POS-системы: виды, характеристики и отличие от POS-терминала

POS-система — готовый программно-аппаратный комплекс (ПАК), предназначенный для автоматизации торговли и сферы услуг. Конструкция аппарата оптимизирована для максимального удобства кассира по принципу «все под рукой». Простыми словами, POS-система — это полный комплект оборудования и ПО для выполнения всех кассовых операций: учет и отпуск товара, прием и выдача денег, и т. д. Все внешние устройства соединяются с системным блоком через USB-разъемы или другие интерфейсы.

В отличие от POS-системы, POS-терминал — это компактный и эргономичный вариант «все в одном». Все функциональные элементы объединены в едином (монолитном) корпусе: монитор, вычислительный модуль с программным обеспечением, фискальный накопитель и принтер чеков. Чаще всего POS-терминалы используются в кафе и ресторанах, салонах красоты, бутиках и магазинах «у дома». К терминалу можно подключать любые внешние устройства, расширяя его функционал в зависимости от задач бизнеса.

POS-система и POS-терминал принципиально отличаются друг от друга местом расположения фискальной памяти: у POS-системы она встроена в печатающее устройство, у POS-терминала находится в компьютерном блоке.

Преимущество POS-системы состоит в том, что ее владельцу не нужно самостоятельно подбирать кассовые устройства, думать об их совместимости и заниматься длительной настройкой. Производитель собрал все необходимое в единой системе и установил нужное ПО. ПАК гарантирует бесперебойную работу даже при больших нагрузках и интенсивной эксплуатации. POS-терминал для таких условий не подходит. При выходе из строя одного компонента придется останавливать работу, полностью разбирать аппарат и устранять неисправность. Зато терминал экономит рабочее пространство кассира и может работать автономно от аккумуляторной батареи.

Владельцу POS-системы после ее покупки необходимо поставить на учет в ФНС только фискальный регистратор. В дальнейшем ПАК может модернизироваться и дополняться без уведомления налоговых органов.

В этой статье рассмотрим, какие задачи решает POS-комплекс, что лучше — POS-система или обычный компьютер, какие модели сегодня самые востребованные на рынке.

Что решает POS-система в процессе ведения торговли

Благодаря POS-системе, все кассовые и расчетные операции выполняются за считаные секунды, обеспечивая оперативное обслуживание покупателей:

• взвешивание товара;
• сканирование и поиск товара по штрихкоду, названию и цене;
• проверка и расчет количества товаров после каждой операции;
• формирование и распечатка чеков;
• прием оплаты по банковской карте;
• автоматические платежи и отслеживание поступлений;
• управление скидками, реализация бонусных программ;
• передача фискальных сведений в ОФД.

Оценка эффективности POS-системы показала, что с ее помощью решается сразу несколько задач:

• борьба с очередями;
• экономия времени;
• обеспечение контроля за деятельностью сотрудников.

Функционал системы автоматизирует рутинную деятельность кассира, облегчает его работу и минимизирует вероятность ошибок.

Конструкция POS-системы

Стандартная схема POS-системы предполагает наличие специального компьютера с системным блоком — это ядро ПАК, на котором установлено необходимое кассовое и учетное программное обеспечение. Компьютеры поставляются в разных вариантах исполнения:

• с отдельно стоящим блоком;
• в единой конструкции с клавиатурой;
• на специальной подставке вместе с денежным ящиком и т. д.

Некоторые модели встраиваются в рабочий стол кассира.

Кроме этого, в комплект входят:

• Фискальный регистратор. Основной модуль кассы, который формирует и печатает чеки, хранит и передает информацию в ОФД и в налоговую службу в режиме онлайн.
• Сканер штрихкодов. В гипермаркетах чаще встречаются встроенные имидж-сканеры (фотосчитыватели) — кассир не берет его в руки, а просто подносит товар к устройству, что существенно экономит время. Некоторые модели комплектуются ручным сканером, который крепится на специальном штативе.
• Клавиатура. Большинство моделей оснащены встроенным считывателем магнитных карт и разными уровнями программирования клавиш для предотвращения доступа посторонних лиц. Есть отдельные модификации с повышенной защитой от влаги и загрязнений.
• Дисплей покупателя. Отображает информацию о покупке: название товара, вес, количество, сумма к оплате. Когда кассир пробивает покупки, покупатель может следить по дисплею, как выводятся и суммируются позиции.
• Денежный ящик. Приспособление для безопасного хранения денег, состоящее из контейнера, замка, аварийной кнопки и направляющих механизмов.
• Картридер (терминал для эквайринга) — аппарат для считывания банковских карт. В отдельных случаях картридер работает в связке с PIN-Pad — продавец вставляет карту в терминал, а покупатель вводит пароль на PIN-Pad.

Еще один функциональный элемент ПАК — это прикассовые весы. В небольших продуктовых магазинах электронное устройство для взвешивания может стоять отдельным блоком рядом с кассой. В гипермаркетах весы встраиваются непосредственно в рабочий стол кассира.

-43% на услуги

POS-система Атол Optima Маркет

54 118 ₽

Быстрый просмотр

Виды POS-систем

По типу конструкции выделяют монолитные и сборные комплекты. В первом варианте все элементы соединены в одном блоке, например, фискальный регистратор, клавиатура и персональный монитор кассира.

Во втором случае ПАК состоит из отдельных элементов, соединенных друг с другом через доступные интерфейсы: USB, RS-232 и др.

Можно сразу воспользоваться уже готовым решением от изготовителя или самостоятельно собрать комплект из отдельных устройств, например, на базе пользовательского ПК или смарт-терминала.

Умную кассу, например, Эвотор, легко расширить до компактной POS-системы, подключив банковский терминал, сканер и другую периферию. Такое решение актуально для ларьков, небольших кафе, столовых и мобильной торговли.

Что лучше — POS-система или компьютер

В качестве вычислительного модуля в профессиональных POS-системах выступает специализированный компьютер от производителя.

Если вы решили самостоятельно сформировать кассовую систему, можно использовать ПК или ноутбук при условии, что они соответствуют всем требованиям ПО. Такой вариант подойдет для владельцев небольших торговых точек с клиентопотоком до 100 человек в день, например, для бутиков или салонов красоты.

С одной стороны, это получится дешевле. Но такая экономия не всегда оправдана. На ПК придется самостоятельно устанавливать все кассовые и учетные программы, подбирать, подключать и настраивать внешние устройства.

Специалисты рекомендуют не экономить и отдавать предпочтение профессиональным системам. Во-первых, обычный ПК нельзя эксплуатировать без перерывов в течение дня: он не предназначен для этого и может выйти из строя, затормозив всю работу магазина.

Во-вторых, специализированные вычислительные блоки в составе POS-системы потребляют меньше электроэнергии.

В-третьих, если вы решите расширить бизнес, ввести новую номенклатуру и увеличить объем продаж, вам в любом случае придется приобрести профессиональную систему или терминал. Стандартный ПК вряд ли справится с повышенной нагрузкой и не сможет обеспечить достаточную скорость работы для качественного обслуживания клиентов.

Вам будет интересно: Какая POS-система подойдет для маленького магазина

Программы для работы POS-систем

Программное обеспечение — это «мозг» автоматизированной системы, без которого работа оборудования становится невозможной.

Предусмотрено три вида программ для POS-систем:

• Системные. Обеспечивают безопасность данных, защиту от несанкционированного доступа, собирают и передают информацию по каналам связи, формируют базы данных и т. д.
• Кассовые программы. Поддерживают корректную работу кассового оборудования: расшифровка кодов, формирование и печать чеков, оплата товаров разными способами: отложенный чек, наличными, банковской картой и т. д. Как правило, такой софт уже предустанавливается производителем.
• ПО товарного учета. Обеспечивает контроль движения товаров и остатков, формирует отчеты, позволяет вести аналитику продаж и обслуживать систему лояльности. Наиболее популярны в этой категории — 1С: Розница или 1С:Касса, а также облачные решения МойСклад, Бизнес.Ру и т. д.

Функции учетного ПО будут зависеть от вида POS-системы и специфики бизнеса. Стандартный функционал выглядит следующим образом:

• Создание отчетов, сбор и анализ информации о поступлениях и расходах. В программе заложено несколько форм отчетности, поэтому владелец кассы может самостоятельно выбрать нужные для него документы.
• Формирование отчетности о ресурсах: товары на складе и на полках магазина (предприниматель вовремя получает уведомление, что пора пополнять запасы).
• Автоматическое формирование заявок на закупку продукции при снижении остатков до допустимого значения.

ПО надежно защищено от посторонних лиц — доступ есть только у сотрудников при наличии карточки и персонального пароля. Если в программе заложена информация по скидкам, то при оплате бонусы считываются в автоматическом режиме без участия кассира.

Когда выгодна аренда ПОС-системы

Письмом ФНС России № АС-4-20/9012 от 15 мая 2017 года разрешается брать кассовые аппараты и ПОС-системы в аренду.

Арендодатель оборудования берет на себя обязательства:

• по подключению кассы к ОФД;
• по настройке и бесперебойной эксплуатации кассы;
• оказанию помощи при постановке на учет в ФНС;
• по бессрочному гарантийному сопровождению.

Арендованная техника должна находиться в самом магазине, поскольку в фискальных сведениях отображается адрес размещения кассы (должен совпадать с фактическим адресом ведения деятельности).

В интернет-магазине POS-система не нужна: для онлайн-торговли рекомендуется арендовать виртуальную кассу и соединить ее со своим сайтом через специальные модули или API.

Аренда комплексных кассовых решений подойдет для начинающих предпринимателей, которые пока не располагают достаточными ресурсами для покупки и настройки собственной POS-системы.

Чаще всего ККТ арендуют небольшие точки розничной торговли (до 50-100 операций в день), организации общественного питания и сферы обслуживания, продавцы с сезонной и нерегулярной деятельностью.

Кто занимается производством POS-систем: перечень популярных моделей

В этой категории кассового оборудования наиболее популярны решения АТОЛ, Эвотор, ШТРИХ и ForPost.

Итоги применения POS-систем от этих производителей подтвердили их преимущества:

• хорошие показатели продаж;
• продолжительный срок эксплуатации;
• оперативное обслуживание клиентов без очередей;
• отсутствие технических сбоев.

POS-систему необходимо выбирать в соответствии с особенностями бизнеса и масштабами торговли.

Для крупных сетевых организаций, магазинов cash&carry, гипермаркетов с высокой проходимостью и стабильным клиентопотоком целесообразно выбирать мощное оборудование, рассчитанное на высокую нагрузку, например:

• Атол Супермаркет 10 или ЕГАИС 10;
• Атол Ритейл 54;
• ForPOSt Супермаркет;
• ШТРИХ-Мастер.

Эти POS-системы характеризуются расширенным функционалом и способны работать в режиме 24/7. Их стоимость варьируется в пределах 50000—100000 рублей.

Для магазинов у дома такая мощность не нужна, здесь подойдут более экономичные устройства стоимостью до 50000 рублей:

• Атол Магазин у дома ЕГАИС;
• Атол Optima Маркет;
• ШТРИХ MiniPOS Slim;
• АТОЛ HUB-19 10″.

Для кафе и ресторанов понадобится специальное ПО, которое будет создавать заказ и вносить его в список ожидания до оплаты. Также нужна функция учета запланированной и фактической стоимости ингредиентов. Кроме того, программа должна поддерживать систему скидок и подарков, вносить в чек дополнительные сведения, например, адрес клиента (если в кафе есть доставка).

Для ресторанного бизнеса наиболее востребованы POS-системы:

• Атол Optima Кафе;
• Эвотор Алко;
• Эвотор 10 Visa;
• Posiflex ForPOSt Официант Кафе.

Для ларьков, рыночных точек продаж, небольших магазинов одежды, обуви или косметики подойдут любые смарт-терминалы Эвотор, дополненные сканером штрих-кодов и банковским терминалом.

Полный перечень моделей с подробным описанием вы найдете в каталоге.