ОФД: что это такое простыми словами

Чтобы автоматизировать расчеты с покупателями в соответствии с ФЗ № 54 (далее — Закон), необходимо установить онлайн-кассу. Но это еще не все. Устройство должно отправлять электронные чеки в ФНС в режиме онлайн. Делается это не напрямую, а через оператора фискальных данных. Если говорить простыми словами, что такое ОФД, то это промежуточное звено между пользователем кассы и налоговой инспекцией, которое играет роль посредника. Разбираемся, в чем специфика его деятельности и для чего он нужен.

ОФД: что это такое и кто с ним должен работать

ОФД — это организация, которая имеет официальное разрешение на обработку фискальных данных в соответствии с Законом, выданное налоговой службой. Главные задачи оператора — получать от ККТ фискальные чеки, БСО и отчеты в цифровом виде, обрабатывать их, перенаправлять в ФНС и хранить в течение 5 лет.

Функции ОФД

Обязанности операторов фискальных данных регламентированы п. 2 ст. 4.5 Закона. Рассмотрим подробнее, что такое ОФД и какие функции он выполняет:

• получает данные от ККТ в режиме онлайн и обрабатывает их;
• ежедневно отправляет данные, принятые от кассы, в ФНС;
• предоставляет налоговой службе доступ к фискальным данным (ФД) в любое время по запросу;
• защищает ФД, исключая утечку и потерю информации;
• предотвращает доступ третьих лиц к ФД;
• исключает вероятность изменения, блокирования и уничтожения фискальных данных;
• осуществляет резервное копирование информации;
• сообщает в ФНС о факте заключения и расторжения договоров с владельцами кассовых аппаратов;
• отправляет электронные копии чеков клиентам на email или по номеру телефона (при наличии соответствующего соглашения с владельцем ККМ).

Для оказания услуг ОФД должен использовать собственный веб-сайт с указанием контактной информации, серверное оборудование и другие технические средства для обработки, защиты и хранения данных.

Кто должен взаимодействовать с ОФД

Согласно Закону (ст. 1.2), онлайн-кассы для регистрации расчетов с покупателями должны использовать частные предприниматели и организации в сферах:

• розничных продаж;
• обслуживания;
• общественного питания;
• онлайн-торговли;
• вендинга.

Они должны заключить договор обслуживания с ОФД, чтобы отправлять данные в ФНС в режиме онлайн. Иначе не смогут работать с кассами в соответствии с законодательством. Эти требования распространяются почти на весь бизнес, а также на бюджетные учреждения, оказывающие платные услуги.

Кто не обязан сотрудничать с ОФД

Работать без заключения договора с ОФД могут все хозяйствующие субъекты, которых Закон освобождает от использования ККТ. В этот список попали следующие виды деятельности:

• продажа бумажных газет и журналов;
• торговля ценными бумагами;
• обеспечение питанием учащихся и сотрудников образовательных учреждений;
• разносная торговля с рук, ручных тележек, корзин;
• торговля на открытых рынках, ярмарках и в выставочных комплексах;
• ремонт и покраска обуви;
• изготовление галантереи;
• услуги по уходу за инвалидами, пожилыми и детьми;
• услуги носильщиков на вокзалах;
• продажа изделий народного художественного промысла;
• реализация бахил и др.

Все сферы бизнеса, в которых можно не использовать ККМ, перечислены в ст. 2 Закона. Обязанность использования ККМ не зависит от налогового режима и формы собственности. В конце июня 2021 года закончилась последняя отсрочка по установке касс для отдельных «частников», работающих без наемного персонала. С этого момента все ИП на ПСН, ЕСХН, УСН и ОСНО обязаны проводить расчеты с клиентами только через кассу, даже если работают в одиночку, оказывают услуги и продают товары собственного производства. Сегодня работать без ККМ могут только физлица и ИП, зарегистрированные в качестве самозанятых на спецрежиме НПД (налог на профессиональный доход). Так как кассу использовать не надо, соответственно, и услуги ОФД тоже не понадобятся.

Бизнес в отдаленных и труднодоступных местностях

Если предприниматель осуществляет торговлю или оказывает услуги в труднодоступных населенных пунктах, применение ККМ не требуется (п. 3 ст. 2 Закона). Список таких местностей определяет региональная власть.

Если деятельность ведется в в селах и деревнях, где нет интернета, ККМ используется в автономном режиме, то есть без подключения к сети. Продавец обязан пробить чек за каждую продажу и отдать его клиенту, при этом можно не отправлять ФД в налоговую службу в режиме онлайн. Договор с ОФД в данном случае тоже не нужен.

ОФД: актуальный список фирм на сайте ФНС

Актуальный список фирм ОФД приведен на интернет-ресурсе ФНС. В него входят юрлица, получившие соответствующее разрешение. По состоянию на IV квартал 2021 года список операторов включает 18 организаций.

Сведения об ОФД, зарегистрированных в налоговой, представлены в табличном виде, где помимо названий организаций, указаны ИНН и даты выдачи разрешений на обработку ФД. Каждая компания предлагает клиентам несколько тарифных планов с разными сроками обслуживания. Также можно оформить готовое предложение с дополнительными услугами, в том числе:

• передача чеков в систему «Честный ЗНАК»;
• отправка электронных ФД на email или абонентский номер.

Например, в «Платформа ОФД» доступно 7 тарифов:

• на 1 день (сервисный);
• на месяц;
• на квартал;
• на полгода;
• на год;
• на 15 месяцев;
• на 3 года.

Чем больше срок договора, тем ниже получается стоимость за месяц. Тариф на короткий период (день, месяц или квартал) подойдет для сезонного бизнеса.

Файл с перечнем ОФД и контактной информацией доступен для скачивания на сайте ФНС.

Регистрация в личном кабинете ОФД

Подключение к ОФД осуществляется удаленно без посещения офиса и без бумажной волокиты. Для этого потребуется усиленная квалифицированная электронная подпись (УКЭП). Если на предприятии нет УКЭП, ее можно приобрести в любом удостоверяющем центре, аккредитованном Минцифры по новым правилам. С 2022 года юрлицам и ИП нужно будет обращаться за УКЭП в УЦ ФНС или в УЦ Банка России, бюджетным организациям — в Федеральное казначейство.

Для использования электронной подписи в «Платформе ОФД» необходимо установить на рабочий стол программное обеспечение КриптоПро CSP или использовать USB-токен с единым клиентом JaCarta.

Процесс регистрации в личном кабинете разных ОФД предполагает примерно одинаковый порядок шагов. Рассмотрим, что нужно делать, на примере «Платформы ОФД»:

1. Перейти на сайт организации, нажать кнопку «Войти в ЛК» и выбрать «Зарегистрироваться». Откроется форма «Создание учетной записи».
2. Указать следующие данные: Ф. И. О., логин (номер телефона), email для подтверждения.
3. Придумать пароль и кликнуть по кнопке «Зарегистрироваться». На указанный телефон придет SMS с кодом подтверждения, а на email — письмо со ссылкой для завершения регистрации.
4. Перейти по ссылке. Появится окно. 
5. Подтвердить учетную запись, используя сертификат ЭП.
6. Заполнить данные профиля. После подтверждения ЛК с помощью электронной подписи информация о компании выгружается автоматически.
7. Завершить регистрацию нажатием соответствующей кнопки.

В результате пользователь получает доступ к следующим разделам:

Все инструменты ЛК будут доступны пользователю после оплаты подписки.

Оплата услуг оператора фискальных данных

Как правило, ОФД используют предоплатную систему платежей. После выбора тарифа необходимо внести средства и активировать подписку. Стоимость услуг у всех организаций примерно одинаковая, отличается только количество пакетов и дополнительных сервисов. Способы оплаты услуг оператора фискальных данных:

• за счет денежных средств с баланса ЛК (его можно пополнить переводом с расчетного счета или карты);
• банковской картой (моментальная оплата);
• по уникальному коду активации.

Для пополнения баланса счета необходимо сформировать соответствующий документ в ЛК. Например, в «Платформе ОФД» эта операция осуществляется в разделе «Лицевой счет» («Баланс» → «Пополнить баланс» → «Счет на оплату»). В открывшемся окне нужно указать сумму платежа и нажать кнопку «Скачать». Сформируется счет на оплату в формате .docx. После внесения средства поступят на баланс в течение 3 дней.

Пополнение посредством карты предполагает такой же порядок действий, но в выпадающем меню нужно выбрать пункт «Банковская карта». Система перенаправить пользователя на страницу сервиса по приему онлайн-платежей. В форме необходимо указать реквизиты карты и нажать «Оплатить». Денежные средства будут моментально зачислены на баланс личного кабинета.

Далее подробно рассмотрим оплату по коду активации ОФД: что это такое и где его взять.

Код активации ОФД: что это

Код (ключ) активации — уникальный набор символов, который позволяет моментально «включить» услуги ОФД на определенный период. Его можно получить двумя способами (выбор зависит от конкретного оператора):

• оплатить любую услугу на сайте ОФД;
• купить скретч-карту.

Для покупки подписки по ключу активации в «Платформе ОФД» необходимо выполнить следующие действия:

1. Перейти в раздел «Лицевой счет» → «Оплата ККТ».
2. Из списка с помощью фильтров выбрать онлайн-кассу, на которую нужно приобрести подписку, и отметить ее флажком.
3. В поле с ККТ кликнуть «Ключ активации».
4. В открывшемся окне ввести код и выбрать команду «Активировать».

В результате пользователь получает доступ ко всем функциям ОФД.

Как происходит передача данных через ОФД

Онлайн-касса формирует чеки, отчеты о регистрации, открытии и закрытии смены. Для настройки автоматической передачи данных ОФД кассовый терминал подключают к интернету по кабелю Ethernet или беспроводным каналам (Wi-Fi, 2G/3G/4G). Алгоритм обмена данными в режиме онлайн выглядит так:

1. Покупатель вносит оплату, кассовая программа формирует транзакцию и отправляет данные в фискальный накопитель (ФН).
2. ФН записывает чек в памяти, формирует для него фискальный признак и отправляет обратно в кассовую программу.
3. Сведения о платежной операции передаются на сервер ОФД.
4. ОФД отправляет подтверждение о получении ФД на кассу.
5. ККМ печатает бумажный чек покупателю.

Вся цепочка занимает несколько секунд. Документ, поступивший оператору, хранится в базе в течение 5 лет.

Перерегистрация кассы с заменой ФН через ОФД

В личном кабинете ОФД пользователь может не только поставить кассу на учет, но и перерегистрировать ее (с заменой ФН или без нее). Процедура гораздо проще, чем на сайте ФНС, так как данные из отчета о закрытии ФН не придется вводить вручную (если касса добавлена в ЛК, они заполняются автоматически). Пользователю «Платформы ОФД» необходимо пройти следующие шаги:

1. Перейти в ЛК, выбрать раздел «Кассы» → «Регистрация в ФНС» → «Перерегистрация».
2. Из выпадающего списка выбрать кассу, которую нужно перерегистрировать, и нажать «Далее».
3. Если нужно скорректировать информацию о ККТ — нажать на кнопку «Изменить данные кассы». После внесенных правок откроется новая заявка на перерегистрацию.
4. Выбрать причину — замена фискального накопителя.
5. После формирования отчета о закрытии ФН можно заполнить данные автоматически, нажав кнопку.
6. Ввести данные нового фискального накопителя.
7. Сформировать отчет об изменении параметров на кассе.
8. Нажать «Отправить» и подписать заявку с помощью УКЭП.

В меню можно отслеживать статус заявки. Если ФНС ее подтвердит, перерегистрация прошла успешно. В окне заявки станет доступна для загрузки «Карточка перерегистрации ККТ».

Как закрыть договор с ОФД

Пользователь имеет право в любой момент расторгнуть договор с ОФД без объяснения причин. Такая возможность предоставляется в ЛК оператора. Интерфейс на сайтах организаций разный, но раздел «Документы» и вкладка «Договоры» предусмотрены на каждом онлайн-ресурсе.

Заявку на расторжение договора можно подписать электронной подписью и отправить онлайн прямо из личного кабинета. Если на балансе остались средства, необходимо составить заявление на возврат и прислать его в бумажном виде на почтовый адрес оператора (такие условия действуют почти у всех компаний).

Перед тем как закрыть договор с ОФД, необходимо выбрать организацию на замену, чтобы подключиться в кратчайшие сроки и не допустить простоя кассы. После смены оператора придется перерегистрировать ККТ в ФНС. Менять фискальный накопитель при этом не придется.

Если оператора лишили лицензии, касса может функционировать в автономном режиме. Все данные фиксируются в ФН, но у пользователя есть 20 дней, чтобы подключиться к новому ОФД и передать информацию в налоговый орган.

Наша компания выполняет полный комплекс услуг по автоматизации розничной торговли, в том числе: установку и настройку ККТ, удаленную регистрацию в ФНС, подключение к ОФД и многое другое. Доверив эти задачи нам, вы значительно сэкономите время и избавите себя от возможных проблем на этапе внедрения. Закажите звонок и получите бесплатную консультацию!