Применение кассовых аппаратов обязательно для всех сфер коммерческой деятельности: розничной торговли, оказания услуг и общепита. Открывая магазин, салон красоты или кафе, предприниматель должен приобрести кассовый аппарат, подключить его к интернету, зарегистрировать в налоговой и пройти фискализацию. Главное требование к работе кассы — возможность передачи фискальных чеков в ФНС онлайн. Для выполнения этого условия необходимо заключить договор обслуживания с оператором фискальных данных (ОФД) и обеспечить канал для непрерывного взаимодействия с ККТ.
Когда аппарат вводится в эксплуатацию, пользователь в его настройках обязан указать параметры ОФД. От этой процедуры во многом будет зависеть корректность работы ККТ, поэтому следует уделить этому процессу особое внимание.
На каком этапе нужно вводить параметры настройки ОФД
ОФД выступает посредником между владельцем кассы и налоговой службой. Сервер оператора принимает фискальные документы от ККТ (чеки, отчеты о закрытии, открытии смены и т.д.), хранит и отправляет их в ФНС. Кроме этого, клиенты получают дополнительные возможности, например, настройку связи «1С» с ОФД. Такая опция позволяет автоматически выгружать фискальные чеки в товароучетную программу для формирования приходных и расходных кассовых ордеров. Также пользователь сможет:
- вести контроль выручки из любой точки, где есть доступ к интернету;
- проверять средний чек;
- вести сравнительный анализ по всем торговым точкам;
- формировать сводный отчет и другое.
Стоимость услуг зависит от тарифа и срока действия договора, который, как правило, варьируется в пределах от 1 дня до 36 месяцев.
Перед тем как поставить аппарат на учет в ФНС, владелец должен определиться с оператором и заключить с ним соглашение, так как в процессе заполнения онлайн-заявки на регистрацию нужно указать название компании-оператора.
Для заключения сделки не обойтись без квалифицированной электронной подписи, чтобы дистанционно завизировать заявку и договор обслуживания. Также ЭП нужна для постановки аппарата на учет в ФНС.
В упрощенном виде процесс ввода ККТ в эксплуатацию выглядит следующим образом:
- Предприниматель создает электронное заявление на регистрацию кассы в личном кабинете на nalog.ru. В заявке указываются уникальные номера ККМ и фискального накопителя (ФН), название ОФД и другие данные.
- Система ФНС проверяет анкету и присваивает кассе уникальный регистрационный номер.
- Пользователь выполняет фискализацию устройства. На этом этапе требуется ввести РНМ кассового аппарата, информацию о предприятии, а также параметры ОФД для ККТ. Результат процедуры — печать отчета о регистрации на настроенной кассе.
- Владелец ККТ заходит в ЛК на сайте налоговой и завершает регистрацию, вводя данные из распечатанного отчета.
- ФНС проверяет представленные сведения и присылает пользователю регистрационную карточку — это значит, что касса успешно поставлена на учет и готова к работе.
Далее подробнее остановимся на процедуре фискализации и рассмотрим, какие параметры подключения ОФД необходимо вводить на этом этапе.
Какие параметры ОФД нужны для фискализации
Если пользователь укажет некорректные данные об операторе на этапе регистрации, дальнейшая работа ККМ будет сопровождаться ошибками. Самая распространенная из них — отсутствие связи с ОФД. В результате сформированные чеки не будут отправляться на сервер оператора, что чревато блокировкой ФН, остановкой работы кассы и начислением штрафов. Чтобы избежать подобных проблем, рекомендуется заранее подготовить параметры ОФД для регистрации:
- название оператора;
- его ИНН;
- URL-адрес (сервер) для подключения;
- порт сервера.
Эти основные параметры требуется указывать в настройках кассы независимо от модели устройства и способа фискализации. Информацию можно уточнить на сайте оператора, запросить по телефону или почте, а также посмотреть в приложениях к договору. Параметры настройки ОФД для самых популярных приведем в таблице:
| Название | ИНН | Сервер | Порт |
| «Платформа ОФД» | 9715260691 | ofdp.platformaofd.ru | 21101 |
| OFD.ru | 7841465198 | gate.ofd.ru | 7777 |
| «ОФД-Я» | 7728699517 | connect.ofd-ya.ru | 7779 |
| «Такском» | 7704211201 | f1.taxcom.ru | 7777 |
| «Яндекс.ОФД» | 7704358518 | kkt.ofd.yandex.net | 12345 |
В некоторых случаях нужно указать дополнительные сведения: IP сервера, таймаут (время ожидания) ответа от сервера и адрес почты отправителя электронных чеков.
Как выполнить настройки ОФД
Кассовый терминал можно фискализировать двумя способами: с помощью специальных утилит на компьютере или на самой кассе. Второй вариант используется для смарт-терминалов — большой сенсорный экран позволяет пройти на кассе всю процедуру регистрации от подачи заявки в ФНС до получения регистрационной карты.
Настройка кнопочных автономных моделей и фискальных регистраторов осуществляется в специальных программах, которые предварительно устанавливаются на ПК (например, «Тест драйвера» для АТОЛ). Дистрибутивы драйверов доступны для загрузки с диска из комплекта поставки или с официального сайта разработчика. Как правило, они загружаются вместе с драйвером торгового оборудования.
В первом случае для фискализации ККТ необходимо выполнить следующие действия:
- Подсоединить фискальный регистратор АТОЛ к ПК.
- Запустить утилиту «Тест драйвера».
- Открыть вкладку «Регистрация ККТ» и заполнить все пустые графы.
Все данные, которые пользователь вводит в форме регистрации, поделены на несколько блоков:
- регистрационный номер ККМ;
- реквизиты организации (ИП): название, ИНН, система налогообложения, адрес установки оборудования, место расчетов (название торговой точки, адрес интернет-магазина или модель и госномер машины), e-mail отправителя чеков (то есть ОФД);
- индивидуальные настройки ККТ: режим работы (автономный, продажа подакцизного товара, расчеты за услуги и т. д.), номер автомата (для вендинговой торговли), признаки агента (для деятельности платежных агентов);
- адрес сайта ФНС — www.nalog.ru;
- настройки ОФД: адрес для подключения, ИНН, название и т. д.
В блоке настроек ОФД также необходимо уточнить канал обмена данными: EthernetOverUSB, Ethernet, Wi-Fi, GSM.
После внесения нужных данных и активации касса распечатает чек с номером документа (1), фискальным признаком, датой и временем. Этот отчет понадобится для завершения регистрации на сайте ФНС, поэтому его необходимо сохранить.
На Эвотор и других смарт-терминалах процедура фискализации займет не более 5 минут. Пользователю не придется вводить реквизиты оператора, достаточно выбрать ОФД из списка, и система автоматически загрузит параметры.
Как настроить кассу через ОФД
После получения регистрационной карточки работа на кассе уже доступна, но еще не законна, так как аппарат не настроен на взаимодействие с оператором фискальных данных. Подключение ККМ к личному кабинету ОФД — завершающий этап перед вводом устройства в эксплуатацию. Как настроить кассу в ЛК ОФД, рассмотрим на примере оператора «Платформа ОФД»:
- Войти в персональный кабинет и открыть вкладку «Кассы».
- В верхнем меню выбрать команду «Добавить кассу».
- В выпавшемся окне выбрать клиента (организацию или ИП), для которого требуется добавить ККМ.
- Ввести реквизиты устройства: модель, заводской и регистрационный номер, название магазина и т. д.
- Нажать клавишу «Сохранить».
Каждая добавленная в ЛК касса оплачивается по отдельному тарифу.
Что будет, если ввести неправильные параметры ОФД для ККТ
Если в процессе фискализации онлайн-кассы ввести неправильный регистрационный номер или ИНН предприятия, ФН становится непригодным для дальнейшего использования, и его придется заменить. Ввод некорректных параметров ОФД не имеет таких глобальных последствий, но тоже влечет за собой немало проблем для владельца ККМ. При отсутствии связи с операторов касса продолжает пробивать чеки и записывать информацию на ФН. Законное хранение фискальных документов без отправки в ФНС допускается не дольше 30 дней. Дальнейшая работа устройства в автономном режиме считается нарушением ФЗ № 54 и влечет за собой штрафы (ч. 4 ст. 14.5 Кодекса об административных правонарушениях):
- 1 500–3 000 руб. — для должностных лиц и частных предпринимателей;
- 5 000–10 000 руб. — для организаций.
Если у ККМ нет связи с сервером оператора, при попытке сформировать отчет о закрытии смены пользователь увидит на экране уведомление «ОФД не отвечает» или «Касса не может связаться с ОФД». Причиной ошибки может быть отсутствие доступа к интернету или неисправность ФН, но чаще всего такое происходит из-за неправильных настроек ОФД.
В первую очередь следует выполнить диагностику соединения с сервером оператора. Например, для ФР АТОЛ процедура включают следующие шаги:
- Запустить «Тест драйвера» на ПК.
- Нажать кнопку «Свойства».
- В графе «Тип отчета» выбрать пункт «Диагностика соединения с ОФД».
- Нажать кнопку «Печать отчета».
Кассовый аппарат сформирует документ:
Если в строке «Подключение к ОФД» будет стоять статус «Отсутствует», рекомендуется запустить «Тест драйвера», зайти в раздел «Регистрация» и проверить информацию об операторе. Также следует зайти в ЛК на портале налоговой и убедиться, что там указано правильное название ОФД:
- Перейти во вкладку «Учет ККТ».
- Выбрать аппарат и нажать «РН ККТ».
- Сравнить данные с информацией в ЛК оператора.
Если пользователь скорректировал параметры, перерегистрация ККТ не потребуется. При переходе на обслуживание к новому оператору кассу придется перерегистрировать и повторно пройти фискализацию, указав новые данные в ее настройках.
