаны специально для POS-систем. Они поставляются уже в комплекте с кассовой техникой или приобретаются отдельно. ПО можно установить не только на профессиональную POS-систему, но и на обычный компьютер или планшетный моноблок, подключив к нему фискальный регистратор. Большинство таких программ — кроссплатформенные, то есть работают на любых операционных системах. Среди преимуществ выделим:
- универсальность — подходят как для небольшой розничной точки, так и для гипермаркета с большим клиентопотоком;
- возможность дорабатывать программу под себя;
- высокая скорость обслуживания клиентов;
- встроенные сервисы для работы с программой лояльности (сертификаты и купоны, индивидуальные и накопительные скидки, бонусы, дисконтные системы).
Чаще всего такие программы выбирают для автоматизации магазинов с высокой проходимостью и большим ассортиментом, где важно получить комплексное решение с гибкой системой настройки скидок, совместимостью с ЕГАИС и «Честным ЗНАКом». Выделим наиболее популярные предложения для фронт-офиса.
«1С: Розница»
Это решение «2 в 1». В нем есть и рабочее место кассира (РМК), и полный набор возможностей для товароучета:
- управление ассортиментом и ценообразованием;
- оперативный учет по складам и отделам магазина;
- фасовка весовой продукции с возможностью печати чеков;
- инвентаризация;
- управление запасами, планирование закупок;
- получение аналитической отчетности.
Плюсы:
- можно бесконечно дорабатывать программу с учетом потребностей бизнеса;
- совместимость с типовыми решениями «1С»;
- большое число франчайзи для поддержки.
Самый очевидный минус: для обслуживания и доработки придется прибегать к помощи программистов. Также «1С» более требовательна к мощности «железа», по сравнению с другими кассовыми программами.
Такой вариант подойдет для небольшого магазина «у дома». Одна программа позволяет организовать товароучет и автоматизировать рабочее место кассира, хотя в РМК здесь реализованы только стандартные опции. Для крупной розницы рекомендуется использовать «1С» для бэк-офиса в сочетании с отдельной программой для кассы.
Frontol от Атол
Это «чистый» фронт для кассира, в котором нет учетных функций. Для бэк-офиса придется покупать дополнительное решение, зато это специализированная программа непосредственно для кассового узла. Она гораздо функциональнее, чем встроенное урезанное РМК в «1С: Рознице». Расходы на ПО:
- единовременная оплата лицензии;
- годовая подписка на обновления и модуль для интеграции с ЕГАИС.
Преимущества Frontol:
- поддержка всех кассовых функций, в том числе применение программ лояльности;
- самый широкий список поддерживаемого оборудования;
- управление персоналом: настройка прав доступа, журнал учета операций и т. д.
Минус: обычно требуется доработка штатного обмена с бэк-офисом, а для этого нужна помощь специалистов.
Программа работает на кассах АТОЛ, ШТРИХ-М, Viki-Print. Рекомендуется использовать Frontol с «родным» оборудованием — так будет меньше проблем с настройкой и обслуживанием.
Товароучетные системы
Программы бэк-офиса бывают двух видов: коробочные и облачные. В первом случае пользователь покупает лицензию и устанавливает ПО на рабочий стол, во втором — ежемесячно оплачивает доступ к товароучетному онлайн-сервису.
Коробочные версии подходят для среднего и крупного бизнеса, где в «товароучетке» регулярно работают несколько человек. Облачные сервисы позволяют внедрить автоматизацию при минимальном бюджете, для этого нужен только доступ к интернету. Зайти в свой личный кабинет можно на любом устройстве и из любой точки, нет привязки к конкретному рабочему месту. Перечислим ключевые преимущества и недостатки каждой версии:
| Плюсы | Коробочный софт | Облачные сервисы |
| Можно доработать ПО под задачи конкретного бизнеса | Минимальные затраты на старте | |
| Единовременные затраты быстро себя окупают | Несколько тарифов с разным набором функций (выбор под любой бюджет) | |
| Покупая лицензию, пользователи получают программу в личное пользование | Хранение резервных копий в облаке | |
| Расширенный набор функций | Обслуживание и устранение сбоев ложатся на плечи оператора | |
| Для работы не нужен интернет | Автоматические обновления уже входят в тариф | |
| Минусы | Привязка к рабочему месту | Если нет подключения к интернету, работа невозможна |
| Дополнительные издержки на оплату услуг программиста. Установка, обновление, настройки требуют специальных навыков | Функциональность зависит от тарифа. Пользователь не может сам «доделать» программу под себя, убрать ненужные опции или что-то добавить | |
| Можно установить не на любой ПК (есть минимальные требования к «железу») | Уже через год сумма абонентских платежей сравняется со стоимостью коробочной программы | |
| Все базы хранятся на ПК (если нет сервера), поэтому есть риск потери данных при поломках компьютера |
Для примера рассмотрим несколько популярных решений в обеих категориях.
Коробочный софт
Список лучших «товароучеток» вот уже много лет возглавляют продукты «1С». В линейке программных решений есть конфигурации для разных сфер, задач и бюджета. Можно выбрать «чистый» вариант для автоматизации товарного учета или универсальный софт со встроенным РМК, например, «1С: Розницу», которую мы уже рассмотрели ранее.
Упомянутая выше конфигурация больше подходит для сетевых магазинов и торговых организаций, где стоит несколько касс. Если нужно автоматизировать мелкую розничную точку, в качестве альтернативы можно рассмотреть «1С: Управление нашей фирмой» с РМК и простым складским учетом. В ней реализовано большое количество отчетных документов и интеграция с «1С:Бухгалтерия предприятия». В отличие от «Розницы», в «УНФ» нет маркетинговых инструментов для анализа и управления спросом покупателей, не предусмотрена гибкая настройка цен со скидками и акциями.
Еще одна конфигурация с совмещенным РМК и складом — «1С: Управление торговлей». В этой программе есть и блок для финансового учета, и функции для складского хозяйства (в том числе с ячеистым хранением), и мощная система управленческого учета. Эту конфигурацию рекомендуется использовать с отдельным фронт-офисом. Теоретически она впишется в любой бизнес, но предназначена именно для крупных торговых организаций. Для небольшого магазина в «УТ» слишком много ненужных функций, поэтому лучше выбрать что-то попроще.
Облачные сервисы
Вместе с онлайн-кассами на рынке появилось много товароучетных веб-сервисов специально для малого бизнеса. Они работают через интернет и требуют минимальных настроек. Облачную систему легко интегрировать с кассой. Когда продавец пробивает покупку, информация о ней сразу попадет в товароучетный сервис.
Облачную программу можно подключить отдельно. Наиболее популярны в этом сегменте «Контур.Маркет», «Мой Склад», «Бизнес.ру». Но если вы купили смарт-терминал или мобильную кассу, лучшим решением станет подключение к фирменному веб-сервису, где можно вести учет товаров. Рассмотрим этот вариант на примере.
Допустим, владелец ларька приобрел себе портативную онлайн-кассу МТС. Автоматически он получает бесплатный доступ к фирменному онлайн-сервису по тарифу «Базовый», где может заводить до 500 карточек товаров и смотреть статистику продаж. Оформив подписку на пакет «Профи», предприниматель получает набор инструментов для полноценного складского и товарного учета — и все эти возможности доступны в личном кабинете сервиса. Достаточно просто подключить тариф и внести абонентскую плату за месяц.
Такие сервисы также доступны для кассовых аппаратов Эвотор, LiteBox, АТОЛ и др. По функциональности их нельзя сравнить с полноценными «товароучетками», например от компании «1С». Однако для микробизнеса веб-сервиса вполне достаточно, чтобы всегда быть в курсе, сколько продано, есть ли запасы на складе, какая продукция лучше продается, когда заказывать новую партию и т. д.
Дополнительные сервисы и приложения
Итак, мы рассказали, какие программы нужны для работы с онлайн-кассами, — бэк-офис и фронт-офис. Но это только основной софт. Есть еще огромное количество дополнительных приложений, которые упрощают работу кассиров, бухгалтеров, кладовщиков. Рассмотрим несколько таких полезных программ от компании «Эвотор».
«Управление ассортиментом»
В отличие от того же веб-сервиса МТС, где можно переходить на более продвинутые тарифы с расширенным набором опций, у «Эвотор» такой тарификации нет. Вместо подключения ежемесячной подписки, пользователи могут выбирать нужные приложения в фирменном магазине и подключать их в ЛК.
«Управление ассортиментом» — это сервис для контроля и управления складскими остатками. С его помощью удобно проводить приемку (выгружая позиции в программу, а оттуда — автоматически в кассу), следить за продуктивностью кассиров, быстро печатать ценники прямо из приложения.
Предусмотрен блок с аналитикой, в котором можно посмотреть самую ходовую и самую невостребованную продукцию, а также выявить ошибки: дубли, пересортицу, нулевые цены и т. д. Первые 7 дней пользования — бесплатно.
«КОМТЕТ Касса» для интернет-магазина
Благодаря этому приложению не придется покупать отдельную ККТ для интернет-торговли. К примеру, вы продаете игрушки офлайн и через сайт. В торговой точке у вас стоит касса, к ней же можно привязать интернет-магазин. Все чеки, которые проходят через сайт, будут проведены в соответствии с ФЗ № 54. После оплаты товара интернет-магазин отправит задачи на фискализацию в приложение «КОМТЕТ Касса», а оно в свою очередь передаст их на фискальный накопитель физической кассы. И все это — без участия кассира, в фоновом режиме. Количество интернет-магазинов, подключенных к одной ККТ, не ограничено.
«УТМ Плюс» для торговли алкоголем
Универсальный транспортный модуль — обязательное программное обеспечение в магазинах, торгующих алкоголем. Этот софт отправляет в ЕГАИС информацию о каждой проданной бутылке. УТМ можно установить на отдельный компьютер или на специальное устройство, подключенное к кассе (HUB). Фирменный сервис «УТМ Плюс» от «Эвотор» — удобная альтернатива. Позволяет запустить модуль ЕГАИС прямо на смарт-терминале.
Приложение устанавливается через личный кабинет. Для работы в ЛК потребуется электронная подпись — токен можно подключить к любому свободному USB-порту на онлайн-кассе.
