Вы запустили работу над проектом и распределили задачи между сотрудниками. Прошел месяц, участники команды что-то делают, но результата нет. Проект стоит на месте. Нет понимания, кто тормозит работу и как ускорить процесс. Эту проблему можно решить с помощью функций Скрам и Канбан в «Битрикс24». Как именно, расскажем в статье.
Что такое Скрам в «Битрикс 24»
Скрам (Scrum) — методика гибкого управления проектами. Изначально была разработана для IT, но сегодня сферы применения гораздо шире: маркетинг, HR, поддержка клиентов, строительство, продажи и др.
Методика идеально подходит для ситуаций, когда нужно разработать продукт, но еще не понятно, каким он должен быть. Подход незаменим, если внешние обстоятельства постоянно меняются и нужно корректировать цель в процессе работы.
Ключевые элементы Scrum:
- Скрам-команда. Над проектом работают 3–9 человек. Если сотрудников больше, нужно создать несколько команд. В Скраме нет личной ответственности. Даже если результата нет из-за конкретного сотрудника, отвечает вся команда.
- Короткие итерационные циклы. Работа ведется непрерывно краткосрочными итерациями (спринтами) сроком 1–4 недели. Для каждого спринта создаются задачи. Если задачу не выполнить за спринт, можно разбить ее на более мелкие.
- Единый список дел. В Скраме фиксируются все задачи, пожелания, идеи, обратная связь. Такой список называется бэклогом. Он задает порядок в делах. Сотрудники в любой момент могут найти нужную заметку или идею. При планировании спринтов команда выбирает дела и задачи, которые сейчас могут принести самую большую пользу.
В «Битрикс24» есть необходимые инструменты, чтобы автоматизировать работу команды по методике Скрам.
Сервис помогает избежать глобальных ошибок, которые могут возникать при планировании в долгосрочной перспективе. Если выбрано неправильное направление или команда сделала что-то не так, это станет понятно в течение пары недель, а не по завершении всей работы над проектом.
Команда четко понимает, что по окончании цикла нужно продемонстрировать конкретную пользу, а не просто результаты разрозненных задач. Такой подход позволяет синхронизировать усилия всех сотрудников и направить их на достижение общей цели.
Как настроить Скрам в «Битрикс 24»
Функция Скрам доступна в облачной и коробочной версии «Битрикс24», на всех тарифах, в том числе на бесплатном. Работа с задачами и проектами выполняется в привычной CRM-системе, в едином цифровом пространстве. Все инструменты интегрированы между собой.
Как строится рабочий процесс в сервисе Скрам «Битрикс24»
Работа по Скраму — это обязательные встречи строго по графику. Есть 4 типа таких встреч (на примере 2-недельных спринтов):
- Планирование по понедельникам. Команда договаривается о задачах для нового спринта.
- Ежедневные планерки на 15 минут. Каждый участник кратко рассказывает: что сделал вчера, что будет делать сегодня, какие возникли сложности. Если появятся проблемы, команда быстро о них узнает и сможет решить с минимальными потерями.
- Демонстрация результата (по окончании спринта — через 2 недели). Приглашаются участники и все заинтересованные сотрудники. Они отчитываются о результатах.
- Ретроспектива. Это внутренняя встреча команды, где участники обсуждают свои успехи и ошибки, предлагают идеи и т. п.
Скрам эффективен как для офисной, так и для удаленной работы. В «Битрикс24» есть инструменты для удобной коммуникации сотрудников: видеоконференции, звонки, чат, общий диск для создания, редактирования и хранения документов.
Начало работы — создание команды и распределение ролей
Для формирования Скрам-команды авторизуйтесь в системе «Битрикс24» и выполните следующие шаги:
- Перейдите в раздел «Задачи и проекты».
- На верхней панели управления откройте вкладку «Скрам».
- Нажмите на зеленую кнопку «Создать».
- Укажите название, выберите тему оформления и аватар.
- Задайте уровень конфиденциальности.
- Пригласите участников команды.
Каждому участнику команды нужно назначить роль. В Скраме их 4:
| Роль | Обязанности |
| Владелец продукта | Решает, какие задачи взять в работу. Это может быть начальник отдела, менеджер проекта, руководитель направления и т. д. |
| Скрам-мастер | Выполняет роль лидера-наставника. Объясняет правила команде, распределяет задачи и контролирует процесс выполнения |
| Команда разработки | Сотрудники, непосредственно реализующие задачи |
| Заинтересованные | Все, кто участвует, например, консультанты. Они видят задачи, но не могут редактировать |
Создание встреч и чатов
Регулярные встречи и общение в чате — обязательное условие для Scrum, поэтому перед началом работы нужно все спланировать и настроить. На странице «Скрам» нажмите кнопку «Чаты и встречи».
Спланируйте каждую из 4 описанных выше встреч, поочередно нажимая «Создать» напротив нужного пункта.
Например, встреча для планирования спринта настраивается в следующей форме:
Обычно время выбирает владелец продукта или скрам-мастер.
После настройки встречи появятся у всей команды в календаре «Битрикс24». Система заранее напомнит о планерках, чтобы никто не опаздывал.
Для каждой встречи автоматически создается чат.
Заполнение бэклога
В бэклог можно добавлять задачи и идеи — создавать вручную или загружать из внешних систем. Этот инструмент доступен всем участникам команды. Задачи в бэклоге можно отнести к определенной теме, направлению или цели. Для этого используются эпики.
Нажмите кнопку «Эпик» и создайте новую тему, например, «Маркетинг». Каждый раз при добавлении задачи будет отображаться весь список эпиков, и можно сразу выбрать нужную группу. Можно добавлять любые задачи по вашему проекту, например, выполнить редизайн сайта, нарисовать логотип, сформировать товарную матрицу, написать текст для рассылки клиентам и т. д.
Список задач неограничен.
Как использовать Scrum в «Битрикс 24» для планирования работы
После базовых настроек можно приступать к работе со спринтами. Когда первый будет завершен, он обнуляется, можно создавать новый. Таким образом команда движется к общей цели, например, созданию нового продукта, внедрению автоматизированной системы у заказчика, продаже крупной партии товара и т. д.
Планирование спринта
Когда в бэклоге уже есть список задач, можно планировать и запускать первый спринт. Что для этого нужно:
- Сформулируйте цель, которую хотите достичь за этот спринт.
- Пересмотрите бэклог и расставьте задачи в порядке приоритетности.
Только руководитель (так называемый владелец продукта) определяет цель и решает, какие задачи нужно выполнить в первую очередь.
Когда задачи выбраны, перетащите их из бэклога в раздел «Спринт», зажимая левой кнопкой мыши.
Руководитель не может единолично определить, сколько задач можно выполнить за спринт. Такие решения команда принимает сообща.
Чтобы адекватно оценить силы, можно использовать Стори Поинты, которые показывают сложность задачи в баллах. Оценки выставляет вся команда. Сначала выбирают задачу, которую все участники считают самой простой. Ее оценивают в 1 Стори Поинт. Остальные задачи сравнивают с эталоном — насколько она сложнее (в 2, 3, 5 раз и т. д.) и дают им соответствующие оценки. Если задача требует в 5 раз больше усилий, ей дают 5 Стори Поинтов. Оценку можно задать, нажав на соответствующую задачу. Общее число баллов фиксируется в графе StoryPoints.
Со временем участники команды поймут, что за спринт они могут выполнить задачи не больше, например, чем на 20 Стори Поинтов, и будут оптимально распределять свои усилия.
После добавления задач в спринт нажмите на кнопку «Запустить» и выполните итоговые настройки:
- Сформулируйте цель спринта: пользу, которую хотите получить в итоге.
- Задайте сроки: даты начала и завершения спринта.
По завершении настроек нажмите на кнопку «Запустить».
Что такое Канбан в «Битрикс 24» и как контролировать работу Скрам-команды
Канбан — еще одна методика гибкого управления проектами. Ее главная задача — повышать качество выполняемой работы с помощью визуализации всех процессов. В роли основного артефакта в этой методике выступает так называемая Канбан-доска. Она наглядно показывает, на какой стадии находятся задачи, сколько из них уже завершено, а для каких нужно приложить больше усилий.
Канбан в «Битрикс24»: что это такое и в каких процессах используется
В CRM «Битрикс24» можно создавать виртуальные доски Канбан. Они помогают организовать эффективную работу с клиентами, контролировать лиды и сделки. На доске можно добавлять любое необходимое количество этапов, например:
- новый заказ;
- заказ подтвержден;
- заказ оплачен;
- заказ отправлен.
Если менеджер подтвердил заказ или получил оплату, он переносит сделку в следующий столбец и так до ее успешного завершения.
Канбан-доски используются и в работе Скрам-команд. После нажатия на кнопку «Запуск» спринт переходит в стадию «Активный».
Вся команда получает доступ к интерактивной доске с тремя стандартными столбцами: Новые, Выполняются и Сделаны. Панель можно настроить под себя, изменить название разделов и их количество. Для добавления нового столбца нужно нажать на крестик на самой последней стадии, ввести название и переместить в нужное место.
Исполнители работают над своими задачами и по ходу выполнения «перетаскивают» их из одной стадии в другую. Руководитель может проследить, укладывается ли команда в сроки, кто из сотрудников «застрял», кому нужна помощь и т. д.
Перед завершением задачи участники команды должны проверить себя. При перетаскивании карточки в последний столбец открывается чек-лист (основные пункты задачи):
Исполнителю нужно пройтись по всем пунктам и только потом сдавать работу.
Завершение спринта
Система уведомляет участников об окончании цикла. Руководитель или скрам-мастер нажимает на кнопку «Завершить спринт».
Если остались незавершенные задачи, нужно решить, что с ними делать: вернуть в бэклог или перенести в следующий спринт. После этого нажать кнопку «Завершить».
Если вы используете оценку задач в Стори Поинтах, по завершении спринтов можно смотреть план-фактный анализ. Нажмите на кнопку «Элементы Скрама» и выберите функцию «Скорость команды».
Откроется страница с диаграммой по завершенным спринтам. Синим отмечено количество запланированных задач, красным — выполненных по факту.
Если большинство красных столбиков ниже синих, значит спринты планируются неправильно. Например, задачи не соответствуют компетенциям сотрудников, исполнители недостаточно замотивированы или сроки не соответствуют сложности заданий. Эти проблемы должен выявлять руководитель или скрам-мастер и решать совместно с командой.
Если хотите управлять проектами и задачами с помощью Скрама, но не знаете, как начать, обратитесь к нам. Мы внедрим и настроим систему «Битрикс 24» на вашем предприятии, расскажем, как пользоваться Scrum, Канбан-доской и другими инструментами для автоматизации бизнеса.
В Скраме одна команда соответствует одному продукту (услуге), как я понимаю. Если, допустим, компания занимается продажей спортивного инвентаря для крупных фитнес-клубов и спортивных центров, подойдет ли Скрам?
Добрый день. Верно, в Скраме одна команда соответствует одному проекту / задаче / эпику / цели. В вашем случае — при торговле спортивным инвентарем — Скрам подойдет.